Benoeming leden AC en nieuwe verordening op het AC maart 2025.pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp

Benoeming leden in audit committee en aanpassing verordening

Telnr.

14 050

Registratienummer Classificatie

Bijlagen --

( 88610 -2025) Openbaar

Portefeuillehouder

Presidium

Langetermijn agenda (LTA) Raad

LTA ja: LTA nee:

Geheim

Vertrouwelijk (bij gebruik van persoonsgegevens)

Maand Jaar Niet op LTA

Voorgesteld raadsbesluit

De raad besluit: I. II.

De raadsleden Andrea Poelstra (D66) en Olivier van Schagen (S&S) te benoemen tot lid van het audit committee De verordening op het audit committee 2025 vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de verordening op het audit committee 2022

Samenvatting

Met het vertrek van Daan Swets (S&S) uit het audit committee is er een vacature ontstaan. In het presidium van 15 januari 2025 is de fracties gevraagd om hier kandidaten voor aan te leveren. Dat heeft twee aanmeldingen opgeleverd. Aangezien een ruime bezetting van het audit committee om meerdere redenen handig is, is het voorstel om beide kandidaten, Andrea Poelstra en Olivier van Schagen, te benoemen tot lid van het audit committee. Dat betekent wel dat de geldende de verordening (2022) moet worden aangepast, daar staat namelijk in dat het audit committee uit maximaal zeven leden kan bestaan, terwijl met de benoeming van deze twee het totaal aantal leden op acht komt. Vandaar dat met dit benoemingsvoorstel ook een nieuwe verordening wordt voorgelegd waarin tegelijk enkele andere kleine aanpassingen zijn doorgevoerd.

Vervolg voorgesteld raadsbesluit

Aanleiding en doel

De benoeming van twee leden is aanleiding om ook naar de verordening te kijken, deze te actualiseren en de raad hier tegelijk een besluit over te laten nemen. De concrete wijzigingen vindt u onder ‘Argumenten en afwegingen’. Kader

Gemeentewet artikel 213 Argumenten en afwegingen

Het voorstel is om in de verordening enkele zaken te actualiseren en te wijzigen. Concreet gaat het om de volgende: - In artikel 2 lid 1 staat onder de tweede bullet dat het audit committee de jaarlijkse opdrachtverlening door de raad voorbereidt, maar praktijk is dat dit niet meer gebeurt omdat de afspraken hierover (waar onder de door de accountant te hanteren controlepercentages) al in het contract met de accountant zijn vastgelegd. Daarmee is een jaarlijkse door de raad verstrekte opdrachtverlening overbodig. - Artikel drie lid 1 luidt in de nieuwe verordening als volgt: het audit committee bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste acht raadsleden die door de raad aan het begin van de zittingsperiode worden benoemd. Het presidium kan gemotiveerd besluiten hiervan af te wijken. - Artikel vier laatste woord (raadscommissie) wordt vervangen door ‘meningsvormende of beeldvormende sessie’. - Artikel 9 wordt gewijzigd in: Deze verordening treedt in werking op 1 april 2025, met terugwerkende kracht tot 26 maart, onder gelijktijdige intrekking van de verordening op het audit committee gemeente Groningen 2022. - Artikel 10 wordt gewijzigd in: Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op het Audit Committee gemeente Groningen 2025”. Maatschappelijk draagvlak en participatie

nvt Financiële consequenties

geen Overige consequenties Vervolg Lange Termijn Agenda

2

DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN; Bijeen op 26 maart 2026, Gelezen het voorstel van het presidium van 12 maart 2025, Gelet op artikel 213 van de gemeentewet BESLUIT Vast te stellen de VERORDENING OP HET AUDIT COMMITTEE gemeente Groningen 2025

Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. b. c. d. e.

