Factsheet Reactie op vragen raad GR SAMH

Regeling Streekarchief Midden Holland 1. Een inventarisatie welke taken er door de GR worden uitgevoerd. Artikel 4, leden, 1 en 2 van de Regeling SAMH: 1. Het streekarchief heeft tot doel de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de Archiefwet. 2. In het kader van deze taakopdracht draagt het Streekarchief zorg voor o.a.: a. aanstelling van een streekarchivaris, die voor de deelnemende gemeenten geldt als de gemeentearchivaris, als bedoeld in art. 32 van de Archiefwet; b. het in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet; c. het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. het toezicht op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, die nog bij de deelnemende gemeente berusten; e. integraal digitaal informatiebeheer (duurzaamheid, betrouwbaarheid en veiligheid) i.s.m. de deelnemers; f. de inrichting en het beheer van een studiezaal ter raadpleging van archiefbescheiden; g. het (interactief) betrekken van diverse publieksgroepen en (werk)gemeenschappen bij de lokale en regionale geschiedbeoefening en archiefbeheer; h. de mogelijkheid van hergebruik van informatie (open data) en inbedding van de (digitale) collectie in externe platforms. 2. Dat mag uiteraard kort.

Met, als dat in het kader van de ambtelijke ondersteuning mogelijk is, een vermelding of de taak beleidsarm of beleidsrijk is. Al de genoemde taken zijn in principe beleidsarm, het zijn geen taken waar de gemeente of GR zich steeds over moeten buigen. Te verdelen in de volgende categorieën: a. Uitvoering van alleen wettelijke gestandaardiseerde taken; Volgens artikel 4 van de Regeling SAMH, lid 3: a. De per gemeente te verrichten werkzaamheden worden jaarlijks vastgelegd in een werkprogramma, waarin opgenomen: b. een basispakket, bestaande uit algemene collectieve taken en standaardtaken, gekoppeld aan het aantal strekkende meters dat is overgedragen; c. taken op verzoek, die uitdrukkelijk niet voor alle gemeenten worden uitgevoerd. b. Uitvoering van niet wettelijke maar wel gestandaardiseerde taken voor alle deelnemers van de GR; Zie hierboven. c.

Specifieke taken voor individuele deelnemers. Artikel 4, lid 7 van de regeling SAMH Het streekarchief kan taken en opdrachten, anders dan bedoeld in het eerste lid, uitvoeren voor één of meerdere deelnemende gemeenten of derden als deze daarom verzoeken en voor zover: a. deze redelijkerwijs aansluiten bij de in het eerste lid genoemde taken en doelstelling en deze de daar genoemde taken en doelstelling niet belemmeren; b. deze worden uitgeoefend tegen minimaal kostendekkende tarieven; c. van de opdrachtgever een bijdrage wordt verlangd in alle kosten van het aangaan dan wel beëindigen van de taken; d. van de opdrachtgever wordt verlangd dat hij zich verbindt de taken af te nemen gedurende een minimumperiode, al dan niet met een nader te bepalen opzegtermijn. Artikel 4, van de Regeling SAMH, lid 8. De taken en opdrachten, bedoeld in het zevende lid, worden slechts op basis van een daaraan ten grondslag liggende tussen het openbaar lichaam en de opdrachtgever gesloten overeenkomst uitgevoerd.

3. Beantwoording van de vraag of de GR de ruimte biedt of er taken kunnen worden opgepakt die nog niet zijn benoemd bij de beantwoording van vraag 1.

Zie beantwoording bij 2c. De wet en de statuten van de verschillende regelingen geven diverse mogelijkheden aan de Raad om vorm te geven aan haar taak om te sturen op kaders en te controleren op de uitvoering. In dat kader willen we vragen om per GR aan te geven op welke wijze wordt vormgegeven aan die mogelijkheden. Daarin graag ook weer een verdeling per mogelijk instrument. Wij hebben daarvoor alvast een, maar wellicht niet complete, verdeling in categorieën van invloed gemaakt: 1. Benoeming gedelegeerden door de Raad zelf; Artikel 5 van de Regeling SAMH Het algemeen bestuur bestaat uit twee leden per deelnemende gemeente. Deze worden aangewezen door de raad. En Artikel 6, van de Regeling SAMH, Lid 1: . De aanwijzing van de leden van het algemeen bestuur vindt zo spoedig mogelijk plaats nadat het college is samengesteld na gemeenteraadsverkiezingen. 2. Benoeming van gedelegeerden/bestuurders door het college; N.v.t. 3. Sturing via het als raad zelf indienen van een zienswijze in de P&C cyclus van de GR; De zienswijze-procedure in de P&C cyclus staat in art. 35 WGR en is dwingend. Er is geen sprake van een “verzoek vanuit de GR”. 4. Sturing door als raad een kaderstellend document in te dienen bij de GR; Er is in principe geen sprake van een kaderstellend document door de raad.

De regeling voert het grootste deel van haar taken uit volgens de kaders van de Archiefwet (zie artikel 4, lid 1). 5. Sturing door het voorafgaand aan de P&C cyclus van de GR meegeven van een inbreng aan het college; De raad kan door middel van een motie het college oproepen een bepaalde inbreng te doen. Als dit gebeurt door middel van een motie of een toezegging dan wordt dit volgens de bijbehorende procedures opgevolgd. Uiteraard kunnen er ook altijd vragen over worden gesteld aan een portefeuillehouder, bijvoorbeeld bij behandeling van het dossier in de raad. 6. Sturing via de eigen P&C cyclus; Bij de begroting beslist de raad over de budgetten in de gemeentelijke begroting voor deelname aan de GR’en. Dit gebeurt echter na separate besluitvorming over de begroting van de GR’ en (zie vraag 3). De vastgestelde begroting van de GR wordt overgenomen in de P en C cyclus van de gemeente. 7. Sturing door en via gedelegeerden die zijn benoemd door de raad; Artikel 23, lid 3 van de Regeling Een lid van het algemeen bestuur kan door de raad die het lid heeft aangewezen ter verantwoording worden geroepen voor het door hem in dat bestuur gevoerde beleid. En Lid 5: De raad kan een door hem aangewezen lid van het algemeen bestuur dat zijn vertrouwen niet meer bezit, als zodanig ontslag verlenen. De artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing. 8.

Periodiek bespreken van het beleid van de GR in de raad of commissie. Met de vermelding hoe vaak en/of op welke momenten dat plaats vindt; Zie reactie vraag 10a

pagina 2

9. Sturing via zienswijze op verzoek van de GR zelf; Op verzoek van de GR zelf wordt alleen om zienswijze gevraagd in geval van: - Of indien het algemeen bestuur dat in voorkomende gevallen nodig acht, worden besluiten van het algemeen bestuur vooraf voor zienswijzen voorgelegd aan de gemeenteraden. (artikel 8, lid 5) - Uittreding van een deelnemer (artikel 38 en 39) 10. Het periodiek evalueren van de GR a. Vastgelegd als verplichting in de regeling van de GR; Artikel 9 van de Regeling SAMH, , lid 3: Halverwege elke bestuursperiode geeft het algemeen bestuur opdracht tot het evalueren van de samenwerking, waarbij – uitgaande van het in artikel 4 lid 1 omschreven doelgetoetst wordt aan nader vast te stellen criteria ten aanzien van de effecten van de samenwerking en de democratische controle. b. Vastgelegd maar alleen op verzoek van (de) deelnemer(s); N.V.T.

pagina 3