Raadsvoorstel wijziging verordening bezwaarschriftencommissie 13092022.docx
Tekst van het document
Raadsvoorstel afdeling Centraal Juridische Afdeling
steller
gouda
J.M. Stedelaar
19 oktober 2022
dossiernummer
telefoon
6416
0182 588 566
onderwerp
aanpassing Verordening bezwaarschriftencommissie gouda 2007
Gevraagd besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad van de gemeente Gouda voor te besluiten tot: 1. De Verordening Bezwaarschriftencommissie Gouda 2022 vast te stellen. 2. De verordening Bezwaarschriftencommissie gouda 2007 in te trekken per datum bekendmaking Verordening bezwaarschriftencommissie Gouda 2022.
Toelichting Op dit moment wordt een schriftelijk verslag gemaakt van een hoorzitting van de commissie bezwaarschriften. Voorgesteld wordt om deze verslaglegging anders vorm te geven en om een aantal ondergeschikte wijzigingen door te voeren.
1
Nadere uitleg op gevraagd besluit
De Verordening bezwaarschriftencommissie gouda 2007 (hierna: de Verordening) is aan actualisering toe. Naast enkele ondergeschikte wijzigingen worden twee inhoudelijke wijzigingen expliciet toegelicht. Dat is ten eerste het schrappen van artikel 4 lid 5, dat gaat over de behandeling van bezwaarschriften van personeelsleden. Deze vorm van rechtsbescherming is met de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) per 1 januari 2020 vervallen. Ten tweede wordt met deze geactualiseerde versie de digitale vastlegging van hoorzittingen geregeld. Dit voorstel spitst zich met name toe op deze wijziging. Op dit moment wordt een schriftelijk verslag gemaakt van een hoorzitting van de bezwaarschiftencommissie. Voorgesteld wordt om deze verslaglegging anders vorm te geven door het schriftelijke verslag van een hoorzitting te vervangen door een digitaal audioverslag. Dit met het oog op een efficiënte vorm van verslaglegging van een hoorzitting. De overige ondergeschikte wijzigingen hebben geen financieel of ander gevolg. Als voorbeeld wordt genoemd artikel 12 lid 4.
In dit artikel wordt de praktijk vastgelegd dat bezwaarschriften op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet, Participatiewet, Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers en de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen achter gesloten deur plaats vinden. In de praktijk is dit al meerdere jaren het geval. Tot slot zijn de bevoegdheden van de commissie geactualiseerd ten aanzien van de Algemene wet bestuursrecht en het Gouds mandatenbesluit.
2
Argumenten
In artikel 7:7 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) is geregeld dat van het horen (in een bezwaarprocedure) een verslag wordt gemaakt. Uit de geschiedenis van de totstandkoming van deze bepaling (Kamerstukken II 1988/99, 21 221, nr. 3, p. 151) blijkt dat met ‘verslag’ een schriftelijk verslag wordt bedoeld. Rechterlijke uitspraken Inmiddels is in een aantal rechterlijke uitspraken de plicht tot schriftelijke verslaglegging aan de orde gekomen. De Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: de Afdeling) heeft in de uitspraak van 12 januari 2011 (ECLI:NL:RVS:2011:BP0546) bepaald dat de plicht tot schriftelijke verslaglegging op verschillende wijzen kan worden vorm gegeven. Zo kan ook uit de beslissing op bezwaar blijken wat op de hoorzitting is besproken. De rechtbank Midden-Nederland oordeelde op 27 juni 2018 (ECLI:NL:RBMNE:2018:2917) in een zaak waarin alleen audio-opname van de hoorzitting was gemaakt en uit de beslissing op bezwaar niet bleek wat op de hoorzitting van de Commissie Bezwaarschriften was besproken, als volgt: ‘Uit het aan het bestreden besluit ten grondslag gelegde advies van de Commissie Bezwaarschriften kan echter worden afgeleid wat de standpunten van partijen tijdens de hoorzitting zijn geweest en dat eisers deze hebben kunnen onderbouwen.
