Bijlage 4 nota overhead.pdf

Nota overhead In deze notitie staan de keuzes vermeld die de gemeente Groningen maakt ten aanzien van het onderscheid tussen functies in de primaire processen en de overhead, zoals die met ingang van 2025 van toepassing zijn. Dit naar aanleiding van de notitie overhead 2023 van de commissie BBV. Hoofdregels primair - overhead Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Voor Groningen geldt het volgende: • Als een organisatieonderdeel voornamelijk primair is, wordt het hele onderdeel, inclusief leidinggevende en secretariaat, als primair beschouwd. • Als een organisatieonderdeel voornamelijk overhead is, wordt het hele onderdeel, inclusief leidinggevende en secretariaat, als overhead beschouwd. Algemene stelregels: • Primaire directies worden verantwoord in de primaire taakvelden. • Overheaddirecties worden verantwoord in het taakveld overhead. Aanvullende regels: • Primaire afdelingen binnen een overheaddirectie worden als primair verantwoord. • Overhead-afdelingen en overhead-organisatieonderdelen binnen primaire directies worden alleen als overhead beschouwd als ze meer dan twee taakvelden ondersteunen.

• Alle kosten van leidinggevenden en hun secretariaten, projectleiders, teamleiders en coördinatoren van de primaire organisatieonderdelen gaan naar het primaire taakveld/programma. • De directieafdelingen van de primaire directies gaan naar het primaire taakveld/programma. • De directieafdelingen van de overheaddirecties vallen onder de overhead. • Het zogeheten kernvastgoed valt in het taakveld Overhead (beleidsveld 4.4.1 Overhead). • Niet-kernvastgoed staat ofwel in de overige (primaire) taak- en beleidsvelden, ofwel in het taakveld Beheer overige gebouwen (Beleidsveld 4.4.2 Ondersteuning organisatie). Toelichting: Ondersteunende functies bij primaire directies werden voorheen als overhead beschouwd. Omdat deze functies onlosmakelijk verbonden zijn aan de primaire taak, worden de bijbehorende kosten nu ook als primair beschouwd, volgens de notitie overhead 2023 van de commissie BBV. Bijvoorbeeld, bij het sluiten van een zwembad zijn er geen leiding en staf meer nodig om het zwembad te ondersteunen. Voor de toerekening aan primaire taakvelden kan omwille van administratieve lastendrukvermindering een ondergrens worden gebruikt. Wanneer de toerekening minder dan 10% bedraagt, is het mogelijk niet toe te rekenen wanneer dit de administratieve lastendruk verlaagt.

Voor de goede orde: deze ondergrens geldt voor de toerekening aan taakvelden, niet voor de toerekening van de kosten aan de tarieven. De kostentoerekening in verband met de tarieven en de paragraaf lokale heffingen blijft hiermee ongewijzigd.

Uitzonderingen zijn, mits onderbouwd, mogelijk wanneer dit het inzicht van de raad vergroot of door wet- of regelgeving wordt afgedwongen. De richtlijnen voor de kostenverdeling blijven met inachtneming van dit memo van toepassing. Organisatieonderdeel Een organisatieonderdeel is een samenhangende bedrijfsfunctie. Dat zal in de regel een hele afdeling of (hulp)kostenplaats zijn, maar een afdeling kan ook meerdere bedrijfsfuncties uitoefenen. Dit moet zichtbaar zijn aan de hand van het takenpakket of de uitgaven van de afdeling of (hulp)kostenplaats. Primaire - en overheaddirecties De directies 500 MOC, 501 FIJ, 502 I&S, 503 Concernstaf, 504 Concerndirectie, 524 Vastgoedbedrijf en 526 FSH zijn overheaddirecties. Alle andere directies zijn primaire directies. Kernvastgoed Het in dit kader genoemde kernvastgoed bestaat uit de Kreupelstraat, Trompsingel, Hanzeplein, Duinkerkenstraat, Zuiderdiep en Harm Buiterplein. Personeel gerelateerde kosten Personeel gerelateerde kosten volgen de regels zoals hierboven gesteld. Dit betekent dat kosten als opleidingen, representatie en vergoedingen-personeel primair zijn als het organisatieonderdeel primair is. De werkwijze voor de primair-overheadbepaling is als volgt Eerst bepalen of een afdeling ((hulp)kostenplaats) als één samenhangende bedrijfsfunctie (één organisatieonderdeel) kan worden gezien of uit meerdere onderdelen bestaat.

Dan bepalen of een organisatieonderdeel overwegend overhead of primair is. Dat is altijd of het één of het ander (0 of 100%). Als een organisatieonderdeel binnen een primaire directie kwalificeert als overhead: Bepalen of aan meer dan twee taakvelden ondersteuning geboden wordt. Als dat zo is, blijft het onderdeel overhead. Anders wordt het onderdeel alsnog primair. Daarna komt voor de toerekening van de primaire onderdelen naar de taakvelden de verdeling aan de orde. Voor die primaire toerekening kan een ondergrens van 10% worden gehanteerd.