RV Regeling Risicovolle Projecten

raadsvoorstel afdeling

telefoon

gouda

Vastgoed, grondzaken en ontwikkeling

140182

2 september 2025

zaaknummer

1406970 onderwerp

Regeling Risicovolle Projecten

Gevraagd besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad van de gemeente Gouda voor te besluiten: 1. 2. 3. 4. 5.

de regeling risicovolle projecten gemeente Gouda (bijlage 1) vast te stellen; het beoordelingskader risicovolle projecten (bijlage 2) vast te stellen; kennis te nemen van het beoogde format voortgangsrapportage risicovolle projecten aan de hand van een voortgangsrapportage over project Herbestemming Stadhuis (bijlage 3); kennis te nemen van het beoordelingsformulier risicovolle projecten (bijlage 4) als te gebruiken instrument voor de uitvoering van het beoordelingskader risicovolle projecten; kennis te nemen van de huidige lijst met de selectie van de risicovolle projecten (bijlage 5).

Toelichting Bij de behandeling van het rapport “Rekenkameronderzoek naar Ecopark Gouda” (Groene Hart Rekenkamer, 5 juli 2024) in de raadsvergadering van 25 september 2024 heeft de raad besloten om een aantal van de aanbevelingen over te nemen en een aantal conclusies vast te stellen. De commissie bestuur heeft vervolgens een agenderingsverzoek gedaan om de aanbevelingen vanuit het Groene Hart Rekenkamer rapport nader te bespreken. Op 22 januari 2025 is het onderwerp “Sturen op grote projecten” behandeld in de commissie bestuur. Als leidraad is een presentatie gegeven door de ambtelijke organisatie. Tijdens deze commissiebehandeling is geconcludeerd dat de raad in het vervolg niet de focus wil leggen op de “grote projecten” maar op de “risicovolle projecten”. Er is gesproken over de wens om een regeling risicovolle projecten op te stellen, met daarbij een beoordelingskader met criteria aan de hand waarvan een selectie kan worden gemaakt van de meest risicovolle projecten. Op 11 maart 2025 is de raad via een raadsmemo geïnformeerd over de aanpak en het tijdpad voor het opstellen van een regeling risicovolle projecten, het ontwikkelen van een beoordelingskader risicovolle projecten, het maken van een analyse en selectie van de risicovolle projecten en de opzet voor een periodieke bestuurlijke rapportage over de risicovolle projecten.

Bijgaand treft u de regeling risicovolle projecten gemeente Gouda (bijlage 1), inclusief toelichting (bijlage 1a), en het beoordelingskader risicovolle projecten (bijlage 2) aan. Daarnaast zijn ter kennis name de volgende stukken bijgevoegd: het beoogde format voortgangsrapportage aan de hand van project herbestemming stadhuis (bijlage 3), het voor de uitvoering van de regeling te gebruiken beoordelingsformulier (bijlage 4) en de huidige lijst van risicovolle projecten (bijlage 5).

1

Nadere uitleg op gevraagd besluit

De raad wordt gevraagd om de regeling risicovolle projecten gemeente Gouda en het beoordelingskader risicovolle projecten vast te stellen. Doel van de regeling Het doel van de regeling risicovolle projecten (bijlage 1) is om de raad in de gelegenheid te stellen haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen, middels respectievelijk een systematiek (regeling) en een rapportage instrument (periodiek, over de meest risicovolle projecten). Kaderstellend omdat een inventarisatie en beoordeling van de meest risicovolle projecten vooraf inzicht geeft in de

belangrijkste risico’s en onzekerheden in relatie tot de gewenste projectresultaten. Controlerend omdat monitoring van deze projecten en projectrisico’s belangrijke informatie geeft over de voortgang en de beheersing van de risicovolle projecten. De dialoog hierover tussen raad en college zorgt voor heldere verwachtingen over en weer en voor het maken van onderbouwde keuzes. De regeling risicovolle projecten wordt verankerd in de Financiële verordening gemeente Gouda. Dit gebeurd door een extra artikel op te nemen in de eerstvolgende actualisatie van de verordening, die nog dit jaar wordt verwacht. Uitvoering van de regeling De uitvoering van de regeling is een samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. De raad stelt, als onderdeel van deze regeling (bijlage 1), een beoordelingskader risicovolle projecten (bijlage 2) vast, dat bepaalt op welke wijze projecten worden beoordeeld en aan de hand waarvan na afweging van de diverse criteria wordt vastgesteld welke projecten als risicovol project worden aangemerkt. Hiermee wordt de kaderstellende rol van de raad versterkt. Het college beoordeelt aan de hand van het beoordelingskader risicovolle projecten en met behulp van een beoordelingsformulier risicovolle projecten (bijlage 4) of een bestaand of nieuw project wordt aangewezen als risicovol project of om deze aanwijzing te beëindigen.

