Bestuurlijke nota Gouda voor gemeenteraad

Aan: de leden van de raad van de gemeente Gouda

Contactpersoon

Telefoon

Datum

Drs. J.H. van Oort

06-43586022

15 maart 2024

Onderwerp Aanbieding rapport onderzoek naar Algoritmes van de Groene Hart Rekenkamer Geachte raadsleden, Zoals u weet heeft de Groene Hart Rekenkamer de afgelopen periode in de vier aan de Groene Hart Rekenkamer deelnemende gemeenten onderzoek laten doen door onderzoeksbureau Technopolis naar het gebruik van algoritmes. Voor elk van de vier gemeenten een eigen onderzoek. Bijgevoegd treft u het rapport van bevindingen voor uw gemeente. Algoritmes worden in de samenleving steeds vaker toegepast. Ook binnen de overheid – waaronder uw gemeente – worden de voordelen van de extra toepassingsmogelijkheden en efficiëntieslagen die algoritmes kunnen bieden herkend en toegepast. Dat gaat vaak goed, maar het kan ook uit de hand lopen. Dat is bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, op Rijksniveau gebleken uit de Toeslagenaffaire. Doel van het onderzoek Het onderzoek had als doel om in kaart te brengen hoe geïnformeerd de vier GHR-gemeenten zijn over hun inzet van algoritmes en in hoeverre er sprake is van bewust toezicht op de algoritmes door de gemeenten. Voor het onderzoek zijn de volgende hoofdonderzoeksvragen opgesteld: 1. In welke mate heeft de gemeente in beeld op welke plekken ze algoritmes inzet? 2. In hoeverre maakt de gemeente geïnformeerde besluiten over de inzet van algoritmes? 3. In hoeverre is de gemeente geïnformeerd tijdens het gebruik van de algoritmes? 4.

In hoeverre is er sprake van toezicht op de algoritmes door de gemeente? Van definitie en bevindingen naar conclusies en aanbevelingen In het rapport van bevindingen leest u hoe wij algoritmes in dit onderzoek precies definiëren en hoe bovenstaande vragen zijn omgezet in een normenkader. Ook leest u daar de bevindingen van de onderzoekers. Wij hebben de ambtelijke organisatie van uw gemeente de gelegenheid gegeven op dit rapport van bevindingen te reageren. Van die mogelijkheid is gebruik gemaakt. De onderzoekers hebben alle op- en aanmerkingen verwerkt; ofwel door ze helemaal of deels over te nemen, ofwel door ze gemotiveerd af te wijzen. Op basis van het rapport van bevindingen voor uw gemeente hebben wij conclusies getrokken en aanbevelingen geformuleerd. Er zijn enkele conclusies die wij alleen voor uw gemeente hebben getrokken, er is een reeks conclusies die voor alle vier de gemeenten gelden en wij hebben specifieke aanbevelingen voor uw gemeente.

Conclusies voor de gemeente Gouda Bewustzijn over algoritmes De gemeente Gouda heeft op dit moment maar beperkt zicht in waar zij algoritmes toepast. Als zij algoritmes toepast heeft de gemeente Gouda wel in grote mate duidelijk wat de voordelen van het gebruik van algoritmes zijn. Doordat de verantwoordelijkheid bij de domeinen ligt, is ook in grote mate helder waarvoor algoritmes worden ingezet. Naar het oordeel van de Groene Hart Rekenkamer zullen een centraal beeld en kader bijdragen aan de wens om in de toekomst een verantwoorde data gedreven organisatie te zijn. Besluitvorming over algoritmes De gemeente Gouda heeft procedures die opgevolgd moeten worden en borgt hiermee een geïnformeerde inzet van algoritmes. De rekenkamer vindt wel dat er meer aandacht zou moeten zijn voor de impact van in te zetten algoritmes. De gemeente is actief bezig met ethische kaders voor de toepassing van algoritmes, maar heeft die in de praktijk nog niet toegepast. Impliciete aannames achter de werking van algoritmes en de gebruikte data zijn niet altijd bekend bij de besluitvorming. Hoewel betrokkenen bij de uitvoeringspraktijk ook direct betrokken zijn bij de besluitvorming over de inzet van algoritmes, blijkt er in de praktijk toch niet altijd aandacht voor de implicaties van het gebruik van algoritmes voor de uitvoeringspraktijk.

