Bijlage 1 Kadernota verbonden partijen.pdf







Doorlopend worden bestaande risico’s gemonitord en zijn we scherp op eventuele nieuwe risico’s. Dit is een continu proces. Als een verbonden partij een verhoogd risicoprofiel heeft is er extra aandacht voor de verbonden partij. Dit kan zich uiten in vaker overleg met en over de verbonden partijen en intensivering van de governance (zie voorbeeld). Voor verbonden partijen met een verhoogd risicoprofiel geldt dat er jaarlijks een notitie over de betreffende verbonden partijen wordt opgesteld. De volgende aspecten kunnen daarbij van belang zijn: o Doel van de verbonden partij o Ontwikkelingen o Grootste risico’s o Getroffen beheersingsmaatregelen o Governance o Waardering Uitgangspunt is dat deze extra consequenties voor alle verbonden partijen met een verhoogd risicoprofiel gaan gelden, maar dat verbonden partijen onderling behoorlijk kunnen verschillen. Het blijft dus maatwerk. Een samenvatting van de notitie over de verbonden partij wordt meegenomen in de paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening en de begroting (bijsluiter verbonden partij).

Op bestuurlijk niveau/ raad 



Informatie over een verbonden partij in met een verhoogd risicoprofiel gaat twee keer per jaar naar de raad. Dit doen we door middel van de paragraaf verbonden partijen in de jaarrekening en de begroting. In deze paragraaf staat een samenvatting van de notitie over de verbonden partij die elk jaar ambtelijk wordt opgesteld. De raad kan gebruik maken van de beschikbare instrumenten om aanvullende informatie te verschaffen, bijvoorbeeld door het stellen van vragen.

Voorbeeld aanvullende governance afspraken Voor de Grondexploitatie BV’s Meerstad, Suikerzijde en Stadshavens is een ambtelijk kernteam ingesteld. Het kernteam heeft 4 kerntaken t.a.v. het bevorderen van de BV’s; proces, programma, financiën en menskracht. Binnen het proces zorgt het kernteam voor het delen van de jaarplannen, belangrijke momenten de AVA’s en de strategische beraden. Verder is het kernteam de spil in het web voor het geleiden van de input van en naar de gemeente voor de BV. Ten aanzien van het programma zorgt het kernteam voor een integraal advies nadat deze intern door de verschillende programma’s zijn bediscussieerd. Verder denkt het kernteam mee over het effect van de programmatische discussie voor de betreffende BV’s en ondersteunen hierbij in de integrale planvorming. Het kernteam zorgt op financieel vlak voor een relatie met de gemeentelijke GREXen, biedt ondersteuning t.a.v. accountant en borgt de financiële uitvoerbaarheid van de BV taak. Als laatste verzorgt het kernteam de menskracht richting de BV met inhuur en inzet van gemeentelijk personeel richting de BV.

30

Bijlage 7: Model inrichting governance Dit model is gebaseerd op een privaatrechtelijke verbonden partij. Voor een publiekrechtelijk verbonden partij geldt in principe hetzelfde. Op de plek van aandeelhouder en directie staat dan Algemeen bestuur en Dagelijks bestuur.

Toelichting rollen: Gemeenteraad De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende taak. Het college heeft actieve informatieplicht waar het gaat over het informeren van de raad over relevante ontwikkelingen. De informatievoorziening vindt zoveel mogelijk plaats in de paragraaf verbonden partijen in de begroting en de rekening. In het geval van belangrijke ontwikkelingen wordt de raad afzonderlijk geïnformeerd. Daarnaast kan de raad ook zelf sturing geven aan de informatievoorziening. Er kan gebruik worden gemaakt van de instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft. Bijvoorbeeld: Vragen stellen, advies inwinnen bij externen en het plannen van een technische sessie. De raad heeft een aantal specifieke bevoegdheden. De raad heeft het budgetrecht. Zodra het budgetrecht van de raad wordt geraakt, bijvoorbeeld bij investeringsbeslissingen (krediet verstrekken) en het storten van eigen vermogen (agiostorting) wordt een raadsvoorstel voorgelegd. Verder wordt de raad in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen te geven wanneer de aard van het besluit hier om vraagt (bijv. de begroting van een publiekrechtelijke verbonden partij, een geldlening vanuit de gemeente aan een verbonden partij, de toetreding van een (andere) partij ende vorming van een nieuwe vennootschap).

