Raadsvoorstel - RvO 2023

raadsvoorstel afdeling Griffie

steller

gouda

J.M. Holdijk

28 november 2023

onderwerp

Wijziging Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de gemeente Gouda 2023 Inleiding Als gevolg van de inwerkingtreding Woo dient het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de gemeente Gouda 2020 te worden aangepast. De wijzigingen zijn als volgt samen te vatten: -Een nieuw hoofdstuk Va over geheimhouding is in de Gemeentewet opgenomen in plaats van de artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet. -Het College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen -De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen -De term ‘stukken’ waarop geheimhouding rust, wordt vervangen door de term ‘informatie’ -Informatie waarop geheimhouding rust, moet voortaan altijd met de gehele raad worden gedeeld. Het presidium van de gemeenteraad van Gouda stelt gelet op artikel 87 e.v. van de Gemeentewet de raad voor te besluiten;

Gevraagd besluit: Artikel I Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de gemeente Gouda 2022 wordt als volgt gewijzigd: A. Artikel 14 lid 3 wordt gewijzigd en komt te luiden: 3. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier. B. Artikel 30 lid 4 wordt gewijzigd en komt te luiden: 4. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. C. Artikel 31 vervalt. D. Artikel 32 wordt gewijzigd en komt te luiden: Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. Artikel II De artikelsgewijze toelichting van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de Gemeente Gouda 2022 wordt als volgt gewijzigd: A.

De toelichting van artikel 14 wordt gewijzigd en komt te luiden: Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid).

1

Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis, zullen de stukken doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (hierna: Woo). Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Woo. Bij de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur is de reikwijdte van de Gemeentewet uitgebreid van ‘stukken’ naar ‘informatie’ (artikel 19, tweede lid, van de wet). Verder hoeft de raad de geheimhouding niet meer te bekrachtigen (artikel 89, vierde lid, van de wet). College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen (artikel 87 van de wet).

Onder de ‘informatie’ als bedoeld in het derde lid wordt verstaan: informatie van de raad en aan de raad verstrekte informatie, waaronder de zogeheten ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.) waarop geheimhouding is gelegd. Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop geheimhouding is gelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. Indien de geheimhouding op informatie anders dan in schríftelijke vorm rust, moet de verplichting op een passende wijze kenbaar worden gemaakt (artikel 89, eerste lid, van de wet). De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden (derde lid). B. De toelichting bij artikel 31 vervalt. C. De toelichting van artikel 32 wordt gewijzigd en komt te luiden: Op grond van artikel 87, van de wet, kan geheimhouding op informatie worden opgelegd door de raad, het college, de burgemeester en een commissie.

De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad verstrekte informatie vervalt, indien de raad de verplichting tot geheimhouding opheft (artikel 89, vierde lid, van de wet). Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Als de raad een opgelegde geheimhouding opheft, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende informatie dan actief openbaar gemaakt moet worden . De Wet open overheid (Woo) is nog steeds op deze informatie van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de Woo worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende informatie. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren. Artikel III .Het reglement van orde voor de vergaderingen, voorbereidingsbijeenkomsten en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Gouda 2022 wordt ingetrokken. 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na die van haar bekendmaking. 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de Gemeente Gouda 2023 Op voorstel van het presidium op 6 december 2023, griffier

voorzitter

mr. drs. E.J. Karman-Moerman

mr. drs. P. Verhoeve

pagina 2