Bijlage 1 - Overzicht verbetertrajecten

Onderwerp

Doel

Tijdlijn

Resultaten/ wat al is bereikt

Wat wordt nog gedaan?

Versterken van de financiële functie

Doel is zorgen dat de financiële processen goed lopen, de administratie betrouwbaar is, de informatievoorziening goed is georganiseerd en het eigenaarschap eenduidig is belegd

Gestart in januari 2022

• Robuustere financiële organisatie (kennis en kwaliteit) --> Het versterken van de capaciteit van de afdeling Financiën. Opleiden en trainen van medewerkers. vergroten van de financiële kennis in de organisatie • Betere kwaliteit P&C producten (kadernota, jaarrekening en begroting). Compactere rapportages met minder fouten; beter proces rondom jaarrekening. • Betere financiële informatievoorziening door het ontwikkelen van dashboards en rapportages. • Betere financiële administratie • Aangepast budgethoudersregeling en beter budgetbeheer. Een nieuwe werkwijze voor vaste budgetgesprekken waarbij onder andere de budgethouder, de budgetbeheerder en de financieel adviseur aanwezig zijn. Verduidelijken en eenduidig maken van processen, taken en rollen.

• Doorontwikkelen van budgetbeheer door het blijven monitoren van de nieuwe werkwijze voor budgetgesprekken • Rapportage grote complexe projecten opnemen in de P&C cyclus • Het stapsgewijs onder de loep nemen van de verschillende onderdelen van de begroting om bestedingsdoelen te verduidelijken, prognoses te verbeteren en daarmee de sturingsmogelijkheden te vergroten. • Het gebruik van het dit jaar gestarte dashboard voor de personeelskosten en inhuur verder optimaliseren. Door het vergroten van het inzicht de kansen benutten om de sturing verder te verbeteren. • Tweede helft 2024 zetten we in op het vergroten van inzicht in de (planning van) de investeringen in de P en C documenten en interne rapportages. Dit maakt het vervolgens mogelijk om beter te sturen op de realisatie en fasering in de begroting.

• Het versterken van financieel inzicht en overzicht bij portefeuillehouders Opdrachtgericht samenwerken

Verbetertraject binnen het ruimtelijk domein op basis van advies van Hiemstra en de Vries. Opdrachtgericht samenwerken zorgt er voor dat er altijd één opdrachtgever, en één opdrachtnemer moet zijn. Dat er duidelijke afspraken komen over hoe werk wordt aangenomen, overgedragen en hoe prioritering eruit ziet, er beter zicht komt op werkdruk. Dat zorgt voor duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden. Betere sturing op de planning en prioritering. Meer uniforme werkwijzen voor projectmatig werken en verbeterde vastlegging. Het is uiteindelijk ook een gedragsverandering.

Gestart juli 2023

• Rollen en verantwoordelijkheden zijn eenduidiger belegd. Onder meer door standaard format opdrachtformulier. • Opleiding/ training van leidinggevenden in opdrachtgericht werken. • Logischere inrichting van verschillende afdelingen qua taken en werkzaamheden. • Uniforme methodiek en werkwijze voor projecten en programma's vastgelegd • Inrichten van financiële clusterteams om de financiële beheersing te verbeteren • Betere inrichting en werking van het ManagementTeam (MT) overleg en teamleidersoverleg

• Het beter toepassen van de uniformere methodiek van projectmatig werken van Twijnstra & Gudde (GROTIK). Beter vastleggen en methodiek uitbreiden voor alle afdelingen en projecten. • Opleiden en trainen van medewerkers in opdrachtgericht samenwerken • Ontwikkelen van voortgangsrapportage voor grote complexe ruimtelijke projecten in de huidige P&C cyclus

Verbeteren Procesmanagement

Het verbeteren van procesmanagement met als doel slimmer samenwerken. Dat wil zeggen efficiënter en doeltreffend. Zodat betere dienstverlening kan worden geleverd. Intern en extern.

Gestart in juni 2024

• Aanstelling kwartiermaker • Volwassenheidsscan/ 0-meting • Vaststelling handboek procesmanagement

• Plan van Aanpak opstellen en implementeren.

pagina 2

Verbeteren Risicomanagement

Verbeteren van het risicomanagement: het identificeren en kwantificeren van risico's binnen een organisatie en het opstellen van maatregelen om deze risico's te mitigeren. Het beheersen van risico's zodat doelen worden gerealiseerd.

