Openbare presentatie raadscommissie bestuur toekomst evenementen 18 sept 2023

Raadscommissie bestuur

Toekomst evenementen 18-9-2023

Inspiratie voor Gouda?

Welk evenement zou een voorbeeld voor Gouda kunnen zijn? Wat maakt een evenement van toegevoegde waarde voor een stad?

Het evenementen dilemma Na Gouda750 is het wel duidelijk dat het evenementen aanbod in Gouda niet echt bruisend meer is en over 10 jaar is er misschien niet veel meer over. Wat is er nodig om de huidige doelstellingen van het bestaande evenementenbeleid wel waar te maken? Hoe zorgen we voor vernieuwing, innovatie en creativiteit in het evenementenveld? En hoe zorgen we dat deze evenementen, nu en in de toekomst, op een veilige manier worden georganiseerd?

Randvoorwaarden en uitdagingen Vrijwilligers Subsidies & financiering

evenementen Veiligheid

Koppeling stadsmarketing

Diversiteit in aanbod & doelgroep & leeftijd

Professionalisering en rolverdeling

Pers- en mediaaandacht

Piramide van Maslow Waar zit de tijd en energie van organisaties? visie & vernieuwing PR & communicatie veiligheidsplannen financiering organisatie vrijwilligers

Evenementenbeleid Evenementen in Gouda zijn belangrijk voor: • de aantrekkelijkheid van Gouda, • de sociale cohesie binnen de stad, • voor de promotie van de stad, • voor het imago van de stad • en voor de economische ontwikkeling van Gouda.

We ondersteunen evenementen die:

hun oorsprong hebben in de kenmerkende waarden van de stad

(inter-)nationale allure hebben

de stad verlevendigen & bruisend maken

een economische impuls geven

Evenementenveld in Gouda

ster evenementen

Evenementen die specifiek Gouds zijn en/ of die we gebruiken om Gouda in de etalage te zetten

volksfeesten Alle evenementen in Gouda

sport evenementen Goudapot evenementen

vieren en herdenken evenementen

Achtergrond info: huidige subsidies Sterevenementen 2023

toegekend

Volksfeesten 2023

Kaarslicht Kaasmarkt Keramiekdagen Zotte Zaterdag Hofstedendagen Houtmanplantsoen

27.600 128.900 16.100 10.500 3.800 10.200

Totaal

197.100

toegekend

Oranjeboulevard

7.300

Koningsdag Koningsnacht Intocht Sinterklaas

7.900 27.800 5.500

Totaal

48.500

Totaal budget evenementen 2023 € 264.100

Gouda op de kaart 2023

organisatie

Gouds Geluk FoodFestival Popronde Gouda Totaal

VOF Gouds Geluk Stichting Popwaarts

totaal budget

gevraagde subsidie 175.000 40.500

10.000 8.500

toegekend 10.000 8.500 18.500

Waarde van evenementen Hoe kunnen evenementen bijdragen aan positieve beeldvorming & positionering van Gouda? Evenementen vertellen het verhaal van Gouda, van verleden, heden tot toekomst, of zijn het middel om belangen en prioriteiten voor het voetlicht te brengen. Aanvullend Stakeholder management

Jaarlijks aanwijzen evenementen voor bepaalde doelen, maar ook aansluiting op bestuursakkoord, prioriteiten, narratief Gouda, positionering en koppelkansen media.

Op ervaringen Gouda750 doorbouwen!

Evenementenveiligheid Belang evenementenveiligheid - Voorkomen van incidenten op evenementen, denk aan Monstertruck in Haaksbergen of de strandrellen in Hoek van Holland - Thema met vele partners: organisator, veiligheidsregio, hulpdiensten en gemeente - Wie heeft welke rol en verantwoordelijkheid binnen evenementenveiligheid? Voorbeeld: IJsbaan Gouda - Jaarlijks georganiseerd door een professionele en commerciële partij. Een niet-gesubsidieerd evenement in de gemeente. - In 2022 was er veel overlast van jeugd. Uiteindelijk is er gekozen voor de inzet van stewards i.v.m. de jeugdaanpak.

