Raadsvoorstel implementatie Woo

raadsvoorstel afdeling Griffie

steller

gouda

J.M. Holdijk

16 januari 2024

dossiernummer

telefoon

14-0182 onderwerp

Implementatie Wet open overheid

Gevraagd besluit De raad van de gemeente Gouda wordt voorgesteld te besluiten 1-Tot het vaststellen van het ambitieniveau “Basis” voor wat betreft het actief openbaar maken

van documenten, als bedoeld in de Wet open overheid. 2-Tot het aanwijzen van de medewerkers van Het omgevingsloket als contactfunctionaris Wet open overheid. 3-Tot het verlenen van een mandaat aan de griffier tot het beslissen op Woo-verzoeken, die aan de raad zijn gericht.

Toelichting 1

Nadere uitleg op gevraagd besluit

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. Met deze wet is de Wet openbaarheid van bestuur vervangen. De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. Belangrijk uitgangspunt vormt een gelijkwaardige informatiepositie van overheid en inwoners/ondernemers/journalisten. De wet beoogt de transparantie van de overheid te verbeteren door voor te schrijven, dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is, eenvoudig kan worden ontsloten en deugdelijk moet worden gearchiveerd. Daartoe legt de wet drie verplichtingen aan bestuursorganen op: de actieve openbaarmaking van documenten, de passieve openbaarmaking van documenten (het behandelen van Woo-verzoeken) en het op orde brengen van de informatiehuishouding. De Woo schrijft voor, dat bestuursorganen ongeveer vijftien categorieën van documenten uit eigen beweging openbaar moeten gaan maken. Dit betreft de zogenaamde actieve openbaarmakingsverplichting voor bestuursorganen. Deze verplichting zal gefaseerd voor de afzonderlijke informatiecategorieën worden ingevoerd, over een periode van meerdere jaren. De verwachting is nu, dat de eerste fase in het jaar 2025 zal worden ingevoerd.

De categorieën van documenten, waarvan nu bekend is, dat bestuursorganen deze actief openbaar zullen moeten gaan maken zijn: - Wet- en regelgeving (https://lokaleregelgeving.overheid.nl); - Organisatie- en bereikbaarheidsgegevens; - Diverse vergaderstukken en verslagen van de raad (https://gouda.bestuurlijkeinformatie.nl); - Agenda en besluitenlijsten van de hoogste bestuurlijke organen; - Stukken van adviescolleges; - Convenanten; - Jaarplannen en -verslagen;

- Woo-verzoeken en besluiten daarop en openbaargemaakte documenten naar aanleiding van Woo-verzoeken; - Onderzoeksrapporten; - Beschikkingen; - Klachten. Op dit moment is nog niet duidelijk, welke documenten in de categorieën van documenten vallen, die openbaar zullen moeten worden gemaakt. De definities van de categorieën zullen in de loop van de komende maanden door de VNG worden vastgesteld. Daarbij zullen benamingen van categorieën worden gewijzigd en wordt het aantal categorieën wellicht verder uitgebreid. Deze verplichting zal gefaseerd worden ingevoerd, over een periode van meerdere jaren. De VNG heeft de zogenaamde fase 1 gedefinieerd van categorieën van documenten die als eerste openbaar moeten worden gemaakt. De wetgever heeft deze fase reeds bekend gemaakt, hierin vallen de volgende informatiecategorieën: organisatiegegevens, vergaderstukken, convenanten en Woo-verzoeken. De categorie wet- en regelgeving ontbreekt hier omdat er reeds uit een andere wettelijke basis dan de Wet open overheid, namelijk de Bekendmakingswet, de verplichting bestaat tot het openbaar maken van deze documenten. De bovenstaande vier categorieën zijn gekozen omdat deze met relatief weinig impact kunnen worden geïmplementeerd. Categorieën met een grotere impact, zoals beschikkingen, volgen in een latere fase.

De definitieve fasering wordt via een of meerdere koninklijke besluiten bekend gemaakt. Voor de implementatie van deze openbaarmakingsverplichting voor de raadsdocumenten is het van belang om vooraf het ambitieniveau met betrekking tot de actieve openbaarmaking van deze documenten vast te stellen. Vervolgens kan de strategie worden bepaald om uitvoering te geven aan deze actieve openbaarmakingsverplichting. De VNG heeft in het stappenplan de onderstaande ambitieniveaus beschreven. Beneden-basis Basis Medium Plus

De gemeente voldoet niet aan in de Woo gestelde eisen. De gemeente volgt de wettelijke fasering van de Woo. Voor elke fase worden de documenten uit de betreffende categorie vanaf de wettelijk verplichte datum actief openbaar gemaakt. De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente al een aantal extra documenten actief openbaar waarvoor openbaarmaking (nog) niet wettelijk is verplicht De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum conform de Woo (basisniveau). Daarnaast maakt de gemeente ook alle documenten uit de nog niet in werking getreden fases al actief openbaar. En ook maakt de gemeente documenten openbaar waarvoor geen wettelijke verplichting tot openbaarmaking geldt. Er kan bijvoorbeeld onderliggende informatie openbaar gemaakt worden.

