Memo Agendacie - Jaarplanning 2023.pdf

memo Aan onderwerp

van datum

Presidium Jaarplanning 2023 Agendacommissie 7 november 2022

memo Toelichting Jaarplanning 2023 Door de agendacommissie is aan de raad toegezegd om te komen met een voorstel voor een beheersbare jaaragenda voor de commissie- en raadsvergaderingen, werkbezoeken, werksessie etc. In bijgaande Jaaragenda 2023 heeft de agendacommissie getracht daar een invulling aan te geven. Op 31 oktober jl. is de agendacommissie tot een nieuwe opzet gekomen. Voor het vergaderjaar 2023 wordt een vast schema voor de commissie- en de raadsvergaderingen opgesteld. Daarin zijn in een terugkerende cyclus van vier weken steeds drie weken lang op de woensdagavonden twee commissie- en in de vierde week een raadsvergadering gepland. In een vierwekencyclus zijn er dan voor elke commissie twee vergaderingen beschikbaar. Eén keer per maand is op maandagavond ruimte voor het organiseren van werkbezoeken en/of een reserveavond voor de commissie (art. 8 lid 2 Verordening op de Raadscommissies). Regiovergaderingen zijn ongewijzigd op donderdagavonden gepland. Met deze 4-wekencyclus is het voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie duidelijk welke commissievergaderingen gedurende het jaar beschikbaar zijn en wanneer onderwerpen ingepland kunnen worden. Door dit voor een heel jaar vooruit te plannen, ontstaat duidelijkheid. Dat vraagt wel van alle organen, ook van de raad zelf, om discipline.

Het verzoek aan de raad is om het vergaderschema tot de genoemde avonden te beperken. De agendacommissie zal deze opzet na een jaar evalueren en de uitkomsten met het presidium/raad delen. Als extra toelichting ontvangt u ook de lange termijn voorraadagenda voor de komende periodes.