Memo leerpunten Magalhaeslaan 27

memo aan onderwerp

Leerpunten uit proces dossier Magalhaeslaan 27

van

J. Luitwieler Ruimtelijk beleid en advies 8512 18 oktober 2023

afdeling telefoon datum

memo Tijdens de commissievergadering op 20 september is toegezegd om de leerervaringen rondom het dossier Magalhaeslaan 27 met u te delen. Hierna volgt een korte uiteenzetting naar aanleiding van de gesprekken die de afgelopen weken zijn gevoerd met omwonenden en een eerste interne reflectie. 1. Reactie op zienswijzen 1.1 Communicatie tussen plan 1 en 2 Indieners van zienswijzen op het eerste plan, dat in het najaar van 2022 ter inzage heeft gelegen, hebben enkel een kort tussenbericht ontvangen. Dit zorgde voor veel onduidelijkheid 1.2 Wijze van beantwoording Een kritiekpunt betrof het feit, dat niet individueel op elke zienswijze is gereageerd, maar dat een algemene beantwoording is opgesteld. Leer/verbeterpunten Voortaan wordt gestreefd naar meer eenduidigheid aan de voorkant. Zodat inwoners op voorhand weten waar ze aan toe zijn, zowel wat betreft de (definitieve) beantwoording van de zienswijze, als hetgeen men kan verwachten qua tijd en proces. Daarnaast wordt in het vervolg het uitgangspunt gehanteerd, dat elke zienswijze zorgvuldig en individueel wordt beantwoord. Dat betekent één aparte reactie per zienswijze. Bij (grote aantallen) gelijkluidende zienswijzen kan de reactie inhoudelijk hetzelfde zijn, maar zou uitgangspunt moeten zijn dat iedere indiener hierover persoonlijk een terugkoppeling ontvangt.

In zijn algemeenheid geldt dat een goede ambtelijke en politieke afweging gemaakt dient te worden tussen de naar voren gebrachte zienswijzen van belanghebbenden, de adviezen van gemeentelijke specialisten en de adviezen van de onafhankelijke Adviescommissie Omgevingskwaliteit. En dat de overwegingen hieromtrent terugkomen in de zienswijzennota.

2. Participatie en communicatie Bewonersavonden Voor plan 1 zijn er twee avonden voor omwonenden georganiseerd. Op deze avonden (die deels online plaatsvonden) was sprake van een interactief gesprek waarbij omwonenden ook mee konden denken over het ontwerp. Voor plan 2 is maar één avond georganiseerd waarbij omwonenden vooral geïnformeerd werden en vragen konden stellen De avond had geen interactief karakter. Daarnaast waren niet alle aanwonenden goed op de hoogte over het plaatsvinden van deze bijeenkomst. In de raadscommissie van 20 september 2023 is toegezegd om besluitvorming aan te houden en om in de tussentijd het gesprek met omwonenden beter te voeren. Afgelopen weken zijn individuele gesprekken gevoerd met degenen die zienswijzen hebben ingediend op plan 2 en/of hebben ingesproken bij de commissie op 13 september 2023.

Tijdens deze gesprekken zijn afspraken en toezeggingen gedaan omtrent onder meer een groene afscheiding van het gebouw, inrichting van buitenruimte en het gebruik van melkglas. Op 12 oktober heeft een gezamenlijke avond plaatsgevonden voor alle omwonenden. Tijdens deze bijeenkomst konden omwonenden vragen kwijt en in gesprek over bestaande zorgen en verbeterpunten. Meer hierover leest u in de aparte verslaglegging. Leer/verbeterpunten 1. Deze extra bijeenkomst in oktober had eerder plaats moeten vinden. Daarom zal bij elk nieuw plan zorgvuldig naar het participatieproces gekeken worden. Ook als een plan tussendoor wijzigt moeten belanghebbenden opnieuw betrokken worden. 2. Vergelijken we de eerdere participatie met de laatste participatie na de commissievergadering dan zien we verschillen. Allereerst hebben de initiatiefnemer en gemeente bij de participatiemomenten in oktober 2023 vooraf heldere afspraken gemaakt over wie welke rol neemt bij de participatie, het participatieniveau en de speelruimte voor de participanten. Op deze manier kon achteraf goed gekeken worden of iedereen zich aan de afspraken hield. Ook ontstond veel meer twee richting verkeer in plaats van alleen een zender en een ontvanger. Dit leerpunt is verwerkt in de participatie leidraad die het college in december 2023 zal vaststellen. De raad ontvangt daar separaat een memo over.

