Document · PDF

Bijlage marktconformiteitsrapportage

Raadsvergadering 8 november 2023, gemeente GoudaBij agendapunt: Besluit: Programmabegroting 2024 - 20279.680 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Cyclus NV Marktconformiteitsonderzoek 2023 Onderzoek naar de marktconformiteit van de inzameldienstverlening, met in deze editie van het periodieke marktconformiteitsonderzoek speciale aandacht voor de overhead van Cyclus

11 juli 2023

: Waarderweg 33 Kantoor b10, 2031 bn Haarlem

BEZOEKADRES

: Postbus 2016, 2002 ca Haarlem

POSTADRES

t 023 531 91 41, e info@iprnormag.nl, i www.iprnormag.nl

In opdracht van:

Cyclus NV

Opsteller(s):

Drs. ing. P.M.J. de Bruin (Paul) R.A. Zuyderduyn (Ronald)

Projectnummer IPR Normag:

101399

Aantal pagina’s:

Status

Datum

Toegestuurd naar

Conceptrapport

23 juni 2023

Cyclus NV, René Voges, Jeroen de Vries Voor check op juistheid en volledigheid

Conceptrapport

30 juni 2023

Cyclus NV, René Voges, Jeroen de Vries Voor bespreking en doorgeleiding naar ambtelijke projectgroep

Eindrapport

11 juli 2023

Cyclus NV, René Voges, Jeroen de Vries

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopiëren, opnamen, of enig andereCyclus manier, zonder voorafgaande 101399 Marktconformiteitsonderzoek NV – 11 juli 2023 - schriftelijke toestemming van IPR Normag. 2/25

Inhoudsopgave

Samenvattende conclusies

1 Inleiding

1.1 Achtergrond

1.2 Opdrachtformulering en aanpak

2 Analyse en beoordeling kosten overhead

2.1 Aanpak en verantwoording

2.2 Resultaat overhead

3 Kostenvergelijking inzameldienstverlening

3.1 Marktconformiteit op basis van benchmark

3.2 Inzamelkosten Restafval (fijn), GFT en PMD

3.3 Kosten inzamelmiddelen

3.4 Kosten klantenservice en communicatie

4 Analyse logistieke inzamelprestatie

4.1 Aanpak en verantwoording

4.2 Resultaat logistieke inzamelprestatie

5 Analyse kwaliteit-kosten inzameldienstverlening

5.1 Aanpak en verantwoording

5.2 Beoordeling

5.3 Tevredenheidsonderzoek

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

3/25

SAMENVATTENDE CONCLUSIES In de dienstverleningsovereenkomst van gemeenten en Cyclus NV is afgesproken dat elke twee jaar door een onafhankelijk en deskundig adviesbureau de marktconformiteit van de door Cyclus NV geleverde prestaties wordt beoordeeld. Onder marktconformiteit wordt verstaan: in vergelijking met Cyclus vergelijkbare inzamelorganisaties zoals overheid gedomineerde vennootschappen en gemeenschappelijke regelingen. In deze editie van het marktconformiteitsonderzoek is speciale aandacht uitgegaan naar de

Totaal (Versie 1.0 (org.16))

A5 A1 A3 A7 A8 A11 A12 A2 A6 A4 overhead kosten. Daarvoor is deA9 overhead van Cyclus getoetst aan deA10Benchmark Overhead Kosten (ex verwerking)

€

11.600k €

4.900k €

53.100k €

18.900k €

34.800k €

35.000k €

38.100k € 30.300k €

30.900k €

18.200k €

19.500k €

80.300k

Kosten overheid leiding+indirect+ondersteuning € 2.600k € 1.200k €afvalorganisaties. 13.400k € 4.900k € 10.000k € 10.300k € 11.300k € 9.200k € voor gedomineerde

9.700k €

5.800k €

6.700k €

28.700k

% tov totale kosten

22%

24%

25%

26%

29%

30%

31%

32%

34%

% idem, excl. uitvoeringsk. % aanst.+indirect tov totale kosten

22%

23%

25%

26%

29%

28%

31%

33%

16% 18% 20% 20% 22% clusief verwerkingskosten). Cyclus betreft A12. % idem, excl. uitvoeringsk. 16% 17% 18% 18% 20%

23%

22%

26%

25%

22%

25%

20%

21%

22%

24%

20%

25%

36%

36% De volgende grafiek toont de overheadkosten ten opzichte van de totale bedrijfskosten (ex-

50%

29%

30% 22%

24%

25%

26%

Aansturing

Indirect

29%

30%

31%

32%

A11

A12

A10

34%

36%

20% (excl.verwerking)

Percentage tov totale kosten

40%

10%

Sortering obv inclusief direct

ondersteuning en inclusief HRM en Fin uitv oeringsbeleid

Direct ondersteunend

De overhead van Cyclus is met 30% over het geheel (per saldo) marktconform. Ondanks de drie werkprocessen c.q. kostencomponenten met hogere kosten afwijken ten opzichte van de benchmark. De oorzaak hiervan kan ook gelegen zijn in een hoger serviceniveau en hoeft daarmee niet direct als negatief te worden gezien. Dit zijn: • Huisvesting. Naar verwachting als gevolg van de relatief grote dimensionering, waarbij is uitgegaan van verbrede dienstverlening door Cyclus op het gebied van afval- en grondstoffen én beheer en onderhoud van openbare ruimte. • Automatisering en ICT. Het is aan te raden dat Cyclus kritisch kijkt naar de automatisering en ICT om de verklaring voor de relatief hoge kosten te achterhalen. Daarbij houden wij er rekening mee dat deze relatief hoge kosten wellicht goed te verantwoorden zijn met het oog op robuuste geautomatiseerde systemen wat bijvoorbeeld voor het toepassen van diftar een harde voorwaarde is. • Bedrijfsbureau. Met name de verhouding medewerkers bedrijfsbureau ten opzichte van medewerkers ‘buiten’ valt op. Dit kan het gevolg zijn van een grote (zelf gecreeerde of door de gemeenten verlangde) workload. Bijvoorbeeld relatief veel maatwerk in de uitvoering, rapportages, et cetera. Dit is in ieder geval voor Cyclus een punt van aandacht.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

4/25

Aan de hand van de Benchmark Huishoudelijk Afval welke jaarlijks onder auspiciën van RWS en de NVRD wordt uitgevoerd, is de marktconformiteit van Cyclus onderzocht. Daarbij is gefocust op de inzameldienstverlening restafval, GFT en PMD. De volgende tabel vat de uitkomsten voor de 8 deelnemende Cyclus-gemeenten samen. Een groene en gele score betekent beter dan, respectievelijk op benchmarkniveau (dus marktconform). Een rode score, onder het gemiddelde benchmarkniveau, wordt als niet-marktconform beoordeeld.

KOSTEN (GECORRIGEERD) Kosten per aansluiting (€/aansl.) fijn restafval GFT PMD Kosten per ton (€/ton) fijn restafval GFT PMD

Benchmarkgroepen (COR.) Klasse B Klasse C Klasse D (N=26) (N=24) (N=20)

Klasse B (30-49%hoogbouw) Klasse C (20-29%hoogbouw) Krimpen a/d Waddinxvee Bodegraven- Krimpenerwa Gouda Ijssel n Reeuwijk ard Zuidplas

€ € €

28 € 21 € 17 €

26 € 19 € 15 €

21 € 23 € 18 €

20 O 17 O 16 O

€ € €

30 B 25 B 25 B

€ € €

26 O 24 B 25 B

€ € €

30 B 20 G 16 B

€ € €

18 O 20 G 18 B

€ € €

75 € 104 € 279 €

71 € 78 € 219 €

71 € 69 € 209 €

77 G 93 O 245 O

€ € €

75 G 139 B 412 B

€ € €

99 B 94 O 350 B

€ € €

123 B 63 O 221 G

€ € €

66 O 63 O 264 B

€ € €

23 O 15 O

€ € €

24 B 22 O 21 B

€ € €

21 G 20 O 22 B

98 B 52 O

€ € €

106 B 64 O 287 B

€ € €

85 B 57 O 259 B

Klasse D (0-19%hoogbouw) Kaag en Braassem Nieuwkoop

Bron: Gecorrigeerde Benchmark Huishoudelijk Afval (RWS/NVRD) 2021 op overheadkosten Cyclus-gemeenten en gemiddelden benchmarkgroep (Bewerking IPR Normag)

We zien wisselende beelden per gemeente: • De dienstverlening in Gouda en Zuidplas is over het geheel beter dan marktconform. • In Krimpenerwaard en Nieuwkoop is de dienstverlening grotendeels marktconform. • In Krimpen aan de IJssel, Waddinxveen, Bodegraven-Reeuwijk en Kaag en Braasem is de prestatie niet marktconform. Nadere verdieping en onderzoek naar verklaringen voor met name niet-marktconformiteit leidt tot de volgende conclusies: • De personeelstarieven van Cyclus wijken niet af van de gebruikelijke norm. Hier vinden wij dus geen verklaring voor niet-marktconformiteit. Bovendien willen wij er op wijzen dat de arbeidsmarkt krap is waardoor goed werkgeverschap voor Cyclus een belangrijk aandachtspunt voor het gevoerde personeelsbeleid is en ook de nodige investeringen vergt zoals goede faciliteiten. Het verzuim binnen Cyclus is laag en de medewerkerstevredenheid is goed. • De materieeltarieven wijken niet af van de gebruikelijke norm en zijn zelfs iets lager dan de benchmark. Hier vinden wij dus geen verklaring voor niet-marktconformiteit. • Workload en serviceniveau. Een mogelijke verklaring voor de niet-marktconforme kosten voor de inzameling van restafval, GFT en PMD in de vier genoemde gemeenten kan (deels) worden verklaard door het hogere serviceniveau waarbij relatief veel inzamelrondes worden gereden.