Evenementenveiligheid Casus: IJsbaan Gouda 1. Houdt de verantwoordelijkheid over het evenemententerrein voor de organisator op, en zo ja: waar? 2. Is de organisator (ook) verantwoordelijk voor (jeugd)overlast? 3. Welke rol heeft de gemeente Gouda hier in? 4. Moet de lijn qua inzet stewards structureel worden doorgezet? En zo ja: op wiens verantwoordelijkheid en kosten?

Evenementenveiligheid Wat doen we al? - Vooroverleg Organisatoren van B- en C-evenementen worden uitgenodigd voor een vooroverleg met gemeente, interne adviseurs en hulpdiensten; mogelijke uitdagingen worden besproken als input voor het veiligheidsplan. - Schouw & evaluatie - Ondersteuning veiligheids- en verkeersmaatregelen Denk aan inzet stewards, inzet van extra expertise, instellen veiligheidsteam en inzet extra hekken en/of verkeersregelaars. - Jaarlijkse informatieavond voor Goudse evenementenorganisatoren

Subsidies & financiering Uitdagingen •

De subsidies voor evenementen in Gouda zijn lager dan het G-50 gemiddelde. In plaats van budget zijn we nu vaak aan het ‘sjacheren’ om evenementen te helpen.

•

Er zijn ook veel kosten (& tijd) van de gemeente voor organisatoren (leges, precario, huur, stroom). Ook voor evenementen die geen subsidie ontvangen.

•

Qua veiligheid worden steeds meer verantwoordelijkheden bij organisatoren gelegd en zijn er steeds hogere eisen. De subsidies zijn niet meegegroeid met de stijgende kosten en eisen voor veiligheid.

•

Kosten van externe leveranciers zijn na de pandemie flink gestegen. De verwachting is dat o.a. beveiligingskosten nog meer stijgen, gezien de terugtrekkende inzet van politie en toezicht.

•

Evenementen die al jaren bestaan (en die we ook willen behouden) moeten elk jaar opnieuw subsidie aanvragen.

•

We willen graag nieuwe energie faciliteren, maar daar is niet voldoende financiële ruimte voor. Dit is zowel voor vernieuwing binnen bestaande evenementen als nieuwe evenementen.

•

Er is ook een wens het privaat commitment meer te organiseren.

Organisatiekracht Uitdagingen Organisatiekracht en kennis •

Evenementenorganisaties in Gouda zijn vaak klein, hebben niet veel ervaring en werken met alleen vrijwilligers. Ieder werkt op zich en dat maakt het evenementenveld wankel. Je bent ook van individuele inzet afhankelijk voor continuïteit.

•

Er is geen gespecialiseerde kennis aanwezig over het organiseren van evenementen, zoals veiligheid, financiering, vrijwilligersbeleid, PR en communicatie. Wel veel enthousiasme.

•

Nieuwe initiatieven struikelen wellicht ook over de eisen die er zijn.

Vrijwilligers •

Er is een vaste kern oudere vrijwilligers die redelijk star is in aanpak en kaders. Vernieuwing van vrijwilligers en evenementen is hierdoor niet echt mogelijk.

•

Nieuwe vrijwilligers committeren zich niet meer ‘onbepaald’ aan een organisatie.

•

Hoge leeftijd vrijwilligers; risico dat evenementen niet door kunnen gaan.

•

Financiële risico’s evenementen maken dit als vrijwilligerswerk ook niet aantrekkelijk. Het vinden van bestuursleden is een probleem.

Stip op de horizon Door de doornen naar de sterren

Stap 1 Basis op orde Stap 2 Vernieuwing in huidige aanbod Stap 3 Incidentele grote evenementen aantrekken

Stap 1 Basis op orde Financiën en veiligheid •

Subsidies herijken ten opzichte van andere gemeenten, werkelijke kosten en ambitie. Daarbij meenemen; •

Kosten gemeente (verplichtingen) niet doorberekenen of hogere subsidie.

•

organisatorische samenwerking belonen in subsidie aanvragen

•

Financiële stabiliteit door meerjarige subsidies voor vaste evenementen

•

Balans opmaken: hoeveel kunnen we van een evenementenorganisator vragen en hoeveel moeten we weten?

