Bijlage 1a Toelichting op de Regeling risicovolle projecten gemeente Gouda

Toelichting op de Regeling risicovolle projecten gemeente Gouda 2 september 2025 Kenmerk: zaaknummer 1406970 Versie 0.5, definitief

Aanleiding Bij de behandeling van het rapport “Rekenkameronderzoek naar Ecopark Gouda” (Groene Hart Rekenkamer, 5 juli 2024) in de raadsvergadering van 25 september 2024 heeft de raad besloten om een aantal van de aanbevelingen over te nemen en een aantal conclusies vast te stellen. De commissie bestuur heeft vervolgens een agenderingsverzoek gedaan om de aanbevelingen vanuit het Groene Hart Rekenkamer rapport nader te bespreken. Op 22 januari 2025 is het onderwerp “Sturen op grote projecten” behandeld in de commissie bestuur. Als leidraad is een presentatie gegeven door de ambtelijke organisatie. Tijdens deze commissiebehandeling is geconcludeerd dat de raad in het vervolg niet de focus wil leggen op de “grote projecten” maar op de “risicovolle projecten”. Er is gesproken over de wens om een regeling risicovolle projecten op te stellen, met daarbij een beoordelingskader met criteria aan de hand waarvan een selectie kan worden gemaakt van de meest risicovolle projecten. Op 11 maart 2025 is de raad via een raadsmemo geïnformeerd over de aanpak en het tijdpad voor het opstellen van een regeling risicovolle projecten, het ontwikkelen van een beoordelingskader en het maken van een (nadere) analyse van de projectenportefeuille aan de hand van het beoordelingskader om inzicht te verschaffen in de meest risicovolle projecten.

Doel Het doel van de regeling risicovolle projecten is om de raad in de gelegenheid te stellen haar kaderstellende en controlerende rol uit te oefenen, middels respectievelijk een systematiek (regeling) en een rapportage instrument (periodiek, over de meest risicovolle projecten). Kaderstellend omdat een inventarisatie en beoordeling van de meest risicovolle projecten vooraf inzicht geeft in de belangrijkste risico’s en onzekerheden in relatie tot de gewenste projectresultaten. Controlerend omdat monitoring van deze projecten en projectrisico’s belangrijke informatie geeft over de voortgang en de beheersing van de risicovolle projecten. De dialoog hierover tussen raad en college zorgt voor heldere verwachtingen over en weer en voor het maken van onderbouwde keuzes. De regeling risicovolle projecten wordt verankerd in de Financiële verordening gemeente Gouda. Dit gebeurd door een extra artikel op te nemen in de eerstvolgende actualisatie van de verordening, die nog dit jaar wordt verwacht.

pagina 2

Samenhang De regeling risicovolle projecten staat niet op zichzelf, maar is ingebed in het gemeentelijke beheerkader. Dat beheerkader bestaat, naast geldende wet- en regelgeving zoals het Besluit begroten en verantwoorden (BBV), uit geldende afspraken en beleid van de gemeente Gouda, waaronder de Financiële verordening. Daarnaast is er een relatie met de reeds bestaande afspraken met de raad over periodieke informatievoorziening en besluitvorming over projecten en programma's. Voorbeelden daarvan zijn het concern investeringsplan (CIP) als onderdeel van de P&C-cyclus, de Meerjaren Prognose Grondexploitaties (MPG), het Integraal Huisvestingsplan (IHP) en het Verkeerscirculatieplan (VCP). De regeling risicovolle projecten gaat over de kaderstelling en informatievoorziening over de meest risicovolle projecten aan de raad. De uitvoering van de regeling is gebaseerd op een Goudse werkwijze voor de beheersing van projecten; dat wil zeggen een werkwijze die aansluit bij de specifieke maat en vraagstukken van de gemeente Gouda, in vergelijking met die van andere (grote) gemeenten, als Utrecht en Rotterdam. Deze werkwijze wordt momenteel door middel van het verbetertraject “Grip op Goudse projecten” verder geprofessionaliseerd via de sporen Versterken van projectmanagement, Versterken van risicomanagement bij projecten en Versterken van de financiële beheersing van projecten.

