Bijlage 4. Memo financiële ontwikkelingen SAMH 2026

Memo Van: Aan: Datum: Betreft:

Algemeen Bestuur SAMH Gemeenteraden deelnemende gemeentes 12 april 2024 Financiële ontwikkelingen 2026

Aanleiding Op 1 november 2023 zijn de gemeenschappelijke regelingen in de Regio Hollands-Midden vanuit de bestuurlijke werkgroep FKGR geïnformeerd over de financiële kaderstelling 2025. Naast de geadviseerde indexatie voor 2025 wordt in de brief van de bestuurlijke werkgroep FKGR ook een verzoek neergelegd bij de GR-en om bij de behandeling van de begroting 2025 in het AB een notitie toe te voegen hoe een bezuiniging op gemeentelijke bijdragen mogelijk is. Denk daarbij aan een scenario-notitie waarin verschillende opties worden uitgewerkt en per optie de maatschappelijke impact inzichtelijk wordt gemaakt. Aanleiding hiervoor is dat de financiële positie van gemeenten vanaf 2026 verslechtert als gevolg van krimp van het gemeentefonds. Een delegatie van de bestuurlijke werkgroep FKGR gaat met de gemeenschappelijke regelingen in Hollands-Midden in gesprek over de financiële positie van gemeenten vanaf 2026, de financiële positie van de desbetreffende GR en over de werking van de financiële kaderstelling gemeenschappelijke regeling. Met het streekarchief staat een afspraak gepland voor 19 april 2024.

Vanuit gesprekken die al zijn gevoerd met andere gemeenschappelijke regelingen is naar voren gekomen dat de bestuurlijke werkgroep graag inzicht zou willen hebben in de taakuitvoering van gemeenschappelijke regelingen, met een onderscheid in wettelijke taken en bovenwettelijke taken (ambities). Welke mogelijkheden zien gemeenschappelijke regelingen om te bezuinigen op taken dan wel efficiency? Over de omvang van een mogelijke bezuinigingstaakstelling vanaf 2026 worden de GR-en voor 1 november 2024 bericht. In deze memo informeren wij u over de taakuitvoering van het streekarchief, de financiële positie alsmede de sturingsmogelijkheden op de begroting van het streekarchief. Taakuitvoering De wettelijke basis voor het streekarchief vormt het uitgangspunt dat iedere gemeente een archief heeft. Hiervoor geldt de Archiefwet. Deze wet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief1. Binnen de regio 1

De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en

bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Te bewaren informatie moet na uiterlijk 20 jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waarna ze automatisch openbaar worden. De Archiefwet 1995 is uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

Midden-Holland hebben de gemeenten Gouda, Krimpen aan den IJssel, Krimpenerwaard, Waddinxveen en Zuidplas hun archieven en archieffunctie ondergebracht bij het Streekarchief Midden-Holland. Dit zelfde geldt voor de gemeenschappelijke regelingen ODMH, RMH en binnenkort ook andere GR-en zoals Promen waarvoor het streekarchief als archiefbewaarplaats is aangewezen. In 2019 en 2020 heeft het Algemeen Bestuur een inhoudelijke bestuurlijke discussie gevoerd over het basispakket in relatie tot de Producten- en Dienstencatalogus. Hierbij is een scherpere indeling gemaakt voor producten en diensten welke wettelijk verplicht zijn, welke niet wettelijk zijn maar wél noodzakelijke en welke additioneel zijn. Voor de niet-wettelijke functies is vervolgens de maatschappelijke functie voor zover van toepassing benoemd. Het grootste deel van de producten-en diensten die uitgevoerd worden door het streekarchief is wettelijk verplicht en dus als onderdeel van het basispakket te beschouwen.

