Raadsvoorstel - geheimhouding

Raadsvoorstel afdeling Centraal juridische afdeling

steller

Gouda

E.J.C. Eissens

18 januari 2022

dossiernummer

telefoon

5878

0182588694

onderwerp

Geheimhouding

Gevraagd besluit Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad van de gemeente Gouda voor te besluiten tot: 1.

Vaststellen van bijgevoegde notitie geheimhouding;

2.

Opheffen van de geheimhouding van de op de bijgevoegde lijst opgenomen stukken.

Toelichting 1

Nadere uitleg op gevraagd besluit Art 25 lid 3 van de Gemeentewet bepaalt dat een besluit tot geheimhouding van stukken die aan de raad worden overgelegd, moet worden bekrachtigd in de eerstvolgende raadsvergadering. Blijft bekrachtiging achterwege dan is de geheimhouding opgeheven. De raad hoeft de geheimhouding alleen te bekrachtigen als de stukken waarop geheimhouding rust zijn overlegd aan de raad als bestuursorgaan. In het geval dat informatie wordt overlegd aan een of enkele raadsleden, worden de stukken niet beschouwd als overlegd aan de raad “als bestuursorgaan” en is bekrachtiging niet nodig (Gemeentewet art. 25 lid 4). In een voorgestelde wijziging van de Gemeentewet komt het onderscheid tussen aan de raad en aan individuele raadsleden overgelegde stukken te vervallen. De gedachte hierachter is dat ieder raadslid over dezelfde informatiepositie dient te beschikken. Daarnaast vervalt volgens het wetsvoorstel de bekrachtigingseis: als een stuk onder geheimhouding aan de raad is overgelegd, beslist de raad over het al dan niet opheffen van de geheimhouding.

2

Argumenten Veel gemeenten worstelen met procedures rondom geheimhouding. Ook in Gouda is er soms onduidelijkheid over welke procedures wanneer moeten worden toegepast en op welke (wettelijke) grondslag. De wet maakt onderscheid tussen “openbaar” en “geheim”. Het opleggen van geheimhouding kan vanwege bepaalde belangen die zijn opgenomen in art. 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Schending van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf dat strafbaar is gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. De notitie geheimhouding is bedoeld om de wettelijke kaders helder uiteen te zetten als basis voor heldere procedures en een goed samenspel tussen college en gemeenteraad. Omdat de notitie zowel bevoegdheden van de raad als het college betreft wordt voorgesteld om de notitie door beide bestuursorganen te laten vaststellen. Heldere spelregels over dit onderwerp zijn om meerdere redenen van belang:

De raad heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om zijn taak (kaders stellen, controleren en het volk vertegenwoordigen) uit te oefenen, ook als dit gevoelige informatie betreft. Deze informatieplicht van het college vloeit voort uit artikel 169 Gemeentewet. Op de schending van geheimhouding staat een strafrechtelijke sanctie. Duidelijkheid vooraf is dus van belang. Duidelijk moet zijn wat geheim is en openbaar en tot wanneer de geheimhouding geldt. Het is niet wenselijk dat elk raadslid een inschatting moet maken of met vertrouwelijk hetzelfde bedoeld wordt als geheim. Een stuk is alleen geheim als deze term uitdrukkelijk in de besluitvorming over het stuk is gebruikt. Met het aanmerken van stukken als vertrouwelijk dient, gelet op het uitgangspunt van transparant bestuur, terughoudend te worden omgegaan. Tenslotte is openbaarheid richting samenleving een kern van onze democratie. Daarbij horen duidelijke spelregels als die openbaarheid niet mogelijk is en geheimhouding wordt opgelegd. In paragraaf 2 van de notitie is opgenomen hoe wordt omgegaan met conceptstukken. In zijn algemeenheid zal het college terughoudend omgaan met het uit eigen beweging verstrekken van conceptstukken aan de raad, omdat deze stukken nog geen formele status hebben. Er heeft immers nog geen besluitvorming over plaatsgevonden.

Hoewel dit op zichzelf geen reden is op deze stukken geheimhouding op te leggen, lenen conceptstukken zich niet per definitie voor openbaarmaking op grond van de Wet openbaarheid van bestuur of voor openbare bespreking. Conceptstukken zullen in de regel ook het karakter hebben van documenten bestemd voor intern beraad die persoonlijke beleidsopvattingen bevatten. De griffie wil regelmatig (ongeveer 2 keer per jaar) bezien of de opgelegde geheimhouding van de stukken die in de kluis liggen in stand moet blijven of dat deze eraf kan door gewijzigde omstandigheden. Om dit goed te kunnen beoordelen vraagt de griffie hiervoor advies aan het college. Een lijst van de geheime stukken die zich thans in de kluis bevinden is bijgevoegd. Ook is een lijst bijgevoegd van de stukken waarvan het college meent dat de geheimhouding door gewijzigde omstandigheden/actualiteit kan worden opgeheven. De bedoeling van dit besluit is om de lijst geheime stukken op te schonen en te beperken tot besluiten waarvoor de geheimhouding nog steeds opportuun is. Vervolgens kan periodiek een voorstel aan de raad worden gedaan om de lijst actueel te houden. De griffie houdt een register bij van de stukken waarvoor de raad de geheimhouding heeft bekrachtigd of die onder geheimhouding aan een of enkele raadsleden zijn toegestuurd.

Het opheffen van de geheimhouding betekent overigens niet dat deze stukken per definitie openbaar worden. Een verzoek om informatie zal worden beoordeeld worden aan de hand van de Wet openbaarheid van bestuur. Stukken waarvan de geheimhouding is opgeheven kunnen nog steeds vertrouwelijk zijn. Raadsleden zijn met betrekking tot stukken, waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of moeten vermoeden, gebonden aan de geheimhoudingsplicht die is opgenomen in art. 2:5 Algemene wet bestuursrecht.

3

Kanttekeningen Een goede samenwerking tussen griffie, CJA en bestuursondersteuning is belangrijk om het geheimhoudingsproces soepel te laten verlopen.

4

Juridische- / financiële gevolgen Het is belangrijk dat besluiten van college en raad waarin geheimhouding wordt opgelegd worden gemotiveerd op grond van artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur. De motivatie voor de geheimhouding dient te worden opgenomen in de argumenten van een collegevoorstel of in het raadsbesluit, afhankelijk van het orgaan dat de geheimhouding oplegt/bekrachtigt.

5

Personele- / organisatorische gevolgen / duurzaamheid / positie mensen met een beperking N.v.t.

pagina 2

6

Communicatie / interactiviteit Na vaststelling van de notitie zal hierover organisatie breed worden gecommuniceerd en wordt de notitie op James geplaatst.

pagina 3