Bestaande informatievoorziening Informatievoorziening naar de gemeenteraad Regeling risicovolle projecten Versterken sturing en beheersing projecten

Versterken projectmanagement

Grip op Goudse projecten

Versterken risicomanagement projecten Versterken financiële beheersing projecten

Figuur 1: Samenhang versterken sturing en beheersing projecten, informatievoorziening raad en Grip op Goudse projecten

Uitvoering van de regeling De uitvoering van de regeling is een samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. De raad stelt, als onderdeel van deze regeling, een beoordelingskader risicovolle projecten vast, dat bepaalt op welke wijze projecten worden beoordeeld en aan de hand waarvan na afweging van de diverse criteria wordt vastgesteld welke projecten als risicovol project worden aangemerkt. Hiermee wordt de kaderstellende rol van de raad versterkt. Het college beoordeelt aan de hand van het beoordelingskader risicovolle projecten of een bestaand of nieuw project wordt aangewezen als risicovol project of om deze aanwijzing te beëindigen.

pagina 3

Het versterken van de controlerende rol van de raad bij projecten wordt vormgegeven door middel van periodieke voortgangsrapportages over de aangewezen risicovolle projecten. Als blijkt dat een project als risicovol wordt aangemerkt of als blijkt dat van een project de aanwijzing als risicovol project beëindigd kan worden, dan meldt het college dit aan de raad bij de eerstvolgende voortgangsrapportage. Vanaf dat moment wordt periodiek over de aangepaste lijst met risicovolle projecten gerapporteerd. De toepassing van de regeling vindt op het niveau van het individuele project plaats onder de verantwoordelijkheid van de project portefeuillehouder (bestuurlijk opdrachtgever), namens het college. De concerncontroller ziet namens de portefeuillehouder Financiën toe op de werking van de regeling. De beheersing van een project is primair de verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever en wordt uitgevoerd door de ambtelijk opdrachtnemer/projectleider met zijn/haar team. Voor de projecten die onder deze regeling vallen, geldt een verzwaard controlregime. Dit houdt onder andere in dat de afdelingen financiën en concernstaf nauw zijn aangehaakt en het college indien nodig gevraagd en ongevraagd adviseert over de uitvoering van de regeling en de voorgangsrapportages aan de raad.

Reikwijdte van de regeling Projecten definiëren we in het kader van deze regeling risicovolle projecten, op dit moment, als investeringsprojecten. De belangrijkste redenen hiervoor zijn dat het overgrote deel van (financiële) middelen voor projecten wordt besteed in de vorm van investeringen, aan dit type projecten de meeste projectrisico's zijn verbonden en dat het mogelijk is om op eenduidige wijze over dit type projecten te rapporteren in aansluiting op het concern investeringsplan (CIP). De koppeling met andere dekkingsbronnen van een project buiten de investeringsadministratie, vergt nader onderzoek en inrichting. Hieraan wordt gewerkt in het kader van verbetertraject Grip op Goudse projecten. De grondexploitatieprojecten blijven buiten beschouwing binnen de context van de regeling risicovolle projecten, omdat over dit type projecten al periodiek wordt gerapporteerd via de Meerjaren Prognose Grondexploitaties (MPG). Ontwikkelingen in de stad, waarbij de gemeente faciliterend optreed, maar waarbij geen sprake is van een (actief) gemeentelijk project vallen ook buiten de reikwijdte van de regeling risicovolle projecten en de bestuurlijke rapportage. Leeswijzer bij de regeling Deze toelichting behoort niet tot de regeling risicovolle projecten.

De regeling bestaat uit de artikelsgewijze weergave van de bestuurlijke afspraken in de vorm van de regeling risicovolle projecten (bijlage 1) en de systematiek voor het (her)beoordelen van projecten en selectie van de risicovolle projecten in de vorm van het beoordelingskader risicovolle projecten (bijlage 2).

pagina 4