Raadsvoorstel Krediet 2023 2024.docx

Raadsvoorstel afdeling

steller

gouda

Informatievoorziening en automatisering

F.P.J. Breedveld

30 november 2022

dossiernummer

telefoon

6444

0182-588137

onderwerp

Aanvraag aanvullend krediet t.b.v. de mobiele werkplek

Gevraagd besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad van de gemeente Gouda voor te besluiten tot: 1. In te stemmen met het verhogen cq. beschikbaar stellen van een aanvullend investeringskrediet voor automatisering van 2023 t.b.v. de implementatie van de nieuwe werkplek van € 600.000 en de meerjarige financiële consequenties (van € 134.000 in 2024, € 131.000 in 2025, € 128.000 in 2026, € 125.000 in 2027 en € 123.000 in 2028) te verwerken in de kadernota 2024. 2. In te stemmen met het verhogen cq. Beschikbaar stellen van een aanvullend investeringskrediet voor automatisering van 2024 t.b.v. implementatie van de nieuwe werkplek van € 300.000 en de meerjarige financiële consequenties (van € 67.000 in 2025, € 65.000 in 2026, € 64.000 in 2027, € 63.000 in 2028 en € 61.000 in 2029) te verwerken in de kadernota 2024.

Toelichting Tekst toelichting

1

Nadere uitleg op gevraagd besluit Aanleiding Het concept “de werkplek” heeft in de afgelopen jaren veel snelle veranderingen ondergaan. Van vrijwel werken volledig op kantoor met vaste computers, naar steeds meer thuiswerken of werken op andere locaties. Deze ontwikkeling is door de COVID-19 crisis in een stroomversnelling geraakt, waardoor INA heeft gezorgd om volledig thuis te kunnen werken voor (vrijwel) alle medewerkers (o.a. door investering in Chromebooks). We merken, dat medewerkers deze mogelijkheid willen houden om tijd en plaats onafhankelijk te werken. Voor velen is het zelfs een belangrijk en onmisbaar onderdeel van hun werkbeleving geworden. Nieuwe medewerkers verwachten bij binnenkomst ook een mobiel device te krijgen van de gemeente waarmee ze locatieonafhankelijk kunnen werken. Modernisering van de werkplek voor hybride werken Het advies van afdeling INA is om verder in te spelen op deze ontwikkelingen en wensen door te investeren in gebruiksvriendelijke en veilige mobiele apparatuur en een flexibele werkplek in het Huis van de Stad. De vervolgstap is, dat al onze medewerkers de beschikking krijgen over een beveiligde laptop welke zowel op kantoor als op de thuiswerkplek of elders veilig kan worden gebruikt.

De werkplek in het Huis van de Stad zal om te voldoen aan de Arbo eisen worden aangepast dor de huidige vaste computers (thin cliënt) te vervangen door een USBhub, waarmee ze de laptop eenvoudig koppelen aan stroom, internet, een beeldscherm, een toetsenbord en muis (randapparatuur). In het Huis van de Stad zijn dan eind 2024 geen algemene werkplekken meer met een vaste computer (er blijven voor specifieke medewerkers nog wel een aantal vaste computers beschikbaar omdat hun functie dat vereist). Externe

medewerkers zullen gebruik blijven maken van hun eigen mobiele device en op de huidige beveiligde wijze blijven inloggen op de omgeving van de gemeente Gouda. Investeren in mobiele apparatuur in combinatie met een flexibele werkplek (USB-hub) voorkomt extra investeringen in aparte hybride werkruimten in het Huis van de Stad en biedt voordelen op ICT veiligheid en infrastructuur en op het gebied van flexibiliteit van het gebruik van de ruimte in het Huis van de Stad. Om het bovenstaande mogelijk te maken is het nodig een aantal ongeplande vervangingsinvesteringen in 2023 en 2024 uit te voeren en te investeren in mobiele apparatuur (laptops) voor iedere medewerker. Hiermee worden de Chromebooks op termijn volledig vervangen door laptops. Dit leidt tot extra aanvullende investeringen in (rand|)apparatuur bovenop het bedrag dat reeds is opgenomen in het Meerjarig Innovatie Vervanging en Onderhoud Plan (MIVOP) krediet voor andere vervangingsinvesteringen (o.a. smartphones en IT hardware).

2

Argumenten

2.1

Argumenten coalitieakkoord ICT is geen onderdeel van het coalitieakkoord. Maar ICT ondersteunt wel het werken voor de onderdelen van het coalitieakkoord, doordat de ondersteunende organisatieonderdelen goed en efficiënt door tijd en plaats onafhankelijk hun werkzaamheden moeten kunnen doen.