De commissie FLO sprak hierover in de omgevingswet sessie van 4 september 2023. Ook deze participatie leidraad evalueren we na verloop van tijd om tot nog betere kaders en handvatten te komen.

3. Op dit moment geven we vorm en oefenen me aan een Omgevingswetproof initiatievenproces waarbinnen ook participatie een belangrijke rol krijgt. Bij de vormgeving van proces zijn lessen uit dit dossier reeds meegenomen, bijvoorbeeld omtrent het aantal participatie- en communicatiemomenten. 4. We laten de participatie afspraken daarnaast meebewegen met de ontwikkelingen in de participatie via de verschillende omgevingstafels. Zo kregen omwonenden bij plan 1 meerdere keren een nieuwsbrief van Gemiva. Bij plan 2 was dit veel minder en zaten velen in afwachting van wat er ging gebeuren. In het vervolg zal moeten worden geborgd dat álle belanghebbenden met regelmaat worden geïnformeerd en dat duidelijk is wie de contactpersoon is bij het project en hoe contact kan worden opgenomen. 5. Ten slotte wordt zorgvuldiger naar de groep belanghebbenden gekeken. Om te voorkomen dat sommige omwonenden zich voelen buitengesloten is goede communicatie over wie wel/wie niet en waarom belangrijk. Dit zal onderdeel zijn van een op te stellen participatieplan per project. Daarbij wordt op voorhand gekeken wat de impact van een project is voor de omwonenden en wat dit vraagt aan communicatie en participatie.

6. Informeren van de raad Situatie Magalhaeslaan Bij plan 1 is de Commissie Fysieke leefomgeving tijdens een presentatie meegenomen met het ontwerp. Bij plan 2 was dit niet het geval. De raad werd pas over het nieuwe plan ingelicht ,middels een raadsmemo, toen het ontwerpbestemmingsplan ter inzage werd gelegd. Dit zorgde voor verwarring en discussie. Leer/verbeterpunten Om de raad tijdig mee te nemen, vindt vanaf 13 november voor de commissie FLO een herstart plaats van de avonden voor ruimtelijke initiatieven. Hierdoor worden op bestuurlijk vlak tijdig de (participatie) dilemma’s met elkaar besproken bij impactvolle initiatieven. Dit kan via een memo of via een dilemma dialoog zoals deze ook in 2022 al plaatsvonden.

7. Ambtelijke inzet

pagina 2

Situatie Magalhaeslaan Tijdens het ontwerpproces vond een wisseling in behandelaars plaats. Hiermee werden ook nieuwe inzichten/ideeën ingebracht wat de voortgang niet altijd ten goede kwam. Leer/verbeterpunten Het streven is zo min mogelijk te wisselen van inzet qua betrokken ambtenaren. Dat is echter in deze krappe arbeidsmarkt niet te garanderen. In het vervolg zal men er naar streven om bij wisseling van inzet een goede overdracht te organiseren. . In het omgevingswetproof initiatievenproces vindt tijdig een wegingsmoment plaats naar de omvang van een project, en welke afdeling het proces gaat begeleiden. Dit zorgt voor meer vastigheid bij en project.

Slotconclusie Bovenstaande punten worden betrokken bij het inrichten van het proces rondom de Omgevingswet en het behandelen van bouwplaninitiatieven. Het borgen van zorgvuldige participatie en communicatie richting inwoners en raad is hier een belangrijk onderdeel van. Dit zal dan ook separaat aandacht krijgen in de vorm van een participatie-leidraad die bij elk project duidelijkheid geeft over te nemen stappen en de rolverdeling tussen gemeente en ontwikkelaar. In het eerste kwartaal van 2024 zal een uitwerking hiervan worden voorgelegd aan de raad.

pagina 3