Bijlage 2 Beoordelingskader risicovolle projecten gemeente Gouda
Tekst van het document
Beoordelingskader risicovolle projecten 2 september 2025 Kenmerk: zaaknummer 1406970 Versie: 0.5, definitief
Inhoud 1.
Inleiding
2.
Systematiek beoordeling projecten
3.
Eerste beoordeling van lopende projecten
4.
Beoordeling van nieuwe projecten
5.
Herbeoordeling van projecten
pagina 2
1.
Inleiding
1.1.
Projecten onder de regeling risicovolle projecten
In 2025 treedt de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) in werking. Als hulpmiddel om te bepalen of een project een zodanig risicoprofiel heeft dat deze onder de regeling zou moeten vallen, is een systematiek ontwikkeld aan de hand waarvan projecten kunnen worden beoordeeld op risicoprofiel. Deze systematiek wordt toegelicht in hoofdstuk 2 en houdt in dat projecten aan de hand van tien criteria worden beoordeeld om te bepalen of het wel of niet als risicovol project moet worden aangemerkt. Bij de bepaling van de criteria is gebruik gemaakt van de werkwijze van andere (grote) gemeenten, waaronder de gemeente Utrecht, en van de input van de gemeenteraad (o.a. commissie bestuur van 22 januari 2025). Voorafgaand aan de inwerkingtreding van de regeling risicovolle projecten is in de periode maart tot en met juni 2025 een analyse gemaakt van de op dit moment lopende projecten in het ruimtelijk domein en is een eerste beoordeling uitgevoerd aan de hand van het beoordelingskader risicovolle projecten. In hoofdstuk 3 staat beschreven hoe deze eerste beoordeling van de projecten is uitgevoerd. In hoofdstuk 4 staat hoe de beoordeling van nieuwe projecten in zijn werk gaat en in hoofdstuk 5 hoe de jaarlijkse herbeoordeling van bestaande projecten plaatsvindt.
1.2.
Bestuurlijke verantwoordelijkheden
Alle portefeuillehouders die in de rol van bestuurlijk opdrachtgever (namens het college) projecten laten uitvoeren kunnen te maken krijgen met de beoordeling van projecten en het her beoordelen ervan. Dit betekent dat ook meerdere organisatieonderdelen met de regeling risicovolle projecten te maken kunnen krijgen. Het collegelid in wiens portefeuille het betreffende risicovolle project valt is verantwoordelijk voor: •
de eerste beoordeling van de projecten;
•
de herbeoordeling van bestaande projecten; en
•
beoordeling van nieuwe projecten.
De portefeuillehouder financiën is namens het college verantwoordelijk voor: •
de organisatie van de beoordeling en herbeoordeling van risicovolle projecten;
•
het interne toezicht op de uitvoering en werking van de regeling risicovolle projecten; en
•
de evaluatie van de regeling risicovolle projecten en het beoordelingskader risicovolle projecten en indien nodig en/of wenselijk de aanpassing van deze stukken, inclusief besluitvorming.
pagina 3
2.
Systematiek beoordeling projecten
1.1.
Beoordelingscriteria
Het beoordelingskader risicovolle projecten (zie artikel 5 van de regeling) bestaat uit een tiental criteria aan de hand waarvan projecten kunnen worden beoordeeld op risicoprofiel. Aanwijzing of beëindiging van de aanwijzing van een risicovol project wordt vastgesteld aan de hand van de volgende 10 criteria: Beoordelingscriterium
Omschrijving
1. Impact op de samenleving
Impact hoort bij de opgaven en prioriteiten van het college en gaat over de gevoeligheid van het project in de samenleving.
2. Bestuurlijke gevoeligheid
De mate van politiek/bestuurlijke gevoeligheid van het project en/of van uiteenlopende belangen van betrokken externe partijen bij het project.
3. Organisatorische complexiteit
Hoeveelheid van verschillende interne en externe stakeholders die een invloedrijke rol spelen bij het project, waardoor veel afstemming en samenwerking noodzakelijk is.
4. Mate van gemeentelijke
De mate waarin de gemeente zelfstandig besluiten kan nemen over het
beslissingsbevoegdheid
project. Is de formele beslissingsbevoegdheid verdeeld over meerdere organisaties, of ligt deze geheel bij de gemeente zelf?
