Bijlage 1. Samenwerkingsovereenkomst fundatieherstel Sint Janstoren

Samenwerkingsovereenkomst

project

Fundatieherstel st. Janstoren Gouda

datum

11 mei 2023

versie

definitief

bijlagen: -

Inhoud Samenwerkingsovereenkomst INHOUD

Inhoud van het Project Artikel 1 Doel van de overeenkomst Artikel 2 Verantwoordelijkheden Artikel 3 Procedure afspraken Artikel 4 Financiële afspraken Artikel 5 Voorbehouden Artikel 6 Verplichtingen bij afronding van het Project Artikel 7 Opzegging en ontbinding Artikel 8 Slotbepalingen Artikel 9

pagina 2

Samenwerkingsovereenkomst De ondergetekenden: a. gemeente Gouda, vertegenwoordigd door het waarnemend hoofd van de afdeling Cultuur, Vastgoed en Ontwikkeling, M. (Marijke) Bekkenkamp , hierna te noemen: “Gemeente”; en b. De Protestantse Kerk Gouda, rechtspersoonlijkheid bezittend en vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris van het College van Kerkrentmeesters, respectievelijk de heren G.H. (George) de Soeten en A. (Ad) van der Schoot, hierna te noemen: “de PKG”; Gezamenlijk te noemen: ”Partijen”.

Overwegende dat: ‒

De PKG eigenaar is van de st. Janstoren te Gouda. Tussen de PKG en de Gemeente is in 1949 overeengekomen dat beneden de vastgestelde grenslijn het onderhoud van de toren ten laste komt van de PKG en daarboven het ten laste komt van de Gemeente. Gemeente heeft daarbij het uurwerk en het carillon, welke zich in de toren bevinden, in eigendom, onderhoud en gebruik.

‒

Uit onderzoek blijkt dat tussen het Kerkgebouw en de st. Janstoren scheurvorming optreedt. Dit als gevolg van grondzetting en de wijze van fundatie. Waarbij de verwachting is dat over een termijn van 3-5 jaar fundatieherstel moet plaatsvinden.

‒

Om het op termijn ‘losbreken’ van de st. Janstoren van het Kerkgebouw te voorkomen is een projectmatige aanpak van de fundatieproblemen noodzakelijk. Dit houdt in het verder onderzoeken van de bestaande fundatie van de toren, het opstellen van een herstelplan en de uitvoering ervan.

‒

De PKG voornemens is dit project ‘Fundatieherstel st. Janstoren’, verder “het Project”, op zich te nemen en te realiseren.

‒

Naast het algemeen belang voor Gouda bij instandhouding van de toren de Gemeente een direct belang heeft bij herstel van de fundatieproblemen van de toren. Met name het belang van het in stand blijven van haar eigendom en het onderhoud en gebruik ervan.

‒

Gemeente wenst ter behartiging van voornoemd belang, onder te stellen voorwaarden, een financiële bijdrage te leveren aan de herstelkosten. Partijen hebben onderling overleg gevoerd en afspraken over de kostenverdeling, de voorbereidingskosten daaronder begrepen, Partijen wensen deze afspraken door middel van deze samenwerkingsovereenkomst vast te leggen.

verklaren te zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1 Inhoud van het Project 1. De PKG zal het project ‘Fundatieherstel st. Janstoren’ uitvoeren, inhoudende de aanpak/het herstel van de fundatieproblemen van de st. Janstoren door: a. het uitvoeren van vooronderzoek: Hieronder valt het uitvoeren van een proef fundatieontgraving en het opstellen van een Voorlopig ontwerp en een Definitief Ontwerp wat resulteert in een bestek met tekeningen;

pagina 3

b. de opdrachtverlening: Hieronder valt het houden van een aanbesteding, het verstrekken van opdracht voor fundatieherstel, herstelwerkzaamheden en het begeleiden van de uitvoeringswerkzaamheden e.d.. Artikel 2 Doel van de overeenkomst 1.