Toezicht op algoritmes De gemeente Gouda heeft geen officiële procedures vastgesteld voor de toetsing van het gebruik van algoritmes. Dit maakt het ook moeilijk zo nodig doelbewust in te grijpen in de werking van algoritmes. De Groene Hart Rekenkamer oordeelt daarom dat het toezicht op algoritmes onvoldoende is. Bij alle drie de onderwerpen bewustzijn over algoritmes, besluitvorming over algoritmes en toezicht op algoritmes zijn de rollen van gemeenteraad en college onvoldoende. De gemeenteraad heeft nauwelijks oog voor het onderwerp en het ontbreekt dan ook aan door de raad gestelde kaders en vanzelfsprekend daaruit volgend ook op de controle daarop. Het college heeft onvoldoende zicht welke applicaties worden aangeschaft, op welke wijze die applicaties data verwerken en waarom er wel of geen DPIA nodig is. Aanbevelingen voor de gemeente Gouda • Integreer breder bewustzijn rondom algoritmes in de digitaliseringsvisie van de gemeente: de gemeente Gouda heeft een sterke digitaliseringsvisie waarbij ze meer informatie-gestuurd wil gaan werken, zowel in beleidsontwikkeling en -monitoring als in de bedrijfsvoering. Hiervoor heeft het bestuursakkoord ook middelen beschikbaar gesteld. Stappen die de gemeente hiervoor zet (bijv.

het opzetten van een datascience team), kan de gemeente Gouda combineren met het systematisch doordenken hoe de gemeente in de beleidsvoering algoritmes wil gebruiken. • Betrek de politiek in de besluitvorming rondom algoritmes: de gemeenteraad vindt het momenteel al belangrijk dat de gemeente prudent omgaat met onderwerpen die te maken hebben met privacy en data. Aansluitend hierop zou de gemeenteraad periodiek geïnformeerd kunnen worden over keuzes met betrekking tot algoritmes zodat de raad weet wat er speelt en zij ook toezicht kan houden op het gebruik. • Zorg bij gebruik van algoritmes dat de informatie over het functioneren van een algoritme bij de juiste personen binnen de organisatie terechtkomt: hierdoor kunnen ambtenaren de werking van algoritmes snel controleren en kunnen zij op korte termijn ingrijpen in het geval dat een algoritme niet naar behoren werkt. • Stel als gemeenteraad op voorstel van het college jaar jaarlijks de kaders vast waarbinnen de gemeente kan werken met algoritmes en data en toets hierop, bijvoorbeeld door u door het college in individuele gevallen te laten informeren op welke wijze algoritmes en data worden toegepast. Ook zou u bijvoorbeeld jaarlijks de adviezen van een FG en/of CIO kunnen bespreken.

•

Vraag het college actiever zicht te geven op algoritmes binnen de organisatie en deze informatie aan uw raad te verstrekken: vraag bijvoorbeeld expliciet te maken waarom een bepaalde applicatie is aangeschaft, via welke stappen deze de data verwerkt, en waarom er wel of niet een DPIA uitgevoerd zal worden. En verzoek het college gemeentebreed aan te geven in welke mate algoritmes en datagebruik volgens de alsdan door de gemeenteraad vastgestelde richtlijnen worden ingezet en toegepast.

Vervolg De Groene Hart Rekenkamer is van mening dat met het opleveren van de rapportage en deze oplegnotitie het vervolg nu aan de politiek is. De Groene Hart Rekenkamer adviseert de gemeenteraden om het rapport inclusief de aanbevelingen te agenderen in de raad(scommissie) en de conclusies en aanbevelingen door middel van een raadsbesluit te bekrachtigen. We beseffen uiteraard dat het niet aan de Groene Hart Rekenkamer, maar aan de gemeenteraad zelf is om al dan niet over te gaan tot agendering van het onderzoeksrapport en het nemen van besluiten. Ons advies is daarbij om de aanbevelingen op te nemen in een raadsbesluit. Desgewenst zijn wij van harte bereid om met de griffie te kijken naar een goede formulering in het raadsvoorstel. Graag geven wij een toelichting aan de gemeenteraad of commissie. De onderzoekers zullen daarbij aanwezig zijn en al uw vragen zo goed mogelijk beantwoorden. Wij verzoeken de griffie de datum van behandeling in de commissie of raad te melden aan de secretaris van de Rekenkamer. Wij hopen u op deze manier voldoende te hebben geïnformeerd en u met het bijgevoegde rapport en het gemeenschappelijk rapport voor de vier gemeenten met de usecases, te helpen in uw beeldvorming over dit belangrijke onderwerp.

Met vriendelijke groet, De Groene Hart Rekenkamer, Dhr. drs. B. Steur, voorzitter Dhr. M. Ter Hoeve MSc, lid Dhr. drs. J.H. van Oort, lid

Bijlagen: - Rapport van bevindingen - Bestuurlijke reactie College op de conclusies en aanbevelingen - Reactie Groene Hart Rekenkamer op bestuurlijke reactie - Het gemeenschappelijke rapport voor de vier GHR-gemeenten met daarin acht usecases, twee per gemeente. - Adviezen en tips voor alle vier de GHR gemeenten