Budgethoudersregeling Gouda 2020

BUDGETHOUDERSREGELING De gemeentesecretaris/algemeen directeur van de Gemeente Gouda gelet op hoofdstuk 3 van het Gouds mandatenbesluit Besluit: de navolgende budgethoudersregeling vast te stellen:

Artikel 1 - Definities In deze regeling wordt verstaan onder: -

begrotingswijziging: het uitbreiden of inkrimpen van budgetten wel of niet resulterende in een veranderd jaarresultaat. - budget: geraamd bedrag gekoppeld aan een uitvoeringsopdracht op basis van de programmabegroting, tot uitdrukking komend in het bedrag (een bate en/of een last) dat verbonden is aan een programma, taakveld, kostenplaats, investeringsinvesteringskrediet of voorziening - budgethouder: natuurlijk persoon die uit hoofde van zijn functie de integraal verantwoordelijkheid draagt over uitvoeringsopdrachten en het beheer van de daarbij behorende toegewezen budgetten - budgethouderschap: het op basis van deze budgethoudersregeling besteden van de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde middelen om daarmee de in Financiële verplichting: het vastleggen van een inkoopverplichting in de financiële administratie. - kassier: medewerker die kasgeld beheert, ontvangt en uitgeeft (bijv.

bij de afdeling publiekszaken) - kostenplaats: administratieve verzamelplaats van baten en lasten - kostensoort: kostencategorie, uitgedrukt in beschrijvingen in lijn met het vigerende Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten - investeringskrediet: de door de raad beschikbaar gestelde middelen voor éénmalige investeringen, waarbij een relatief groot bedrag ineens wordt uitgegeven aan goederen en zaken van economisch nut (automatisering, vuilniswagens, stadskantoor e.d.) of maatschappelijk nut (wegen, rioleringen e.d.) ten behoeve van een meerjarige gebruiksduur - inkoopverplichting: het aangaan van een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk, het toekennen van een subsidie dan wel elke andere onherroepelijke handeling die leidt tot een definitieve juridische binding van de gemeente Gouda tot het doen van een uitgave- programma; een samenhangend geheel van activiteiten, zoals onderscheiden in de programmabegroting - registrerende functie: medewerker voor wie het vastleggen van gegevens in de financiële administratie de hoofdtaak is (bijvoorbeeld bij de medewerker debiteuren, crediteuren) - taakveld: een door het ministerie voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar baten en lasten mee gemoeid zijn. Artikel 2 - Aanwijzing van budgethouders a.

Jaarlijks wordt, na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad en voor aanvang van het begrotingsjaar, door een medewerker van de afdeling financiën getoetst of alle verantwoordelijke budgethouders en -beheerder in het financiële systeem zijn vastgelegd. Indien noodzakelijk vindt er dan een actualisatie plaats. Hierbij wordt de hiërarchische lijn gevolgd en wordt functiescheiding toegepast. b. De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier of met de registrerende functie binnen de afdeling financiën. c. De functie van budgethouder is eveneens niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en een functie die belast is met het applicatiebeheer van financiële systemen. d. Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente Gouda optreedt.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder De budgethouder is verantwoordelijk voor: - een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties; - een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen; - het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten; - het tijdig, juist en volledig aanmaken van een financiële verplichting bij het aangaan van een overeenkomst met een leverancier ten laste van de toegewezen budgetten; - een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur met inbegrip van de aanlevering van de juiste codering bij de afdeling Financiën; - het zichtbaar (laten) controleren van facturen en het (laten) vaststellen of de diensten, leveringen en werken die aan de gemeente Gouda zijn geleverd voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (controle op prestatielevering); - het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor inkoopverplichtingen, financiële verplichtingen, prestatieleveringen en facturen.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen De budgethouder is bevoegd overeenkomsten met leveranciers aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden: - de budgethouder mag slechts tot een maximumbedrag inkoopverplichtingen en financiële verplichtingen aangaan. De bevoegdheid is begrensd tot de in “het Gouds mandatenbesluit ” afgesproken kaders. - (meerjarige) inkoopverplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat in de hiervoor vastgestelde begroting in het betreffende jaar voldoende budget aanwezig is en dat deze inkoopverplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld; - inkoopverplichtingen mogen niet worden aangegaan als deze in de toekomst mogelijkerwijs tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden; - inkoopverplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten: - kapitaallasten; - interne doorbelastingen; - stortingen in en onttrekkingen aan reserves - dotaties aan en vrijval van voorzieningen; - stelposten en onvoorzien; a.

Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, de Goudse organisatie-uitgangspunten en mandaten en het inkoop- en aanbestedingsbeleid. b. Inkoopverplichtingen vanaf € 30.000 exclusiefmoeten BTW als financiële verplichting worden vastgelegd in de financiële administratie en worden ook vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsregister. De overige inkoopverplichtingen mogenals financiële verplichting worden vastgelegd in de financiële administratie. c. In aanvulling op de hierboven beschreven bevoegdheden voor budgethouders, is het afdelingshoofd financiën ook bevoegd tot: het inrichten en uitvoeren van het betalingsverkeer; het verzorgen van betalingen van rente en aflossing van opgenomen geldleningen; hit innen van rente- en aflossingsverplichtingen op verstrekte geldleningen.

pagina 2

Artikel 5 Budgetverschuivingen en budgetoverhevelingen a.

De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen: in de lasten binnen één kostenplaats, waarbij salarislasten en inhuur niet met materiële lasten worden vermengd; in de baten binnen één kostenplaats; in de lasten binnen één taakveld; in de baten binnen één taakveld; binnen één investeringsinvesteringskrediet. b. Ingeval van budgetverschuiving gelden de volgende voorwaarden: de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders; - er is sprake van geraamde budgetten. c. Voor het schuiven met budgetten tussen de programma’s is vooraf toestemming van de gemeenteraad vereist. Deze kan door middel van een begrotingswijziging conform artikel 6 worden verkregen. d. Het schuiven met budgetten tussen taakvelden binnen hetzelfde programma vereist een akkoord van de budgethouder. Deze verschuiving wordt bij de eerstvolgende begrotingswijziging ter informatie gerapporteerd aan het college en de raad. e. Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt. f. De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking: rente; kapitaallasten interne doorbelastingen; stortingen in en onttrekkingen aan reserves dotaties aan en vrijval van voorzieningen - stelposten en onvoorzien g.

Budgetoverhevelingen naar het volgende begrotingsjaar zijn - na afstemming met de afdeling Financiën - mogelijk. Daarbij gelden de volgende voorwaarden: het betreft een incidenteel budgetten, waarbij salarislasten, inhuur en kapitaallasten van overheveling zijn uitgesloten; het doel van het over te hevelen budget blijft in volgende begrotingsjaar hetzelfde als was in het betreffende begrotingsjaar (het over te hevelen budget kan dus niet voor een ander beleidsdoel worden ingezet); De financiële positie van de gemeente is toereikend. h. Voor het overhevelen van budgetten is toestemming van de gemeenteraad vereist. Deze kan door middel van een besluit bij resultaatbestemming in het kader van de jaarstukken of door middel van een begrotingswijziging conform artikel 6 worden verkregen.

Artikel 6 Over- en onderschrijdingen a. Een budgethouder mag een budget op taakveldniveau niet overschrijden. b. Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen. c. Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de budgethouder - of in enkele gevallen de budgethouders van taakveld(en) binnen een programma in gezamenlijkheid - of er mogelijkheden voor dekking binnen hetzelfde taakveld of programma zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet daarover in een tussentijdse rapportage aan de gemeenteraad worden gerapporteerd. Daarbij gelden de spelregels zoals vastgelegd in de Financiële verordening. d. Als er sprake is van een te verwachten onder-/ of overschrijding van investeringsinvesteringskredieten of van budgetten die leiden tot een verschuiving tussen programma’s, moet een begrotingswijziging worden opgesteld. e. Begrotingswijzigingen waardoor baten- en/of lastentotaal per programma of investeringsinvesteringskredieten uitbreiden of inkrimpen moeten altijd door de raad worden vastgesteld. f. Begrotingswijzigingen worden bij voorkeur als onderdeel van de twee tussenrapportages binnen de Planning- en Control cyclus aan de raad aangeboden.

pagina 3

g.