Omdat eisers niet aannemelijk hebben gemaakt dat zij door het ontbreken van een schriftelijk zijn benadeeld, ziet de rechtbank aanleiding dit gebrek met toepassing van artikel 6:22 van de Awb te passeren’. De Afdeling overwoog in de uitspraak van 27 maart 2019 (ECLI:NL:RVS:2019:921) dat het niet maken van een schriftelijk verslag gepasseerd kan worden met toepassing van artikel 6:22 van de Awb als duidelijk is dat belanghebbenden niet zijn benadeeld. Hierbij vindt de Afdeling van belang dat appellant tijdens de zitting bij de rechtbank er op is gewezen wat tijdens de hoorzitting van de Commissie Bezwaarschriften is besproken en wat het college bij de heroverweging van het bestreden besluit had moeten betrekken. Verder vindt de Afdeling van belang dat appellant tijdens de zitting bij de Afdeling heeft aangegeven dat hij alles in dat verband naar voren heeft kunnen brengen. Tenslotte acht de Afdeling van belang dat van de hoorzitting wel een digitaal audioverslag is gemaakt. Het enkele feit dat een schriftelijk exemplaar van dit verslag ontbreekt, betekent niet dat een belanghebbende om die reden door dit gebrek is benadeeld.
Voorgestelde wijziging artikel 13 en 16 van de Verordening Gelet op voornoemde rechterlijke uitspraken is er ruimte voor andere vormen van verslaglegging in plaats van het schriftelijke verslag waar de huidige Verordening in voorziet, mits bezwaarde/appellant daar niet door wordt benadeeld. Voorgesteld wordt om artikel 13 van de Verordening als volgt op te nemen: Artikel 13 verslaglegging: 1. Van de hoorzitting wordt een digitaal audioverslag gemaakt. 2. Op verzoek van een belanghebbende of het verwerend bestuursorgaan stelt de commissie het digitale audioverslag van de hoorzitting ter beschikking. 3. In afwijking van het eerste lid van dit artikel wordt het digitale audioverslag van de hoorzitting schriftelijk uitgewerkt, als bedoeld in artikel 7:7 van de Algemene wet bestuursrecht, in het geval dat: a. Een belanghebbende of het verwerend bestuursorgaan daar om verzoekt, of; b. een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure; 4. Een schriftelijk verslag van de hoorzitting als bedoeld in het derde lid van dit artikel: a. vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid; b. vermeldt zakelijk wat over en weer door de aanwezigen is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen; c.
vermeldt het als de zitting geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren plaatsvond zoals bedoeld in artikel 12 lid 4, of indien belanghebbenden of hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord; pagina 2
d. verwijst naar de op de zitting overgelegde bescheiden die aan het verslag kunnen worden gehecht; e. wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie. Als gevolg van het aangepaste artikel 13, wordt artikel 17, eerste lid, van de verordening, ten opzichte van de huidige tekst als volgt gewijzigd: Artikel 17 uitbrengen van advies en verdaging 1. Het advies wordt, onder medezending van het in artikel 14 bedoelde verslag en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. Ervaringen gemeente Horst aan de Maas Horst aan de Maas maakt al enige jaren geen schriftelijk verslag van een hoorzitting van de Commissie bezwaarschriften maar een digitaal audioverslag. Indien een bezwaarmaker het digitale audioverslag wenst te ontvangen, wordt deze toegezonden per e-mail. Het digitale verslag wordt gearchiveerd in het bezwaardossier. Als beroep wordt ingesteld ontvangt ook de rechtbank geen schriftelijk verslag van de hoorzitting. De rechtbank heeft daar tot op heden ook nog niet om gevraagd. Ervaringen gemeente Venray Venray maakt sinds 2020 geen schriftelijk verslag meer van een hoorzitting van de Commissie bezwaarschriften maar een digitaal audioverslag. Hier wordt dezelfde werkwijze gehanteerd als in de gemeente Horst aan de Maas.