Partijen leggen afspraken vast ten aanzien van de verantwoordelijkheden, procedures en de samenwerking bij de uitvoering van het Project zoals beschreven in artikel 1.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden 1. De PKG voert het opdrachtgeverschap en het financiële beheer over het Project. 2. De PKG is verantwoordelijk voor de door haar genomen en goedgekeurde besluiten en verrichte werkzaamheden voor dit Project en het tijdig uitvoering geven aan de door de subsidieverstrekkers gestelde voorwaarden. 3. De PKG voert de organisatie en doet de werkvoorbereiding van het Project. Projectinhoudelijke expertise die hiervoor noodzakelijk is kan door de PKG als projectkosten uitbesteed worden. 4. De PKG en de Gemeente werken samen in het projectteam die de werkzaamheden voorbereid, aanbesteed en in uitvoering geeft. Dit projectteam kan uitmonden in een bouwteam. 5. Het bouwteam is een samenwerkingsverband van vertegenwoordigers van betrokken partijen, zoals: de PKG, de Gemeente, architect, archeologie, ODMH, constructeur en de uitvoerder van de werkzaamheden e.d. 6. De Gemeente ontvangt van de PKG per projectfase een planning met de voorgenomen activiteiten, werkzaamheden en een financieel bestedingsplan. De verschillende projectfasen worden door het projectteam vastgesteld. 7. De planning en financiën worden in het projectteam en bouwteam nader afgestemd. 8. De financiële administratie wordt op verzoek van de Gemeente aan een onafhankelijk accountant ter beoordeling en goedkeuring voorgelegd. De kosten voor deze beoordeling komen ten laste van de Gemeente.

9. Partijen komen overeen geen vergoeding te vragen voor ieder zijn eigen tijdsbesteding en/of onkosten. Uitgezonderd hierop zijn directe projectkosten zoals gemeentelijke leges. 10. De financiële projectadministratie wordt, op grootboekniveau, gescheiden gevoerd van de kerkelijke administratie. 11. Door de Gemeente ter beschikking gestelde financiële middelen voor dit Project is zogenaamd geoormerkt geld en mag alleen voor dit Project worden aangewend. Artikel 4 Procedure afspraken 1. De PKG vraagt op basis van het nog verder uit te werken Projectplan voor dit Project subsidies aan bij onder meer de RCE, de provincie Zuid-Holland en zal andere fondsen aanschrijven voor een financiële bijdrage. De PKG is verantwoordelijk voor het gehele subsidietraject (met name aanvraag, verlening, verantwoording, vaststelling). De Gemeente zal zich inspannen om de PKG zo optimaal mogelijk te ondersteunen in het gehele subsidietraject. 2. De PKG houdt Gemeente schriftelijk actief op de hoogte van de aanvragen voor subsidies en fondsen en de toekenning daarvan.

pagina 4

3. De inkomsten uit subsidies en andere financiële bijdragen zoals fondsen worden in de financiële projectadministratie van dit Project opgenomen. 4. De PKG werkt het bestaande projectplan verder uit op basis van nader archeologisch-, cultuurhistorisch- en fundatieonderzoek. Het projectplan dient te worden voorzien van een planning. Het projectplan dient te leiden tot een gedetailleerd restauratieplan ( ontwerp). Het restauratieplan dient uitgewerkt te worden tot een bestek en aanbestedingsdocumenten. Artikel 5 Financiële zaken 1. De PKG stelt van het Project een financiële begroting op die bij iedere projectfase wordt geactualiseerd. 2. Uitgangspunt is een kostenverdeling van 40% voor rekening van de gemeente Gouda en 60% voor rekening van de PKG. Dit geldt voor de uitgaven die niet worden gedekt door subsidie en fondsen. De financiële begroting dient zodanig vorm te worden gegeven dat de kostenverdeling tussen de gemeente Gouda en de PKG eenvoudig te herleiden is. 3. De bijdragen door de Gemeente worden, op basis van de kostenverdeling volgens artikel 5 lid 2, bepaald en betaald op basis van de werkelijk gemaakte kosten. De bijdragen worden per projectfase, of, indien een projectfase erg lang duurt, per deelprojectfase, verrekend. Per (deel)projectfase voeren Partijen overleg over de bekostiging en leggen deze afspraken steeds vast.