Voor zeven, niet noodzakelijk wettelijk verplichte producten (verwerven van particuliere archieven, opslag van niet-overgebracht archief, nader toegankelijk maken van archieven en collecties, educatie archiefonderzoek c.a., historische ontmoetingspunten, commissie naamgeving openbare ruimte en advies archiefbewerking) is door het AB opdracht gegeven om deze via nader onderzoek te onderbouwen als niet wettelijk maar wel noodzakelijk of als additioneel te beschouwen (waarvoor in het laatste geval een gemeente dan extra betaalt). Op 23 januari 2020 is bepaald dat de producten verwerven van particuliere archieven en nader toegankelijk maken alsnog tot het basispakket behoren, gezien hun historische, maatschappelijke, dan wel resultaat opleverende functie. Het product educatie archiefonderzoek is voor zover bedoeld als basisproduct voor alle gemeentes onderdeel van het basispakket en als verbijzondering voor een enkele gemeente als maatwerk. De overige vier onderzochte producten worden vanaf 2022 als maatwerk doorberekend aan elke gemeente die dit product afneemt. Met de afronding van de discussie is een doelmatige begroting ontstaan en duidelijkheid gekomen over het basispakket wat elke gemeente afneemt.

Bij het opnemen van nieuwe producten en diensten kan voor deze werkzaamheden dezelfde discussie worden gevoerd (zoals in 2026 bij de bepaling van de definitieve prijsberekening voor de e-depotvoorziening). Gemeenten kunnen besluiten om te besparen op deze maatwerkopdrachten. Echter de financiële omvang hiervan is beperkt, (gemiddeld) € 15.000 per jaar. Sturingsmogelijkheden begroting De begroting bestaat voor 62 % uit personeelslasten (1,3 miljoen euro), de ICT-kosten bedragen 6% (130.000 euro) en de huisvestingskosten 17% (365.000 euro). Voor wat betreft de huisvestingskosten is het grootste aandeel, driekwart, voor het beheer van het Gouwedepot. Het Gouwedepot is voornamelijk bedoeld en wettelijk noodzakelijk om de (papieren) archieven duurzaam en permanent te beheren en te behouden. Ook de ICT-kosten zijn voor het grootste deel nodig om de wettelijke taak beschikbaarstelling uit te kunnen oefenen. De personeelskosten worden elk jaar op basis van een urenschema verdeeld over de producten- en diensten, die uitgevoerd worden binnen het vastgestelde basispakket. Voor de overige maatwerkproducten wordt, op basis van de personeelskosten en of meters opgeslagen archief een aparte bijdrage berekend.

Voor wat betreft de inkomsten komt er jaarlijks gemiddeld een bedrag van 15.000 euro binnen ten behoeve van gemaakte reproducties. De overige inkomsten bestaan uit de verhuur van de overcapaciteit van het Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer. Hiertegenover staan echter ook deels personeelskosten om de dienstverlening over deze extern gehuurde uit te kunnen voeren. Incidenteel voert het streekarchief projecten uit waarvoor subsidie is aangevraagd. Deze worden echter altijd zo veel mogelijk kostenneutraal uitgevoerd. Financiële positie & weerstandsvermogen Het streekarchief beschikt over een meerjarig sluitende begroting. Het huidig streefsaldo van het weerstandsvermogen van het streekarchief bedraagt € 192.600. Dit betreft het geadviseerde zekerheidspercentage van 90% door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR).De nota reserves en voorzieningen zal dit jaar worden geactualiseerd, maar zal niet ingrijpend veranderen. De aanwezige weerstandscapaciteit bedraagt op 1 januari 2024 op basis van het ex-ante begrotingssaldo 2024 naar verwachting € 117.373. Geconcludeerd kan worden dat de berekende aanwezige weerstandscapaciteit 62,5% van het gewenste weerstandvermogen bedraagt. Omdat het streekarchief nu al niet voldoet aan haar streefwaarde voor het benodigde weerstandsvermogen is interen/ bezuinigen op de algemene reservepositie zeer onverstandig.

Het op orde brengen van het weerstandsvermogen wordt nadrukkelijk onderstreept door het Algemeen Bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten onder andere in de zienswijzen van de afgelopen jaren. Conclusie Gelet op bovenstaande zien wij voor het streekarchief zeer beperkte mogelijkheden om bezuinigingen door te voeren.