In 2020 zijn 4 audioverslagen schriftelijk uitgewerkt, in 2021 geen en in 2022 slechts 1 verslag. Juridische kwaliteitszorg Een digitaal audioverslag levert naast voordelen in tijd en geld ook als voordeel op dat iedere hoorzitting kan worden gemonitord en geëvalueerd. Indien nodig kan zowel aan de zijde van de bezwaarschriftencommissie als aan de zijde van de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan worden terug geluisterd wat tijdens een hoorzitting is gezegd. Het laatste is waardevol in het kader van Juridische kwaliteitszorg. Op die manier kunnen procesvertegenwoordigers van het bestuursorgaan gericht worden gecoacht ten aanzien van proceshouding.
3
Kanttekeningen
N.v.t.
4
Risico’s
n.v.t.
5
Juridische gevolgen
Gering gelet op de volgende werkwijze: -
-
Voor de leden van de bezwaarschriftencommissie wordt een werkinstructie opgesteld om te kunnen komen tot een digitaal audioverslag. Zo zal de voorzitter bijvoorbeeld aan het begin van de hoorzitting moeten benoemen dat van de hoorzitting een geluidsopname wordt gemaakt, de namen van alle aanwezigen moeten expliciet worden benoemd en er moet duidelijk worden vermeld aan wie een vraag wordt gesteld dan wel wie aan het woord is. In het advies van de bezwaarschriftencommissie geeft de commissie zakelijk de standpunten van partijen weer zoals die tijdens de hoorzitting naar voren zijn gebracht en die van belang zijn om te komen tot een zorgvuldig advies van de bezwaarschriftencommissie. Belanghebbenden worden vooraf, in de schriftelijke uitnodiging voor de hoorzitting, geïnformeerd over de geluidsopname die van de hoorzitting wordt gemaakt. Op verzoek van belanghebbenden wordt het digitale audioverslag per e-mail toegestuurd. Belanghebbenden worden op deze mogelijkheid gewezen bij het toesturen van de beslissing op bezwaar. pagina 3
-
-
Het digitale audioverslag wordt gearchiveerd in het digitale bezwaardossier in het gemeentelijk archief. Het verslag wordt conform de gemeentelijke selectielijst voor de duur van 5 of 7 jaar (respectievelijk ongegrond en gegrond bezwaar) bewaard. Dit is technisch mogelijk in het zaaksysteem. Er wordt alsnog een zakelijk schriftelijk verslag opgesteld op verzoek van belanghebbenden en/of de rechtbank (in de beroepsprocedure). Bij het toesturen van de beslissing op bezwaar naar belanghebbenden en het procesdossier naar de rechtbank, worden respectievelijk belanghebbenden en de rechtbank op deze mogelijkheid gewezen. Dit met de vermelding dat standpunten van partijen zijn opgenomen in het advies van de bezwaarschriftencommissie.
De nieuwe Verordening treedt in werking na bekendmaking.
6
Financiële gevolgen
Er zijn kosten verbonden aan de aanschaf van nieuwe audio-apparatuur. De kosten van een mobiel opnameapparaat bedragen € 175,- exclusief BTW. Deze kosten komen ten laste van de Centraal Juridische Afdeling (CJA).
7
Personele- / organisatorische gevolgen
Het maken van een digitaal audioverslag draagt bij aan de efficiency van de bezwaarprocedure en daarmee aan de snellere besluitvorming over een bezwaarschrift door het betreffende bestuursorgaan. Het heeft als positieve bijkomstigheid dat de werkdruk voor de sectie rechtsbescherming vermindert. Het niet meer maken van een schriftelijk verslag van de hoorzitting en het afstemmen daarvan met de commissie, bespaart het team tijd.
8
Communicatie / interactiviteit
De wijziging van de verordening wordt bekend gemaakt in het elektronisch gemeenteblad van Gouda op overheid.nl.
9
Evaluatie Na een jaar wordt bezien hoe vaak er een schriftelijk verslag is opgevraagd door belanghebbenden dan wel de rechtbank en of dit tot wijziging van de werkwijze moet leiden.
pagina 4