Raadsmemo geheimverklaring interne ambtelijke evaluatie Ecopark

memo aan de gemeenteraad aan dossiernummer onderwerp

van datum

de gemeenteraad 7557 Ter inzagelegging onder geheimverklaring Interne ambtelijke evaluatie Ecopark het college van burgemeester en wethouders 10 oktober 2023

memo De raad is door middel van het memo Uitkomsten interne ambtelijke evaluatie Ecopark (7495) geïnformeerd over de uitkomsten van de interne ambtelijke evaluatie en de lessen die geleerd zijn van de gang van zaken rond het project Ecopark. Vanwege de herleidbaarheid naar personen is de interne ambtelijke evaluatie niet integraal met de raad gedeeld. Naar aanleiding van de bespreking in de commissie Bestuur van 20 september 2023 heeft het college besloten de raad inzage te geven in de interne ambtelijke evaluatie Ecopark, onder het opleggen van verplichting tot geheimhouding als bedoeld in artikel 87 Gemeentewet. Reikwijdte van de Interne ambtelijke evaluatie Ecopark: interne organisatie en sturing De directie heeft opdracht gegeven om een reconstructie te maken van de procesgang rond het project Ecopark. De reconstructie brengt op hoofdlijnen in kaart hoe het proces is verlopen. De focus ligt daarbij op de interne organisatie en sturing, en daarmee niet op externe (politieke) of inhoudelijke aspecten. Er is primair aandacht voor afwegingen (of het gebrek daaraan) binnen de ambtelijke organisatie op sleutelmomenten, die gedurende het project hebben geleid tot de ontstane uitkomst, namelijk het in een laat stadium in beeld hebben van een forse kostenoverschrijding en het niet halen van de planning.

Doelstelling Interne ambtelijke evaluatie Ecopark Het doel van de reconstructie is om door het in kaart brengen van sleutelmomenten in het proces te leren ten aanzien van de interne organisatie en sturing. Het document is niet opgesteld met het oog op externe communicatie of om politiek verantwoording af te leggen. Kernvragen bij de evaluatie waren: 1. Welke organisatorische factoren hebben geleid tot de ontstane problemen rond het project Ecopark? 2. Welke lessen kunnen we hieruit trekken om projecten in de toekomst goed te organiseren? Om herhaling te voorkomen dienen de in dit memo geformuleerde conclusies en aanbevelingen zoveel mogelijk organisatie breed opgepakt te worden Opleggen verplichting tot geheimhouding Het college heeft een verplichting tot geheimhouding opgelegd op dit raadsmemo en op de ambtelijke evaluatie Ecopark (bijlage) op grond van artikel 87 Gemeentewet. Het college verzoekt de griffie om dit memo en deze evaluatie onder de verplichting tot geheimhouding voor de raadsleden ter inzage te leggen. Geheimhouding vanwege eerbiediging persoonlijke levenssfeer De motivering voor het opleggen van de verplichting tot geheimhouding is ten eerste het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, zoals bedoeld in art. 5.1 lid 2 sub e van de Wet open overheid (Woo), aangezien de evaluatie gegevens bevat die zijn te herleiden tot betrokken personen.

Geheimhouding vanwege het belang van goed kunnen functioneren gemeente en college Ten tweede is de motivering van de geheimhouden gelegen in het belang van het goed functioneren van de gemeente en het college, zoals bedoeld in art. 5.1 lid 2 sub i van de Woo. Als de inhoud van een intern ingestoken ambtelijke evaluatie buiten de sfeer van de gemeente bekend zouden worden,

dan komt dit goed functioneren in het geding. De ambtelijke organisatie moet intern in vrijheid het eigen functioneren kunnen evalueren, zodat daaruit nuttige lessen voor de toekomst getrokken kunnen worden. De bereidheid om mee te werken aan toekomstige interne evaluaties over het eigen functioneren kan en zal naar verwachting afnemen als de ambtelijke organisatie er niet van op aan kan dat de informatie binnen de sfeer van de gemeente blijft. In dat geval zal het lerend effect afnemen. Het veilig en zorgvuldig intern kunnen evalueren van het ambtelijk acteren is een voorwaarde voor het goed functioneren van de ambtelijke organisatie en het college. Dit staat evaluaties met een extern/verantwoordingskarakter overigens niet in de weg. Tevens kan de ambtelijke organisatie zich niet verdedigen in de politieke arena.

Bijlage: Interne ambtelijke evaluatie Ecopark

pagina 2