2.2

Argumenten Veiligheid Het gebruik van het nieuwe mobiele apparaat zorgt tevens dat er meer grip komt op de veiligheid van de apparaten. De afdeling Informatievoorziening en Automatisering beheert en beveiligt deze centraal, wat de kans op hacks en datalekken aanzienlijk verkleint.

3

Kanttekeningen

3.1

Aanbesteding uitstellen De aanbesteding uitstellen door over meerdere jaren te spreiden of zelfs niet door laten gaan, betekent op een andere moment aanvullend krediet zal moeten worden aangevraagd. Zoals eerder vermeld betreft het hardware, welke langer kan meegaan dan de financiële en technische afschrijving.

3.2

Projecten stoppen Het automatiseringskrediet is een centraal krediet voor de vervanging van hardware van verschillende onderdelen de ICT infrastructuur. Deze projecten zijn op basis prioriteit en een inschatting van de kosten gestart en worden er betalingsverplichtingen aan gegaan. Deze vervangingen zijn net zo noodzakelijk en daarbij geldt het probleem met de levertijden, zodat het niet verstandig is deze stop te zetten.

4

Juridische- / financiële gevolgen Door nu in één keer te investeren in nieuwe laptops voor alle medewerkers en de werkplekken in het Huis van de Stad uit te rusten met USB-hub’s en nieuwe randapparatuur, voegen we de uitbreiding en vervangingsslagen samen. Hierdoor voorkomen we een dubbele investering en wordt optimaal gebruik gemaakt van de flexibiliteit dat het gebruik van laptops biedt. De vervanging van de kantoorcomputers (thin cliënt) vergt wel een aantal aanpassingen op de werkplekken en het versterken van het kantoornetwerk. Dit valt binnen de begroting van INA. Bedragen x € 1.000

Investerings- Kapitaallasten bedrag 2024 2025

2026

2027

2028

2029

Automatisering 2023

600

134

131

128

125

123

-

Automatisering 2024

300

-

67

65

64

63

61

Totalen

900

134

198

194

189

185

61

pagina 2

5

Personele- / organisatorische gevolgen / duurzaamheid / positie mensen met een beperking Er zijn geen personele gevolgen qua formatie of extra/andere werkzaamheden. Deze nieuwe manier van werken heeft wel gevolgen voor de medewerker in die mate dat hij op kantoor niet meer kan werken op een aparte computer (thin cliënt), maar voor zowel werken op kantoor, thuis of op een andere locatie dezelfde beveiligde laptop gebruikt. Hierover is een positief advies afgegeven door de Ondernemingsraad. Ook is er advies gevraagd aan een arbo deskundige. De implementatie wordt verspreid over 2 jaar, zodat we alle medewerkers stapsgewijs kunnen meenemen in deze nieuwe manier van werken. Zo worden ook de investeringen verspreidt over 2 jaar en wordt bestaande apparatuur nog maximaal ingezet voor deze wordt vervangen door de nieuwe apparatuur en werkwijze. Duurzaamheid Bij de aanbesteding is duurzaamheid een vast onderdeel in de aanbestedingsleidraad en zal een leverancier moeten aangeven welke maatregelen men neemt om b.v. de CO2 uitstoot te verminderen en/of andere initiatieven welke aangeven dat men duurzaam bezig is. Door met laptops te gaan werken kan het stroomverbruik terug worden gebracht, doordat een laptop niet altijd in het stopcontact zal en hoeft te zitten. Bij de keuze van de laptop zal batterijduur een belangrijk onderdeel zijn om een gehele dag mee te kunnen werken.

Positie mensen met een beperking Door de werkplekken voor de medewerkers hybride te maken, kunnen evt. personen met een lichamelijke handicap thuis werkzaamheden verrichten. De huidige aangepaste werkplekken in het Huis van de Stad blijven op dezelfde manier in gebruik als nu, maar dan met een. Indien dit voor de medewerker niet werkbaar is, kan er een uitzondering worden gemaakt met een nieuwe vaste werkplek (met mini computer ipv een thin client’s).

6

Communicatie / interactiviteit De implementatie wordt uitgevoerd over een periode van 2 jaar. Dit om de overgang stapsgewijs en gedoseerd te kunnen uitvoeren. Hiervoor is bij INA een projectteam geformeerd, wat ook zorg draagt voor de communicatie en adoptie van de nieuwe manier van werken binnen Gouda.

Burgemeester en wethouders van Gouda, de secretaris, de burgemeester,

drs. R.C. Bakker

mr. drs. P. Verhoeve

pagina 3