•

•

Inzichtelijk maken welke eisen er nu worden gesteld

•

In samenspraak met interne adviseurs, hulpdiensten en veiligheidsregio concreet maken welke informatie daadwerkelijk nodig is voor advisering

•

Maatwerk per evenement (maken wij het proces voor organisatoren nu niet "onnodig moeilijk"?)

Vernieuwing en energie Gouda750 vasthouden: budget voor jaarlijkse aftrap cultureel seizoen

Stap 1 Basis op orde Financiën en veiligheid •

Ontwikkeling ondersteuning evenementen, evenementen coaching: bijvoorbeeld een raamcontract met een evenementenbureau die een x aantal uur per evenement ondersteuning kan geven (op gebied van programmering, logistiek, financiën, vergunningverlening, veiligheid, etc.).

•

Professionalisering aanpak evenementen: pak als gemeente de rol op om organisatoren meer kennis mee te geven over veiligheid, duurzaamheid, subsidies, financiën, vrijwilligers e.d. Bijvoorbeeld inloopavonden, kennissessies, etc.

•

Scherpstellen proces: wat faciliteert de gemeente wel/niet en wanneer? Denk aan hekwerken, afvalcontainers, stroom, verkeersregelaars, stewards, inzet Stadstoezicht, stewards. Maar ook: ecologische scans.

•

Budget voor evenementenveiligheid: waar uit geput kan worden wanneer extra inzet van middelen of inzet benodigd is.

Stap 2 Vernieuwing in huidige aanbod •

Extra subsidies om vernieuwing te stimuleren, binnen bestaande evenementen

•

Evenementen ondersteunen bij de ontwikkeling van een eigen visie op hun evenement en de toekomst van hun evenement.

•

Privaat commitment organiseren:

•

•

Inkomsten mogelijk maken met afgesloten evenemententerrein / Markt afhekken of aparte terrasvergunning voor bepaalde evenementendagen. Die precario opbrengsten via evenementensubsidie verdelen.

•

Garantiefonds voor nieuwe initiatieven.

•

Betrekken OFG

•

Hoe bedrijven ambassadeur maken?

Faciliteren nieuwe vrijwilligers door bijvoorbeeld platform / nieuwsbrief – GoudGevers concept op deze informele wijze continueren. Misschien in de vorm van coördinator? Rol VIP / vrijwilligersbeleid.

Stap 3 Incidentele grote evenementen aantrekken •

Afwegingskader voor incidentele grote evenementen opstellen; welke evenementen zijn geschikt om de waarden van Gouda te profileren en welke niet?

•

Ad hoc budget voor incidentele grote evenementen. Grote evenementen kosten vaak minimaal al € 400.000,Naast eigen ambtelijke inzet.

Stelpost impuls evenementen actie incidenteel Structurele verhoging (verdubbeling) evenementenbudget inclusief opening culturele seizoen Opheffing Gouda op de Kaart Inhuur externe X expertise

Veiligheids- en verkeersmaatregelen VNW Inzet strateeg / ondersteuner

structureel X

bedrag € 300.000

wanneer 2024-2027 Stelpost in de concept begroting.

X

(€ 20.000)

2025-2027

€ 100.000

2024 en 2025 gevolgd door evaluatie. Rapportage via berap. Indien nodig rapportage via berap.

X

€ 50.000

X

€ 50.000

2025 Rapportage via berap.

Achtergrond informatie subsidies Gouda geeft per inwoner 3.92 uit in 2019, en gemiddelde van G50 is 4.81, dus 89 cent er onder. Qua inwoners staat Gouda 47e van de 50 (per 2022). Steden met vergelijkbare eigenschappen of grootte: Deventer, Heerlen, Hilversum, Alkmaar (5x zoveel), Dordt, Purmerend, geven allemaal minstens 1 euro meer uit, Alkmaar enorme uitschieter: 17.66 per inwoner en staat op plek 7. Gouda op 32. (bron: Respons.nl / Monitor G50) Paar evenementen als voorbeeld met evenement in najaar in teken van licht / kerst/ traditie zoals Gouda bij Kaarslicht: 1. Deventer - Dickens event – •

https://eventsdeventer.nl/over-deventer/

•

via dEVENTer / combi bijdrage gemeente, subsidies, sponsoring

•

Gratis evenement / 125.000 bezoekers, kerstmarkt, optredens, historie, link boeken/literatuur

•

dEVENTer gemeente bijdrage 480.455 voor 4 jaar o.a. Dickens festijn & Deventer Op Stelten.

