Bijlage 4 Onderzoeksplan doeltreffendheid en doelmatigheid .pdf

Onderzoeksplan doeltreffendheid en doelmatigheid 2024

Gemeente Groningen September 2023

-1-

1.

Algemeen

Op grond van artikel 213a Gemeentewet moet ons college periodiek onderzoek doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door ons gevoerde bestuur. Onder 'het door ons gevoerde bestuur' wordt zowel verstaan aspecten van interne bedrijfsvoering als extern gericht beleid. Het betreft onderzoek voor het dagelijkse bestuur; dit in tegenstelling tot de rekenkamer(functie) die onderzoek verricht in opdracht van het algemeen bestuur (uw raad). Ex artikel 213a heeft u in uw Verordening Onderzoeken Doelmatigheid en Doeltreffendheid vastgesteld dat wij u jaarlijks een onderzoeksplan aanbieden met daarin: ▪ De onderzoeken naar de doeltreffendheid van enkele delen van programma’s/ paragrafen; ▪ De onderzoeken naar de doelmatigheid van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie.

2.

De onderzoeken in perspectief

Het houden van onderzoeken, evaluaties e.d. is een vanzelfsprekendheid binnen onze gemeente. De rode draad van al deze onderzoeken is dat deze een oordeel moeten opleveren over doelmatigheid en/ of doeltreffendheid van de gemeente en dat de onderzoeken een verband hebben met het collegeprogramma en de programmabegroting. De onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur die in dit onderzoeksplan zijn opgenomen, vormen slechts een deel van de onderzoeken die binnen de gemeente Groningen worden uitgevoerd.

3.

Kader en uitgangspunten

In deze context verstaan we onder: Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Zoals gezegd, staan in dit onderzoeksplan dus niet alle onderzoeken die in de loop van het jaar binnen de gemeente zijn c.q. worden gehouden, maar alleen de onderzoeken die ex artikel 213a lid 1 van de Gemeentewet worden uitgevoerd. De criteria om in het onderzoeksplan te worden opgenomen zijn: 1. Het onderzoeksobject moet zowel door raad als door college als relevant worden aangemerkt; ofwel het onderzoek moet een verband hebben met de programmabegroting. 2. Spreiding van de onderzoeken over de diverse programma’s en gemeentelijke organisatieonderdelen. De presentatie van de onderzoeken gebeurt middels een format met daarin achtereenvolgens: ▪ Onderzoeksonderwerp; ▪ Relevantie van het onderzoek; ▪ Reikwijdte en onderzoeksmethode van het onderzoek; ▪ Rapportagemoment.

-2-

4.

Onderzoeksplan 2024

Voor 2024 stellen we voor één aanvullend onderzoek op te nemen in het onderzoeksplan doeltreffendheid en doelmatigheid. Het betreft het volgende onderzoek:

Onderzoek Relevant

Beleidskeuzes en scenario’s Jeugdstelsel De afgelopen jaren heeft de jeugdhulp in Nederland een aanzienlijke transformatie doorgemaakt, met als meest omvangrijke verandering de decentralisatie van jeugdzorg in 2015. De verschuiving van verantwoordelijkheden naar gemeenten heeft geleid tot een grotere nadruk op lokaal maatwerk en een integrale benadering van jeugdhulp. Op dit moment staat de jeugdhulp onder druk, vooral voor de kwetsbare jeugdigen. Er is een steeds grotere vraag naar jeugdhulp die de betaalbaarheid en toegankelijkheid raakt. Daarnaast is er sprake van arbeidsmarktkrapte en (loon)kostenstijgingen. Ook Groningen heeft al langer te maken met stijgende kosten binnen de jeugdhulp met als gevolg toenemende druk op budgetten en resultaat. Dit is onhoudbaar richting de toekomst en vraagt om verandering in de bekostiging en wijze waarop de zorg is georganiseerd. Nu, acht jaar na de start van de gedecentraliseerde jeugdzorg, ligt er een agenda met afspraken over fundamentele verbetering van de Jeugdzorg. Ook deze Hervormingsagenda Jeugd beschrijft enkele trends die duidelijk maken waarom verdere transformatie juist nu nodig is.

