Bijlage 3 Voortgangsrapportage risicovolle projecten - project Herbestemming Stadhuis
Tekst van het document
Voortgangsrapportage risicovolle projecten 2 september 2025 Kenmerk: zaaknummer 1406970 Versie 0.6, definitief
Inhoudsopgave
Samenvatting
3
Inleiding
4
Projectrapportage risicovolle projecten
5
•
Project Herbestemming Stadhuis
Bijlage I: Beoordelingsformulier met risicoscore per project
5
11
Samenvatting Projectnaam
Wethouder
Risicoscore
Projectfase
R
G
T
K
Herbestemming
Thierry van
40
Uitvoeringsfase
Stadhuis
Vugt
Toelichting/legenda: R = Risico’s | G = Geld | T = Tijd | K = Kwaliteit
Conform eerdere bestuurlijke besluitvorming Er zijn ontwikkelingen die kunnen leiden tot afwijkingen ten opzichte van eerdere besluitvorming, in de gaten houden Er zijn grote afwijkingen ten opzichte van eerdere besluitvorming, mogelijk is herziening van de afspraken nodig
Inleiding Aanleiding Bij de behandeling van het rapport “Rekenkameronderzoek naar Ecopark Gouda” (Groene Hart Rekenkamer, 5 juli 2024) in de raadsvergadering van 25 september 2024 heeft de raad besloten om een aantal van de aanbevelingen over te nemen en een aantal conclusies vast te stellen. Op 22 januari 2025 is het onderwerp “Sturen op grote projecten” behandeld in de commissie bestuur. Tijdens deze commissiebehandeling is geconcludeerd dat de raad in het vervolg niet de focus wil leggen op de “grote projecten” maar op de “risicovolle projecten”. Er is gesproken over de wens om een regeling risicovolle projecten op te stellen, met daarbij een beoordelingskader met criteria aan de hand waarvan een selectie kan worden gemaakt van de meest risicovolle projecten. Op 11 maart 2025 is de raad via een raadsmemo geïnformeerd over de aanpak en het tijdpad voor het opstellen van een regeling risicovolle projecten, het ontwikkelen van een beoordelingskader, het maken van een (nadere) analyse van de projectenportefeuille aan de hand van het beoordelingskader om inzicht te verschaffen in de meest risicovolle projecten. Daarnaast is gesproken over een voorstel voor de vorm en inhoud van een voortgangsrapportage.
Doel Het doel van de regeling risicovolle projecten is om de raad in de gelegenheid te stellen haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen, middels respectievelijk een systematiek (regeling en beoordelingskader) en een rapportage instrument (periodiek, over de meest risicovolle projecten). Aanpak Voorafgaand aan de inwerkingtreding van de regeling risicovolle projecten is een analyse gemaakt van de op dit moment lopende investeringsprojecten, met als doel om een selectie te kunnen maken van de meest risicovolle projecten van de gemeente Gouda op dit moment. Hierbij is de aanpak gehanteerd zoals beschreven in het beoordelingskader risicovolle projecten. Projecten waarbij aan de hand van het beoordelingskader een risicoscore is vastgesteld van 30 punten of meer, zijn (conform artikel 5 lid 2 van de regeling risicovolle projecten) aangewezen als risicovol project. Lijst risicovolle projecten Op basis van deze richtlijn zijn er in eerste instantie in juni 2025 in totaal zeven projecten aangewezen als risicovol project. Het betreft de volgende projecten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Herbestemming Stadhuis Sloop en nieuwbouw Livingstoneschool Casismirschool (dependance Herpstraat) Voorzieningencluster Westergouwe Kespercollege - uitbreiding en renovatie VO Haastrechtsebrug V&R-fase KW.weg - Herinrichting naar 30 km/uur GO asfalt + fietsroute
Leeswijzer Aan de hand van een voorbeeld format en voorbeeldproject is een eerste voortgangsrapportage samengesteld. Na deze inleiding volgt een projectrapportage van het project Herbestemming Stadhuis. Als bijlage is een beoordelingsformulier met de risicoscore van het project opgenomen, als onderlegger voor de risicoscore en het onderdeel over het inzicht in en de beheersing van de risico's van het project. Voorafgaand aan deze inleiding is een bestuurlijke samenvatting opgenomen.