Tot slot zijn er ook altijd de publiekrechtelijke bevoegdheden zoals het vaststellen van het omgevingsplan etc. waar de raad haar invloed kan uitoefenen. College van B&W Het college voert de control uit op relevante stukken vanuit de verbonden partij inclusief de voorbereiding van stukken voor de raad. Het college van B&W heeft actieve informatieplicht waar het gaat over het informeren van de raad over relevante ontwikkelingen bij de verbonden partij (zie ook rol gemeenteraad). Het college is, in het geval van een privaatrechtelijke verbonden partij, de aandeelhouder van de vennootschap. Doorgaans wordt een ambtenaar gemandateerd om namens het college als aandeelhouder op te treden. Inhoudelijke portefeuillehouder De inhoudelijke portefeuillehouder heeft de eerstelijns verantwoordelijkheid voor de verbonden partij. Met de eerstelijns verantwoordelijkheid bedoelen we de integrale verantwoordelijkheid voor het binnen kaders realiseren van doelen. Portefeuillehouder financiën De portefeuillehouder financiën houdt bestuurlijk toezicht (tweedelijns verantwoordelijkheid) op alle verbonden partijen. Met tweedelijns verantwoordelijkheid bedoelen we de advisering en ondersteuning van alsmede het toezicht op de eerste lijn.

31

Accountmanager De accountmanager is ambtelijk contactpersoon voor de verbonden partij en verantwoordelijk voor de bundeling van informatie binnen de gemeentelijke organisatie. De accountmanager geeft invulling aan de eerstelijns verantwoordelijkheid en heeft een directe lijn naar de inhoudelijk portefeuillehouder. Taken:  Voert regie op de relatie tussen de gemeente en de betreffende verbonden partij en is verantwoordelijk voor een goede informatievoorziening richting alle partijen;  Verantwoordelijk voor de aanlevering van de informatie in de financiële bijsluiter t.b.v. de begroting en de jaarrekening;  Verantwoordelijk voor de advisering ten behoeve van bestuurlijk overleggen en aandeelhoudersoverleggen.  Verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de jaarrekening en financiële en beleidsmatige uitgangspunten aan de raad (publiekrechtelijke verbonden partijen).  Verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de begroting van de verbonden partij.  Verantwoordelijk voor tijdige afstemming met de tweedelijnsverantwoordelijkheid. Concerncontrol & SSC financiën De (concern)controller is ambtelijk verantwoordelijk voor het toezicht op alle verbonden partijen (tweedelijns verantwoordelijkheid) en heeft een directe lijn met de portefeuillehouder financiën. Het toezicht wordt uitgevoerd in samenwerking met de financieel adviseur van SSC financiën en de accountmanager.

Aandeelhouder (en Algemeen / Dagelijks Bestuur) Een lid van het college van B&W vervult de rol van bestuurder / eigenaar in de verbonden partij om de belangen van de rechtspersoon te dienen. Dit is de inhoudelijk portefeuillehouder. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) maakt een lid van het college van B&W onderdeel uit van het Dagelijks Bestuur en/of Algemeen Bestuur van een publiekrechtelijke verbonden partij. Het college van B&W is aandeelhouder van een privaatrechtelijke verbonden partij. De rol van aandeelhouder wordt in principe niet door een lid van het college van B&W ingevuld, maar gemandateerd aan een ambtenaar, tenzij dit statutair uitgesloten is.

32