Raadsmemo documenten rekenkameronderzoek Ecopark

memo aan de gemeenteraad aan

de gemeenteraad

onderwerp

Ter inzagelegging –deels onder geheimhouding- van documenten gedeeld met Rekenkamer t.b.v. Rekenkameronderzoek Ecopark

van datum dossiernummer

het college van burgemeester en wethouders 9 juli 2024 8454

memo Samenvatting Het college van B&W heeft een verplichting tot geheimhouding opgelegd op een aantal van de documenten die gedeeld zijn met de Groene Hart Rekenkamer en die nu ter inzage worden gelegd voor de gemeenteraad. Het college verzoekt de griffie om dit memo en de betreffende documenten onder de verplichting tot geheimhouding voor de raadsleden digitaal ter inzage te leggen. Aanleiding Op 7 februari 2024 heeft de gemeenteraad per motie besloten de Groene Hart Rekenkamer te vragen onderzoek te doen naar het project Ecopark. Direct aansluitend heeft de gemeenteraad per motie het college van B&W verzocht om alle documenten die ten behoeve van het Rekenkameronderzoek Ecopark aan de onderzoekers ter beschikking zijn gesteld, bij het verschijnen van het rapport ook (vertrouwelijk) ter inzage te leggen bij de griffie voor de leden van de gemeenteraad. Zowel bij aanvang als gedurende het onderzoek zijn door de Rekenkamer informatieverzoeken gedaan aan de organisatie.

De informatieverzoeken hadden betrekking op: • Informatievoorziening • Handelen binnen mandaat • Risicomanagement • Aanpassingen in het project • Governance en samenwerking • Perspectief op exploitatie • Beleids- en besluitvorming Het verzoek was om de informatieverzoeken zo ruim mogelijk op te vatten en indien er nog andere relevante documenten of relevante onderzoekinformatiebronnen beschikbaar waren die niet zijn genoemd, deze ook aan de Rekenkamer toe te sturen. Aan dit verzoek is invulling gegeven. Dit heeft geresulteerd in het delen van ruim 280 documenten. Het gaat hierbij zowel om documenten met een bestuurlijke als met een ambtelijke status. Denk hierbij aan college- en raadsstukken, aanbestedingsdocumenten, ambtelijke (concept) memo’s, ambtelijke plannen van aanpak, e-mailwisselingen tussen collega’s en/of met externen, etc. Het gaat daarbij om stukken die met het project Ecopark te maken hebben, maar ook om documenten die te maken hebben met bijvoorbeeld interne verbeterprocessen of organisatieontwikkeling. Aanvullende informatie De motivering voor het opleggen van de verplichting tot geheimhouding is dat veel documenten, bijvoorbeeld die gaan over aanbestedingen en contracten, bedrijfsgegevens bevatten die

vertrouwelijk aan de gemeente zijn meegedeeld, zoals bedoeld in art. 5.1 lid 1 sub c van de Wet open overheid (Woo). Daarnaast komen door openbaarmaking van de stukken de financiële belangen van de gemeente in het geding, zoals bedoeld in art. 5.1 lid 2 sub b van de Woo. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om documenten die betrekking hebben op claims van de aannemer. Bovendien bevatten veel documenten persoonsgegevens, zoals bedoeld in art. 5.1 lid 1 sub d van de Woo, waarbij het voor betrokkenen schadelijk kan zijn als deze openbaar worden. Denk hierbij aan e-mailwisselingen, zowel tussen interne betrokkenen als met externe betrokkenen. Ook is de motivering van de geheimhouding gelegen in het belang van het goed functioneren van de gemeente en het college, zoals bedoeld in art. 5.1 lid 2 sub i van de Woo. Als de inhoud van sommige documenten, zonder context of duiding, buiten de sfeer van de gemeente bekend zouden worden, dan komt dit goed functioneren in het geding. Verder geldt dat de documenten zo talrijk zijn en dermate in samenhang verbonden zijn, dat moeilijk te scheiden is wat wel en niet geheim is of vertrouwelijke informatie bevat. Een aantal documenten is evident openbaar. Op deze documenten wordt daarom geen geheimhouding opgelegd.

Het gaat om: • Openbare college- en raadsstukken • De budgethoudersregeling Gouda 2020 • De Goudse organisatie-uitgangspunten (versie januari 2020) • Het verbijzonderde intern controle plan 2023 (Versie 1.0) • Het mandaatbesluit ‘openen voorbereidingskrediet Ecopark’ Gelet op zowel het aantal stukken als de omvang van sommige stukken, wordt er voor gekozen de documenten digitaal ter inzage te leggen. Concreet betekent dit dat leden van de gemeenteraad via de griffier op verzoek digitaal toegang krijgen tot de bestanden die met de Groene Hart Rekenkamer zijn gedeeld. Daarbij zijn de bestanden geplaatst in mappen die de naam dragen van de thema’s zoals genoemd in de Aanleiding van dit raadsmemo. Per map is aangegeven of het openbare documenten betreft of dat het gaat om geheime documenten. Motie Met het ter inzage leggen wordt voldaan aan de motie van 7 februari 2024 waarin het college van B&W gevraagd wordt om alle documenten die ten behoeve van het Rekenkameronderzoek Ecopark aan de onderzoekers ter beschikking zijn gesteld, bij het verschijnen van het rapport ook (vertrouwelijk) ter inzage te leggen bij de griffie voor de leden van de gemeenteraad.

pagina 2