Projectrapportages risicovolle projecten Projectgegevens Projectnaam
Herbestemming Stadhuis
Wethouder
Thierry van Vugt
Onderdeel programma
N.v.t.
Datum rapportage
28-08-2025
Doelstelling De doelstelling van het project is tweeledig: 1. 2.
Het in stand houden van een topmonument (het gebouw) Het toekomstbestendig maken van het topmonument (het gebruik) Inzicht in de maatschappelijke betekenis en de publieke waarde van de plek die als basis heeft geleid tot een concept voor de toekomstige exploitatie. Dit concept heeft drie maatschappelijke dragers die kaderstellend zijn voor de verdere uitwerking: o
Ontmoeten: een laagdrempelige publieksfunctie
o
Inspireren: een artistiek-culturele functie
o
Vieren: een ceremoniële functie
Te behalen resultaten project Resultaten gekoppeld aan doelstelling 1: 1.
Herbestemming: In 2027 wordt het stadhuis opnieuw in gebruik genomen met nieuwe gebruikersfuncties die aansluiten bij de behoeften van de gemeente en haar inwoners. Het concept is gebaseerd op brede participatie en zijn gebruikt als uitgangspunt voor het ontwerp. 2.
Verduurzaming: Het stadhuis is vanaf de heropening in 2027 volledig gasloos. Met de uitgevoerde maatregelen realiseren we een aantoonbare CO₂-reductie van minimaal 52% ten opzichte van het laatste operationele gebruik. Elke stap in het verduurzamingsproces is zorgvuldig afgewogen tegen de cultuurhistorische waarden.
3.
Toegankelijkheid: Met de herbestemming wordt het stadhuis in 2027 grotendeels integraal toegankelijk. Het ontwerp voorziet in een lift, duidelijke navigatie en bewegwijzering, automatische deuropeners en voldoende verkeersruimte. Daarnaast komt er een gender inclusieve toiletgroep op de begane grond, conform de toezegging aan de gemeenteraad. Hiermee sluiten we aan bij de gemeentelijke ambitie om inclusie en diversiteit te bevorderen.
4.
Onderhoud en restauratie interieur: Het stadhuis wordt volledig asbestvrij gemaakt. Het interieur wordt in zijn geheel gerestaureerd, schoongemaakt en waar nodig hersteld, zodat het gebouw in 2027 in optimale staat wordt opgeleverd.
5.
Gevelrestauratie: De westgevel wordt volledig gerestaureerd. Hierbij worden scheuren en aangetaste natuursteenelementen aangepakt, evenals de roestende ijzeren verankeringen die een risico vormen voor vallende delen. Beeldhouwwerk en natuursteen worden waar nodig vervangen of hersteld, zodat de gevel duurzaam en veilig behouden blijft.
6.
Glas-in-loodramen: Alle glas-in-loodramen zijn geïnspecteerd en worden waar nodig voor 2027 gerestaureerd en verduurzaamd. Daarbij wordt de restauratie gecombineerd met de verbetering van de
thermische schil, zodat de vensters bijdragen aan de energiereductie en tegelijk hun historische waarde behouden. 7.
Dak (leibedekking) Het noordwestelijk dakvlak krijgt vóór de heropening in 2027 een volledig nieuwe leibedekking. Alleen leistenen die voldoen aan de kwaliteitsnorm uit petrochemisch onderzoek worden hergebruikt; de rest wordt vervangen. Zo wordt het dak zowel technisch als esthetisch duurzaam hersteld.
8.
Educatie: Tijdens de uitvoering wordt het stadhuis een levend leslokaal voor erfgoed en restauratie. In samenwerking met scholen worden activiteiten georganiseerd die leerlingen bewust maken van de waarde van erfgoed, inzicht geven in de mogelijkheden om restauratievakman of -vrouw te worden en hen laten ervaren hoe het is om zelf een restauratiespecialisme uit te proberen. Deze doelstellingen worden concreet verankerd in het programma en lopen door tot aan de oplevering in 2027.
