Memo - Toelichting verbetertrajecten en aanbevelingen bij beantwoording technische vragen

memo aan onderwerp

van datum

Gemeenteraad Toelichting ten aan zien van verbetertrajecten en aanbevelingen bij beantwoording technische vragen Het college van burgemeester en wethouders 10 september 2024

memo Inleiding In lijn met de bestuurlijke reactie op het rapport van de Groene Hart Rekenkamer ziet het college het rapport van de Groene Hart Rekenkamer als een bevestiging dat de reeds ingeslagen weg noodzakelijk en urgent is. Het rapport biedt tevens waardevolle inzichten om de inspanningen op onderdelen verder aan te scherpen. In de afgelopen jaren hebben het college en directie gericht geïnvesteerd in het robuuster maken van de ambtelijke organisatie en het versterken van de bedrijfsvoering. Hiervoor is bewust ingezet op organisatieontwikkeling en zijn verschillende verbetertrajecten geïnitieerd, waaronder de versterking van de financiële functie en het opdrachtgericht samenwerken. Diverse raadsfracties hebben technische vragen gesteld over de voortgang en inhoud van de verbetertrajecten. Dit memo biedt een globaal overzicht van de belangrijkste verbeteringen die tot nu toe zijn gerealiseerd en de nog te zetten concrete stappen om te voldoen aan de aanbevelingen. Hiermee geeft het college ook opvolging aan de wens die op 21 augustus jl. in de raad is uitgesproken om een memo te ontvangen over de ingezette verbetertrajecten en -maatregelen. Verbetertrajecten In de afgelopen periode heeft het college een robuustere financiële organisatie opgebouwd door het versterken van de capaciteit van de afdeling Financiën.

De kwaliteit van de P&C-producten (kadernota, jaarrekening, begroting) is verbeterd en de financiële informatievoorziening is versterkt met dashboards en betere administratieve processen. Ook is de budgethoudersregeling vernieuwd en zijn vaste budgetgesprekken ingevoerd om de financiële sturing te verbeteren. De komende periode richt zich op het verder ontwikkelen van budgetbeheer en verbeteren van prognoses. Binnen het ruimtelijk domein is een verbetertraject opgestart op basis van het advies van Hiemstra en de Vries, met een focus op het expliciteren van verantwoordelijkheden, rollen en taken. In de toekomst zal de aandacht uitgaan naar het beter en breder toepassen van de methodiek van Twijnstra & Gudde (GROTICK), het opleiden van medewerkers en het ontwikkelen van voortgangsrapportages voor grote complexe projecten in de P&C-cyclus. Het college is ook van plan om de versterkte inzet op risicomanagement voort te zetten. De risicosystematiek (RISMAN) gaat beter toegepast worden bij alle projecten. Het inventariseren en inschatten van de risico's wordt in kaart gebracht door het uitwerken van kans en impact en het beleid voor risicomanagement zal worden geactualiseerd. Voor procesmanagement ligt de focus op het standaardiseren van interne processen en het eerder signaleren en oplossen van knelpunten.

De rechtmatigheidsverantwoording zal worden uitgebreid naar complexere projecten, met als doel de verantwoording richting de Raad verder te professionaliseren. Conclusie De aanbevelingen van de Rekenkamer bevestigen dat het college met de diverse ingezette verbetertrajecten op de goede weg is en benadrukken de urgentie om de ingeslagen weg voort te zetten. De diverse trajecten zullen verder aanscherpt en verdiept worden, met bijzondere aandacht voor opdrachtgericht samenwerken, projectmanagement inclusief risicomanagement en de versterking van onze financiële en procesmatige beheersing. De raad zal bij de reguliere P&C-momenten op de hoogte worden gehouden van de voortgang van deze trajecten. Tevens vindt de raad bijgevoegd een uitgebreider overzicht van de reeds gezette en nog te zetten stappen op de verschillende verbetertrajecten.