• De tarieven van Cyclus voor minicontainers, rolcontainers en ondergrondse verzamelcontainers zijn zeker marktconform, wellicht zelfs aan de lage kant. • We zien dat de productie (de inzet van personeelsuren per aansluiting) grotendeels op benchmarkniveau of beter is. Dit geldt in ieder geval voor de gemeenten waarbij

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

5/25

sprake is van een marktconforme kosten voor de inzameling van restafval, gft en PMD. Echter ook in de gemeenten Krimpen aan de IJssel, Waddinxveen en Bodegraven-Reeuwijk is sprake van een marktconforme productiviteit. • Met uitzonderling in de gemeente Kaag en Braassem. Daar ligt de productie (inzet van mens en materieel) onder het benchmarkgemiddelde. Dit wordt dan ook (deels) als verklaring voor niet marktconformiteit van de kosten voor inzameling gezien. Klanttevredenheid. Bij de meer kwantitatieve beoordeling van de marktconformiteit van inzameldiensten door Cyclus is ook gekeken naar de klanttevredenheid. De klanttevredenheid van inwoners met betrekking tot de dienstverlening varieert van rapportcijfer 7,1 tot en met 7,7.

-0-0-0-

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

6/25

1 INLEIDING 1.1

Achtergrond In de dienstverleningsovereenkomst van gemeenten en Cyclus NV is afgesproken dat elke twee jaar door een onafhankelijk en deskundig adviesbureau de marktconformiteit van de door Cyclus NV geleverde prestaties wordt beoordeeld. Onder marktconformiteit wordt verstaan: in vergelijking met Cyclus vergelijkbare inzamelorganisaties zoals overheid gedomineerde vennootschappen en gemeenschappelijke regelingen. Ter informatie: in Nederland wordt de afvalinzameling bij 85% van alle inwoners ingezameld door een gemeentelijke dienst of overheid gedomineerde organisatie zoals Cyclus. Meer van 50% van de gemeenten is aangesloten bij een overheid gedomineerde organisatie.

1.2

Opdrachtformulering en aanpak

1.2.1

Opdrachtformulering en onderzoekbare deelvragen De opdracht is als volgt geformuleerd: Verricht een onderzoek naar de marktconformiteit van de logistieke inzameldienstverlening van Cyclus aan de deelnemende gemeenten. Geef daartoe antwoord op de volgende vier onderzoekbare deelvragen: 1. Kosten overhead Hoe verhouden de kosten van de overhead van Cyclus zich ten opzichte van andere overheid gedomineerde organisaties (NV’s / GR-en). Waar mogelijk verdeeld naar type activiteit. Verklaar significante verschillen. 2. Kosten inzameldienstverlening Hoe verhouden zich de volgende kostencomponenten ten opzichte van met Cyclus vergelijkbare partijen? Dit betreft: a. Inzamelkosten Restafval (fijn), GFT en PMD per inzamelwijze (halen aan huis, brengvoorzieningen); b. Kosten inzamelmiddelen; c. Kosten klantenservice en communicatie; Verklaar significante verschillen. De verwerkingskosten dienen in deze analyse buitenbeschouwing te worden gelaten. 3. Logistieke prestatie inzameldienstverlening Hoe verhouden de logistieke inzamelprestaties van Cyclus zich ten opzichte van vergelijkbare partijen? Zoals de benodigde inzet van mens en materieel voor de inzameling van afval- en grondstofstromen. Wat zijn hierbij de verschillen en verklaar deze.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

7/25

4. Analyse verhouding kwaliteit-kosten inzameldienstverlening In hoeverre zijn de inzamelkosten proportioneel voor de kwaliteit van de inzameling. Welke kwaliteit mag men verwachten voor de kosten en wordt die kwaliteit ook gehaald? 1.2.2

Plan van aanpak en gehanteerde bronnen Het marktconformiteitsonderzoek is uitgevoerd in de periode april – juni 2023. De volgende activiteiten zijn daarvoor uitgevoerd: 1 Startbespreking, opstarten traject, inventarisatie benodigde gegevens 2 Analyse en beoordeling kosten overhead (Benchmark overhead) a. b. c. d.

Levering broninformatie, verwerking en eerste allocatie Interactie 1: Aanscherping kostenallocatie Interactie 2: Prestatie-uitvraag (interviews) Duiding en toets op benchmarkverwerking

3 Kostenvergelijking inzameldienstverlening met referentieorganisaties 4 Analyse logistieke inzamelprestatie 5 Analyse verhouding kwaliteit-kosten inzameldienstverlening 6 Conceptrapportage, bespreking en afronding Voor wat betreft het eerste thema ‘de analyse van de overhead’ is gebruik gemaakt van de door IPR Normag ontwikkelde Benchmark Overheid. IPR Normag heeft deze benchmark speciaal ontwikkeld voor overheidsorganisaties op het gebied van afvalbeheer en beheer buitenruimte. Voor de overige thema’s is gebruik gemaakt van de beschikbare benchmarkrapportages (Benchmark Huishoudelijk Afval onder auspiciën van RWS en NVRD) welke zijn aangevuld en verdiept aan de hand van gesprekken met betrokkenen binnen Cyclus en analyses door IPR Normag. Voorts hebben wij gebruik gemaakt van (vertrouwelijke en daarom geanonimiseerde) informaties over kosten- en logistieke prestaties van andere overheidsorganisaties.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

8/25

2 ANALYSE EN BEOORDELING KOSTEN OVERHEAD 2.1

Aanpak en verantwoording Voor het beoordelen van de marktconformiteit van de overhead is Cyclus opgenomen in de door ons ontwikkelde benchmark voor overheidsorganisaties op het gebied van afvalbeheer en beheer buitenruimte. Inmiddels telt de database 12 organisaties: zowel verzelfstandigde overheids-NV’s als enkele (grote) gemeentelijke diensten op het gebied van afvalbeheer en beheer van de openbare ruimte. De volgende tabel toont het aantal organisaties (geanonimiseerd) van de huidige (actuele) dataset.

tabel 1

Deelnemers Benchmark Overhead Totaal (Versie 1.0 (org.16))

A5 Aantal gemeenten

A11

A12

A10

Totaal aantal inwoners

250k

90k

360k

250k

320k

230k

250k

330k

340k

190k

200k

1.170k

Aandeel hoogbouw

18%

29%

32%

60%

26%

54%

22%

21%

28%

Totale formatie

137

280

115

178

258

242

208

194

127

124

676

Aantal medewerkers

150

340

111

194

269

261

210

200

131

132

686

Gedetacheerd SW

Onderdeel

Organisatievorm

P.P.S.

G.R.

N.V.

G.R.

N.V.

G.R.

CAO-keuze

BGV CAR-UWO

GEO

CAR-UWO

GEO

CAR-UWO

Opgericht (jaar)

2001

1990

2000

1989

G.R. = Gemeenschappelijke Regeling

P.P.S = Publiek-Priv ate Samenwerking

BGV = BeroepsGoederenVerv oer

1963

0 Onderdeel

N.V.

G.R.

N.V.

GEO CAR-UWO

GEO

2001

1997

2006

1991

2004

GEO = Grondstoffen Energie & Omgev ing, onderdeel serv ices

De benchmark richt zich op de onderdelen aansturing, indirect en direct-ondersteunend. Daarbij staan de onderliggende processen, en daarmee verband houdende kosten, centraal (ongeacht de wijze waarop de organisatie is ingericht). Voor het maken van de benchmark is primair onderzoek verricht. Daarbij is door ons de gehele begroting van Cyclus 2023 inclusief het formatieoverzicht gealloceerd naar, voor de benchmark eenduidige, kostensoorten en processen. Zodoende worden alle relevante activiteiten en kosten per proces samengebracht, waardoor de onderlinge vergelijkbaarheid in de benchmark sterk wordt vergroot. In een breed interview met het MT van Cyclus is een nadere duiding gegeven op de allocatie. De input is ter validatie aangeboden aan Cyclus.

2.2

Resultaat overhead

2.2.1

Resultaat Benchmark Indirect en direct ondersteunend De resultaten van de benchmark zijn opgenomen in de separate rapportage “benchmark indirect en direct ondersteunend”. In deze rapportage is Cyclus (organisatie A12) per proces vergeleken. De volgde tabel en grafiek tonen het gecumuleerde resultaat. Cyclus kent een overhead van 30% ten opzichte van de totale kosten (exclusief verwerkingskosten).