Resultaten gekoppeld aan doelstelling 2: 9.
Exploitatie: De stichting ontwikkelt en werkt het concept ‘eigenzinnig samenleven’ uit tot een toekomstbestendig en operationeel plan, gekoppeld aan de restauratie en herbestemming van het stadhuis, met als doel het vergroten van de maatschappelijke betekenis en publieke waarde van het gebouw en daarmee inzicht te verkrijgen in de uiteindelijke subsidiebehoefte voor de exploitatie.
Scope van het project 1.
De geografische scope van het project betreft het interieur en exterieur (gevels) van markt 1 te Gouda
2.
De inhoudelijke scope betreft de uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van de verbouwing en restauratie van de herbestemming. o
De planning, fasering, bouwlogistiek en bouwfasering ten behoeve van deze uitvoering.
o
De communicatie van alle werkzaamheden naar de stakeholders van het project
o
De projectorganisatie en samenwerking van het team en alle betrokken specialisten
o
Beheersing van de risico’s
o
Het realiseren van het plan rondom social return (levend leslokaal)
Bestuurlijke besluitvorming (laatste 5) Zaaknummer 8575
Datum 10 – 9 – 2024
Bestuurlijk stuk Raadsmemo
Naam Update herbestemming stadhuis
8806
19 –11- 2024
Raadsmemo
Update stichting stadhuis en benoeming kern RVT
1403459
15-4-2025
Raadsmemo
Update aanbesteding stadhuis
1427157
20-5-2025
Collegebesluit
Contrair gaan advies AOK vensterisolatie
150721
8-7-2025
Raadsmemo
Uitslag aanbesteding
Samenvatting projectstatus Beheersaspect
Status voortgang project
(R) Risico’s
(G) Geld (T) Tijd (K) Kwaliteit
Toelichting projectstatus (R) Risico’s Risicoscore
40
Datum
28-08-2025
Nummer
Omschrijving risico (top 5) Onderstaande risico’s vormen de top risico’s. Deze maken deel uit van een groter geheel en zijn opgenomen op datum van schrijven en zijn wekelijks aan verandering onderhevig.
1
Doordat de situatie (bouwplaats) steeds veranderd (door de verschillende fases) is het lastig om steeds de juiste situatie op de markt op tijd te communiceren. Hierdoor ontstaat onbegrip door gebruikers van de markt over de bouwwerkzaamheden en de impact daarvan.
2
Een ongeval op de markt als gevolg van het bouwverkeer ten behoeve van het bouwproject.
3
Restaureren gebeurt in de steigers. Onvoorziene zaken kunnen leiden tot een andere aanpak en een nieuw kostenplaatje. Hierbij moet mogelijk ook een aanvullende vergunning worden aangevraagd.
4
Ten behoeve van de WKO-installatie worden boringen verricht rondom het stadhuis op de markt. Risico is dat door archeologische vondsten de bouw wordt stilgelegd en een alternatief plan moet worden uitgedacht.
5
Zonder een gezamenlijk plan voor de inhoudelijke programmering en samenwerking tussen de cultuurhistorische locaties op de ‘cultuurhistorische as’ bestaat het risico dat de locaties onvoldoende complementair opereren. Dit kan leiden tot versnippering van aanbod, gemiste kansen voor gezamenlijke publiekswerving (zoals combitickets) en een lagere culturele en economische meerwaarde voor de stad.
Beheersmaatregelen Nummer 1
Beheersmaatregelen Communicatieplan opstellen in samenwerking met aannemer -
Eén keer per vier weken een nieuwsbrief over de (komende) werkzaamheden.
-
Actuele informatie op de projectwebsite
-
Informatiebijeenkomst (september 2025) over de bouw en logistiek
-
Er is een direct aanspreekpunt voor de afstemming van bouwwerkzaamheden en activiteiten op de markt.
2.
-
Transporten op werkdagen tussen 7-10u in de ochtend
-
Aan en afvoer van materialen via vaste transportroutes
-
Inplannen van de transporten van en naar de bouwplaats, geen transporten op marktdagen en tijdens evenementen
-
Materialen just-in-time & place afroepen: Dit betekent dat de materialen op het juiste moment worden geleverd en direct kunnen worden opgeslagen op de plek waar deze verwerkt worden. Hiermee voorkomen we opslag op of buiten de bouwplaats.
