Raadsvoorstel protocol geheimhouding

raadsvoorstel Afdeling CJA

telefoon

gouda

140182

15 april 2025

zaaknummer

1404911 Onderwerp Protocol geheimhouding en opheffen geheimhouding

Gevraagd besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad van de gemeente Gouda voor te besluiten: 1. 2.

Het protocol geheimhouding gemeente Gouda 2025 vast te stellen. De geheimhouding op te heffen van de op de bijgevoegde lijst opgenomen geheime stukken.

Toelichting In het vast te stellen protocol geheimhouding worden regels gesteld waaraan het opleggen van de verplichting tot geheimhouding in de gemeente Gouda moet voldoen. De op 23 februari 2022 door de raad vastgestelde Notitie geheimhouding is verouderd. In de Gemeentewet zijn in art. 87 e.v. nieuwe regels opgenomen over de verplichting tot geheimhouding. De burgemeester heeft aan de raad toegezegd om in het 2e kwartaal 2025 een actuele notitie aan de raad voor te leggen en om de lijst geheime stukken te actualiseren. Met de vaststelling van het protocol geheimhouding komt de verouderde notitie geheimhouding te vervallen.

1

Nadere uitleg op gevraagd besluit

Het protocol geheimhouding is bedoeld om duidelijke kaders te hebben als basis voor heldere procedures en een goed samenspel tussen de gemeentelijke bestuursorganen. Omdat het protocol zowel bevoegdheden van de raad als het college en de burgemeester betreft wordt voorgesteld om de notitie door deze drie bestuursorganen te laten vaststellen. De bedoeling van het voorstel om de geheimhouding op te heffen van de op de bijgevoegde lijst opgenomen stukken is om de lijst geheime stukken op te schonen en te actualiseren. Ter informatie is ook een lijst bijgevoegd van alle geheime stukken in de kluis van de griffie.

2

Argumenten

Duidelijke spelregels over het onderwerp geheimhouding zijn om meerdere redenen van belang: De raad heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om zijn taken uit te oefenen (o.a. controleren van het college), ook als dit gevoelige informatie betreft. Deze informatieplicht van het college vloeit voort uit artikel 169 Gemeentewet. College en burgemeester hebben de mogelijkheid om gevoelige, niet-openbare, informatie onder de verplichting van geheimhouding met de raad te delen. Op de schending van geheimhouding staat een strafrechtelijke sanctie. Het moet duidelijk zijn wat geheim is en wat openbaar en tot wanneer de verplichting tot geheimhouding geldt. Een document is alleen geheim als deze term uitdrukkelijk in de besluitvorming is gebruikt en op document staat aangegeven. Het is belangrijk dat besluiten waarin geheimhouding wordt opgelegd worden gemotiveerd op grond van artikel 5.1 Wet open overheid. De motivatie voor de geheimhouding dient te worden opgenomen in de argumentatie van het besluit. Het protocol geheimhouding sluit grotendeels aan bij de huidige praktijk in de gemeente Gouda. Nieuw is het initiatiefrecht van raadsleden voor de opheffing van de geheimhouding, opgenomen in

art. 3:1; de publicatie van een openbare lijst geheime raadsinformatie, opgenomen in art. 2:4; het opnemen van een termijnbepaling wanneer de geheimhouding kan worden opgeheven, opgenomen in art. 2:3. Het is wenselijk om regelmatig te bezien of de opgelegde geheimhouding van de documenten die in de kluis van de griffie liggen in stand moet blijven of dat deze geheimhouding kan worden opgeheven door gewijzigde omstandigheden. Op de bijgevoegde lijst is aangegeven van welke stukken de geheimhouding door gewijzigde omstandigheden/actualiteit kan worden opgeheven. De bedoeling van dit besluit is om de lijst geheime stukken op te schonen en te beperken tot de besluiten waarvoor de geheimhouding nog steeds opportuun is. Op grond van art. 89 lid 4 Gemeentewet is de raad bevoegd om de geheimhouding op te heffen van geheime informatie die het college met de raad heeft gedeeld. Het opheffen van de geheimhouding betekent overigens niet dat deze stukken per definitie openbaar worden. Een verzoek om informatie zal altijd worden beoordeeld aan de hand van de toetsingscriteria in de Wet open overheid.

3

Kanttekeningen

Een goede samenwerking en tijdige afstemming tussen de steller van een geheim stuk, de griffie en afdelingen CJA en BMO is belangrijk om het geheimhoudingsproces soepel te laten verlopen.

4

Juridische- / financiële gevolgen

Het protocol geheimhouding sluit aan bij de huidige praktijk en scherpt deze op een aantal punten aan. Het protocol is in lijn met de wettelijke bepalingen over geheimhouding (Gemeentewet). Met het vaststellen van het protocol geheimhouding zijn geen kosten gemoeid.

5

Personele- / organisatorische gevolgen / duurzaamheid / positie mensen met een beperking

Niet van toepassing.

6

Communicatie / interactiviteit

Na vaststelling van het protocol geheimhouding zal hierover organisatie worden gecommuniceerd en wordt het protocol op ‘James’ geplaatst. Ook zal het protocol geheimhouding worden gepubliceerd in het digitaal gemeenteblad. Burgemeester en wethouders van Gouda, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.C. Bakker

mr. drs. P. Verhoeve

pagina 2

Bijlagen 1. Protocol geheimhouding gemeente Gouda 2025. 2. Lijst geheime stukken waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven. 3. Lijst geheime stukken in kluis van de griffie.

pagina 3