Het versterken van de controlerende rol van de raad bij projecten wordt vormgegeven door middel van periodieke voortgangsrapportages over de aangewezen risicovolle projecten (bijlage 3). Als blijkt dat een project als risicovol wordt aangemerkt of als blijkt dat van een project de aanwijzing als risicovol project beëindigd kan worden, dan meldt het college dit aan de raad bij de eerstvolgende voortgangsrapportage. Vanaf dat moment wordt periodiek over de aangepaste lijst met risicovolle project gerapporteerd. De huidige lijst van risicovolle projecten is bijgevoegd (bijlage 5). In het kader van het verbeterprogramma Grip op Goudse projecten wordt niet alleen aan de regeling risicovolle projecten gewerkt, maar ook aan het versterken van het projectmanagement, het risicomanagement bij projecten en de financiële beheersing van projecten. Dit blijft de komende tijd in ontwikkeling, zowel bijvoorbeeld naar aanleiding van reacties van de raad op de rapportage als vanwege de interne informatiehuishouding waar qua processen en systemen aan gewerkt wordt in het kader van het verbeterprogramma. Reikwijdte van de regeling Projecten definiëren we in het kader van deze regeling risicovolle projecten als investeringsprojecten.

De belangrijkste redenen hiervoor zijn dat het overgrote deel van (financiële) middelen voor projecten wordt besteed in de vorm van investeringen, aan dit type projecten de meeste projectrisico's zijn verbonden en dat het mogelijk is om op eenduidige wijze over dit type projecten te rapporteren in aansluiting op het concern investeringsplan (CIP). De grondexploitatieprojecten blijven buiten beschouwing binnen de context van de regeling risicovolle projecten, omdat over dit type projecten al periodiek wordt gerapporteerd via de Meerjaren Prognose Grondexploitaties (MPG). Ontwikkelingen in de stad, waarbij de gemeente faciliterend optreed, maar waarbij geen sprake is van een (actief) gemeentelijk project vallen ook buiten de reikwijdte van de regeling risicovolle projecten en de bestuurlijke rapportage. Selectie risicovolle projecten (juni 2025): Voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling is een analyse gemaakt van de op dit moment lopende investeringsprojecten. De stappen die zijn gezet om een selectie te maken van de meest risicovolle projecten staan beschreven in het beoordelingskader (bijlage 2). Projecten waarbij aan de hand van dit beoordelingskader en beoordelingsformulier (bijlage 4) een risicoscore is vastgesteld van 30 punten of meer, zijn (conform artikel 5 lid 2 van de regeling risicovolle projecten) aangewezen als risicovol project.

Op basis van deze richtlijn zijn er in eerste instantie in juni 2025 in totaal zeven projecten aangewezen als risicovol project. Zie hiervoor bijlage 5. Deze projecten komen na bestuurlijke besluitvorming over de regeling risicovolle projecten en bijbehorende stukken in 2025 onder de regeling risicovolle projecten te vallen.

pagina 2

Voortgangsrapportage risicovolle projecten Twee keer per jaar informeren burgemeester en wethouders de raad over de ontwikkelingen, afwijkingen en voortgang van risicovolle projecten in een voortgangsrapportage per project, die tegelijk met de bestuursrapportages aangeboden wordt (conform artikel 7 lid 1 van de regeling risicovolle projecten). Er is een format ontwikkeld voor de beoogde periodieke voortgangsrapportage. Bij de 2e bestuursrapportage 2025 zal nog niet worden gerapporteerd over alle risicovolle projecten, in afwachting van de reacties en een (positief) besluit van college en raad over de regeling en bijbehorende stukken. Er is echter al wel een format ontwikkeld voor een periodieke voortgangsrapportage over de risicovolle projecten. Om beter inzicht te geven in de beoogde inhoud van de rapportage is voor het (risicovolle) project Herbestemming Stadhuis reeds een voortgangsrapportage in dit format opgesteld (bijlage 3). Een aandachtspunt bij de bestuurlijke rapportage over de risicovolle projecten is de relatie met de periodieke rapportage over bepaalde programma’s, zoals Integraal Huisvestingsplan (IHP) en het Verkeerscirculatieplan (VCP), ter voorkoming van dubbele verantwoording. Dit zal nader worden onderzocht en worden meegenomen bij de verdere uitwerking van de voortgangsrapportage.

Deze voortgangsrapportage is vooralsnog “handmatig” samengesteld, dat wil zeggen binnen de huidige, door te ontwikkelen uniformering en inrichting van het proces en de systemen; met name softwarematig en qua koppelingen. Het is de intentie van het college om het proces en de systemen dusdanig te uniformeren en in te richten, zodat de voortgangsrapportages van zoveel mogelijk geautomatiseerd tot stand kunnen komen (zie kanttekening 3.3).

2

Argumenten Het doel van de regeling risicovolle projecten is om de raad in de gelegenheid te stellen haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen, middels respectievelijk een systematiek (regeling) en een rapportage instrument (periodiek, over de meest risicovolle projecten).