-
Nooit achteruit de bouwplaats op- en afrijden in openbaar gebied
-
Werken met een ticketsysteem, zodat er geen vrachtwagens op elkaar staan te wachten nabij de binnenstad
-
Geen woon-werk verkeer toestaan naar de bouwplaats. De bouwplaats medewerkers én de onderaannemers parkeren bij Q-Park Nieuwe Markt en komen te voet naar de bouwplaats.
-
Eenduidig communiceren met de belanghebbenden in de omgeving, op de momenten dat de situatie rondom het stadhuis tijdelijk verandert door de bouwwerkzaamheden en op de momenten dat er overlastsituaties op kunnen treden, bijvoorbeeld ten gevolge van het boren van de bronnen. Hiertoe stellen we in aanloop naar de realisatiefase een communicatieplan op.
3
-
De bouwtijd is bepaald door middel van een detailplanning, aan de hand van referentieprojecten (vb. Domtoren Utrecht)
-
Planning was onderdeel van de inschrijving, houdt rekening met een reserve voor tegenvallers en eventueel meerwerk
-
Er is vanuit het projectteam wekelijks contact met de omgevingsdienst om eventuele inzichten vanuit het proces te bespreken en op de hoogte te zijn of er een aanvullende vergunning nodig is
-
Er is in de aanbesteding een post van 10% onvoorzien als deel van het bestek uitgevraagd, hierdoor is er binnen de geraamde aanneemsom een buffer voor onvoorziene omstandigheden
4
-
In overleg met de stadsarcheoloog is het uitvoeringsplan voor de boringen vroeg in de uitvoeringsfase gepland om op basis van eventuele nieuwe inzichten meteen een alternatieve aanpak uit te werken en latere stagnatie te beperken
-
Er is voorbereidend een bureau- en archiefonderzoek uitgevoerd door ADC ArcheoProjecten om de voorkeurslocatie voor de boringen te bepalen, daar waar de archeologische verwachting laag is
-
Naast het opstellen en toetsen van een gespecificeerde archeologische verwachting, is er bij het vooronderzoek ook vastgesteld wat de beste locatie is voor het plaatsen van nieuwe nutsvoorzieningen waarbij geen archeologische resten worden verstoord
-
Er is een programma van eisen (PvE) opgesteld, dat als protocol zal worden uitgevoerd voorafgaand aan de te realiseren boringen.
5
-
Er wordt een onafhankelijke trekker aangesteld die het gesprek initieert met de partijen op de cultuurhistorische as. Deze persoon zal hierin meedenken op inhoud als ook hoe deze locaties complementair met elkaar kunnen werken en wat daar per locatie voor nodig is.
(G) Geld Doelstelling 1 Periode: t/m augustus 2025 Projectbudget in €:
A: € 13.404.800 (totaal meerjarig)
Lasten gerealiseerd in €:
B: € 1.647.300
Openstaande verplichtingen in €:
C: € 9.256.400
Restant projectbudget in €:
D: € 2.501.100 (A – B – C)
Prognose te realiseren lasten in €
E: € 2.501.100
(excl. openstaande verplichtingen): Verwacht projectresultaat in €
F: €
0 (D – E)
Toelichting op Geld - doelstelling 1 Binnen het dekkingsplan zijn diverse subsidies verwerkt, waaronder de DUMAVA-rijkssubsidie en de restauratiesubsidie van de provincie. De extra dekking die hierdoor ontstaat binnen het investeringskrediet is toegewezen aan het opvangen van de financiële impact van mogelijke risico’s. Deze dekking is uitsluitend bedoeld als risicobuffer en kan niet als structurele of aanvullende financiering voor andere projectonderdelen worden beschouwd.
