VIC PLAN 2023 versie 1.0 CST

VERBIJZONDERDE INTERN CONTROLE PLAN 2023 Versie 1.0

Inclusief aanpak van de rechtmatigheidsverantwoording

bijlagen: 3

Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1

Aanleiding

3

1.1

Doel van het plan

3

1.2

Ontwikkelingen

3

1.3

Kaders en rollen

3

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023

5

2.1

Veranderingen in 2023

5

2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3

Aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2023 Kaderstelling en voorbereiding Uitvoering Evalueren, rapporteren en verantwoorden

6 7 7 8

2.3

Toewerken naar systeemgerichte controle

8

Aanpak VIC 2023

10

3.1

Relevante financiële stromen/processen

10

3.2

Risicoanalyse

10

3.3

Planning

10

Capaciteit en budget

12

2

3

4

2

BIJLAGE A: Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording

13

BIJLAGE B: Acties rechtmatigheid

14

BIJLAGE C: Tijdsbesparing systeem- versus gegevenscontrole

15

pagina 2

1

Aanleiding Op grond van artikel 25 van de verordening op het financieel beleid en beheer draagt het college zorg voor adequate interne controle op het financiële beheer. Dit plan gaat in op de inrichting en uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle in het boekjaar 2023 bij de gemeente Gouda.

1.1

Doel van het plan (Verbijzonderde) interne controle is een instrument dat aanvullende zekerheid levert. Het vormt het sluitstuk van de interne beheersing. Als het plan gerealiseerd is, bestaat inzicht in de mate waarin de belangrijkste risico’s voor de betrouwbaarheid van de informatieverstrekking en het rechtmatig handelen van de gemeente Gouda. Daarnaast zijn verbijzonderde interne controles belangrijke input voor leer- en verbeterprocessen. Dit plan dient vooral als communicatiemiddel voor de stakeholders van de VIC-functie. Het plan geeft inzicht in inrichting, aanpak, scope en planning van de VIC-werkzaamheden. Door de interne controle goed af te stemmen met de externe accountant kan dubbel werk worden voorkomen.

1.2

Ontwikkelingen Voor het VIC-plan zijn de volgende ontwikkelingen relevant:  In 2023 zal het college voor het eerst zelf een verantwoording af moeten leggen in de jaarrekening over de mate waarin (financieel) rechtmatig is gehandeld. Deze wijziging stelt nieuwe eisen aan de organisatie en de interne controle. Hierover meer in H2.  De accountant doet in zijn managementletter 2022 verschillende aanbevelingen ten aanzien van de VIC-functie;  In 2023 heeft de gemeente naar verwachting te maken met diverse risico’s voor het kunnen realiseren van de doelen: hoge energiekosten, hoge inflatie, hoge bouwkosten, stijgende rente, dalende huizenprijzen en daarnaast veel onzekerheid over toekomstige ontwikkelingen. Deze onzekere omgeving vraagt om tijdige en betrouwbare informatievoorziening waarmee (bij)gestuurd kan worden.

1.3

Kaders en rollen De kaders voor het VIC-plan worden gevormd door:  De kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV;  De financiële verordening van de gemeente Gouda. De gemeente Gouda hanteert het three lines model voor de inrichting en evaluatie van de interne beheersing. In de figuur op de volgende pagina zijn de verschillende rollen toegelicht.

pagina 3

pagina 4

2

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023 Vanaf verslagjaar 2023 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijk regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van wet- en regelgeving met financiële gevolgen. Het gaat bijvoorbeeld om de naleving van voorwaarden voor subsidies, Europese aanbestedingen of regels voor begrotingswijzigingen.

2.1

Veranderingen in 2023 Het college was en blijft ook in 2023 verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie. Tot verslagjaar 2023 vormde de accountant zich hierover een oordeel en bracht deze daar verslag over uit. Vanaf verslagjaar stelt het college deze verantwoording op als onderdeel van de jaarrekening, zie bijlage 1 voor de modeltekst. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van deze verantwoording. Er is in de gemeentelijke organisatie een duidelijke onderbouwing van de verantwoording nodig. Doel is om met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving. Oude situatie 1. Gesprek vooral tussen Raad en accountant. Indirect verantwoording afleggen door College over rechtmatigheid 2. Accountant toetst financiële beheershandelingen zelf aan het normenkader 3. Oordeel over rechtmatigheid is mede van invloed op de strekking van de controleverklaring 4. Vooral achteruit kijken