5. Innovatief versus routinematig karakter
De mate waarin er wel of niet sprake is van de inzet van een innovatieve techniek of het hanteren van een aanpak, waarmee de gemeente geen tot beperkte ervaring heeft.
6. Complexiteit uitvoering
De mate van complexiteit van de uitvoering van een project, waarbij
(inclusief bodem)
aspecten zoals raakvlakprojecten, bereikbaarheid, uitvoering in de binnenstad, complexiteit bodem, grenzend aan water en/of cultureel erfgoed bepalende factoren kunnen zijn.
7. Impact op gemeentelijke organisatie
De mate waarin er sprake is van een disbalans tussen de benodigde capaciteit, kennis en ervaring van de gemeentelijke organisatie versus de beschikbare capaciteit voor een project.
8. Omvang projectbudget
De omvang van het projectbudget, gecategoriseerd in: minder dan € 1 miljoen, tussen de € 1 en de € 5 miljoen en groter dan € 5 miljoen.
9. Doorlooptijd project
De doorlooptijd van het project, gecategoriseerd in: minder dan 2 jaar, tussen 2 en 5 jaar en langer dan 5 jaar.
10. Omvang risico’s (kans x impact)
De omvang van de gekwantificeerde (financiële) risico’s zijn en/of de mate waarin de financiële risico’s in kaart zijn gebracht.
1.2.
Scoring van projecten
De projecten worden per beoordelingscriterium beoordeeld op hoog, middel of laag risico. Hieraan wordt een score toegekend van respectievelijk 5 punten, 3 punten of 0 punten. Indien het totaal aantal punten van de 10 criteria 30 punten of hoger is wordt het project als risicovol project aangemerkt.
pagina 4
3.
Eerste beoordeling van lopende projecten
3.1
Proces beoordeling lopende projecten
Voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling is een analyse gemaakt van de op dit moment lopende investeringsprojecten, met als doel om een selectie te kunnen maken van de meest risicovolle projecten van de gemeente Gouda op dit moment. Om na te gaan welke lopende projecten onder de RRP zouden kunnen vallen, zijn de volgende stappen gezet: 1. Inventarisatie investeringsprojecten. Hieruit zijn de projecten met een investeringsbudget van € 1 miljoen of meer geselecteerd. Totaal betrof dit circa 50 projecten. 2. Van deze projecten is nagegaan wat de actuele planning is voor afronding van deze projecten en zijn projecten waarvan de beoogde afronding in de nabije toekomst ligt (2025) afgevoerd. 3. Op basis van gesprekken met ambtelijk opdrachtgevers en opdrachtnemers zijn een aantal beoogde risicovolle projecten toegevoegd. 4. Na aanpassing van de selectie op basis van punt 1 en 2 zijn er circa 60 projecten beoordeeld. 5. De geselecteerde circa 60 projecten zijn aan de hand van dit beoordelingskader risicovolle projecten beoordeeld, gebruik makend van de systematiek zoals beschreven in hoofdstuk 2. 6. De opdrachtnemer/projectleider heeft voor zijn/haar project(en) een beoordelingsformulier ingevuld. 7.
Vervolgens heeft er voor ieder project een gesprek plaatsgevonden tussen de ambtelijk opdrachtgever, opdrachtnemer/projectleider, lijnmanager/afdelingshoofd, procesgebeleider en projectsecretaris. 8. Op basis van deze gesprekken is de beoordeling indien nodig aangepast en is gezamenlijk een definitieve score van de inschatting van het risicoprofiel van de projecten vastgesteld. 3.2
Selectie risicovolle projecten
De resultaten per project zijn verwerkt in een overzicht van alle ruimtelijk fysieke projecten. Op basis van dit inzicht en overzicht is een selectie gemaakt van de meest risicovolle projecten, gekoppeld aan het concern investeringsplan (CIP). Projecten waarbij aan de hand van dit beoordelingskader een risicoscore is vastgesteld van 30 punten of meer, zijn (conform artikel 5 lid 2 van de regeling risicovolle projecten) aangewezen als risicovol project. Op basis van deze richtlijn zijn er in eerste instantie in juni 2025 in totaal zeven projecten aangewezen als risicovol project. Deze projecten komen na bestuurlijke besluitvorming over de regeling risicovolle projecten en bijbehorende stukken onder de regeling risicovolle projecten te vallen. Grondexploitatieprojecten en ander type ontwikkelingen (waaronder ontwikkelingen in de stad die de gemeente faciliteert, maar die geen gemeentelijk project zijn) vallen buiten de reikwijdte van de regeling risicovolle projecten en de bestuurlijke rapportage. Dit type projecten en ontwikkelingen zijn derhalve in de selectie van de meest risicovolle projecten niet meegenomen. 3.3
Informatievoorziening aan de raad
Als besloten wordt over de invoering van de RRP, zal voor de zeven projecten die thans onder de regeling vallen, een voortgangsrapportage worden opgesteld. In overleg zal hiervoor een planning worden gemaakt.
