Agenderingsverzoek BES Aanbevelingen GHR-rapport Ecopark

afdeling

steller

dossiernummer

telefoon

Verzoek tot agendering in raadscommissie gouda

12 september 2024

onderwerp

Aanbevelingen GHR-rapport Ecopark

Voorstel voor agendering in de raadscommissie: BES Voorstel/verzoek voor datum behandeling in commissie Oktober 2024 Onderwerp Aanbevelingen GHR-rapport Ecopark Fase Beeldvorming Reden agendering Naar aanleiding van de beeldvormende commissievergadering was er bij diverse raadsfracties behoefte om invulling te geven aan de aanbevelingen aan de gemeenteraad uit het GHRrapport Ecopark. Waar moet de discussie over gaan In het Groen Hart Rekenkamerrapport zijn hele concrete aanbevelingen gedaan aan de gemeenteraad: 1. Vraag het college tijdig en periodiek te rapporteren over de voortgang en ontwikkelingen bij grote projecten, ook wanneer nog niet duidelijk is wat de consequenties van die ontwikkelingen zijn. Bij ontwikkelingen die de aard van een project fundamenteel (kunnen) wijzigen is het van belang dat de raad tijdig in positie wordt gebracht om kaders te stellen of bij te sturen. Neem de raad actief mee bij de afwegingen die daarbij worden gemaakt en bied de raad ook een handelingsperspectief, ook wanneer de raad niet zelf aan zet is (bijvoorbeeld bij claims van een aannemer). De periodieke informatievoorziening aan de raad over grote projecten zou bijvoorbeeld vorm kunnen krijgen in de P&C-cyclus aan de hand van een vaste paragraaf over grote complexe ruimtelijke projecten.

Op die manier kan de raad monitoren wat de voortgang van projecten is, ook wanneer er geen sprake is van (grote) afwijkingen. 2. Vraag het college aan de raad te rapporteren over de voortgang van de verbetertrajecten ten aanzien van risicomanagement, financiële beheersing en projectmanagement. Op die manier kan de raad op systeemniveau toezien dat de verbeterstappen die worden gezet

bijlagen: -

ook daadwerkelijk renderen. Vraag het college daarbij om aan te geven hoe de problemen die in het project Ecopark zijn geconstateerd elders worden voorkomen of aangepakt. Ga als gemeente door met de verbeterstappen die zijn voorgenomen t.a.v. risicomanagement, financiële beheersing en projectmanagement. Neem daarbij de volgende aandachtspunten mee: a. Risicomanagement: zorg dat bij grote projecten al in de planvormingsfase voldoende aandacht is voor het inventariseren van verschillende typen risico’s, hoe die zich tot elkaar verhouden en denk goed na over de beheersmaatregelen die daarbij horen. Beperk dit niet alleen tot technische en inhoudelijke risico’s, maar neem ook politiekbestuurlijke risico’s mee, en wees daar transparant over richting de raad. Maak die beheersmaatregelen ook realistisch en compleet, voorzie ze van een financiële onderbouwing en een ‘eigenaar’. Zorg ervoor dat de risico-inventarisatie gedurende het project periodiek wordt geüpdatet. b. Financiële beheersing: een onafhankelijke financiële controle op de voortgang van een groot project is belangrijk en kan niet beperkt zijn tot een tweetal momenten in het jaar t.b.v. de P&C-cyclus. Maak expliciet wie voor ieder project de betrokken financieel adviseur/controller is. Overweeg bij grote projecten voortaan in ieder geval frequenter een controlemoment dan enkel in de P&C-cyclus te organiseren.

Geef de betrokken portefeuillehouder daarbij een periodieke update, bijvoorbeeld in project- of stuurgroepoverleggen. c. Projectmanagement: maak bij aanvang van grote projecten expliciet wat de verantwoordelijkheden en taken zijn van de bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk projectleider. Zorg dat die rol- en taakomschrijvingen schriftelijk zijn vastgelegd en raadpleegbaar voor ambtelijk betrokkenen. Zorg daarnaast voor een gedegen verslaglegging van alle overleggen in het kader van grote projecten. Zet risicomanagement en financiële beheersing standaard op de agenda van project- en stuurgroepoverleggen, zodat overleggen zich niet beperken tot de voortgang van het project in technische zin. Investeer blijvend in een professionele projectorganisatie die in staat is om met politiek-bestuurlijk complexe projecten om te gaan. Zorg ervoor dat tijdig wordt geëscaleerd bij problemen en maak voor ieder project duidelijk wat de escalatieladder is. 3.

Ga als raad met het college in gesprek over de informatiepositie van de raad bij grote projecten. Voer daarbij het gesprek over wat er voor de raad op het gebied van informatievoorziening nodig is om de kaderstellende en controlerende rol van de raad goed in te kunnen vullen. Te bespreken onderwerpen zijn in ieder geval de invulling van risicomanagement, financiële beheersing en projectmanagement.

De gemeenteraad gaat daarom graag nader in gesprek met het college over bovenstaande aanbevelingen. Daarbij is het primair van belang om met elkaar te definiëren wat wordt verstaan onder grote en/of complexe projecten. Wellicht kan het rapport in de bijlage daarbij behulpzaam zijn. Toelichting reden agendering Zie reden agendering Bestuurlijke achtergrond (relevante besluitvorming)

pagina 2

Bijeenkomst is primair beeldvormend, maar kan leiden tot concrete voorstellen voor oordeelsen besluitvorming. Aanvullende informatie voor de raadscommissie Als bijlage is ter inspiratie opgenomen het rapport Beter sturen op grote projecten. Uitkomsten advies en inspraak Nvt Communicatie Nvt. De avond is openbaar. Portefeuillehouder De heer Bunnik Indieners SGP – Harold Hooglander D66 – Jitske Flietstra ChristenUnie – Ineke Schaddelee CDA – Martijn van der Wind VVD – Paul Ruijgrok LG – Jan de Koning GBG – Rüstem Çetim GL – Redouan Allaoui Bijlage(n) Meegestuurd: Rapport Beter sturen op grote projecten: https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/beter-sturen-op-grote-projecten/

pagina 3