RV verlenging contract accountant

raadsvoorstel afdeling Griffie

steller

gouda

J.M. Holdijk

18 februari 2024

dossiernummer

telefoon

14-0182 onderwerp

Verlenging contract accountant

Gevraagd besluit Het presidium stelt de raad van de gemeente Gouda voor te besluiten: 1. Het contract met de huidige accountant, Baker Tilly met een jaar, tot en met het boekjaar 2024, te verlengen.

Toelichting De gemeenteraad is verplicht een accountant aan te wijzen voor de controle van de jaarrekening zoals bedoeld in art. 197 Gemeentewet. Conform art 213 lid 2 van de Gemeentewet is het de raad die de accountant aanstelt. Het is conform de Verordening auditcommissie, de auditcommissie die belast is met de voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant en aan de raad een advies uitbrengt over de (her)benoeming van de accountant. Het huidige contract met de accountant voor de controle op de jaarrekening van de gemeente Gouda loopt tot en met het boekjaar 2023. Alvorens dit contract verlengd kan worden met één boekjaar dient de samenwerking te worden geëvalueerd. Hiervoor is de klanttevredenheid zoals geformuleerd in het Programma van eisen bij de aanbesteding van het lopende contract met de accountant leidend. De kwalitatieve evaluatie heeft plaatsgevonden op 10 januari 2024. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd door dhr. Kuijlaars en mevr. Koppers (ondersteund door dhr. Pruyt en mevr. Holdijk) met Mevr. Verveen, dhr. Bunnik. Mevr. Karman en in het kader van wederhoor met dhr. Drost en dhr. Turenhout. Het concept samenvattende verslag (zie hier onder) is besproken met dhr. Bakker en aansluitend met de voltallige auditcommissie.

Op basis hiervan geeft de auditcommissie de raad van de gemeente Gouda unaniem het advies om het contract met de accountant, Baker Tilly met een jaar te verlengen. Samenvattend verslag van de klanttevredenheid De 6 klanttevredenheidsaspecten zijn in de gesprekken gescoord op een oplopende schaal van onvoldoende, matig, voldoende en ruim voldoende. 1)De kwaliteit van de opgeleverde producten wordt door alle geïnterviewden als ruim voldoende gekwalificeerd. Door de accountant is aangegeven dat er Baker Tilly-breed gekeken wordt hoe de producten ook voor de leek beter leesbaar gemaakt kunnen worden. Samenvattingen in begrijpelijke taal en het toevoegen van visualisaties zijn daar voorbeelden van maar ook het investeren in kennis bij raadsleden kan daar onderdeel van uitmaken. 2)De responsiviteit van de accountant wordt als voldoende gekwalificeerd.

Onderwerpen die de doorlooptijd van de controle ingrijpend negatief kunnen beïnvloeden worden eerder geëscaleerd en blijven hierdoor minder lang op het niveau van de uitvoering onzekerheden opleveren. Met het kort houden van de lijnen tussen ambtelijke organisatie en de accountant wordt gewaarborgd dat de onderlinge contacten soepel blijven verlopen. 3) De beschikbaarheid van de accountant wordt als voldoende gekwalificeerd. Tijdens de controle van het boekjaar 2023 zal Baker Tilly (nog) frequenter fysiek in Gouda aanwezig zijn. 4) De naleving van termijnen a-Oplevering van producten door de accountant wordt als ruim voldoende gekwalificeerd. b-De verzending facturen wordt in de interviews is de nadrukkelijk als verbeterpunt benoemd en als matig gekwalificeerd. De facturering voldoet kwalitatief niet aan de eisen die Baker Tilly hier in de controle op de jaarrekening zelf aan stelt. Daarnaast dient het onderscheid tussen facturen die de controle op de jaarrekening betreffen, extra werkzaamheden t.b.v. de jaarrekening en overige werkzaamheden voor de gemeente Gouda scherper gemarkeerd te worden. De accountant zal hier nadrukkelijk aandacht voor vragen bij de eigen organisatie 5) De continuïteit wordt ondanks wisselingen in het controleteam als voldoende gekwalificeerd.

De robuustheid van zowel de kant van de ambtelijke organisatie als van het team van Baker Tilly is een wisselwerking die blijvend om aandacht vraagt. 6)Inlevingsvermogen en bejegening van de accountant wordt door de geïnterviewden als voldoende gekwalificeerd. De context waarin en het publiek waarvoor gesproken wordt vraagt om wederzijds vertrouwen en respect. In de interviews is door meerderen genoemd dat “vieren wat gevierd kan worden” in het bijzonder na periodes van intensieve samenwerking het wederzijdse begrip en plezier in de samenwerking op het niveau van de uitvoering kan vergroten. Alle geïnterviewden die inhoudelijk bij de controle op de jaarrekening betrokken zijn hebben aangegeven hier graag een plezierige invulling aan te willen geven.

Het presidium, de griffier

de burgemeester,

mr. drs. E. J. Karman-Moerman

mr. drs. P. Verhoeve

pagina 2