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

9/25

tabel 2

Overzicht totaal overhead in Benchmark Totaal (Versie 1.0 (org.16))

A11

11.600k €

4.900k €

53.100k €

18.900k €

34.800k €

35.000k €

Kosten leiding+indirect+ondersteuning € 2.600k €

Kosten (ex verwerking)

€

A12

A10

38.100k € 30.300k €

30.900k €

18.200k €

19.500k €

80.300k 28.700k

1.200k €

13.400k €

4.900k €

10.000k €

10.300k €

11.300k €

9.200k €

9.700k €

5.800k €

6.700k €

% tov totale kosten

22%

24%

25%

26%

29%

30%

31%

32%

34%

36%

% idem, excl. uitvoeringsk. % aanst.+indirect tov totale kosten

22%

23%

25%

26%

29%

28%

31%

33%

36%

16%

18%

20%

22%

23%

22%

26%

25%

22%

25%

% idem, excl. uitvoeringsk.

16%

17%

18%

20%

21%

22%

24%

20%

25%

50%

22%

24%

25%

26%

Aansturing

Indirect

29%

30%

A11

A12

31%

32%

A10

34%

36%

20%

10%

Sortering obv inclusief direct ondersteuning en inclusief HRM en Fin uitv oeringsbeleid

2.2.2

29%

30%

(excl.verwerking)

Percentage tov totale kosten

40%

Direct ondersteunend

Conclusie: overhead Cyclus NV marktconform met aandachtspunten Ondanks de verschillende verzorgingsgebieden, beleids- en inzamelmethode en organisatievormen liggen de overheadskosten redelijk dicht bij elkaar. Variërend van 22 tot 36% van de totale kosten. Cyclus bevindt zich met 30% in het midden, wellicht iets aan de hogere kant van het midden. Over het geheel concluderen wij dat Cyclus met haar overhead marktconform is. Maar er zijn op drie categorieën uitschieters ten opzichte van de benchmark. Dit lichten wij in het vervolg uiteraard nader toe. Maar vooraf kan al wel worden geconcludeerd dat indien de afwijking op deze twee categorieën niet aanwezig zou zijn, de overhead van Cyclus binnen de benchmark al relatief laag wordt beoordeeld. Andersom gesteld: ondanks deze drie uitschieters is de overhead van Cyclus als geheel wel marktconform. In het bijgevoegde benchmarkrapport worden onderliggende werkprocessen en kostencategorieën nader toegelicht. De aandachtspunten worden in de volgende paragraaf toegelicht. Het is belangrijk te melden dat de genoemde kosten bij de verschillende overheadfuncties tot stand zijn gekomen door het (her)alloceren van de kosten van Cyclus die volgens de (eenduidige) definitie in de Benchmark tot het betreffende werkproces gerekend moeten worden. Op deze wijze kunnen in de benchmark goede vergelijkingen (appels met appels) worden gemaakt.

2.2.3

Toelichting aandachtpunten en mogelijke verbeterpunten Een vergelijking op uitsluitend het kostenniveau is natuurlijk maar een kant van het verhaal. Het gaat uiteindelijk om de kosteneffectiviteit. Om de vraag “Is de goedkoopste ook de

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

10/25

goede?” te beantwoorden is de positie in de benchmark geprojecteerd in een kwartielscore. De score geeft per proces de prestatie en de kosten in de benchmark aan. Kwartiel 1 Kosten zijn iets lager dan het benchmarkgemiddelde Kwartiel 2 Kosten zijn op of rond het benchmarkgemiddelde Kwartiel 3 Kosten zijn iets boven het benchmarkgemiddelde Kwartiel 4 Kosten liggen ver boven het benchmarkgemiddelde

Een scherpe norm voor de omvang van de overhead. Mogelijk zelfs te scherp; eventueel lijdt de kwaliteit van de overheaddienstverlening hieronder. De referentie voor de benchmarkgroep. Hierbij wordt de kwaliteit en efficiëntie op orde verondersteld. (Kanttekening: voldoende vergelijkbaarheid in benchmarkgroep) Omvang van kosten is meer dan voldoende voor dienstverlening. Mogelijk is efficiëntieonderzoek wenselijk om te verbeteren. Omvang van kosten is te groot, waarbij efficiëntie onderzoek is aan te bevelen.

Voor Cyclus levert dit het volgende beeld Positionering t.o.v. benchmarkgroep Organisatie a12 Min

Proces

Max

Kwartiel

Procent

28,5%

21,1%

24,0%

26,9%

29,9% 32,8%

Aansturing

2,8%

4,0%

5,1%

6,3%

Indirect per kosten Bestuurlijk juridisch Financiën P&O ICT Klantenservice en Secretariaat Huisvesting (kantoor/dependance) en Facilitaire zaken

4 3 1 3 4 2 4

16,9%

8,1%

10,6%

13,2%

15,7% 18,3%

0,5% 1,5% 4,0% 4,9% 1,2% 4,7%

0,1% 1,2% 0,9% 1,6% 0,4% 0,7%

0,3% 1,8% 2,0% 2,4% 0,9% 1,8%

0,4% 2,4% 3,0% 3,2% 1,4% 2,9%

Ondersteuning per kosten Beleid, Projecten & Innovatie en Communicatie Accountmanagement Assetmanagement Productie- en bedrijfsbureau Werkplaats IBOR (kantoorpersoneel)

2 1 2 4 4 N.v.t. N.v.t.

8,8% 2,5% 1,3%

6,7% 2,0%

8,3% 2,8%

9,9% 3,5%

1,1% 3,9%

0,2% 0,1% 1,7%

0,8% 0,4% 2,4%

1,3% 0,6% 3,0%

1,8% 0,9% 3,7%

2,3% 1,1% 4,3%

0,0% 0,0%

0,4% 0,0%

1,4% 0,5%

2,3% 1,0%

3,2% 1,6%

4,2% 2,1%

Versie 1.1 (org.16)

Totaal aansturing, indirect en ondersteuning

0,5% 3,0% 4,1% 4,1% 1,9% 3,9%

7,4%

0,7% 3,6% 5,1% 4,9% 2,4% 5,0%

11,5% 13,1% 4,3% 5,1%

inclusief beleidskosten voor Financiën en HRM exclusief 'directe' huisvestingskosten

Daarin zien we een afwijkend beeld ten opzichte van de benchmark op drie onderliggende processen c.q. categorieën: • Huisvesting • Bedrijfsbureau • ICT Deze werkprocessen hebben een relatief groot aandeel in de totale overhead, en bevinden zich alle drie in het vierde kwartiel. Het is daarom gewenst om onderzoek te doen naar de mogelijke verklaringen. Assetmanagement is vanwege de relatief kleine omvang verder niet meegenomen in de verdieping. Huisvesting De volgende tabel toont de huisvestingslasten in de benchmark. De kosten voor huisvesting en facilitaire zaken liggen tussen de € 180k en € 3.940k. Voor een goede vergelijkbaarheid zijn ook de kosten voor facilitair, veelal personeelskosten, hierbij samengevoegd. De totale

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

11/25

huisvestingslasten bedragen 2,0% tot 6,5% van de totale kosten. Cyclus bevindt zich met 6,4% aan de bovenkant van de bandbreedte. Huisvesting (gebouwbeheer) en Facilitaire zaken (Versie 1.1 (org.16))

A5 Totale kosten Huisvesting (gebouwbeheer) en Facilitaire zaken

€

10%

230k €

1.870k €

1.240k €

180k €

2,0%

3,5%

3,6%

A11

A10

A12

690k €

1.350k €

3.940k €

1.910k €

1.570k €

1.240k €

1.160k €

1.940k

3,6%

3,9%

4,9%

5,0%

5,1%

6,3%

6,4%

6,3%

6,4%

4,9%

5,0%

5,1%

A11

A10

A12

Facilitaire zaken tov totale kosten

3,5%

3,6%

3,9%

2,0% 2% (ex.verw.)

Kosten Huisvesting (gebouwbeheer) en

% tov totale kosten

0% A5

Huisvesting

Facilitair

Op zich is huisvesting vanwege het grote aandeel vaste kosten een niet gemakkelijk te beïnvloeden factor. Wellicht is de huisvesting van Cyclus redelijk ruim gedimensioneerd ten opzichte van de activiteiten die worden uitgevoerd. Het gebouwontwerp en het programma van eisen ging toentertijd uit van Cyclus als brede dienstverlener op het gebied van afvalbeheer én beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Bedrijfsbureau (productie- en bedrijfsbureauproces) Voor de werkvoorbereiding, (operationele) planning en registraties hebben de organisaties een productie- c.q. bedrijfsbureauproces ingericht. De totale kosten voor dit proces variëren tussen de € 100k en € 2.580k. Deze kosten bestaan hoofdzakelijk uit personeelskosten. De kosten ten opzichte van totale kosten bedragen 1,7% tot 4,8%. De kosten liggen bij zeven organisaties rond de 2,3% en bij drie organisaties op 3,2% en twee organisaties (A6 en A12) zijn de kosten met 4,2% relatief hoger. Productie- en bedrijfsbureau (Versie 1.1 (org.16))

A2 Totale kosten Productieen bedrijfsbureau

€

% tov totale kosten

A10

310k 1,7%

€

600k

A1 €

1,9%

100k

€ 1.210k

2,0%

2,3%

A5 €

270k 2,3%

A3 €

470k 2,5%

A8 €

A11

A12

920k

€ 1.220k

€ 2.580k

€ 1.130k

€ 1.180k

2,6%

3,2%

3,9%

A6 €

840k 4,3%

4,3% 3,9%

4% totale kosten (ex.verw.)