2.1

Het versterken van de kaderstellende rol van de raad Kaderstellend omdat een inventarisatie en beoordeling van de meest risicovolle projecten vooraf inzicht geeft in de belangrijkste risico’s en onzekerheden in relatie tot de gewenste projectresultaten.

2.2

Het versterken van de controlerende rol van de raad Controlerend omdat monitoring van deze projecten en projectrisico’s belangrijke informatie geeft over de voortgang en de beheersing van de risicovolle projecten.

2.3

Het faciliteren van de dialoog tussen raad en college over risicovolle projecten De dialoog tussen raad en college zorgt voor heldere verwachtingen over en weer en voor het maken van onderbouwde keuzes met betrekking tot risicovolle projecten.

3

Kanttekeningen Het optreden van risico’s in (risicovolle) projecten wordt niet voorkomen door bestuurlijke afspraken en een bestuurlijke rapportage. Daarnaast zorgt het periodiek rapporteren over risicovolle projecten voor een (extra) belasting van de ambtelijke organisatie.

3.1

Optreden van (project)risico’s in relatie tot de regeling en rapportage De aanwezigheid en het optreden van risico’s in (risicovolle) projecten wordt niet voorkomen door bestuurlijke afspraken en een bestuurlijke rapportage. Echter worden risicovolle projecten wel tijdig als dusdanig aangeduid, en zorgt de uitvoering van de regeling ervoor dat tijdens de uitvoering van een risicovol project de risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders tijdig kunnen worden gesignaleerd (om bij te kunnen sturen). Daarnaast is het mogelijk om met behulp van de periodieke voortgangsrapportages het verloop en de uitvoering van de risicovolle projecten te monitoren en op basis daarvan, waar nodig, de dialoog over sturing en beheersing ervan tussen raad en college te kunnen voeren en bij te sturen, bijvoorbeeld door een wijziging van de kaders vast te stellen.

pagina 3

3.2

Belasting van de ambtelijke organisatie Het periodiek (her)beoordelen en rapporteren over risicovolle projecten zorgt voor een (extra) belasting van de ambtelijke organisatie. De uitvoering van de regeling en de periodieke rapportage draagt echter bij aan de verbetering van de sturing en beheersing van de (risicovolle) projecten.

3.3

De regeling loopt vooruit op nog te maken keuzes in de administratie van de projecten In het kader van de grip op Goudse projecten wordt niet alleen aan deze regeling gewerkt, maar ook aan het versterken van het projectmanagement, het risicomanagement bij projecten en de financiële beheersing van projecten. Randvoorwaardelijk voor de uiteindelijke uitvoering van zowel deze regeling als de andere deelprojecten is herinrichting van de projecten in de administratie. Er is wel een projectadministratie, maar de koppeling met andere dekkingsbronnen buiten de investeringsadministratie voor een project, of de mogelijkheden en wensen om zowel op programma als projectniveau inzicht te hebben vergen nader onderzoek en inrichting. We willen dit graag toekomstbestendig inrichten en daarmee handwerk en separate administraties voorkomen om daarmee ook het risico op fouten te voorkomen. De uitkomst van dit deelproject kan uiteindelijk gevolgen hebben voor de op te stellen voortgangsrapportage. Door de definitie van de projecten te koppelen aan de investeringsprojecten is getracht het risico te minimaliseren. Deze kanttekening is met name van toepassing op de (relatie met de) financiële gegevens in de rapportage.

4

Juridische- / financiële gevolgen Op dit moment vindt projectmatige inzet plaats op het programma Grip op Goudse projecten. In de eerste bestuursrapportage zijn hiervoor incidenteel middelen ter beschikking gesteld voor 2025. Als wordt ingestemd met deze regeling betekent het dat er structureel inzet gepleegd moet worden op de coördinatie en ondersteuning van de jaarlijkse (her)beoordeling van de projecten en de tweejaarlijkse voortgangsrapportage over de risicovolle projecten. Wat dit betekent, al dan niet in combinatie met wat nodig is voor de verdere borging van Grip op Goudse projecten, wordt nog nader uitgewerkt.

5

Personele- / organisatorische gevolgen / duurzaamheid / positie mensen met een beperking Zie toelichting financiële gevolgen voor personele gevolgen.

6

Communicatie / interactiviteit In overleg te bepalen of en hoe raad en college (nader) willen communiceren.

Burgemeester en wethouders van Gouda, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.C. Bakker

mr. drs. P. Verhoeve

Bijlagen 1. Regeling risicovolle projecten gemeente Gouda 1a. Toelichting op de Regeling risicovolle projecten gemeente Gouda 2. Beoordelingskader risicovolle projecten 3. Voortgangsrapportage risicovolle projecten – project herbestemming stadhuis 4. Beoordelingsformulier risicovolle projecten 5. Lijst met selectie risicovolle projecten juni 2025

pagina 4