De uitgaven moeten direct herleidbaar zijn tot geleverde diensten en werkzaamheden van dit project. 4. De vanaf 2019 gemaakte kosten en de nog te maken kosten in het kader van de voorbereiding maken deel uit van het Project. 5. De gemeentelijke kosten zoals leges zijn projectkosten en worden door de gemeente Gouda in rekening gebracht. 6. Bij beëindiging van het Project maken Partijen een totaal kostenoverzicht op basis van werkelijk gemaakte kosten, verkregen subsidies en eventuele andere inkomsten en vindt tussen Partijen een eindafrekening plaats op basis van de in artikel 5 overeengekomen uitgangspunten. Artikel 6 Voorbehouden 1. Het in opdracht geven van het Project door de PKG vindt niet eerder plaats (wordt niet eerder gegund) dan: a. na gezamenlijke schriftelijke goedkeuring door Partijen van de winnende inschrijving; én b. de PKG kan, door middel van onderhoudsvoorzieningen in de jaarrekeningen en reserveringen in de begroting, aantonen hun deel van de kosten te kunnen voldoen voorafgaand aan opdrachtverstrekking tot uitvoering dienen Partijen aan te tonen aan hun financiële verplichtingen te kunnen voldoen. c.

goedkeuring door het college, namens de Gemeente, onder a. vindt alleen plaats ná verlening van goedkeuring aan het college door de gemeenteraad van Gouda van de begroting/feitelijke aanbesteding.

2. In de aanbestedingsdocumenten met het Definitief Ontwerp en het projectbestek dient de voorwaarde opgenomen te worden dat de Inschrijvers geen aanspraak maken op enige (schade)vergoeding in verband met het eenzijdig door Opdrachtgever (de PKG) beëindigen van de aanbestedingsprocedure. 3. In de aanbestedingsdocumenten met het Definitief Ontwerp en het projectbestek dient de ontbindende voorwaarden opgenomen te worden dat Opdrachtgever (de PKG) zich te allen tijde het

pagina 5

recht voorbehoud om, voor haar moverende redenen, niet tot gunning van de Opdracht over te gaan en de aanbestedingsprocedure(s) (tussentijds) eenzijdig te beëindigen. De Inschrijvers maken geen aanspraak op enige (schade)vergoeding in verband met het (tussentijds) eenzijdig beëindigen van de aanbestedingsprocedures.

Artikel 7 Verplichtingen bij afronding van het Project 1. Bij oplevering van het project wordt door de PKG en de aannemer een proces verbaal van oplevering opgesteld die door opdrachtgever en opdrachtnemer voor akkoord wordt ondertekend. 2. Bij de Projectbeëindiging wordt door de PKG een financieel verantwoordingsdocument opgesteld met een overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Dit overzicht wordt door Partijen voor akkoord ondertekend. Artikel 8 Opzegging en ontbinding 1. Het door een van de Partijen niet nakomen van de in deze overeenkomst opgenomen afspraken resulteert in aansprakelijkheid voor de gevolgen hiervan. Deze aansprakelijkheidsstelling dient tijdig, steeds per projectfase te gebeuren en voor de financiële eindvaststelling. 2. Iedere Partij heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien: a. de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon heeft genomen; b. de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst; c. ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend; d. de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt.

Artikel 9 Slotbepalingen 1. Partijen kunnen gemaakte afspraken wijzigen of aanvullende afspraken maken. Deze afspraken zijn rechtsgeldig indien die langs elektronische weg of schriftelijk zijn overeengekomen en maken vervolgens integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. 2. De PKG kan verantwoordelijkheden en verplichtingen voortvloeiende uit deze overeenkomst niet overdragen aan een derde partij, tenzij de gemeente Gouda daarmee schriftelijk instemt. 3. Bij beëindiging van de PKG of bij een kerkenfusie kan dit Project met financiële middelen en lopende verplichtingen worden ondergebracht in een nader op te richten stichting. 4. De PKG mag de st. Janstoren niet in eigendom overgedragen lopende dit Project, tenzij Gemeente daar schriftelijk mee instemt.

pagina 6

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Gouda16-05-2023 op <datum> gemeente Gouda, vertegenwoordigd door waarnemend afdelingshoofd CVO M. (Marijke) Bekkenkamp ValidSigned door Marijke Bekkenkamp op 16-05-2023

…………………… handtekening

de PKG, vertegenwoordigd door: de voorzitter van het College van Kerkrentmeesters G.H. (George) de Soeten ValidSigned door G.H. de Soeten op 17-05-2023 ……………………

handtekening en de secretaris van het College van Kerkrentmeesters A. van der Schoot ValidSigned door A. van der Schoot op 23-05-2023

…………………… handtekening

pagina 7