Kosten Productie- en bedrijfsbureau tov

1,7%

1,9%

2,0%

A10

2,3%

2,5%

3,2%

A11

2,6%

0% A2

Bedrijfsbureau (algemeen)

Voorraadbeheer

Bedrijfsb. Afval&Reiniging

A12

Bedrijfsb. BOR

Op basis van de kerngegevens in de volgende tabel wordt gezocht naar een verklaring dan wel een aanwijzing voor deze relatief hoge kosten. Met name de verhouding aantal medewerkers bedrijfsbureau ten opzichte van het aantal medewerkers ‘buiten’ valt dan op. Dit kan het gevolg zijn van een grote (zelf gecreëerde of door de gemeenten verlangde)

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

12/25

workload. Bijvoorbeeld relatief veel maatwerk in de uitvoering, rapportages, et cetera. Dit is in ieder geval voor Cyclus een punt van aandacht. Productie- en bedrijfsbureau (Versie 1.1 (org.16))

totaal aantal huishoudens:

A10

A11

A12

86.000

163.000

58.000

156.000

108.000

113.000

109.000

102.000

510.000

160.000

141.000

88.000

formatie buitendienst:

130

180

120

180

160

470

100

150

span of control (geheel):

span of control direct:

Formatie Productie- en bedrijfsbureau

4,3

8,9

0,7

15,6

3,5

6,3

13,5

14,8

46,0

14,6

13,0

6,6

Kosten per huishouden

€ 3,60

€ 3,70

€ 1,70

€ 7,70

€ 2,50

€ 4,10

€ 8,40

€ 11,90

€ 5,10

€ 7,10

€ 8,30

€ 9,50

1fte Bedr.buro/… fte buiten

Formatie voorraadbeheer

1,3

0,0

1,0

0,0

0,4

1,9

1,0

0,0

1,7

1,8

0,6

1,0

€ 0,84

€ 0,00

€ 0,89

€ 0,00

€ 0,21

€ 0,87

€ 0,59

€ 0,00

€ 0,25

€ 0,62

€ 0,57

€ 0,82

Kosten voorbeh./huish.

Automatisering / ICT De kosten voor Automatisering/ICT liggen tussen de € 80k en € 2.650k. De ICT-kosten betreffen 1,6% tot 4,9% van de totale kosten. Cyclus bevindt zich aan de bovenkant van de benchmark. ICT (Versie 1.1 (org.16))

A1 Totale kosten ICT

€

% tov totale kosten

80k 1,6%

A5 €

350k

€ 2.650k

€ 1.190k

€ 1.960k

3,0%

3,3%

3,4%

3,7%

A6 €

A11

750k

€ 1.480k

3,8%

3,9%

A2 €

750k 4,1%

A3 €

A10

A12

870k

€ 1.450k

€ 1.480k

€ 1.720k

4,6%

4,7%

4,9%

Kosten ICT tov totale kosten (ex.verw.)

4% 3,0%

3,3%

3,4%

3,7%

3,8%

3,9%

A11

4,6%

4,7%

A10

4,9%

A12

4,1%

1,6%

0% A1

ICT-beleid

ICT-beheer

De kosten bestaan voornamelijk uit kapitaalslasten, aanschaf-, onderhoud- en licentiekosten voor de hard- en software. Daarnaast betreft het personeelskosten. Geen van de organisaties maakt gebruik van een alomvattende bedrijfsapplicatie (Enterprise Resource Planning (ERP)). De organisaties beschikken voor hun administratie en registratie over verschillende softwarepakketten. Deze applicaties zijn veelal onderling gekoppeld. De mate waarin de pakketten gekoppeld zijn, verschilt onderling wel sterk. Met uitzondering van organisatie A4 en A5 verschilt de ICT-omgeving op hoofdlijnen nauwelijks van elkaar. De organisaties maken vaak nog gebruik van een eigen serveromgeving met bedrijfsapplicaties en vrij standaard programmatuur in de Cloud. Het systeemonderhoud wordt uitbesteed, voor het applicatiebeheer beschikt men over eigen medewerkers en voor functioneel beheer zijn er binnen de organisatie vaak ‘key users’ (supergebruikers). Het is aan te raden dat Cyclus kritisch kijkt naar de automatisering en ICT om de verklaring voor de relatief hoge kosten te achterhalen. Daarbij houden wij er rekening mee dat deze relatief hoge kosten wellicht goed te verantwoorden zijn met het oog op robuuste geautomatiseerde systemen wat bijvoorbeeld voor het toepassen van diftar een harde voorwaarde is.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

13/25

3 KOSTENVERGELIJKING INZAMELDIENSTVERLENING 3.1

Marktconformiteit op basis van benchmark Voor de kosten van de directe uitvoering van (primaire) werkprocessen wordt gebruik gemaakt van de genoemde Benchmark Huishoudelijk Afval peiljaar 2021. Met de opdrachtgever voor dit onderzoek is afgesproken dat hierbij wordt gekeken naar: • Inzamelkosten Restafval (fijn), GFT en PMD • Kosten inzamelmiddelen • Kosten klantenservice en communicatie Het betreft de met de uitvoering van deze taken gemoeide kosten zonder verwerkingskosten. Verwerkingskosten (die ook sterk worden beïnvloede door de effectiviteit van het gemeentelijk grondstoffenbeleid) blijven dus buiten beschouwing. Het benchmarkonderzoek wordt uitgevoerd onder auspiciën van RWS en NVRD. We hanteren de meest recente – bij de gemeenten beschikbare – benchmark met peiljaar 2021. In deze benchmark wordt inzicht gegeven de inzamel- en afvalprestaties van 70 gemeenten. De gemeenten zijn op basis van het aandeel hoogbouw geclassificeerd in vier groepen. De acht Cyclus gemeenten vallen in klasse B (30-49% hoogbouw), C (20-29% hoogbouw) en D (0-19% hoogbouw). • De gemeenten Gouda, Krimpen aan den IJssel en Waddinxveen zijn drie van de 26 gemeenten in klasse B. • In klasse C met 24 gemeenten vallen de Cyclus-gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Krimpenerwaard en Zuidplas. • De gemeenten Kaag en Braassem & Nieuwkoop zijn tezamen met 20 andere gemeenten ingedeeld in klasse D.

Naast het aandeel hoogbouw zijn ook de wijze van heffing (diftar ja/nee) en de wijze van het inzamelen van het restafval (frequentieverlaging, nascheiden en ‘op afstand’) aangegeven in de benchmark. Het volgende overzicht presenteert de areaal gegevens van de Cyclus gemeenten.

tabel 3

Areaalgegevens uit de Benchmark Huishoudelijk Afval AREAALGEGEVENS Inwoners Aansluitingen Aandeel hoogbouw Diftar Restafval op afstand Frequentieverlaging restafval Nascheiding Klasse Gemeenten (incl. eigen) binnen klasse of inzamelkenmerk

Benchmarkgroepen Klasse B Klasse C Klasse D (N=26) (N=24) (N=20)

Klasse B (30-49%hoogbouw) Klasse C (20-29%hoogbouw) Krimpen a/d Waddinxvee Bodegraven- Krimpenerwa Gouda Ijssel n Reeuwijk ard Zuidplas 73427 29526 29291 34872 56319 43885 33718 12648 12795 14661 23919 18554 30-49% 20-29% 0-19% 42% 30% 32% 20% 20% 22% Ja Nee Ja Ja Ja Ja Nee Ja Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee B C D B B B C C C 26 24 20 diftar serv.(rest) diftar diftar&serv. diftar diftar

Klasse D (0-19%hoogbouw) Kaag en Braassem Nieuwkoop 27297 28811 11890 11649 18% 13% Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee D D diftar diftar

Bron: Benchma rk Hui s houdel i jk Afva l (RWS/NVRD) 2021 (Bewerki ng IPR Norma g)

Wij zijn ervan uitgegaan dat het inzicht niet per se op gemeenteniveau geboden hoeft te worden. Voor het onderdeel c. kosten klantenservice en communicatie maken wij gebruik van de hiervoor uitgevoerde Benchmark Overhead.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