Reikwijdte en onderzoeksmethode van het onderzoek

De gemeente Groningen heeft KPMG gevraagd om te objectiveren of keuzes in het stelsel en beleid ook tot alternatieve en betere keuzes kunnen leiden. Afwegingen worden gevormd door alternatieve maatregelen of beleidskeuzes te presenteren in vergelijking met praktijkvoorbeelden van andere gemeenten, met inachtneming van landelijke trends en beleid. Het doel is het objectiveren van financiële effecten hierbij.

Rapportage klaar

In het najaar van 2023 worden de uitkomsten van het onderzoek door KPMG verwacht. Dit kan mogelijkheden bieden om de reikwijdte van ons beleid aan te scherpen.

-3-

5.

Voortgang onderzoeken uit eerdere jaarplannen

5.1 Nog lopende onderzoeken Van de onderzoeken uit voorgaande jaren lopen de volgende onderzoeken nog door:

Onderzoek Relevant

Reikwijdte en onderzoeksmethode van het onderzoek

Rapportage klaar

Hybride Werken Wat laat Hybride Werken landelijk zien: • Niet het kantoor maar het werk bepaalt waar en hoe gewerkt wordt • Door thuis of elders werken kantelt de functie van het kantoor o Digitaal en fysiek ontmoeten o Formeel en informeel ontmoeten o Minder behoefte aan de traditionele werkplek • De hybride stip op de horizon staat niet vast In gesprek met alle leidinggevenden (directeuren) kijken we hoe Hybride Werken kan bijdragen aan een duurzame en efficiënte bedrijfsvoering. Welke kansen en uitdagingen zien we daarbij en wat kunnen we doen om de werkomgeving hybride te maken? De concerndirectie heeft in november 2022 vastgesteld dat Hybride Werken de toekomst is en zijn er uitgangspunten meegegeven over hoe we het Hybride Werken vorm gaan geven. Zo is voor de minimale aanwezigheid op de werkplek een kader van 50% gesteld. In een notitie zijn de belangrijkste uitgangspunten voor het Hybride Werken vastgelegd (zie bijlage). Als gevolg van deze keuze kantelt de functie van het kantoor. Het is van belang om deze kanteling te voorzien van een strategisch huisvestingskader. Dit kader gaat over bezetting, benutting, slimme keuzes op basis van functionele relaties tussen groepen medewerkers, fysieke uitvoering en wendbaarheid van de werkomgeving, etc. In 2022 is een proces gestart wat leidt tot een strategisch huisvestingsplan waarin deze elementen zijn beschreven.

Naar verwachting wordt het plan eind 2023 aangeboden aan de concerndirectie. Dit plan bevat ook een financiële paragraaf; deze biedt een doorkijk in de investering om de hybride werkomgeving effectief te realiseren.

-4-

Onderzoek Relevant

Vereenvoudiging financiële administratie

Reikwijdte en onderzoeksmethode van het onderzoek

Gezien de complexiteit en grote afhankelijkheid die we als organisatie hebben van de financiële administratie zal het vereenvoudigen van de administratie projectmatig moeten worden aangepakt. Voor het concern als geheel en per programma/directie zullen we de administratie en de bijbehorende informatiestroom analyseren en waar nodig opnieuw opbouwen en dit vraagt een projectmatige aanpak. Vereenvoudiging kan betrekking hebben op systeem- inrichtingstechnische zaken maar ook de financieel administratie processen en procedures. We schatten de doorlooptijd hiervan nu in op 2 tot 3 jaar.