(G) Geld Doelstelling 2 Periode: t/m augustus 2025 Projectbudget in €:
A: € 651.000
Lasten gerealiseerd in €:
B: € 35.000
Openstaande verplichtingen in €:
C: €
Restant projectbudget in €:
D: € 616.000 (A – B – C)
Prognose te realiseren lasten in €
E: € 616.000
0
(excl. openstaande verplichtingen): Verwacht projectresultaat in €
F: €
0 (D – E)
Toelichting op Geld - doelstelling 2 De aanloopkosten zijn nodig om de stichting in staat te stellen om te starten met de implementatie van het concept. Daarmee wordt een vliegende start gerealiseerd. Zodra de stichting is opgericht najaar 2025 wordt een subsidiebeschikking aan de stichting toegekend, gekoppeld aan het projectbudget, met een verdeling over de jaren 2025-2026 en 2027. Dit betreft de aanloopkosten alvorens de start exploitatie. Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden krijgt de stichting de opdracht om het plan, gebaseerd op het concept ‘eigenzinnig samenleven’, nader uit te werken tot een business case waarmee meer maatschappelijke betekenis en publieke waarde wordt gerealiseerd. De toekomstig directeur-bestuurder neemt hierin de leiding. Dit plan inclusief business case wordt met de raad gedeeld in een werksessie en later ter besluitvorming voorgelegd.
Zoals eerder met de raad gedeeld (12 september 2023) is hiervoor een structurele jaarlijkse gemeentelijke subsidie van circa € 700.000 nodig. Dit vergt nadere uitwerking en besluitvorming. (T) Tijd Doelstelling 1 Startdatum project
28 augustus 2025 (= datum vastgestelde projectopdracht)
Einddatum project
31 juli 2027 (= datum décharge project, start nazorg)
Definitiefase
Overall planning:
Ontwerpfase
Fase 1: Onderzoeks- en engineeringsfase – augustus 2025 t/m december 2025
Voorbereidingsfase
Fase 2: WKO boringen: oktober 2025 tot eind november 2025
Realisatiefase
Fase 3: Realisatie restauratie, verduurzaming en herbestemming: januari 2026 t/m zomer 2027
Nazorgfase
Najaar 2027
(T) Tijd Doelstelling 2 Najaar 2025
Werving directeur bestuurder
2025 - 2026
Uitwerking plan, werksessie met de raad rondom exploitatie
2026 – 2027
Voorbereiding en uitwerking plan alvorens opening
2027
Start exploitatie
(K) Kwaliteit De verbouwing en restauratie van het stadhuis dienen te worden uitgevoerd conform de uitvoeringsrichtlijnen van Stichting ERM. Het werk wordt uitgevoerd door partijen die BRL 1000- en BRL 2000-gecertificeerd zijn en werken volgens de URL 1001- en URL 2001-richtlijnen. Deze certificeringen waarborgen kwaliteit, zorgvuldigheid en procesbeheersing bij de restauratie van topmonumenten. Het ERM-certificaat (BRL 3000 Erkend Restauratie Bouwbedrijf, of gelijkwaardig) bevestigt daarnaast dat aannemers en eventuele onderaannemers beschikken over de vereiste kennis, vaardigheden en borging om monumentaal erfgoed verantwoord te restaureren. De kwaliteitsrichtlijnen zijn ook onderdeel geweest van de aanbestedingsprocedure waarbij aan de hand van referenties én de bovengenoemde uitvoeringsrichtlijnen moest worden aangetoond dat de aannemer over dergelijke kennis en expertise beschikt en volgens deze richtlijnen werkt.
Bijlage I: Beoordelingsformulier met risicoscore per project Projectnaam
Herbestemming Stadhuis
Wethouder
Thierry van Vugt
Beoordelingscriterium
Hoog
Middel
Laag
(5 punten)
(3 punten)
(0 punten)
1. Impact op samenleving
x
PUNTEN
3
2. Bestuurlijke gevoeligheid
x
5
3. Organisatorische complexiteit
x
5
4. Mate van gemeentelijke beslissingsbevoegdheid
x
3
5. Innovatief versus routinematig karakter
x
5
6. Complexiteit uitvoering (inclusief bodem)
x
5
7. Impact op gemeentelijke organisatie 8. Omvang projectbudget
x x
3 5
9. Doorlooptijd project
x
3
10. Omvang risico’s (kans x impact)
x
3
TOTAAL AANTAL PUNTEN
40