14/25

3.2

Inzamelkosten Restafval (fijn), GFT en PMD

3.2.1

Aanpak en verantwoording Voor de kostenvergelijking van de directe uitvoering van (primaire) werkprocessen is gebruik gemaakt van de Benchmark Huishoudelijk Afval. Daarbij worden de kosten per aansluiting en de kosten per ton vergeleken met de referenties in benchmarkklassen B, C en D. Het betreft de kosten die gemoeid zijn met de inzameling, overslag en transport exclusief de verwerking van de betreffende afval- of grondstof. Deze kosten omvatten de handlingskosten voor personeel en materieel én de exploitatiekosten voor de inzamelmiddelen (kapitaallasten, beheer- en onderhoudskosten). De kosten moeten zonder overhead, winstopslag en BTW worden opgegeven. Correctie op de onderliggende dataset van de benchmark Bij de uitvoering van de analyse is geconstateerd dat diverse indirecte proceskosten (overhead) aan de onderliggende dataset van de Cyclus-gemeenten in de benchmark zijn toegevoegd. Voor een correcte vergelijking met de andere gemeenten in deze benchmark is een daarom een correctie uitgevoerd. De gecorrigeerde overhead betreft: • Indirecte proceskosten. Hier vallen o.a. kosten van specialist inzameling. • Indirect gerelateerde kosten. Dit zijn o.a. kosten van teamleider en coördinatoren. • Direct gerelateerde kosten. Hier vallen o.a.

kosten voor gele en rode kaarten onder bij verkeerd aangeboden minicontainers of worden of als er verkeerde grondstoffen/afvalstoffen in zitten. Deze indirect gerelateerde en de indirecte proceskosten moeten buiten de vergelijking worden gehouden, zodat alleen de direct (gerelateerde) kosten in de benchmark zijn opgenomen. Verder zijn nog enkele kleine correcties doorgevoerd. In de data van gemeente Nieuwkoop PMD zijn per abuis kosten voor de minicontainers niet meegenomen. In de data van Waddinxveen GFT is een kleine correctie uitgevoerd. Na correctie van de dataset ontstaat het beeld1 conform het overzicht in tabel 4 per gemeente.

3.2.2

Resultaat inzamelkosten restafval, GFT en PMD Het volgende overzicht toont de gemiddelden in de drie benchmarkklassen (kosten per aansluiting). In de drie rechter blokken wordt de prestatie in de Cyclus gemeenten beoordeeld ten opzichte van de benchmark. Met de letter en kleurcodering wordt inzichtelijke of sprake is van een prestatie onder, gelijk of boven het klasse-gemiddelde2. Bij een prestatie boven of gelijk aan het klasse-gemiddelde is sprake van marktconformiteit. Onder het klassegemiddelde betekent dat de prestatie niet marktconform is.

De correctie van de dataset van de Cyclus-gemeenten heeft uiteraard ook gevolgen voor de benchmarkgemiddelden. Deze zijn daarom ook aangepast. 2 Let op: de legenda en kleurcodering moet per prestatie-indicator worden geïnterpreteerd. Indien de kosten lager zijn dan het klasse-gemiddelde is sprake van een goede prestatie O. Indien de productie hoger is dan het klasse-gemiddelde is ook sprake van een goede prestatie O.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

15/25

tabel 4

Kosten per aansluiting en per ton (gecorrigeerd door IPR Normag)

KOSTEN (GECORRIGEERD) Kosten per aansluiting (€/aansl.) fijn restafval GFT PMD Kosten per ton (€/ton) fijn restafval GFT PMD

Benchmarkgroepen (COR.) Klasse B Klasse C Klasse D (N=26) (N=24) (N=20)

Klasse B (30-49%hoogbouw) Klasse C (20-29%hoogbouw) Krimpen a/d Waddinxvee Bodegraven- Krimpenerwa Gouda Ijssel n Reeuwijk ard Zuidplas

€ € €

28 € 21 € 17 €

26 € 19 € 15 €

21 € 23 € 18 €

20 O 17 O 16 O

€ € €

30 B 25 B 25 B

€ € €

26 O 24 B 25 B

€ € €

30 B 20 G 16 B

€ € €

18 O 20 G 18 B

€ € €

75 € 104 € 279 €

71 € 78 € 219 €

71 € 69 € 209 €

77 G 93 O 245 O

€ € €

75 G 139 B 412 B

€ € €

99 B 94 O 350 B

€ € €

123 B 63 O 221 G

€ € €

66 O 63 O 264 B

€ € €

Klasse D (0-19%hoogbouw) Kaag en Braassem Nieuwkoop

23 O 15 O

€ € €

24 B 22 O 21 B

€ € €

21 G 20 O 22 B

98 B 52 O

€ € €

106 B 64 O 287 B

€ € €

85 B 57 O 259 B

Bron: Gecorrigeerde Benchmark Huishoudelijk Afval (RWS/NVRD) 2021 op overheadkosten Cyclus-gemeenten en gemiddelden benchmarkgroep (Bewerking IPR Normag)

We zien wisselende beelden per gemeente. De dienstverlening in Gouda en Zuidplas is beter dan marktconform. In Krimpenerwaard en Nieuwkoop is de dienstverlening grotendeels marktconform. In Krimpen aan de IJssel, Waddinxveen, Bodegraven-Reeuwijk en Kaag en Braasem is de prestatie niet marktconform. In de volgende paragrafen worden mogelijke verklaringen toegelicht. Wij focussen daarbij vooral op de niet-marktconformiteit in Krimpen aan de IJssel, Waddinxveen, BodegravenReeuwijk en Kaag en Braassem. Handlingskosten en exploitatiekosten inzamelmiddelen (containers) De componenten voor handlingskosten en exploitatiekosten inzamelmiddelen zijn: a. Personeelskosten b. Materieel c. Productie d. Inzamelmiddelen Ad a. personeelskosten Personeelskosten zijn verbonden aan de collectieve afspraken in de cao. Voor Cyclus is dit de GEO (Grondstoffen Energie & Omgeving) onderdeel services. Hier zijn relatief weinig eigen keuzes te maken. De gemiddelde personeelskosten (salaris, pensioen en sociale lasten) liggen tussen € 62k en € 67k. Cyclus (met € 65k) valt netjes binnen deze bandbreedte. Ook de uurtarieven wijken niet wezenlijk afval van de gebruikelijke in onze adviespraktijk. Chauffeur Belader

2021 € 33,23 € 28,72

2022 € 34,01 € 29,39

De personeelstarieven wijken niet af van de gebruikelijke norm. Hier vinden wij dus geen verklaring voor niet-marktconformiteit. Bovendien willen wij er op wijzen dat de arbeidsmarkt krap is waardoor goed werkgeverschap voor Cyclus een belangrijk aandachtspunt voor het gevoerde personeelsbeleid is en ook de nodige investeringen vergt zoals goede faciliteiten zoals een goede kantine. Het verzuim binnen Cyclus is laag en de medewerkerstevredenheid is goed.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

16/25

Ad b. Materieel (voertuigen) De aanschaf van materieel en het onderhoud (zo ook de inkoop van brandstof) door Cyclus gebeurt conform (verplichte) aanbesteding. Dit gebeurt met redelijk grote opdrachten voor een zo gunstig mogelijk aanbestedingsresultaat. Daarbij streeft Cyclus naar een ideaalcomplex zodat de materieelkosten op jaarbasis redelijk stabiel zijn. De volgende tabel toont de uurtarieven die Cyclus hanteert voor de levering van de (inzamel) diensten. Deze heeft IPR Normag vergeleken met de uurtarieven van andere (overheid gedomineerde) inzamel- en reinigingsbedrijven. Materieeltarieven Cyclus 2021 € 36,04 € 45,12 € 59,56 € 62,03 € 54,43

Achterlader Zijlader Bovenlader Haakarmwagen met kraan Haakarmwagen zonder kraan

2022 € 36,89 € 46,18 € 60,97 € 63,49 € 55,71

De volgende tabel toont de door IPR Normag opgezette benchmark waaraan de uurtarieven voor materieel zijn getoetst. Achterlader Uurtarief

€ 40 - € 44

Lease/huur/kapitaallast 44% Belasting en verzekering 6% Onderhoud en banden 19% Brandstof 25% Schades (onderhoud buiten contract + reparaties) 6% Overig 0%

Haakarmwage Haakarmwage n (zonder n (met kraan) kraan) € 51 - € 57 € 29 - € 34 € 52 - € 43

Bovenlader

48% 5% 20% 17% 8% 3%

32% 7% 18% 33% 7% 3%

48% 5% 21% 20% 5% 0%

Bron: Benchl ea ri ngtra ject a fva l bedri jven door IPR Norma g (2022)

De materieeltarieven wijken op de belangrijkste categorieën niet af en zijn zelfs iets lager. Met uitzondering van de haakarmwagen. Deze is relatief duur vanwege het inhuurtarief (is niet in eigendom en wordt indien nodig ingehuurd). De haakarmwagen is slechts een beperkt deel van de kostenstructuur. Afschrijvingstermijnen van het wagenpark is (grosso modo) 10 jaar. Dit is relatief lang, meestal is deze 8 jaar. Dit heeft een kostenverlagend effect op de tarieven bij Cyclus. Dit verklaart de iets lagere materieeltarieven bij Cyclus. De materieeltarieven wijken niet af van de gebruikelijke norm en zijn zelfs iets lager dan de benchmark. Hier vinden wij dus geen verklaring voor niet-marktconformiteit.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

17/25

Ad c. Productie In deze paragraaf zijn de inzamelkosten voor restafval, gft en PMD vergeleken met enkele kernprestaties met name het aantal ophaalrondes per jaar. De volgende tabel presenteert deze informaties.

