Raadsmemo Voortgang en borging Grip op Goudse projecten

raadsmemo aan

de gemeenteraad

onderwerp

Voortgang en borging Grip op Goudse projecten

van

het college van burgemeester en wethouders

datum

9 juni 2026

zaaknummer

1692608

memo Samenvatting Grip op Goudse projecten betreft de uitvoering van het raadsbesluit van september 2024 over het rekenkamerrapport Ecopark Gouda en gewenste verbeteringen met betrekking tot sturing en beheersing van projecten en programma’s. Met dit memo informeert het college de raad over de voortgang van het verbeterprogramma Grip op Goudse projecten en over wat de concept plannen zijn om de ontwikkelde en aangepaste werkwijze voor sturing en beheersing van projecten goed te borgen in de organisatie.

Doel Met dit memo informeert het college de raad over de voortgang van het verbeterprogramma Grip op Goudse projecten en over wat de concept plannen zijn om de ontwikkelde en aangepaste werkwijze voor sturing en beheersing van projecten goed te borgen in de organisatie.

1

Aanleiding

Grip op Goudse projecten betreft de uitvoering van het raadsbesluit van september 2024 over het rekenkamerrapport Ecopark Gouda en gewenste verbeteringen met betrekking tot sturing en beheersing van projecten en programma’s (zie bijlage 1). In 2025 is gestart met een programmatische aanpak om de noodzakelijke verbeteringen uit te voeren. Dit heeft onder andere geleid tot een raadsbesluit over een regeling risicovolle projecten in november 2025 (zie bijlage 2). De programmatische aanpak loopt door tot eind 2026 langs de door de rekenkamer aanbevolen onderdelen, zijnde: Versterken projectmanagement, Versterken risicomanagement projecten, Versterken financiële beheersing projecten en Versterken informatievoorziening projecten. Dit memo ligt nu voor conform bijgaand raadsbesluit (bijlage 1), beslispunt 2.2, waarmee is afgesproken om de raad te informeren over de voortgang van de verbetertrajecten. Deze zelfde maand heeft u een raadsmemo ontvangen met daarbij de eerste inhoudelijke voortgangsrapportage over de projecten. Dit memo gaat in op de lopende verbetertrajecten en borging van de werkwijze om te kunnen sturen en rapporteren over deze projecten.

Aanvullende informatie Doel en beoogde resultaten Grip op Goudse projecten Het doel van Grip op Goudse projecten is het vergroten van de voorspelbaarheid, bestuurbaarheid en financiële beheersbaarheid van projecten, zodat ambtelijke organisatie, college en raad tijdig kunnen bijsturen wanneer projecten afwijken op geld, tijd, kwaliteit en/of risico’s.  Borging en consistente toepassing van de Regeling Risicovolle Projecten (raadsbesluit 2025);  Helderheid in governance, rollen en besluitvorming bij sturing en beheersing van projecten;  Versterken projectmanagement, risicomanagement, financiële beheersing en informatievoorziening van projecten (vier deelprojecten conform advies rekenkamer). De beoogde resultaten om het bovenstaande doel te bereiken zijn: 1. Versterken projectmanagement door het ontwikkelen en implementeren van een Goudse standaard voor projectmatig werken (inclusief toolbox en passend projectsysteem) en het (door)ontwikkelen en borgen van het Project Portfolio Overleg ter verbetering van de ambtelijke sturing en besluitvorming; 2. Versterken risicomanagement van projecten door het uitvoeren van risicosessies en identificeren en vastleggen van risico’s van projecten, borging van rollen, planning & control en financiën en faciliteren en borgen van training op het gebied van risicomanagement van projecten; 3.

Versterken financiële beheersing van projecten door implementatie van een uniforme (financiële)

projectadministratie, (door)ontwikkeling van financiële projectrapportages en de versterking van de projectadministratie en projectcontrol functie; 4. Versterken informatievoorziening van projecten door implementatie en borging van de regeling risicovolle projecten en het opstellen van een programma van eisen voor een passend projectsysteem, waarin alle projecten op gewenste wijze kunnen worden vastgelegd, met als doel betere dossiervorming, informatievoorziening, monitoring, rapportage en (tijdige) bijsturing.

Programmatische aanpak in 2026 In 2025 is gestart met een programmatische aanpak om de noodzakelijke verbeteringen uit te voeren. Dit heeft onder andere geleid tot een raadsbesluit over een regeling risicovolle projecten in november 2025 (zie bijlage 2). De programmatische aanpak loopt door tot eind 2026 langs de door de rekenkamer aanbevolen onderdelen, zijnde: Versterken projectmanagement, Versterken risicomanagement projecten, Versterken financiële beheersing projecten en Versterken informatievoorziening projecten. Voor de programmatische aanpak is begin 2026 een programmaplan opgesteld en vastgesteld door het college. De planning van het programma Grip op Goudse projecten in 2026 ziet er als volgt uit. Deze planning is gekoppeld aan de vier bovenstaande onderdelen, die eerder door de rekenkamer zijn aanbevolen.