Als er sprake is van een toekomstige overschrijding, worden eerst de budgetten op de bovenbeschreven wijze aangepast en geautoriseerd, alvorens de nieuwe verplichtingen (die leiden tot de initiële overschrijding) worden aangegaan. h. Een begrotingswijziging kent het volgende standaardtraject: De budgethouder meldt verwachte budgetonder- en overschrijdingen en de reden hiervan en stemt dit af met zijn of haar leidinggevende en de portefeuillehouder. Als een verwachte budgetover- of onderschrijding meegenomen moet worden in een begrotingswijziging dan geeft de budgethouder dat door aan de afdeling Financiën. De afdeling Financiën maakt een overzicht met alle ingediende wijzigingen en stelt een conceptbegrotingswijziging op. De afdeling Financiën beoordeelt gezamenlijk met afdeling Concernstaf de ingediende wijzigingen, geeft een prioritering aan en legt de concept-begrotingswijziging aan de directie voor samen met een advies. Na het directiebesluit gaat de concept-begrotingswijziging voor definitieve vaststelling door naar college en raad. Na een definitief vaststellingdoor het college of de raad verwerkt de afdeling Financiën de wijzigingen in het financiële systeem en wordt dit voor budgethouders zichtbaar in rapportages. i.

Een door een budgethouder ingediend voorstel tot begrotingswijziging moet minimaal de volgende informatie bevatten: Reden voor het indienen (over-/onderschrijding, nieuw beleid etc.). Gevolgen van het wel, niet of deels uitvoeren van het voorgestelde beleid. Bij budgetuitbreidingen een dekkingsvoorstel, inclusief de toets van de afdeling Financiën. Bij dekking van een budgetuitbreiding door oud voor nieuw of bij het stoppen met een activiteit/taak: de gevolgen van het niet uitvoeren van het oude beleid.. Indien geen dekking voor de budgetuitbreiding aanwezig is: de motivatie waarom de wijziging toch gehonoreerd moet worden en welke stappen ondernomen werden om dekking te vinden.

Artikel 7 Verantwoording a. De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van de middelen conform de afspraken van de Planning en Control cyclus, zoals jaarlijks vastgelegd in het spoorboekje Planning en Control cyclus b. Behoudens later gebleken onregelmatigheden, ontlast de vaststelling van de jaarstukken de budgethouder van het daarin verantwoorde beheer.

Artikel 8 Slotbepalingen a. De regeling wordt aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Gouda 2020’. b. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2020.

namens burgemeester en wethouders van Gouda,

pagina 4

Algemene toelichting Grondslag budgethoudersregeling In hoofdstuk 3 van het Gouds mandatenbesluit is opgenomen dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur een budgethoudersregeling vaststelt. Het doel van het hebben van een budgethoudersregeling is te komen tot: •

een dusdanige borging in de organisatie van de aan begroting en investeringskrediet verbonden werkzaamheden dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van budget;

•

een duidelijke toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording daarover.

Aanleiding voor het opstellen van een budgethoudersregeling is de wijziging van de mandaten van de budgethouders , mede als gevolg van het inwerking treden van de Financiële verordening 2019 gemeente Gouda, ex artikel 212 Gemeentewet.

Hoe zijn in algemene zin de bevoegdheden verdeeld •

De gemeenteraad is het kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende orgaan binnen de gemeente. De gemeenteraad oefent het formele budgetrecht uit. Deze expliciet in de Gemeentewet genoemde bevoegdheid komt onder andere tot uitdrukking in het feit dat de raad jaarlijks op het niveau van de programma’s en taakvelden de programmabegroting vaststelt. Hiermee stelt de raad vast welk beleid het komend jaar zal worden uitgevoerd en autoriseert de raad ook de (financiële) middelen die nodig zijn om dat beleid te kunnen uitvoeren.

•

Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid van de gemeente uit te voeren. Daarbij mag het college tevens de middelen inzetten die op taakveldniveau daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Het college wordt hierin ondersteund door de ambtelijke organisatie en is daartoe opdrachtgever van de directie.

•

De directie houdt zich bezig met het managen van de organisatie als geheel, strategische ontwikkeling en advisering, het versterken van een integrale aanpak, concernsturing, het opdrachtgeverschap van grote programma’s en investeringsinvesteringskredieten en de optimalisering van de bedrijfsvoering.

•

Het college geeft in de vorm van de budgethoudersregeling opdracht aan de budgethouders om het budgethouderschap namens het college uit te oefenen. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan budgetverantwoordelijkheid opdragen aan afdelingshoofden, programmamanagers, gebiedsmanagers of projectleiders.

•

Budgethouders kunnen zich laten vervangen door ondergemandateerden en andere budgethouders. Indien de maximale bevoegdheid van afdelingshoofden, programmamanagers, gebiedsmanagers of projectleiders van € 300,000 wordt overschreden, treden directieleden of de gemeentesecretaris / algemeen directeur op als budgethouder, maximaal tot de hun toegekende bevoegdheden.

pagina 5