KOSTEN (GECORRIGEERD) Kosten per aansluiting (€/aansl.) fijn restafval

Benchmarkgroepen (COR.) Klasse B Klasse C Klasse D (N=26) (N=24) (N=20) €

Ophaalrondes restafval per jaar Huishoudens per Restafval-voorziening

GFT

€

Ophaalrondes GFT per jaar Huishoudens per GFT-voorziening

PMD

€

Ophaalrondes PMD per jaar Huishoudens per PMD-voorziening

Kosten per ton (€/ton) fijn restafval

€

Kg restafval per inwoner

GFT

€

Kg GFT per inwoner

PMD

€

Klasse B (30-49%hoogbouw) Klasse C (20-29%hoogbouw) Krimpen a/d Bodegraven- Krimpenerwaa Gouda Ijssel Waddinxveen Reeuwijk rd Zuidplas

28 €

26 €

21 €

20 O

20 49

19 39

18 65

21 G 32 O

21 €

19 €

23 €

17 O

28 85

28 69

29 60

26 O 33 O

17 €

15 €

18 €

16 O

27 401

22 288

22 340

52 B 0

€

30 B

€

26 B 63 B

€

25 B

€

75 €

71 €

77 G

142

107

117 O

104 €

78 €

69 €

93 O

123

148

84 O

279 €

219 €

209 €

245 O

€

25 B

€

75 G 139 B

€

412 B

€

20 G

25 B

€

16 B

99 B

€

94 O 350 B

123 B

€

63 O

€

221 G

23 O

20 G

18 B

€

66 O

€

15 O

63 O

€

264 B 30 O

€

22 O

21 B

€

52 O

€

106 B

€

64 O

€

287 B 32 O

Een mogelijke verklaring voor de niet-marktconforme kosten voor de inzameling van restafval, GFT en PMD in de vier genoemde gemeenten kan (deels) worden verklaard door het hogere serviceniveau waarbij relatief veel inzamelrondes worden gereden en de dekkingsgraad van containers erg groot (relatief weinig huishoudens per container, dus veel containers te legen). De productie (inzet van mens en materieel) wordt meer specifiek gebenchmarkt in hoofdstuk 4. Ad d. Inzamelmiddelen (containers) De volgende tabel toont het aandeel van de kosten voor inzamelmiddelen in de benchmark. Hoewel dit een wisselend beeld oplevert, zien we geen correlatie met de niet-marktconformiteit in Krimpen aan de IJssel, Waddinxveen, Bodegraven-Reeuwijk en Kaag en Braassem. Klasse B (30-49%hoogbouw) Gouda

Gecorrigeerde input Kostenaandeel inzamelmiddel Restafval 53% GFT 29% PMD 28%

Klasse C (20-29%hoogbouw)

Krimpen Bodegrave Krimpener Waddinxv a/d Ijssel nwaard een Reeuwijk

53% 23% 25%

48% 38% 26%

67% 18% 27%

28% 21% 22%

Zuidplas

66% 0% 15%

Klasse D (0-19%hoogbouw) Kaag en Nieuwkoo Braassem p

38% 18% 25%

33% 16% 11%

Bron: Dataset input Benchmark Huishoudelijk Afval 2021 Cyclus (Bewerking IPR Normag)

De verschillen in het kostenaandeel van inzamelmiddelen hangt mede samen met de verschillende eigendomssituaties. Vooralsnog geen verklaring voor de niet-conformiteit in een aantal gemeenten. De (kosten van) inzamelmiddelen worden verder getoetst in 0.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

€

18/25

22 B 26 B 0

€

85 B 99 O

€

151 G

27 O

20 O 26 O 12 O

96 O

118 G

€

52 B 0

99 O

21 G 26 B 20 O

26 O 75 B

€

98 B

€

26 B 28 O

26 B 0

134 B

Kg PMD per inwoner 29 32 36 30 G 29 G 31 B 31 G Bron: Gecorrigeerde Benchmark Huishoudelijk Afval (RWS/NVRD) 2021 op overheadkosten Cyclus-gemeenten en gemiddelden benchmarkgroep (Bewerking IPR Normag)

24 B

26 O 0

112 O

€

26 B 43 B

52 B 0

137 B

€

26 O 21 O

100 O

111 B

€

26 B 0

€

18 O 26 B 27 O

26 O 22 O

112 O

93 G

€

24 B

€

13 O 43 B

52 B 0

169 B

€

30 B

26 O 34 O

26 G 240 O

150

€

26 B 41 O

26 O 51 O

€

26 O

Klasse D (0-19%hoogbouw) Kaag en Braassem Nieuwkoop

57 O 143 G

€

259 B 34 O

3.3

Kosten inzamelmiddelen Inzamelmiddelen betreffen de middelen c.q. voorzieningen die gebruikt worden om het afval op te slaan en/of in te zamelen. De kosten bestaan uit de aanschafwaarde met de kapitaallast en de overige beheer- en onderhoudskosten.

3.3.1

Aanpak en verantwoording In de Benchmark Huishoudelijk Afval zijn de handlingskosten en de exploitatiekosten voor de inzamelmiddelen gecombineerd en niet nader gespecificeerd. Dit maakt een specifieke vergelijking ingewikkeld c.q. niet mogelijk. Voor de marktconformiteitstoets hebben we daarom gebruik gemaakt van bij IPR Normag beschikbare (vertrouwelijke en daarom geanonimiseerde) informaties over kosten van andere overheidsorganisaties.

3.3.2

Resultaat kosten inzamelmiddelen: aanschaf, beheer en onderhoud Als gevolg van het faillissement van WasteVision heeft Cyclus in 2022 het beheer en onderhoud van de containerfiguratie grotendeels in eigen beheer moeten nemen. Dit is nog volop in ontwikkeling (niet alleen bij Cyclus maar landelijk) en kan daarom ook moeilijk in deze marktconformiteittoets worden meegenomen. Bovendien is het nu gehanteerde benchmarkonderzoek gebaseerd op peiljaar 2021. Daarom kijken wij voor nu met name naar de tarieven voor het beheer en onderhoud zoals Cyclus hanteert voor de dienstverlening in de deelnemende gemeenten. De volgende tabel toont de tarieven in 2021 en 2022. Tarieven uit DVO tarievenblad Cyclus minicontainers en vierwielcontainers Tarief per container per jaar

2022 t/m juli

per 1 aug

Lease Minicontainer (140 liter)

€ 1,77

€ 2,30

Lease Minicontainer (240 liter)

€ 2,23

€ 2,98

Lease Rolcontainer (1.100 liter)

€ 9,39

€ 12,99

Het leasebedrag per container per jaar voor de mini- en rolcontainers betreft enkel de kapitaallasten (rente en afschrijving). Op basis van bij IPR Normag beschikbare informatie is een bedrag voor rente en afschrijving rond € 2,50 per minicontainers gebruikelijk. Voor de rolcontainers variëren de tarieven voor de kapitaalslasten rond € 10,- per container per jaar. Tarieven uit DVO tarievenblad Cyclus ondergrondse verzamelcontainers Lease Ondergrondse container Lease Ondergrondse container NW Prijs 1jan 2022 Lease Ondergrondse container NW Prijs 1apr 2022

2021 € 826,84 € 985,93 € 1.079,84

2022 € 826,84 € 985,93 € 1.079,84

Het leasebedrag voor ondergrondse containers betreft de kapitaallasten, onderhoudskosten en het (basis 2x per jaar) wassen van de container. Als we terugrekenen naar aanschafwaarde en levensduur zijn deze tarieven relatief laag. Cyclus rekent met een rekenrente van 3% en een afschrijvingstermijn van 15 jaar voor minicontainers en ondergrondse containers. In het algemeen schrijven gemeenten en

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

19/25

afvalinzamelbedrijven minicontainers en ondergrondse containers in respectievelijk 10 jaar en 15 jaar af. Het regime van Cyclus heeft daardoor een prijs verlagend effect. Gemeenten die inzamelmiddelen in eigendom hebben hanteren de volgende termijnen: • Krimpenerwaard: afvalcontainers ondergronds: 15 jaar (bron: Nota waardering en afschrijving 2021 Gemeente Krimpenerwaard) • Nieuwkoop: ondergrondse- en minicontainers: 10 jaar (bron: Nota activa en afschrijvingen 2017 gemeente Nieuwkoop) De tarieven van Cyclus voor minicontainers, rolcontainers en ondergrondse verzamelcontainers zijn zeker marktconform, wellicht zelfs aan de lage kant.