Nieuw situatie 1. Gesprek vooral tussen Raad en College. Direct verantwoording afleggen door College over rechtmatigheid 2. College staat aan de lat voor oordeel over rechtmatigheid, maar accountant geeft wel aan of de verantwoording getrouw beeld geeft 3. Als het wel een rechtmatigheidsfout is maar geen getrouwheidsfout, is deze fout niet van invloed op de controleverklaring 4. Ook vooruit kijken

De aangekondigde invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is enkele jaren geleden voor de gemeente Gouda al aanleiding geweest om de interne beheersing verder te professionaliseren. Processen zijn beschreven, risico’s en beheersmaatregelen zijn in kaart gebracht en er zijn verbijzonderde interne controles ingericht. In het 3e kwartaal van 2022 is door adviesbureau Step in Control een Quick Scan uitgevoerd om te bepalen in hoeverre de gemeente op koers ligt voor het af kunnen geven van een rechtmatigheidsverantwoording over boekjaar 2023. De conclusie was dat veel stappen zijn gezet, maar niet allemaal in de juiste volgordelijkheid. Ook moeten er nog belangrijke zaken gebeuren. Naar aanleiding van deze uitkomsten van de quick scan is in opdracht van de concerncontroller een advies opgesteld om de noodzakelijke acties te verrichten. Dit advies is verwerkt in dit plan.

pagina 5

2.2

Aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2023 De gemeente Gouda pakt de rechtmatigheid in 2023 projectmatig aan. Zo werkt de organisatie vanuit een duidelijke samenhang en structuur. In onderstaande tabel is de projectorganisatie weergegeven. Rol Algehele coördinatie

Klankbordgroep

Opzet & uitvoering

Betrokken uit de organisatie waar relevant

Wie Projectleider (coördinator VIC) Extern advies & ondersteuning

Concerncontroller Selectie afdelingshoofden Adviseur(s) Concern Control Proceseigenaren Informatiemanager(s) Applicatiebeheerders Procesadviseurs … Afdelingshoofden en medewerkers

Het primaire doel van het project is om een proces in te richten en te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording over 2023 die een getrouw beeld geeft én daarnaast te bouwen aan een systeemgerichte controle die tijd en geld bespaart. Hieronder is het control framework opgenomen met de belangrijkste stappen in het proces (bron: Baker Tilly). In de volgende paragrafen is per onderdeel een toelichting opgenomen met de belangrijkste acties die in 2023 binnen het project uitgevoerd worden. In bijlage B is een totaaloverzicht opgenomen met de uit te voeren acties.

pagina 6

2.2.1

Kaderstelling en voorbereiding De hele organisatie moet geïnformeerd worden over én betrokken worden bij rechtmatigheid. In 2022 is hier al een start mee gemaakt. Het brengen van potentiele voordelen zal een eventuele weerstand kunnen wegnemen. De projectgroep organiseert dit in 2023 door het beleggen van voorlichtingssessies. Bestuurlijk dienen er een aantal zaken gerealiseerd te worden voordat het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven. Dit betreft: 1. Vaststellen van verantwoordingsgrenzen voor fouten en onduidelijkheden; 2. Vaststellen van het normenkader; 3. Aanpassen financiële verordening; 4. Aanpassen controleverordening; De gemeenteraad stelt een verantwoordingsgrens vast voor fouten, onduidelijkheden en onzekerheden (0-3%). Het college neemt de financiële onrechtmatigheden boven dit bedrag op in de rechtmatigheidsverantwoording. Hoe lager het percentage, hoe meer werk voor de organisatie en risico op het overschrijden van de norm. In de verdere uitwerking van dit plan is als uitgangspunt genomen dat de verantwoordingsgrens gelijk is aan die van de externe accountant, want die maakt gebruik van de werkzaamheden van VIC voor een oordeel over de getrouwheid. Tot 2023 was het mogelijk om het normenkader voor de rechtmatigheid ter kennisgeving aan de raad te verstrekken.

Met ingang van boekjaar 2023 is het verplicht om het normenkader voor de rechtmatigheid jaarlijks door de gemeenteraad te laten vaststellen. De financiële verordening zal aangepast moeten worden aan de nieuwe wetgeving, evenals de controleverordening. Bovenstaande aspecten zijn formeel van aard en worden door de organisatie voorbereid en ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad. Door de projectorganisatie wordt het control framework nader ingevuld en een overkoepelend VICplan opgesteld.

