Raadsmemo Regeling Risicovolle Projecten

memo aan de gemeenteraad aan onderwerp

van datum dossiernummer

de gemeenteraad Raadsmemo Regeling Risicovolle Projecten het college van burgemeester en wethouders 22 januari 2025 8833

memo Samenvatting Deze notitie bevat een voorstel voor het opstellen van een Regeling Risicovolle Projecten voor de gemeente Gouda. Een dergelijke regeling is van groot belang om grip te krijgen op grote, complexe projecten en risico’s tijdig te signaleren en beheersen. Gemeenten zoals Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en bijvoorbeeld Leiden en Sliedrecht hebben al vergelijkbare regelingen ingevoerd, met als resultaat verbeterde sturing en transparantie. Dit document biedt een overzicht van de voorgestelde aanpak. Aanleiding De raad heeft naar aanleiding van de aanbevelingen van de Groene Hart Rekenkamer over het Ecopark project een agenderingsverzoek ingediend. Hierin geeft de raad aan invulling te willen geven aan de aanbevelingen met betrekking tot het sturen op grote en/of risicovolle projecten. Dit voorstel is een belangrijke eerste stap om een structurele aanpak te ontwikkelen. Doel Het doel van deze notitie is om de gemeenteraad te informeren over de voorgestelde aanpak voor risicovolle projecten in Gouda en een kader te bieden, waarmee de raad kan vaststellen welke projecten extra aandacht vereisen. De raad wordt gevraagd om in te stemmen met de verdere ontwikkeling van de Regeling Risicovolle Projecten.

Aanvullende informatie Regeling Risicovolle Projecten Het voorstel is om een Regeling Risicovolle Projecten voor de Gemeente Gouda op te stellen en deze te laten vaststellen in de raad. Een dergelijke regeling is van groot belang om grip te krijgen op grote, complexe projecten en risico’s tijdig te signaleren en beheersen. Gemeenten zoals Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en bijvoorbeeld Leiden en Sliedrecht hebben al vergelijkbare regelingen ingevoerd, met als resultaat verbeterde sturing en transparantie. Dit document biedt een overzicht van de voorgestelde aanpak. Een regeling voor risicovolle projecten helpt de gemeente Gouda om complexe, impactvolle projecten effectief te beheersen. Door vooraf duidelijke criteria vast te stellen en de rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen te definiëren, kunnen risico’s tijdig worden gesignaleerd. Deze aanpak geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om invulling te geven aan haar kaderstellende en controlerende rol. In navolging van andere gemeenten kan een dergelijke regeling bijdragen aan een betere informatiepositie van de raad. Door de rapportage- en informatievoorziening systematisch in te richten, ontvangt de raad tijdig en volledig inzicht in de voortgang, risico’s en beheersmaatregelen van risicovolle projecten. Inhoud van de Regeling De regeling omvat een aantal essentiële onderdelen:

1. Criteria en afwegingskader De regeling bevat een helder afwegingskader om te bepalen wanneer een project als risicovol wordt beschouwd. Met deze criteria kan de gemeente structureel beoordelen welke projecten extra aandacht en beheersmaatregelen vereisen. 2. Rollen en verantwoordelijkheden In de regeling leggen we vast welke rollen en verantwoordelijkheden betrokken partijen hebben, zoals de gemeenteraad, het college, bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer. Het college doet een voorstel voor de kwalificatie van risicovolle projecten; de raad stelt deze uiteindelijk vast. Hiermee wordt geborgd dat iedereen binnen de organisatie weet wat van hen verwacht wordt in de sturing en rapportage van deze projecten. 3. Informatievoorziening en rapportage Een belangrijk onderdeel van de regeling is de informatievoorziening richting de raad. De regeling bepaalt de frequentie, vorm en inhoud van rapportages, waarbij doorgaans halfjaarlijks een update wordt gegeven over de voortgang, risico’s en beheersmaatregelen van risicovolle projecten. Dit biedt de raad de benodigde transparantie en geeft inzicht in mogelijke afwijkingen. De regeling kan worden verankerd in de financiële verordening. Voorgestelde Criteria en afwegingskader Om projecten als risicovol te kwalificeren, kun je denken aan de volgende criteria.

Deze criteria kunnen een afwegingskader vormen waarmee kan worden beoordeeld of een project als risicovol project wordt beschouwd en extra beheersing vereist. Daarbij gaat het vooral om het samenspel van de diverse criteria. 1. Maatschappelijke Impact Projecten met een substantiële invloed op de leefomgeving of gemeenschap, bijvoorbeeld door ingrijpende veranderingen in de openbare ruimte of langdurige overlast voor bewoners. 2. Complexiteit Projecten die meerdere gemeentelijke afdelingen overstijgen en waarbij samenwerking met externe partijen noodzakelijk is, vereisen meer coördinatie en afstemming, wat extra risico’s kan opleveren. 3. Risicoprofiel Projecten die technische, juridische of politieke risico’s met zich meebrengen, zoals juridische geschillen, complexe vergunningstrajecten of grote politieke aandacht, vragen om een strikte risicoanalyse en beheersmaatregelen. 4. Financiële omvang Bijvoorbeeld: projecten met een budget groter dan € 5 miljoen vallen binnen deze categorie, gezien hun te verwachten impact op de gemeentelijke begroting en financiële risico’s. 5. Innovatie en duurzaamheid Projecten waarin nieuwe technologieën of duurzame oplossingen worden toegepast kunnen extra toezicht en sturing vragen vanwege onbekende risico’s en innovatieve contractvormen.

Toepassing van het Afwegingskader en Besluitvorming Op basis van dit afwegingskader wordt door het college een voorstel gedaan om een project al dan niet te kwalificeren als risicovol project. Het college beoordeelt projecten aan de hand van de genoemde criteria en maakt een inschatting van het risiconiveau en de beheersbehoefte.

pagina 2

De projecten die volgens het college als risicovol worden aangemerkt, worden in een jaarlijkse lijst vastgelegd en voorgelegd aan de raad ter vaststelling. Hiermee heeft de raad het laatste woord in de kwalificatie van risicovolle projecten. Er is ruimte om een project als risicovol aan te merken, zelfs als niet aan alle criteria wordt voldaan, afhankelijk van het oordeel van het college. Deze werkwijze sluit aan bij de aanpak in andere gemeenten, zoals Utrecht, en zorgt voor een heldere en transparante besluitvorming rond grote en complexe projecten. Door rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen en een helder afwegingskader te hebben kan de informatiepositie van de raad worden versterkt.

pagina 3