pagina 5
4.
Beoordeling van nieuwe projecten
4.1
Proces beoordeling nieuwe projecten
Indien er een nieuw project wordt opgestart is het de procedure dat door de opdrachtnemer/projectleider, in samenspraak met de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever, een interne projectopdracht wordt opgesteld. Vanaf de inwerkingtreding van de regeling risicovolle projecten is het beoordelingskader risicovolle projecten ook van kracht. Dit houdt ook in dat vanaf dat moment bij het opstellen van de projectopdracht een beoordelingsformulier risicovolle projecten moet worden ingevuld door de opdrachtnemer/projectleider, als verplichte bijlage bij de projectopdracht. Conform het beschreven proces in hoofdstuk 2 en 3 dient er vervolgens een gesprek plaats te vinden tussen de ambtelijk opdrachtgever, opdrachtnemer/projectleider, lijnmanager/afdelingshoofd, procesgebeleider en projectsecretaris. Op basis van dit gesprek wordt de beoordeling indien nodig aangepast en wordt gezamenlijk een definitieve score van de inschatting van het risicoprofiel van het project, in de vorm van een score, vastgesteld. 4.2
Aanwijzing als risicovol project
Indien als uitkomst van het ingevulde en vastgestelde beoordelingsformulier het puntentotaal 30 of hoger is zal het project (ook) aangewezen worden als risicovol project en worden toegevoegd aan het overzicht met risicovolle projecten. Het collegelid in wiens portefeuille het betreffende risicovolle project valt, zijnde de project portefeuillehouder of bestuurlijk opdrachtgever, dient middels het beoordelingsformulier schriftelijk akkoord te geven op de aanwijzing van een risicovol project. 4.3
Informatievoorziening aan de raad
Conform artikel 6 van de regeling risicovolle projecten dient het college de raad, na aanwijzing van een (nieuw) risicovol project, via de eerstvolgende voortgangsrapportage te informeren dat er een wijziging is in de lijst met risicovolle projecten. Daarna gelden de bepalingen in de regeling voor informatievoorziening aan de raad.
pagina 6
5.
Herbeoordeling van projecten
5.1
Proces herbeoordeling projecten
Jaarlijks wordt er voorafgaand aan de 1e bestuursrapportage een herbeoordeling van de op dat moment lopende investeringsprojecten uitgevoerd aan de hand van dit beoordelingskader risicovolle projecten. Daarbij worden de stappen gevolgd zoals beschreven in paragraaf 2.1 van dit document. 5.2
Aanpassing lijst risicovolle projecten
De projecten waarvan de risicoscore 30 of hoger zullen aangewezen worden als risicovol project. De collegeleden in wiens portefeuille de betreffende risicovolle projecten vallen, zijnde de project portefeuillehouders of bestuurlijk opdrachtgevers, dienen middels het beoordelingsformulier schriftelijk akkoord te geven op de aanwijzing van de risicovolle projecten. 5.3
Informatievoorziening aan de raad
Conform artikel 6 informeert het college de raad via de eerstvolgende voortgangsrapportage dat er een wijziging is in de lijst met risicovolle projecten en om welke redenen zij voorstellen wijzigingen in deze lijst aan te brengen. Daarna gelden de bepalingen in de regeling voor informatievoorziening aan de raad.
pagina 7