Gestart in 2021

Het college onderschrijft het belang van het inventariseren van risico's, de manier waarop deze zich tot elkaar verhouden en welke beheersmaatregelen daarbij horen. Risico's worden, zoals blijkt uit het Rekenkamer rapport, reeds geïnventariseerd, maar niet altijd voldoende vastgelegd. Het (onafhankelijk) toezicht door de afdeling concernstaf bestaat voornamelijk uit de risico-inventarisaties voor de P&Ccyclus. Om verbetering aan te brengen in het risicomangement heeft de focus de afgelopen jaren gelegen op het verbeteren van de paragraaf weerstandsvermogen. De paragraaf weerstandsvermogen is daardoor verbeterd. Er wordt nu een sterkere relatie gelegd tussen risico's en het weerstandsvermogen dat daar tegenover staat.

pagina 3

Het college is uiteraard van plan om de inzet op risicomangement voort te zetten. De risicosystematiek (RISMAN) gaat beter toegepast worden bij alle projecten. Het inventariseren en inschatten van de risico's wordt in kaart gebracht door het uitwerken van kans en impact van een specifiek risico. Van belang is hierbij dat tevens beheersmaatregelen worden vastgelegd en periodiek worden geactualiseerd. Leidinggevenden en medewerkers worden opgeleid en getraind in deze systematiek. De afdeling concernstaf heeft hierbij de rol van adviseren over de kaders en inrichting en houdt onafhankelijk toezicht op de toepassing van de systematiek. Onder andere door projectsturing op te nemen in het verbijzonderde interne controleplan. Het beleid voor risicomanagement zal worden geactualiseerd. Daarin worden de kaders en beleidsuitgangspunten van risicomanagement beschreven. De wijze van het inschatten van risico's van de grondexploitaties wordt hierin meegenomen. De raad wordt naar verwachting in het eerste

Rechtmatigheidsverantwoording De invoering van de Gestart in rechtmatigheidsverantwoording 2022 stelt eisen aan de interne beheersing van gemeenten. De gemeente Gouda heeft ervoor gekozen om niet alleen te voldoen aan de minimale eisen, maar om de rechtmatigheidsverantwoording aan te grijpen om de interne beheersing te versterken. Door controles aantoonbaar in te bedden in de processen en applicaties worden fouten voorkomen en zijn minder controles achteraf nodig.

• Verbetering van de interne beheersing • Betere SiSa verantwoording • Rechtmatigheidsverantwoording over 2023 • Het vaststellen van het verbijzonderde interne controleplan • Rollen en verantwoordelijkheden duidelijk belegd (voor de eerste lijn (de afdelingen), de tweede lijn (control) en de derde lijn (de onafhankelijke toetsing middels interne audits en de verbijzonderde interne controle)

Optimaliseren structuur Portefeuillehoudersoverleggen (PFO's)

Opleiding en training van alle beleidsadviseurs in bestuurlijke advisering

Het verbeteren van het proces van de bestuurlijke besluitvorming door het verstevigen van de PFO structuur en inrichting. Doel is om het besluitvormingsproces verder te optimaliseren, rollen en verantwoordelijkheden duidelijker te definiëren en vastlegging eenduidig te borgen.

kwartaal van 2025 geïnformeerd over dit geactualiseerde kader. • Projecten/ projectbeheersing wordt opgenomen in het verbijzonderde interne controleplan

- Uniforme werkwijze en indeling van de PFO's -Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden (vaste voorzitters en secretaris) -Trainen van de voorzitter en secretaris in het uitvoeren van deze specifieke taak Vaste agenda en dezelfde wijze van vastlegging

pagina 4

Cultuur en leiderschap

Wij vinden het belangrijk om de Gestart in missie en Gouden Waarden april 2022 van de gemeente Gouda, als hart van de organisatie en onze identiteit, actief te blijven uitdragen. Wij streven ernaar om het werken bij de gemeente Gouda zo aantrekkelijk mogelijk te maken, zodat onze collega’s optimaal kunnen werken en bijdragen. Wij realiseren dit door te blijven investeren in onze unieke cultuur door de verdere ontwikkeling van leiderschap en het blijvend bevorderen van goed werkgeverschap. Leiderschap is hierbij de hefboom.