2.2.2

Uitvoering Bij de uitvoering van een verbijzonderde interne controle per proces zal het normenkader worden uitgewerkt in een toetsingskader. De risicoanalyse zal aangescherpt worden op basis van concreet gemaakte beheersdoelstellingen. Op die manier kan scherper bepaald worden welke risico’s moeten worden gemitigeerd. Afhankelijk van de “zichtbaarheid” van beheersmaatregelen zal gekozen worden voor een systeemgerichte of gegevensgerichte aanpak. De uitvoering start daarom met een inventarisatie van de kwaliteit van de huidige beheersmaatregelen. Maatregelen die aantoonbaar goed zijn ingericht zullen getest op werking (consequente naleving en effectiviteit gedurende het jaar). Op niet adequaat ingerichte maatregelen, of maatregelen die in de praktijk niet (altijd) zichtbaar werken, kan niet worden gesteund voor het afgeven voor een verantwoording (in 2023 nog in veruit de meeste gevallen). Op basis van een gegevensgerichte controle zal dan vastgesteld worden dat de uitkomsten van het proces aan de normen voldoen. Voor het bepalen van de steekproef omvang maakt de gemeente gebruik van een steekproefmodel dat gehanteerd wordt door externe accountants en/of de belastingdienst (in geval van fiscale processen).

pagina 7

Het streven is dat de vakafdelingen de steekproeven zoveel mogelijk zelf uitvoeren. De VIC-functie beoordeelt vervolgens de werkzaamheden en interpreteert de resultaten in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. De werkprogramma’s/testsheets en steekproefomvang zullen voorafgaand aan de uitvoering van verbijzonderde interne controles worden afgestemd met de externe accountant.

2.2.3

Evalueren, rapporteren en verantwoorden Iedere VIC resulteert in bevindingen. De auditor zal de bevindingen eerst afstemmen met de direct betrokkenen. Bij fouten vindt een interpretatie plaats. Het gaat dat om de vraag of het een incidentele of structurele fout betreft, en of de fout de getrouwheid en/of de rechtmatigheid betreft. Bij een systeemgerichte controle zullen fouten gevolgen hebben voor het kunnen steunen op de interne beheersing. De consequentie kan zijn, dat alsnog een gegevensgericht controle moet plaatsvinden. Bij een gegevensgerichte controle vindt extrapolatie plaats op basis van de gevonden fout(en). De concernstaf zal de gehanteerde methoden nader uitwerken in een handboek VIC. Na iedere VIC stelt de concernstaf een rapportage op met de belangrijkste bevindingen en conclusies. De concernstaf stemt het rapport af met de proceseigenaar of het verantwoordelijke afdelingshoofd. De gemeente Gouda heeft haar (V)IC-controle al ingebed in het zaaksysteem. Voor alle zaken die niet opgenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording zal een rapport van bevindingen worden opgesteld voor intern gebruik. De concernstaf stelt twee keer per jaar een rapport op met de voortgang en een samenvatting dat achtereenvolgens aan de directie, college en audit commissie wordt verstrekt. Voor de rechtmatigheidsverantwoording kan de modeltekst VNG gebruikt worden, zie bijlage A.

2.3

Toewerken naar systeemgerichte controle In 2023 zal de gemeente Gouda toewerken naar een meer systeemgerichte controle. Een systeemgerichte controle kan veel efficiënter zijn dan een gegevensgerichte controle. In bijlage C is een voorbeeld opgenomen van een significante tijdsbesparing. Aspect Timing Zekerheid Omvang steekproef Belasting organisatie Eisen AO/IB

Gegevensgericht Achteraf Per item Uitgebreid Hoog Beperkt

Systeemgericht Vooraf/tijdens Hele populatie Beperkt Laag Volwassen

Om toe te werken naar een efficiënte manier van controleren is het zaak de procescontrole op een juiste manier in de bestaande processen en systemen in te bouwen. De checks kunnen in het zaaksysteem en/of een vakapplicatie ingericht worden. Hier moet de tijd en de ruimte voor genomen worden om dit goed in te richten, zodat een beheerorganisatie ontstaat waaraan niet constant gesleuteld hoeft te worden. Het resultaat van deze stap is dat de interne controle na implementatie van de verbeteringen volledig in de 1e lijn komt te liggen en de verbijzonderde interne controle uitgevoerd wordt op basis van een systeemcontrole door de VIC-medewerkers.

