Presentatie Verbetertrajecten Raad

Verbetertrajecten

Robuust en professioneel Presentatie Raad 4 december 2024 04 december 2024

Groei van taken en opgaves afgelopen 10 jaar

•

•

• •

Groei wettelijke taken: • • • •

Jeugdwet, participatiewet, WMO (2015) Omgevingswet Huisvesting statushouders Inburgering

• • • • • • •

Opvang vluchtelingen Oekraïne/ asielzoekers Energietransitie Klimaatadaptatie en Biodiversiteit Onderwijshuisvesting Woningbouw Duurzame mobiliteit Regionale samenwerking (arbeidsmarkt, sociaal domein, Groene Hart)

•

7 regelingen (2015) naar 41 regelingen (2023)

Nieuwe/ sterk veranderende opgaves

Groei van specifieke regelingen (SiSa) Groei van de investeringen

• Investeringen in 2015: 14 mln en in 2024: 35 mln

2014

2024

Gouda:

Gouda:

70.941

75.758

Robuuste Ambtelijke organisatie Bestuursakkoord • Investeren in een professionele organisatie (4.8 miljoen); bedrijfsvoering en inhoud • Aandacht voor de uitvoering ook in de regio • Integraal aanpakken van maatschappelijke opgaven

Verbeterlijnen Bestuursakkoord

Ambtelijke evaluatie ecopark

Rekenkamer onderzoek ecopark

2025

Hiemstra en De Vries

Bestuurlijke Besluitvorming/ PFO

Versterken Bedrijfsvoering Versterken Financiële Functie

Rechtmatigheid Versterken Robuuste Organisatie

Focus op Opdracht: Grip op risico’s en projecten

Vastgoed,

Grondzaken Grondzaken &

Ontwikkeling

Grondzaken

Versterken Bedrijfsvoering: Inhaalslag en 35% regeling

Rechtmatigheid verantwoording

Arbeidsmarkt profilering

Verbeteren klantgerichtheid Procesmanagement

Versterken Financiële Functie

Passende inrichting

Slim, snel en digitaal

Transparantie Wet Open Overheid

Gouden Waarden

Regio: RWO/ GR

Bestuurlijke besluitvorming

Resultaten versterken Financiële Functie • Robuustere financiële organisatie hele gemeente(kennis en kwaliteit) • Betere kwaliteit en proces P&C producten (kadernota, jaarrekening en begroting) • Betere financiële informatievoorziening (dashboards en rapportages) • Aangepaste budgethoudersregeling en beter budgetbeheer • Betere financiële administratie • Betere financiële processen

Ontwikkelstappen versterken Financiële Functie

Agenda 2025 e.v.: • • • • •

Verdieping inzicht begroting Verbeteren budgetbewaking Opleiding & ontwikkeling Continu verbeteren Financiële beheersing projecten

Bestuurlijke Besluitvorming • Nieuwe formats college- en raadsvoorstellen • Nieuwe PFO-structuur en indeling • Uniforme werkwijze met verslaglegging en agendering • Duidelijke rollen & taken • Vaste dag • Bestuurlijke besluitvorming in zaaksysteem

Gouda als goede werkgever

Gouda is lerende en vitale organisatie

Gouda is een jonge en diverse organisatie

Gemeente Gouda Jonge en diverse organisatie Vitale en lerende organisatie Veel nieuwe medewerkers Prettige Sfeer (bron: GMO) Veilige omgeving waar je jezelf kunt zijn (bron: GMO) Informele organisatie met korte lijnen

Opdrachtgericht Samenwerken

Ruimtelijk Domein

Het ruimtelijk domein werkt aan een goed ingerichte en toekomstbestendige (fysieke) inrichting van de stad voor bewoners, ondernemers en bezoekers, op basis van de Omgevingsvisie en het bestuursakkoord

Analyse Hiemstra en De Vries Constateringen: • Stapeling van opgaven en ambities (energietransitie, klimaatadaptatie, Omgevingswet) • Toename van de werkbelasting (initiatieven) • Veranderende omgeving: complexiteit neemt toe • Onduidelijkheid over de opdrachten van de afdelingen • Veel nieuwe medewerkers, • Beperkte ondersteuning • Verantwoordelijkheden en rollen onduidelijk • Informele wijze van werken

Aanpak/ advies De ontwikkelagenda Verbeter de samenwerking Verbeter de sturing Verhelder de inrichting, structuur

1 Inrichting & structuur • De afdelingen zijn opnieuw ingericht met herschikking van taken en werkzaamheden (2023/ 2024) • Scherpere besluitvorming met agendering en verslaglegging • Financiële clusterteams ingericht (2024)

2 Sturing • Betere werking van het ManagementTeam (MT) overleg en teamleidersoverleg • Verbetertraject projectmatig werken en risicomanagement gestart • Actualisatie risicoanalyse gestart en inmiddels grotendeels afgerond • Sturingsdocumenten zijn in gebruik sinds begin 2024 (projectmatig werken, opdrachtgericht samenwerken) • Elk project heeft een opdrachtgever en een opdrachtnemer

3

Samenwerken

• Opdrachtgericht samenwerken: opdrachtgever en opdrachtnemer benoemen, verduidelijken rollen en verantwoordelijkheden bestuur/leiding/medewerker • Alle afdelingshoofden en teamleiders zijn inmiddels getraind • Alle medewerkers ruimtelijk domein inmiddels getraind (ca 150) • Iedere nieuwe activiteit wordt bepaald wie opdrachtgever en opdrachtnemer is • Regelmatige evaluatie van werkzaamheden

Verbetertraject Focus op Opdracht

Verbeterprogramma Focus op Opdracht: Grip op Projecten en Risico’s Doel: Doorvoeren van verdere verbeteringen op het gebied van risicomanagement, projectmanagement, financiële beheersing en informatievoorziening rondom projecten aan de Raad Aanstellen van Programmamanager: • Aansturen en aanjagen van het verbetertraject. • Coördineren van de deelopdrachten • Zorgen voor consistentie, monitoring, en borging van resultaten.

Verbeterprogramma

Focus op Opdracht:

Grip op risico’s en projecten

Informatie voorziening

• • • •

Regeling Risicovolle Projecten Afwegingskader Rollen en verantwoordelijkheden Rapportage

Project management

• • • •

Eenduidige systematiek Vastlegging voortgang/ besluiten Financiële beheersing Projectevaluatie

Risico management

• • • •

Nieuw beleid risicomanagement RISMAN breder toepassen Monitoring en evaluatie Toezicht vanuit CST

•

Opleiden en trainen van meer medewerkers Doorontwikkelen opdrachtgericht samenwerken

Opdrachtgericht samenwerken

•