3.4

Kosten klantenservice en communicatie

3.4.1

Aanpak en verantwoording Voor het onderdeel klantenservice en communicatie maken wij gebruik van de hiervoor uitgevoerde Benchmark Overhead.

3.4.2

Resultaat voor klantenservice Binnen de benchmark is het proces klantenservice en secretariaat gecombineerd. Afhankelijk van het takenpakket en de rol van de organisatie binnen het meldingsproces burger-gemeente-uitvoeringsorganisatie. Voor afval en reiniging veelal uitvoeringsorganisatie eerste aanspreekpunt. Organisaties kiezen steeds meer voor ‘click, call, face’-principe. Dit betekent dat er zo min mogelijk directe contacten zijn en zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt internet en goed afgestemde werkprocessen. Het volgende overzicht toont de belangrijkste productiefactoren en (daaropvolgende tabel) de kosten. Cyclus betreft A12. Klantenservice en Secretariaat (Versie 1.0 (org.16))

A12

A11

A10

252.000

91.000

232.000

194.000

198.000

331.000

358.000

323.000

249.000

246.000

1.167.000

336.000

8,0k

64,1k (0%)

Ma-vr 8.00 tot 17.00

9,3k

Met 0900-nummer

Ma-vr 8.00-17.00

Ma-vr 8.00-16.00

(met keuzemenu)

Ma-vr 8.00 tot 17.00.

Bedrijfsafval apart

Ma-vr 8.00-17.00.

(56%)

Bedrijfsafval apart

24,3k

(huishoudens)

keuzemenu)

Ma-vr 8.30 tot 16.30

Ma-vr 8.30 tot 17.00.

Lokaal nummer (met

keuzemenu)

huishoudens

Ma-vr 8.00 tot 16.30

Ma-vr 8.00-16.30.

Combi bedrijven en

(geen telefoonnr.).

social media

Ma-vr 8.00-17.00

Ma-vr 8.30-12.30 en

13.00-16.30. Geen

particulieren:

Ma-vr 8.00-18.00

kenmerk serv icelijn

Geen social media.

(aandeel meldingen BOR):

Afname partnerorg.

Lokaal nummer (met

BOR-taken: totaal aantal meldingen

Bedrijfsafval apart

totaal aantal inwoners:

Formatie Klantenservice en Secretariaat

0,7

0,8

5,2

2,9

3,5

5,0

9,2

4,3

6,0

4,1

40,0

9,8

Gemiddelde P-kosten

74k

40k

47k

48k

60k

56k

68k

52k

70k

48k

18k

58k

Kosten per inwoners

€ 0,20

€ 0,40

€ 1,20

€ 0,80

€ 1,10

€ 1,00

€ 1,90

€ 1,50

€ 2,30

€ 1,50

€ 1,40

€ 2,20

1 fte KCC / … inwoner

614k

125k

55k

97k

68k

72k

64k

97k

76k

69k

30k

42k

%meldingen tov inwoner

18%

Meldingen / FTE KCC

1.700

11.400

7.300

1.200

Op basis van deze benchmark concluderen wij dat de service en kosten per inwoner (KCC en Secretariaat) van € 1,00 marktconform zijn. Deze kosten variëren in de benchmark van 0,20 (rood kwartiel, zonder noemenswaardige afdeling KCC) tot 2,30 per huishouden en bedragen gemiddeld € 0,80 per huishouden.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

20/25

3.4.3

Resultaat voor communicatie Binnen de Benchmark Overhead is het proces communicatie gecombineerd met beleid en projecten. De volgende tabel toont de relevante grootheden. Cyclus betreft A12. Beleid, Projecten & Innovatie en Communicatie (Versie 1.1 (org.16))

A12

A11

A10

aandeel hoogbouw:

21%

29%

32%

26%

60%

22%

18%

53%

32%

28% € 280,-

* meest recent jaar RWS/CBS

kosten afv albeheer*:

€ 250,-

€ 450,-

€ 80,-

€ 320,-

€ 300,-

€ 330,-

€ 180,-

€ 190,-

€ 160,-

€ 300,-

€ 230,-

KG restafv al / inwoner*:

202

220

107

141

319

254

159

228

234

227

%afv alscheiding*:

63%

54%

75%

70%

32%

46%

67%

84%

70%

46%

55%

56%

Formatie beleid, project en communicatie

1,0

5,7

5,2

3,8

6,1

4,2

1,1

9,5

1,4

7,5

5,5

8,5

1 fte comm.+beleid/… inw

198k

63k

62k

87k

38k

46k

229k

26k

66k

45k

138k

Kosten per inwoner

€ 1,90

€ 3,10

€ 2,70

€ 2,30

€ 4,00

€ 2,80

€ 1,70

€ 5,90

€ 2,20

€ 3,90

€ 3,70

€ 3,50

%tov totale kosten Communicatie Bedrijfscomm. DVO-communicatie Beleid&Projecten A&R Afvalbeleid Project&Innovatie Communicatie&beleid

A6 0,6% 0,4% 0,1% 1,4% 1,4% 0,0% 2,0%

A9 1,7% 0,9% 0,7% 0,4% 0,4% 0,0% 2,1%

A7 1,8% 0,6% 1,2% 0,7% 0,4% 0,3% 2,5%

A12 0,8% 0,1% 0,8% 1,7% 0,5% 1,2% 2,5%

A8 1,3% 0,8% 0,6% 1,3% 0,5% 0,8% 2,7%

A2 1,6% 0,6% 1,0% 1,3% 0,0% 1,3% 3,0%

A5 0,8% 0,3% 0,5% 2,9% 2,6% 0,3% 3,7%

A11 2,5% 0,0% 2,4% 1,4% 1,0% 0,4% 3,9%

A1 1,9% 0,1% 1,8% 2,3% 2,3% 0,0% 4,2%

A12

A11

Beleid, Projecten & Innovatie en Communicatie (Versie 1.1 (org.16))

A10 1,4% 0,7% 0,7% 2,9% 0,2% 2,7% 4,3%

A3 1,6% 0,7% 0,9% 3,2% 2,5% 0,7% 4,8%

A4 1,5% 1,5% 0,0% 3,6% 1,5% 2,1% 5,1%

Beleid, Projecten & Innovatie en Communicatie (Versie 1.1 (org.16))

A10

Totale kosten Beleid, Projecten & Innov atie en Communicatie €

380k

€ 1.100k

% tov totale kosten

2,0%

2,1%

€

870k

€

2,5%

770k 2,5%

€

930k 2,7%

€

540k 3,0%

€

430k

€ 1.480k

3,7%

3,9%

€

200k

€ 1.320k

4,2%

4,3%

€

920k

€ 4.120k

4,8%

5,1%

4% 2,0%

2,1%

2,5%

2,7%

A12

3,7%

3,9%

A11

4,2%

4,3%

A10

4,8%

5,1%

3,0%

2% (ex.verw.)

Kosten Beleid, Projecten & Innovatie en

Communicatie tov totale kosten

Com.bedrijf

Com.DVO

Beleid en Advies Afval en Reiniging

Projecten en Innovatie

Op basis van deze benchmark concluderen wij dat communicatie, beleid en projecten bij Cyclus marktconform is. De gemiddelde kosten per inwoner voor communicatie, beleid en innovatie zijn € 3,20 per inwoner. Bij Cyclus liggen deze kosten op € 2,30. Bij Cyclus zijn de kosten voor communicatie rondom de dienstverlening (DVO) 0,8% van de totale kosten, de bandbreedte is 0,1% tot 2,4%. De breakdown van de kostenopbouw toont dat Cyclus relatief veel inzet op Project en Innovatie. Communicatie is niet los te zien van de rol van uitvoeringsorganisatie in het afvalbeheer. Met name bij de invoering van nieuwe methoden, communicatie gericht op gedragsbeïnvloeding voor preventie en meer gescheiden recyclebare grondstoffen.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

21/25

4 ANALYSE LOGISTIEKE INZAMELPRESTATIE 4.1

Aanpak en verantwoording Voor een beoordeling van de marktconformiteit van de logistieke prestatie wordt gebruik gemaakt van de Benchmark Huishoudelijk Afval. Voor dit onderdeel zijn de productiviteit afval- en grondstoffenbeheer per aansluiting en de productiviteit bij de inzet van personeel en materieel per uur vergeleken in de drie hoogbouwklassen. Daarbij is, binnen de hoogbouwklasse, ook gekeken naar en vergelijkbaar serviceniveau (b.v. inzamelfrequentie). Naast deskresearch zijn voor dit onderdeel gesprekken gevoerd met betrokkenen binnen Cyclus om meer inzicht te krijgen in de logistieke prestaties c.q. de inzet van mens en materieel per materiaalstroom en per inzamelmethode. Op basis van deze aanvullende (logistieke) informatie wordt het inzicht in logistieke prestatie verdiept, op basis waarvan tevens eventuele verklaringen voor afwijkingen (ten opzichte van de benchmark) worden geanalyseerd. Dit wordt door IPR Normag gedaan door het analyseren van de werkprocessen en de omstandigheden waarin deze worden gerealiseerd. Er wordt gezocht naar onderliggende verklaringen, waarbij ook uitspraken worden gedaan over de beïnvloedbaarheid ervan door Cyclus zelf. Gericht op de mogelijkheden voor verdere verbetering van het functioneren en presteren.