pagina 8

Systeemgerichte controle is niet in alle gevallen een verbetering. Soms verlopen processen al zonder fouten en moeten medewerkers (veel) extra handelingen verrichten om extra controles uit te voeren en/of zichtbaar te maken. Dan kan een gegevensgerichte controle achteraf toch de beste aanpak zijn. In 2023 is het doel om de vijf processen gereed te maken voor een systeemgerichte controle. Deze zullen nader bepaald in samenspraak met proceseigenaren en op basis van de volgende criteria: - Volwassenheid van de AO/IB (inclusief vastleggingen in zaaksysteem en/of vakapplicatie); - Potentieel voordeel in verhouding tot investering (kosten/baten-analyse) - Draagvlak management/medewerkers Het aanpassen van processen en applicaties zal zoveel mogelijk door eigen mensen gedaan worden, ondersteund door externe specialisten (bijvoorbeeld voor aanpassingen in IT). Hierbij kan gedacht worden aan de volgende stappen: - Informeren/enthousiasmeren betrokken medewerkers; - Aanpassen processen en werkinstructies; - Aanpassen IT-systemen; - Opleiden/trainen medewerkers; - Evalueren.

pagina 9

3

Aanpak VIC 2023 In dit hoofdstuk is de aanpak, de scope en de planning van de verbijzonderde interne controle beschreven.

3.1

Relevante financiële stromen/processen Op basis van een globale analyse van de financiële stromen zijn de relevante processen in kaart gebracht. In de bijlage zijn de processen opgenomen die in 2023 binnen de scope vallen van het VICplan. In verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn het er meer dan in 2022.

3.2

Risicoanalyse De uitvoering van werkzaamheden vindt risicogericht plaats. Hiertoe wordt jaarlijks een risicoanalyse uitgevoerd, die als basis dient voor de uit te voeren controles. De risico-inschatting is gebaseerd op financiële omvang en een inschatting van de (bruto) kans op (financiële) onrechtmatigheden. In 2023 zal de risicoanalyse worden verfijnd en worden aangevuld met andere aspecten zoals de frauderisicoanalyse. In bijlage D is een kolom opgenomen met per proces de inschatting van het bruto risico op fouten. Een aantal processen is in materieel opzicht beperkt en/of kent een laag risico. In 2023 vindt een degelijke analyse plaats van de beheersing van risico’s in deze processen. Op basis van die analyse zal een roulatieschema worden opgesteld waarbij deze processen niet jaarlijks getoetst worden. De systematiek zal in het VIC-plan 2024 worden uitgewerkt.

3.3

Planning Hieronder is de planning opgenomen. Deze planning zal nog worden uitgewerkt in samenspraak met de proceseigenaren en vakafdelingen. De meeste verbijzonderde interne controles vinden plaats gedurende 2023, begin 2024 worden de laatste maanden van 2023 gecontroleerd. Deze werkzaamheden zijn eind maart 2024 afgerond.

pagina 10

SYSTEEMGERICHT

3e lijn VIC (status IML '22)

2e lijn (status IML '22)

1e lijn (status IML '22)

Bruto risico

Q1 2024

2

Q4 2023

v

H H M H M M M M M M H H L H M L L L M M M M H H

Q3 2023

v v v v v v v v v v v v v v v v v v v

v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v 1

Q2 2023

v

Financiële Rechtmatigheid

Getrouwheid

# Proces 1 Inkopen/crediteuren 2 Aanbestedingen 3 Personeelskosten 4 Subsidie verlenen en vaststellen 5 Grondexploitaties 6 Investeringen incl kredieten (financieel beheer) 7 Begrotingswijzigingen (financieel beheer) 8 Memoriaalboekingen (financieel beheer) 9 Reserves en voorzieningen (financieel beheer) 10 Gemeentelijke belastingen 11 Participatiewet (o.a. uitkeringen, re-integratie) 12 WMO 13 Leerlingvervoer (LLV) 14 Jeugdzorg 15 Huren en pachten 16 Omgevingsvergunningen 17 Parkeren 18 Burgerleges 19 Verbonden partijen 20 Treasury 21 Fiscaliteit (Vpb, BTW, BCF) (TCF) 22 Overige 23 SISA-verantwoording 24 IT -general controls (review) TOTAAL

v v v

v

v v v

v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v

v v

v v v v v v v v

v

v v v

v v

v

v v v v v v

v v v v

v v v v

v v v v

Benodigde capaciteit uitvoering VIC 2023 (in weken) 8 4 4 4 3 4 4 4 3 3 5 6 3 6 3 3 2 1 3 4 4 4 3 2 90