Lid: een lid van het audit committee; Voorzitter: de voorzitter van het audit committee; De raad: de gemeenteraad van Groningen; Griffier: de griffier van de gemeenteraad; De accountant: de door de raad benoemde accountant overeenkomstig artikel 213 lid twee Gemeentewet

Artikel 2 Taken Het audit committee heeft tot taak de raad te ondersteunen bij diens kaderstellende en controlerende taken. Hierbij vallen drie categorieën te onderscheiden: het aansturen van de accountant. Meer specifiek gaat het hierbij om:  de voorbereiding en uitvoering van de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;  voorbereiden en uitvoeren van het aandragen van aandachtspunten ten behoeve van de interim controle en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant;  melding opdrachten aan accountant door college: wanneer het college van B&W aan de accountant van de raad verzoekt een bepaalde opdracht uit te voeren, dan maakt de accountant hiervan vooraf melding bij de leden van het audit committee. Zij kunnen dan beoordelen of de onafhankelijke positie van de accountant niet in gevaar komt door het uitvoeren van de opdracht. 2. het afstemmen van de diverse onderzoeken die door de rekenkamer worden uitgevoerd, door het college van B&W in het kader van de doelmatigheidsonderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet en de onderzoeken die de accountant in opdracht van de raad uitvoert. 3.

ten behoeve van de raad aandacht besteden aan de verdere verbetering van de kaderstellende en controlerende documenten (waar onder de documenten van de Planning-& Controlcyclus) die door het college van B&W aan de raad ter beschikking worden gesteld. 4. Kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad ten aanzien van relevante thema’s die raken aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad. 1.

Artikel 3 Samenstelling 3

1. Het audit committee bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste acht raadsleden die door de raad aan het begin van de zittingsperiode worden benoemd. Het presidium kan gemotiveerd besluiten om hiervan af te wijken. 2. De raad streeft bij de samenstelling van het audit committee een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen na. 3. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen. 4. Het lidmaatschap van het audit committee vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 5. In tussentijds in het audit committee opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien. 6. Leden van het audit committee worden bij afwezigheid niet vervangen. 7. Naast leden kent het audit committee ook adviseurs die in principe bij de vergaderingen van het audit committee aanwezig zijn. Dat zijn de accountant en de griffier. De wethouder van Financiën is in principe aanwezig als gesprekspartner van het audit committee. Hij/zij kan zich laten ondersteunen of vervangen door de concerncontroller. Alleen de leden van het audit committee hebben stemrecht. Ook kunnen de leden van het audit committee besluiten om zonder een of meerdere adviseurs/gesprekspartners bijeen te komen.

Artikel 4 Voorzitter Het audit committee wijst uit haar leden een voorzitter aan. De voorzitter is tevens woordvoerder namens het audit committee in de vergaderingen van de raad of beeldvormende/meningsvormende sessie. Artikel 5 Secretariaat Het secretariaat van het audit committee wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie. Artikel 6 Bevoegdheden audit committee 1. het audit committee is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is het audit committee bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2. 3. het audit committee kan advies inwinnen bij een extern deskundige. 4. het audit committee is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a. 5.

het audit committee is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. 6. Indien het audit committee ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hier van tevoren over. Artikel 7 Vergaderingen 4

1. het audit committee vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2. De voorzitter belegt de vergaderingen en draagt zorg voor het tijdig verzenden van uitnodigingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van ten minste zeven dagen voor de betreffende vergadering. 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden. 4. De vergaderingen van het audit committee zijn niet openbaar. Het audit committee stuurt de vastgestelde verslagen van de bijeenkomsten ter kennisname naar de raad. Deze verslagen worden tevens openbaar op het raadsinformatiesysteem (RIS) geplaatst. Verder ontvangt de raad na elke vergadering van het audit committee een nieuwsbrief met informatie over de vergadering. Ook brengt het audit committee elk jaar een jaarverslag uit. Artikel 8 Besluitvorming 1. Besluiten van het audit committee worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van het audit committee hebben stemrecht. 2. Het audit committee kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3.

Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen. 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter. Artikel 9 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op 1 april 2025 met terugwerkende kracht tot 26 maart 2025, onder gelijktijdige intrekking van de verordening op het Audit Committee gemeente Groningen 2022. Artikel 10 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op het Audit Committee gemeente Groningen 2025” Groningen, 26 maart 2025

5