4.2

Resultaat logistieke inzamelprestatie het aantal mensuur dat totaal wordt besteed aan de inzameling, overslag en transport van het huishoudelijk afval per huisaansluiting.

tabel 5

Productiviteit afval- en grondstoffenbeheer in personeelsuren per aansluiting

Benchmarkgroepen Klasse B Klasse C Klasse D BEDRIJFSVAARDIGHEDEN (N=26) (N=24) (N=20) Productiviteit afval- en grondstoffenbeheer (mensuur/aansl.) fijn restafval 0,3 0,3 0,2 GFT 0,3 0,3 0,3 PMD 0,2 0,2 0,2 OPK 0,2 0,1 0,1 Glas 0 0 0 Textiel 0 0 0 Containerbeheer 0 0 0 Grof afval halen 0,1 0,1 0,1 Milieustraat 0,3 0,3 0,3

Klasse B (30-49%hoogbouw) Klasse C (20-29%hoogbouw) Krimpen a/d Waddinxvee Bodegraven- Krimpenerwa Gouda Ijssel n Reeuwijk ard Zuidplas 0,2 O 0,3 G 0,3 B 0,2 G 0 0 0 0 0,3 G

0,2 O 0,3 G 0,3 B 0,2 G 0 0 0 0 0,6 B

0,3 G 0,3 G 0,4 B 0,1 O 0 0 0 0 0,2 O

0,1 O 0,3 G 0,3 B 0,3 B 0 0 0 0 0,4 B

0,2 O 0,3 G 0,3 B 0,1 G 0 0 0 0 0,2 O

0,1 O 0,3 G 0 0,1 G 0 0 0 0 0

Klasse D (0-19%hoogbouw) Kaag en Braassem Nieuwkoop 0,3 B 0,4 B 0,4 B 0 0 0 0 0 0,4 B

Bron: Benchmark Huishoudelijk Afval (RWS/NVRD) 2021 (Bewerking IPR Normag)

We zien dat de productie (de inzet van personeelsuren per aansluiting) grotendeels op benchmarkniveau of beter is. Dit geldt in ieder geval voor de gemeenten waarbij sprake is van een marktconforme kosten voor de inzameling van restafval, gft en PMD. Echter ook in de gemeenten Krimpen aan de IJssel, Waddinxveen en Bodegraven-Reeuwijk is sprake van een marktconforme productiviteit. Met uitzonderling in de gemeente Kaag en Braassem, wat voor deze gemeente dan ook als verklaring voor niet marktconformiteit van de kosten voor inzameling wordt gezien. De reden voor de lagere productiviteit kan aan verschillende (ook niet direct te beïnvloeden)

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

22/25

0,3 B 0,3 G 0,4 B 0,1 G 0 0 0 0 0,4 B

factoren liggen. Zoals omgevingsfactoren, bereikbaarheid, et cetera, die het logistieke werkproces kunnen belemmeren. Hierbij willen wij nog de volgende bevindingen meegeven: • Effectieve inzameltijd (rijtijden). De inzameltijd is afhankelijk van de werflocaties en overlaadlocaties. Cyclus is actief bezig om binnen het uitgestrekte verzorgingsgebied uitrukpunten en overlaad af te stemmen. Drie uitrukpunten voor stallen van de voertuigen. Voor de verwerking afhankelijk van contractuele afspraken en fysieke mogelijkheden. o

Restafval twee overlaadstations in het gebied.

GFE naar een verwerker naast overlaadstation in Gouda

PMD op een overlaadstation in Alphen aan den Rijn.

• Gemechaniseerde inzet waar het kan met minimale personele bezetting. Voor de minicontainer een zijlader met één chauffeur en in bepaalde gebieden een tweede persoon om moeilijk te bereiken containers goed op te stellen (efficiëntie volgens Cyclus mogelijk!). Onderlossende containers met een kraakperswagen met kraan bedient door één chauffeur. • Productie: P90 bij handmatig werk. Tonnages worden frequent getoetst. Evenals de bezettingsgraden van de voertuigen. Afwijkingen in de uren worden gemonitord (systeem is in ontwikkeling). • Aanbiedpercentage in diftar-gemeenten en de ophaalfrequentie verschillen. Uren inclusief narijden van meldingen. Deze uren zitten in de kosten en uur inzet. • Gouda is efficiënt door korte rijafstanden. De marktconformiteit van de dienstverlening in Gouda is over de gehele linie goed. • Bij inzameling van GFE in Krimpen aan de IJssel is sprake van structureel overwerk. Dit kan de niet-marktconformiteit mede verklaren.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

23/25

5 ANALYSE KWALITEIT-KOSTEN INZAMELDIENSTVERLENING 5.1

Aanpak en verantwoording In dit onderdeel wordt onderzocht in hoeverre de inzamelkosten proportioneel zijn voor de kwaliteit van de inzameling. Welke kwaliteit mag men verwachten voor de kosten en wordt die kwaliteit ook gehaald? Een belangrijke vraag daarbij is, wat omvat de kwaliteit van inzameldienstverlening? Daarbij moet worden aangetekend dat bijvoorbeeld de inzamelfrequentie ook een (in ieder geval door inwoners ervaren) kwaliteit heeft, echter het serviceniveau is in afvalbeheerbeleid ook een beleidskeuze. Daarbij wordt de service voor het aanbieden van huishoudelijk restafval juist ingeperkt (restrictief beleid) en voor het aanbieden van grondstoffen juist verruimd (accomoderend beleid). In het onderzoek worden daarom de best bruikbare kwaliteitsindicatoren geformuleerd.

5.2

Beoordeling Voor dit onderdeel hebben wij in samenwerking met enkele sleutelfunctionarissen van Cyclus, die goed inzicht hebben in de kwaliteitskenmerken van de dienstverlening zoals deze in de huidige situatie aan de Cyclus-gemeenten wordt geleverd. Met de ambtelijke begeleidingsgroep zijn de volgende kwaliteitsfactoren benoemd, waarvoor inzicht in de prestaties gewenst is. Op dit moment is er nog geen eenduidige set van kern prestatie-indicatoren (kpi’s) waarmee opdrachtgever en opdrachtnemer het feitelijk functioneren en presteren kunnen beoordelen en bespreken. Geadviseerd wordt daarom om een werkbare set van kpi’s te ontwikkelen die aan de dienstverleningsovereenkomst kunnen worden gekoppeld. Aan de hand van de norm (welke prestatie moet worden geleverd) en de gerealiseerde prestatie kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer dan op basis van feiten en cijfers de geleverde prestaties bespreken. De volgende kpi’s zijn daarbij relevant (niet uitputtend overzicht): • Continuïteit van de dienstverlening. Werd het afval altijd opgehaald en verwerkt? • Beschikbaarheid van een inzamelmiddel. Voornamelijk bij wijk- en verzamelcontainers, kunnen inwoners het afval in de container kwijt? • Responssnelheid bij servicetaken zoals leveren afvalpas, containers of het ophalen grofvuil.

Was dit binnen de gestelde reactietijd in de DVO? • Bijplaatsingen, afval naast de verzamel- en wijkcontainers, wat was de oorzaak (volle of defecte container of ongewenst gedrag gebruiker? • Terugzetten minicontainers op aanbiedplaat na legen? • Is sprake van correcte chip/pasregistraties? • Klanttevredenheidsscore. Deze wordt in de praktijk gemonitord, zie paragraaf 5.3.

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

24/25

5.3

Tevredenheidsonderzoek In opdracht van Cyclus heeft onderzoeksbureau Integron een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De deelnemers uit de zeven gemeenten waar Cyclus het huishoudelijk afval inzamelt, gaven in 2017 het inzamelbedrijf gemiddeld een 7,4. Het onderzoek was breed van opzet maar voor de aspecten die te maken hebben met de (logistieke) dienstverlening scoorde Cyclus ruim voldoende; namelijk op de onderdelen ‘vuilnismannen’, ‘afvalbrengstation’, ‘klantenservice’ en ‘informatieverstrekking en communicatie’ scoorde Cyclus resp. een 7,7, 7,5, 7,1 en 7,4.

Bij de meer kwantitatieve beoordeling van de marktconformiteit van inzameldiensten door Cyclus is ook gekeken naar de klanttevredenheid. De klanttevredenheid van inwoners met betrekking tot de dienstverlening varieert van rapportcijfer 7,1 tot en met 7,7. Het meest recente klanttevredenheidsonderzoek dateert van 2017. Aanbevolen wordt om dergelijk onderzoek frequenter uit te voeren. In de praktijk verschilt de frequentie bij overheid gedomineerde bedrijven van jaarlijks tot zeg elke 3 of 4 jaar.

-0-0-0-

101399 Marktconformiteitsonderzoek Cyclus NV – 11 juli 2023 -

25/25

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Gouda&id=2cc523ea-e5c3-4672-954e-6fae651e0756