Presentatie Commissie Bestuur - Sturen op grote projecten
Tekst van het document
Sturen op grote projecten
In de context van de Goudse organisatieontwikkeling Presentatie Commissie Bestuur 22 januari 2025
Agenda • Aanleiding: rapport Ecopark, raadsbesluit en agenderingsverzoek • Context: groei van taken en opgaves • Verbeterlijnen organisatieontwikkeling Gouda • Ontwikkeling toekomstbestendig ruimtelijk domein • Verbeteren sturing risicovolle projecten • Beelvormende vragen risicovolle projecten
Bijlage: Raadsmemo Regeling Risicovolle Projecten
Aanbevelingen raadsbesluit 25 september 2024 1. Periodieke rapportage grote projecten van college aan raad 2. Rapporteren over de voortgang van verbetertrajecten “op systeemniveau”, omtrent: 2.1 Risicomanagement 2.2 Financiële beheersing 2.3 Projectmanagement 3. Versterken informatiepositie raad voor invullen kaderstellende en controlerende rol 4. Schriftelijke vastlegging relevante besluiten grote projecten (cf. wettelijke vereisten archiefwet)
Agenderingsverzoek commissie bestuur •
Nader in gesprek met college over bovenstaande aanbevelingen (beeldvormend)
•
Primair van belang: definiëren wat wordt verstaan onder grote en/of complexe projecten
Nadere duiding agendaverzoek: •
De raad wordt bijgepraat over de stand van zaken van de verbetertrajecten
•
De raad ontvangt een notitie t.a.v. definitie, rapportage en informatievoorziening grote projecten
•
Vragen m.b.t. definitie grote projecten, beoordelingscriteria, welke projecten, beoogde omvang aantal grote projecten, wijze van vaststellen en verder concretiseren opdracht college
Groei van taken en opgaves (trend afgelopen 10 jaar) Eenheid
Groei %
Aantal inwoners
7%
• Nieuwe / sterk veranderende opgaves
Omvang begroting
52%
Omvang investeringen
457%
• Toename aantal inwoners (2015: 71.105 2024: 75.758)
Aantal SiSa regelingen
486%
• Groei wettelijke taken
• Groei van de begroting (2015: € 262 mln. 2024: € 398 mln.) • Groei van de investeringen (2015: € 14 mln. 2024: € 78 mln.) • Groei van specifieke regelingen – SiSa (2015: 7 2023: 41)
Verbeterlijnen organisatieontwikkeling Bestuursakkoord
2022
2023
2024
Robuuste organisatie, cultuur en leiderschap Versterken Financiële Functie Versterken Bedrijfsvoering (inclusief rechtmatigheid) Bestuurlijke Besluitvorming Ontwikkeling toekomstbestendig ruimtelijk domein
2022 Onderzoek ruimtelijk domein
2023 Ambtelijke evaluatie Ecopark
2023-2024 Opdrachtgericht Samenwerken
2024 Rekenkamer onderzoek Ecopark
Resultaten toekomstbestendig ruimtelijk domein •
Versterken structuur: inrichting op kerntaken en versterken sturing
•
Verbetering opdrachtgericht samenwerken, met als resultaten: •
Ontwikkeling gemeenschappelijke taal
•
Verduidelijking rollen opdrachtgever, opdrachtnemer en lijnmanager
•
Opleiding en training afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers afgerond
•
Overzicht van alle projecten, met bij elk project een opdrachtgever en opdrachtnemer
•
Interne sturingsdocumenten geüniformeerd, waaronder format opdrachtverlening
•
Financieel clusterteam ingericht om financiële beheersing te verbeteren (o.a. verplichtingen)
•
Risicoanalyses projecten geactualiseerd en aanzet tot nadere uniformering gemaakt
Vervolgstappen toekomstbestendig ruimtelijk domein
Verbeteren sturing projecten en programma’s
Risico management
• • • •
Nieuw beleid risicomanagement Uniformering werkwijze Monitoring en evaluatie Toezicht vanuit Concernstaf
Financiële beheersing
• • • •
Analyse proces en systemen Optimaliseren projectadministratie Rollen en verantwoordelijkheden Verbetering periodieke rapportage
Project management
• • • •
Eenduidige systematiek Vastlegging voortgang/besluiten Financiële beheersing Project check up & evaluatie
•
Opdrachtgericht samenwerken
• •
Doorontwikkelen opdrachtgericht samenwerken Rollen en verantwoordelijkheden Opleiding en training
Verbetering sturing risicovolle projecten Doelstelling: Het verbeteren van de kaderstelling, schriftelijke vastlegging, periodieke rapportage en sturing met betrekking risicovolle projecten. Aanstellen van Programmamanager: • Aansturen en aanjagen van het verbetertraject • Coördineren van de deelopdrachten • Zorgen voor consistentie, monitoring, en borging van resultaten.
Verbetering sturing risicovolle projecten Aanzet stappenplan en planning: • Opstellen regeling risicovolle projecten (kaderstellend)
• • • • •
Q1/Q2 2025
Definitie risicovolle projecten Beoordelingscriteria en afwegingskader risicovolle projecten Beslisdocumenten en besluitvorming Periodieke rapportage
Actualisatie nota risicomanagement (kaderstellend) Analyse welke projecten tot de risicovolle projecten behoren Opzet beslisdocumenten en periodieke rapportage Informatieverzameling, inrichting proces en systemen Rapportage risicovolle projecten (gekoppeld aan P&C-cyclus)
Q2/Q3 2025 Q2/Q3 2025 Q3 2025 Q3 2025 Q4 2025
Beeldvormende vragen grote / risicovolle projecten 1. Spreken we over grote projecten of risicovolle projecten? 2. Welke beoordelingscriteria zijn relevant voor het op te stellen toetsingskader (bv. complexiteit, risicoprofiel, maatschappelijke impact, financiële omvang, etc.)? 3. Wat is de beoogde omvang van het aantal grote/risicovolle projecten? 4. Wat is de gewenste frequentie van bestuurlijke voortgangsrapportage? 5. Wat zijn belangrijke aspecten in een voortgangsrapportage over grote / risicovolle projecten (bv. resultaten/kwaliteit, tijd, geld, risico’s)?