Gekozen is voor het niveau Basis. Bij dit ambitieniveau volgen het college en de burgemeester de landelijke fasering. Zo wordt te allen tijde aan de geldende wettelijke verplichtingen voldaan. Het college en de burgemeester hebben hiervoor inmiddels het ambitieniveau ‘basis’ vastgesteld, voor wat betreft de documenten, die bij hen berusten. In de raadsmemo van 4 juli 2023 is de raad hierover geïnformeerd. Voorgesteld wordt om ook voor de documenten, die bij de raad berusten en die de raad actief openbaar moet gaan maken, het ambitieniveau Basis vast te stellen.

pagina 2

Volgens artikel 4.7 van de Wet open overheid wijst elk bestuursorgaan ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie een of meer contactpersonen aan. Zo kan eenieder nagaan of een bestuursorgaan beschikt over de informatie waarnaar hij op zoek is en kan hij snel en effectief overzien welke informatie aanwezig is bij een bestuursorgaan. De bedoeling is dat de contactfunctionaris op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze, bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail, vragen over openbare documenten beantwoordt en de vindplaats vermeldt en wellicht ook documenten verstrekt in gevallen die zich daartoe lenen. Voorgesteld wordt om aan te sluiten bij de werkwijze van het college en de medewerkers van Het Omgevingsloket aan te wijzen als contactpersonen Woo voor de raadsstukken. Tenslotte wordt voorgesteld om een mandaat tot het nemen van beslissingen op Wooverzoeken te nemen, die aan de raad zijn gericht, te verlenen aan de griffier.

2

Argumenten

2.1

Ambitieniveau

2.1.1 Na het vaststellen van het ambitieniveau kan worden gestart met de implementatie van de

openbaarmakingsverplichting. Er kan dan tijdig worden gestart met de implementatie en de voorbereiding ervan. 2.1.2 Het vaststellen van het ambitieniveau is in lijn met het bestuursakkoord en met de ambitieniveaus van het college en de burgemeester. 2.1.3 Het college en de burgemeester hebben ook het ambitieniveau basis vastgesteld. Zoals vermeld hebben het college en de burgemeester het ambitieniveau basis vastgesteld. Het is wenselijk als de drie Goudse bestuursorganen hetzelfde ambitieniveau zou vaststellen. 2.2 Het is efficiënt om de medewerkers van het omgevingsloket aan te stellen als contactfunctionaris Woo. Deze medewerkers kunnen integraal nagaan welke informatie er bij de raad beschikbaar is. 2.3 Een beslismandaat is efficiënt voor de behandeling van Woo-verzoeken.

Het is gewenst om een mandaat aan de griffier te verlenen voor het nemen van besluiten op Woo-verzoeken, die zien op documenten, die zich bij de raad bevinden. Woo-verzoeken, die aan de raad zijn gericht komen overigens minder dan eenmaal per jaar voor. De raad wordt verzocht om dit mandaat aan de griffier te verlenen.

3

Kanttekeningen

Een hoger ambitieniveau is mogelijk Er zou gekozen kunnen worden voor een hoger ambitieniveau, zo wordt sneller voldaan aan de doelen van de Wet open overheid. Dit zou echter een grotere ambtelijke inzet vragen en bepaalde kosten naar voren halen. Gezien de forse belasting die het ambitieniveau Basis al vraagt van de ambtelijke organisatie, brengt een hoger ambitieniveau het risico met zich mee dat het niveau niet wordt gehaald door overbelasting van ambtenaren. Bovendien betekent vooruit lopen ten opzichte van andere gemeenten dat het minder mogelijk is van kennis en ervaring van andere gemeenten en/of de VNG gebruik te maken. Daarbij is nu nog niet duidelijk welke categorieën van documenten openbaar zullen moeten worden gemaakt en hoe deze categorieën, zoals vergaderstukken en beschikkingen zullen worden gedefinieerd. 3.1

Verder is nu nog geen gebruiksvriendelijk publicatieplatform aangeschaft. De landelijke ontwikkelingen zijn gevolgd en het zogenaamde PLOOI zou als platform worden gebruikt. De

pagina 3

invulling van de publicatieomgeving door het Rijk is echter veranderd. PLOOI wordt slechts als verwijsindex gebruikt. Dit heeft tot gevolg, dat gemeenten een eigen publicatieplatform voor de documenten zullen moeten aanschaffen. De ontwikkelingen rondom PLOOI worden op de voet gevolgd.

4

Juridische- / financiële gevolgen ….

5

Personele- / organisatorische gevolgen / duurzaamheid / positie mensen met een beperking Na de vaststelling van het ambitieniveau kan tijdig worden gestart met de voorbereiding

en de implementatie door de griffie.

6

Communicatie / interactiviteit Na besluitvorming worden de aanwijzing en de mandaatverlening op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt en treden deze besluiten de dag erna in werking.

Bijlage 1. Concept-besluit vaststellen ambitieniveau, aanwijzing contactpersonen Woo, mandaatverlening aan griffier Het presidium van de gemeenteraad van Gouda, griffier,

burgemeester,

mr. drs. E. J. Karman-Moerman

mr. drs. P. Verhoeve

pagina 4