2. Eindhoven - Glow • Aantal jaar geleden 750.000 euro van gemeente Eindhoven als eenmalige investering van 1 euro per bezoeker. • Uitgegroeid naar grootser event met sponsoring. Nu jaarlijkse subsidie. • Professionele organisatie - betaalde functies • Glow heeft eigen beleidsplan incl. visie lange termijn, wat PPP opzet versterkt • (https://gloweindhoven.nl/assets/uploads/Beleidsplan-GLOW-2017-2021.pdf) Tweeledige rol gemeente in GLOW loopt via Eindhoven365 (partner) verantwoordelijk voor merkstrategie Eindhoven • a. gemeente Eindhoven verstrekt opdrachten aan stichting Eindhoven247 m.b.t. het merk Eindhoven • & sociaal-maatschappelijke subsidies voor evenementen  uitvoering projecten • b. Aanvullend via Stichting Eindhoven Marketing, bedoeld voor commerciële activiteiten, waarmee geld • uit de markt wordt gehaald t.b.v. Stadsmarketing, o.a. Koningsdag met binnenstadondernemers, • stichting Eindhoven52  project- en adviesbureau

3. Delft - Lichtjesweek • 10.000 via Fringe toegekend (evenementenbureau) • Aanvullende potjes voor randprogramma beschikbaar om stadsbrede invulling te versterken: “Ondernemers, verenigingen en andere initiatiefnemers krijgen tijdens de Lichtjesweek de ruimte om in alle wijken van Delft activiteiten te organiseren.  Subsidie aanvragen bij de gemeente, zolang het binnen het beschikbare budget past.” • Aanvullende mogelijkheden via programma ondernemersfonds / vitalisering binnenstad. • Delft geeft aan dat ook zij aan het stoeien zijn rondom evenemenentebeleid: inflatie hakt erin, niet perse meer budget, steeds vollere stad…

Achtergrond info: Organisatiekosten te betalen aan de gemeente Evenementenvergunning:

Vergunning voor een klein evenement (A) Vergunning voor een middelgroot evenement (B) Vergunning voor een groot evenement (C)

Kosten overige ontheffingen:

Ontheffing tijdelijk alcohol schenken Ontheffing verkeersregels; per ontheffing Spoedaanvraag; per ontheffing

Stroom:

Gebruik evenementenkast; per dag Verbruik evenementenkast; per KWH

€ 32,75 € 382,30 € 477,95 € 26,20 € 22,70 € 45,40 € 80,00

Precario voor het gebruik van (een gedeelte van) de Markt: Blok A; per dag Blok B; per dag Blok C; per dag Blok D; per dag Blok E; per dag Blok F; per dag

€ 65,45 € 86,80 € 54,00 € 65,45 € 81,45 € 76,45

Veiligheids- en verkeersmaatregelen Kosten 2023 (ter beeldvorming) Denk aan: inzet stewards, verkeersregelaars (Wijdstraat i.v.m. defecte zakpaal), afzethekken i.h.k.v. de Zwartepieten discussie. Enkel voor evenementen die veel bezoekers of risicogroepen aantrekken, zoals Kermis, Sinterklaasintocht, Gouda bij Kaarslicht, IJsbaan en Koningsnacht.

Reguliere inzet is aan de organisator (inzet vanuit eigen inzicht), maar deze kosten voor Veiligheids- en verkeersmaatregelen hebben betrekking op inzet die niet bij de organisatie kan worden belegd vanwege actualiteit, vanuit eigen expertise.

Verwachte totaalkosten 2023/2024 (met prijsstijging à 3,13% in 2024): Kermis 2023:

€ 5.445,- (bevestigd)

Gouda bij Kaarslicht:

€ 3.857,-

IJsbaan 2023/2024:

€ 25.080,- (o.b.v. 608 uur inzet)

Koningsnacht 2024:

€ 1.599,50

Totaal:

€ 35.981,50

Onvoorziene kosten 2023 (inzet verkeersregelaar Wijdstraat) in 2023 komt neer op: € 9.716,Inzet stewards + onvoorziene kosten: € 45.697,50.