• Heldere missie en set aan kernwaarden (samen, lerend en eigenzinnig • Dialoogsessies met alle medewerkers • Leiderschapstraject doorlopen; en loopt nog • Gouda is aantrekkelijke werkgever: hoge instroom, hoge doorstroom en lage uitstroom, laag ziekteverzuim. • Gouda is diverse werkgever: veel vrouwelijke leidinggevenden, en een evenwichtige samenstelling van het personeelsbestand qua leeftijd en gender. • Hoge medewerkerstevredenheid: Een recent tevredenheidonderzoek toont dat de medewerkers: - zich sociaal en fysiek veilig voelt in het Huis van de Stad -onderling een prettige sfeer ervaren, zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt - tevreden zijn over de beschikbare opleidingsmogelijkheden, Initiatieven in relatie tot persoonlijke ontwikkeling, inzetbaarheid en loopbaan neemt en goed weet intern te solliciteren. • Heldere missie en set aan kernwaarden (samen, lerend en eigenzinnig) • Dialoogsessies met alle medewerkers • Leiderschapstraject doorlopen

pagina 5

• Het blijvend aanbieden van een MD c.q. leiderschapstraject met dit jaar het accent op (leiderschaps-)ontwikkeling van teamleiders, inclusief de verdere ontwikkeling van het samenspel tussen directie, afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers. • Het faciliteren en verder ontwikkelen van bijvoorbeeld het onboardingstraject en workshops zoals ‘Gouden Waarden’. Zodat nieuwe medewerkers worden meegenomen in de Gouden Waarden en dit blijvend deel wordt van hun DNA. • Het blijvend investeren in de verdere bewustwording t.a.v. D&I. We investeren ook in het ontwikkelen van vaardigheden binnen dit thema om uiteindelijk ons gedrag te veranderen. Vacatures en vacatureteksten worden steeds inclusiever opgesteld. Bij het actualiseren van (beleids)stukken wordt genderneutraal en zoveel mogelijk op B1 niveau gecommuniceerd. • Actief de vitaliteit en gezondheid bevorderen van onze medewerkers met activiteiten zoals de vitaliteitsweek, gezonde catering en aandacht voor verzuimpreventie en werkdruk. Niet alleen aandacht te hebben

• Gouda is aantrekkelijke werkgever: hoge instroom, hoge doorstroom en lage uitstroom • Gouda is diverse werkgever: veel vrouwelijke leidinggevenden, evenwichtige verdeling leeftijd • Lage gemiddelde leeftijd, hoge medewerkerstevredenheid, laag ziekteverzuim

Passende Inrichting

Het robuuster maken van de organisatie met een inrichting die passend is bij de opgaves. Nieuwe inrichting van de organisatie met vier directies. Meer logische indeling en steviger op inhoud. Doel is het verbeteren van de samenwerking, versterken van de bedrijfsvoering en verbeteren van de sturing.

I-visie

De I-visie zet voor vier doelen een stip op de horizon: (1) Betere dienstverlening, (2) Nieuwe technologie & duurzaamheid, (3) Robuuste & wendbare ICT en (4) Moderne

Gestart in jan 2022

• Vier directies en vier directeuren. Bedrijfsvoeringsafdelingen bij elkaar gevoegd in één domein. Verder ruimtelijk domein, sociaal domein en bestuur- dienstverlening en veiligheid • Aanstellen van teamleiders. Managementlaag dicht bij de medewerkers om sturing te verbeteren. Afdelingshoofden beter in positie en meer strategisch. • Meer passende inrichting in het ruimtelijk domein • Invulling van de formatie vanuit het bestuursakkoord en de formatie voor het versterken van de bedrijfsvoering • Veel processen digitaal gemaakt en ondergebracht in het zaaksysteem • Oprichting van een datateam • Alle medewerkers een laptop en smartphone

pagina 6

voor jongeren maar ook voor bijvoorbeeld mantelzorg en vrouwen en de overgang. • Het organiseren van een Leren & ontwikkelmaand met o.a. aandacht voor het gebruik van het digitaal leerplatform met leerlijnen en bestaande loopbaanmogelijkheden zoals het loopbaanbudget en scholingsverlof.

• Verbeteren van de digitale dienstverlening door de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet open overheid; • Mogelijk maken van 100%

(samen) werkplek. Het optimaliseren van de dienstverlening door het programma Slim snel en digitaal en het goed inbedden van nieuwe technologie zoals Artificial Intelligence. Het ontwikkelen van een volledig gemoderniseerde werkplek die werknemers altijd en overal snel en makkelijk toegang biedt tot alles wat je nodig hebt om hun werk te kunnen doen.

• Digitale vergaderruimtes • Implementatie van Teams

pagina 7

digitaal (samen)werken waarbij de laatste dienstverlenende processen zaakgericht worden gemaakt • Innoveren door een actieve deelname in het VNG programma omnichannel • Groeien in de datavolwassenheid van het data-team en de organisatie met een 0meting als vertrekpunt • Opstellen van een AIbeleidsplan voor de gemeente, inclusief doelstellingen en manieren van toezicht houden.

pagina 8