Extra capaciteit rechtmatigheid (in weken) 2 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2 2 1 2 1 2 1 1 2 1 2 0 0 0 30

1

Dit betreft overige relevante processen/handelingen die niet frequent plaatsvinden (zoals eventuele borgstellingen)

2

De verantwoording over de specifieke uitkeringen zal geen onderdeel uitmaken van de rechtmatigheidsverantwoording. Gemeenten verantwoorden specifieke uitkeringen aan het Rijk.

pagina 11

4

Capaciteit en budget Uitvoerbaarheid is een belangrijk aandachtspunt van de gemeente Gouda. Dit geldt zowel voor de afdeling concernstaf, waar verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd als de rest van de organisatie. Binnen de afdeling concernstaf zijn nu twee vaste medewerkers die zich bezig houden met verbijzonderde interne controles. Voor het reguliere werk zijn drie medewerkers nodig. In het eerste kwartaal is daarom gestart met de werving van een extra adviseur concern control / auditor die past binnen de formatie van de concernstaf. Voor de eenmalige extra werkzaamheden in 2023 in verband met de rechtmatigheidsverantwoording is het capaciteitsprobleem relatief eenvoudig op te lossen door externe inhuur voor de gegevensgerichte controles, zodat eigen medewerkers met de inrichting aan de slag kunnen. Op andere onderdelen is het minder makkelijk het capaciteitsprobleem op te lossen. Denk hierbij aan het inrichten van het zaaksysteem, een vakapplicatie of het versterken van gegevens en informatiebeheer op basis van opgezette systeemcontroles. Omdat de inrichting van systeemcontroles zoveel mogelijk gedaan wordt door eigen medewerkers (en niet wordt uitbesteed) is ervoor gekozen om de aanpak te faseren én extra budget te reserveren voor noodzakelijke ondersteuning. In onderstaande tabel is het (extra) benodigde budget opgenomen. Onderwerp

Post

Benodigd budget 20K 70K 90K

Rechtmatigheid

Inhuur advies/expertise RM Inhuur capaciteit RM Totaal

Systeemgericht

Inhuur advies/capaciteit systeemgericht Totaal

Totaal

50K 50K 140K

pagina 12

Toelichting 4 uur p/w * € 130 30 weken x 36 x € 85 x ¾

5 processen (10K pp)

BIJLAGE A: Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen [18]: · · In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

pagina 13

BIJLAGE B: Acties rechtmatigheid #

Actie

Klaar

1

Informeren organisatie

Deels

2

Vaststellen verantwoordingsgrens 2023

Nee

3

Vaststellen normenkader 2023

Nee

4

Aanpassen financiële verordening

Nee

5

Aanpassen controleverordening 2023

Nee

7

Overkoepelend VIC-plan/controleplan 2023

8

9

Uitwerken controleopzet: Misbruik en oneigenlijk gebruik Voorwaardencriterium Begrotingscriterium Werkprogramma’s en testsheets uitwerken per proces en zichtbaar aan laten sluiten op beheersdoelstellingen, toetsingskader, afstemmen met extern accountant

10 Inrichten rapportages

Timing Q4 2022 Q1 2023 Q2 2023

Ja

Betrokkenen Concernstaf Raad & College Directie Concernstaf Raad & College Concernstaf Raad & College Concernstaf Financiën Raad & College Concernstaf Raad & College Concernstaf College

Nee

Concernstaf

Q2 2023

Nee

Concernstaf

Q2 2023 t/m Q1 2024

Nee

Concernstaf

11

Uitvoeren verbijzonderde interne controles

Nee

Concernstaf

12

Opstellen verantwoording (onderdeel jaarrekening)

Nee

Concernstaf College

pagina 14

Q2 2023 Q2 2023 ntb ntb Q1 2023

Q2 2023 Q2 2023 t/m Q1 2024 Q1 2024

BIJLAGE C: Tijdsbesparing systeem- versus gegevenscontrole

Bron: Step in control

pagina 15