Voortgang Grip op Goudse projecten Het verbeterprogramma loopt op hoofdlijnen conform de bovenstaande planning. De afgelopen periode zijn de volgende deelproducten opgeleverd en tussentijdse resultaten gerealiseerd.

pagina 2

1. Versterken projectmanagement:  Gestart met een Project Portfolio Overleg, pilot uitgevoerd en geëvalueerd. Op korte termijn krijgt het overleg in gewijzigde samenstelling een formele status in de organisatie. Met het Project Portfolio Overleg ontstaat één centraal ambtelijk overleg waarin prioriteiten, risico’s, capaciteit en financiële consequenties van projecten integraal worden afgewogen. Hierdoor wordt voorkomen dat besluiten versnipperd plaatsvinden binnen afzonderlijke afdelingen;  Uniform proces projectmatig werken op hoofdlijnen opgesteld en vastgesteld. Dit proces wordt de komende maanden uitgewerkt tot Goudse standaard voor projectmatig werken. Door de ontwikkeling van één Goudse standaard voor projectmatig werken wordt voorkomen dat afdelingen verschillende werkwijzen hanteren voor vergelijkbare projecten. Dit vergroot de voorspelbaarheid van projecten en maakt rapportages onderling vergelijkbaar.  Start gemaakt met de (nadere) uniformering van formats voor projectmatig werken. 2. Versterken risicomanagement van projecten:  Uniforme systematiek risicomanagement vastgesteld;  Risicosessies uitgevoerd en gedocumenteerd voor de risicovolle projecten;  Trainingen risicomanagement ontwikkeld en gestart met uitvoering. 3.

Versterken financiële beheersing van projecten:  Implementatieplan uniforme projectadministratie vastgesteld en gestart met implementatie;  Voorstel uitgewerkt en vastgesteld voor uniforme werkwijze post onvoorzien in projecten;  Voorstel versterking projectadministratie en control in voorbereiding. 4. Versterken informatievoorziening van projecten:  Pilot beoordeling en selectie risicovolle projecten 2025 uitgevoerd (juni 2025);  Regeling risicovolle projecten opgesteld en vastgesteld (raad, november 2025);  Beoordeling en selectie risicovolle projecten 2026 uitgevoerd (maart 2026);  Rapportage risicovolle projecten 1e berap 2026 (raadsmemo, mei 2026);  Werkgroep opgestart voor opstellen programma van eisen uniform projectsysteem met als doel betere dossiervorming (wettelijke vereisten archiefwet), borging continuïteit projectdocumentatie, verbetering monitoring, rapportage en beslissingsondersteuning. De verwachting is dat de implementatie van de meeste onderdelen van het verbetertraject in het 2e en 3e kwartaal van dit jaar kan plaatsvinden. De borging van de gerealiseerde verbeteringen in de organisatie kan in het 4e kwartaal plaatsvinden. De evaluatie van de regeling risicovolle projecten zal aan het begin van het 4e kwartaal uitgevoerd worden, zoals aangegeven via raadsmemo rapportage risicovolle projecten 1e berap.

De geïdentificeerde verbeterpunten met betrekking tot de regeling kunnen vervolgens in het 4e kwartaal worden verankerd en worden meegenomen bij de geplande borging van alle verbeterpunten in de organisatie. Borging Grip op Goudse projecten De afgelopen anderhalf jaar is geïnvesteerd in het ontwikkelen van nieuwe werkwijzen, instrumenten en rapportages. De belangrijkste vraag is nu niet langer hoe deze verbeteringen worden ontwikkeld, maar hoe deze structureel worden geborgd. Zonder aanvullende capaciteit en investering in de aanpassing van hulpmiddelen (systemen, rapportages/dashboards, opleiding en training) bestaat het risico dat de gerealiseerde verbeteringen na afronding van de verbetertrajecten onvoldoende kunnen worden onderhouden en dat de organisatie terugvalt naar de oude werkwijze. Op dit moment werken we uit wat er nodig is op het gebied van projectadministratie, projectcontrol en projectbeheersing om de nu ontwikkelde werkwijze te borgen. U ontvangt hiervoor later dit jaar een voorstel.

Motie/toezegging Ja, betreft toezegging van de portefeuillehouder tijdens de commissievergadering op 1 oktober 2025 en de raadsvergadering op 5 november 2025 over de besluitvorming over de regeling risicovolle projecten, waarbij is afgesproken om bij de 1e bestuursrapportage 2026 de raad nader te informeren.

Bijlagen(n): 1. Raadsbesluit Rapport Rekenkamer Ecopark 2. Raadsbesluit Regeling Risicovolle Projecten

pagina 3