De financiële administratie van de gemeente is uitgegroeid tot een complex opgebouwde administratie in structuur met een ingewikkelde kostenverdeling. Dit leidt er toe dat het moeilijk is om de juiste weg in het systeem te vinden, financiële overzichten niet voldoen aan de gewenste informatiebehoefte en het systeem zich minder goed leent als ondersteuner van onze Planning & Control cyclus. Het vergt veel inspanning en specifieke kennis om de gegevens vanuit de financiële administratie goed te doorgronden en om te vormen tot relevante en begrijpelijke informatie voor gebruikers met daarbij de juiste analyse. Om de hierboven beschreven knelpunten op te lossen willen we de financiële administratie stevig gaan vereenvoudigen. Onderdeel van de vereenvoudiging is het sterk terugdringen van de kostenverdeling, het reduceren van het aantal financiële boekingen en boekingscombinaties en het gebruikersvriendelijker maken van de output uit het financiële systeem.

Voor de vereenvoudiging van de financiële administratie zijn bij de begroting 2021 middelen beschikbaar gesteld.

Stand van zaken

Binnen de gemeente zijn afspraken over het onderling verrekenen van kosten of inzet van personeel . In het najaar van 2022 is een pilot gestart waarbij handmatige handelingen in een workflow zijn ondergebracht en overbodige stappen in het proces zijn weggelaten. Deze workflow gaan we breed binnen de organisatie uitrollen. In het project van bestellen tot factuur zijn meerdere kleine aanpassingen doorgevoerd om het voor de gebruikers wat eenvoudiger te maken. In 2023 wordt onderzoek gedaan naar de zogeheten driewegmatching (vastleggen van orders en deze gereed melden in het systeem waarna de factuur automatisch kan worden afgewikkeld). Daarnaast blijven we ontwikkelen in het proces van factuurafhandeling. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van process-mining om inzicht te krijgen in de processen.

-5-

In de afgelopen periode hebben we stappen gezet in de visualisatie van de aanbiedingsbrief bij de rekening 2022. Deze lijn zetten we door voor onze p&c documenten in 2023. Daarnaast werken we toe naar een compactere en makkelijke leesbare p&c producten met meer visualisaties. We hebben hiervoor een plan van aanpak gemaakt waarin we toewerken naar een nieuwe opzet, met als eerste document de begroting 2025 en de voortgangsrapportages 2024. De focus ligt in 2023 op de aanbiedingsbrieven bij de producten. Een nieuw opgestart project in 2023 betreft het doorlichten van de begroting en financiële stromen in de administratie van de directies. Met de financieel adviseurs wordt tijd vrijgemaakt om met elkaar in gesprek te gaan over diverse onderwerpen die bij de betreffende administratie relevant zijn. Dit kan variëren van verkrijgen van meer kennis op diverse financiële onderwerpen tot het ombouwen van bestaande structuren binnen de administratie met als doel meer inzicht te genereren en de adviseurs in staat te stellen de administratieve processen efficiënter uit te voeren. Rondom prognoses worden verschillende activiteiten ontplooid. Zo wordt onderzocht of er gebruik gemaakt kan worden van business data voor het voorspellen van financiële resultaten. Daarnaast zijn afspraken gemaakt over het vastleggen van de prognoses in het systeem zodat deze eenvoudig te ontsluiten valt.

Een ander traject zoekt naar trends in de historische financiële data om aan de hand daarvan een prognose van de financiële resultaten af te geven Naast de hiervoor genoemde projecten wordt vanuit het programma ook gewerkt aan kleinere verbetervoorstellen.

Rapportage klaar

We zijn in 2021 gestart met het project vereenvoudiging financiële administratie. Over de voortgang wordt zowel in dit onderzoeksplan als via de voortgangsrapportages van de p&c cyclus gerapporteerd. Vanaf 2024 zullen we alleen nog via de voortgangsrapportages over het verloop van het project rapporteren.

-6-

Bijlage: Uitgangspunten Hybride werken

-7-

-8-

-9-

- 10 -

- 11 -