Raadsmemo Grote Complexe Projecten

memo aan de gemeenteraad aan onderwerp

van datum dossiernummer

de gemeenteraad Raadsmemo Grote Complexe Projecten het college van burgemeester en wethouders 4 december 2024 8833

memo

Samenvatting

Deze notitie bevat een voorstel voor het opstellen van een Regeling Risicovolle Projecten voor de gemeente Gouda. Een dergelijke regeling is van groot belang om grip te krijgen op grote, complexe projecten en risico’s tijdig te signaleren en beheersen. Gemeenten zoals Utrecht, Rotterdam, Haarlem, Deventer en Breda hebben al vergelijkbare regelingen ingevoerd, met als resultaat verbeterde sturing en transparantie. Dit document biedt een overzicht van de voorgestelde aanpak en bevat een voorlopige definitie en criteria, die uiteindelijk worden vastgesteld in de regeling.

Doel

Het doel van deze notitie is om de gemeenteraad te informeren over de voorgestelde aanpak voor grote en risicovolle projecten in Gouda en een kader te bieden waarmee de raad kan vaststellen welke projecten extra aandacht vereisen. De raad wordt gevraagd om in te stemmen met de verdere ontwikkeling van de Regeling Risicovolle Projecten.

Aanleiding

De raad heeft naar aanleiding van de aanbevelingen van de Groene Hart Rekenkamer over het Ecoparkproject een agenderingsverzoek ingediend. Hierin vraagt de raad om meer inzicht over grote en complexe projecten. Dit voorstel biedt een structurele aanpak door het ontwikkelen van een Regeling Risicovolle Projecten.

Aanvullende informatie Regeling Risicovolle Projecten Het voorstel is om een Regeling Risicovolle Projecten voor de Gemeente Gouda op te stellen en deze te laten vaststellen in de raad. Een dergelijke regeling is van groot belang om grip te krijgen op grote, complexe projecten en risico’s tijdig te signaleren en beheersen. Gemeenten zoals Utrecht, Rotterdam, Haarlem, Deventer en Breda hebben al vergelijkbare regelingen ingevoerd. Een regeling voor risicovolle projecten helpt de gemeente Gouda om complexe, impactvolle projecten effectief te beheersen. Door vooraf duidelijke criteria vast te stellen en de rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen te definiëren, kunnen risico’s tijdig worden gesignaleerd. Deze aanpak geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om invulling te geven aan haar kaderstellende rol. In navolging van andere gemeenten kan een dergelijke regeling bijdragen aan een betere informatiepositie van de raad. Door de rapportage- en informatievoorziening systematisch in te richten, ontvangt de raad tijdig en volledig inzicht in de voortgang, risico’s en beheersmaatregelen van grote risicovolle projecten. Inhoud van de Regeling De regeling omvat een aantal essentiële onderdelen:

1. Criteria en Afwegingskader De regeling bevat een helder afwegingskader om te bepalen wanneer een project als risicovol wordt beschouwd. Met deze criteria kan de gemeente structureel beoordelen welke projecten extra aandacht en beheersmaatregelen vereisen. 2. Rollen en Verantwoordelijkheden In de regeling leggen we vast welke rollen en verantwoordelijkheden betrokken partijen hebben, zoals projectleiders, het college en de gemeenteraad. Het college doet een voorstel voor de kwalificatie van risicovolle projecten; de raad stelt deze uiteindelijk vast. Hiermee wordt geborgd dat iedereen binnen de organisatie weet wat van hen verwacht wordt in de sturing en rapportage van deze projecten. 3. Informatievoorziening en Rapportage Een belangrijk onderdeel van de regeling is de informatievoorziening richting de raad. De regeling bepaalt de frequentie en inhoud van rapportages, waarbij minimaal halfjaarlijks een update wordt gegeven over de voortgang, risico’s en beheersmaatregelen van risicovolle projecten. Dit biedt de raad de benodigde transparantie en geeft inzicht in mogelijke afwijkingen. De regeling kan worden verankerd in de financiële verordening. Definitie en Criteria voor Grote Projecten De Raad heeft specifiek gevraagd welke definitie en criteria zouden kunnen gelden voor grote complexe projecten. Voor deze notitie zijn daarom meerdere regelingen geanalyseerd.

Op basis hiervan zou een definitie voor een groot project kunnen zijn: Een project dat een aanzienlijke impact heeft op de gemeentelijke middelen, organisatie en/of gemeenschap en een hoog risiconiveau kent dat extra beheersing vereist. Met deze definitie kan Gouda grote en risicovolle projecten eenduidig identificeren. Daarbij kan het verstandig zijn om sommige programma’s zoals IHP of VCP in totaal als groot project te definiëren. Voorgestelde Criteria en Afwegingskader Om projecten als groot en risicovol te kwalificeren, kun je denken aan de volgende criteria. Deze criteria kunnen dan een afwegingskader vormen waarmee kan worden beoordeeld of een project als risicovol project wordt beschouwd en extra beheersing vereist. Daarbij gaat het vooral om het samenspel van de diverse criteria. 1. Financiële Omvang Projecten met een budget groter dan €5 miljoen vallen binnen deze categorie, gezien hun mogelijke impact op de gemeentelijke begroting en financiële risico’s. Het gaat daarbij dus om investeringen in fysieke projecten. 2. Maatschappelijke Impact Projecten met een substantiële invloed op de leefomgeving of gemeenschap, bijvoorbeeld door ingrijpende veranderingen in de openbare ruimte of langdurige overlast voor bewoners. 3.

Complexiteit Projecten die meerdere gemeentelijke afdelingen overstijgen en waarbij samenwerking met externe partijen noodzakelijk is, vereisen meer coördinatie en afstemming, wat extra risico’s kan opleveren. 4. Risicoprofiel Projecten die technische, juridische of politieke risico’s met zich meebrengen, zoals juridische geschillen, complexe vergunningstrajecten of grote politieke aandacht, vragen om een strikte risicoanalyse en beheersmaatregelen.

pagina 2

5. Innovatie en Duurzaamheid Projecten waarin nieuwe technologieën of duurzame oplossingen worden toegepast kunnen extra toezicht en sturing vragen vanwege onbekende risico’s en innovatieve contractvormen. Definitieve definitie en criteria worden opgenomen in de regeling risicovolle projecten die later door de raad wordt vastgesteld. Toepassing van het Afwegingskader en Besluitvorming Op basis van dit afwegingskader wordt door het college een voorstel gedaan om een project al dan niet te kwalificeren als groot en risicovol. Het college beoordeelt projecten aan de hand van de genoemde criteria en maakt een inschatting van het risiconiveau en de beheersbehoefte. De projecten die volgens het college als groot en risicovol worden aangemerkt, worden in een jaarlijkse lijst vastgelegd en voorgelegd aan de raad ter vaststelling. Hiermee heeft de raad het laatste woord in de kwalificatie van risicovolle projecten. Er is ruimte om een project als groot en risicovol aan te merken, zelfs als niet aan alle criteria wordt voldaan, afhankelijk van het oordeel van het college. Deze werkwijze sluit aan bij de aanpak in andere gemeenten, zoals Utrecht, en zorgt voor een heldere en transparante besluitvorming rond grote en complexe projecten. Door rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen en een helder afwegingskader te hebben kan de informatiepositie van de raad worden versterkt.

pagina 3