A PvdA Protocol geheimhouding

Technische vragen Van Datum vraag Onderwerp Commissiegriffier Datum antwoord

: Aline Tuls en Max de Groot- PvdA : 4 juni : Protocol geheimhouding : Jacoline Holdijk : -

Vragen: Artikel 3:4 geeft een uitzondering voor het college in het kader van het dagelijks bestuur. 1. In welke gevallen mag vertrouwelijke informatie, waarop geheimhouding rust, toch gedeeld worden met derden door het college? Wat wordt hierbij precies verstaan onder ‘noodzakelijk’ en wie bepaalt of aan die voorwaarde is voldaan? 2. Welke juridische of praktische gevolgen zijn er voor het niet correct volgen van de procedure voor opleggen of opheffen van geheimhouding (zoals onjuiste motivering, ontbrekende termijnbepaling of onduidelijke afbakening van geheime informatie)? Bijvoorbeeld: Is er dan sprake van niet-geldige geheimhouding, en wat zijn de gevolgen voor betrokken ambtenaren of bestuurders? Op grond van artikel 2:3 lid 3 sub c van het protocol moet bij het opleggen van geheimhouding een termijnbepaling worden opgenomen. 3. Wat gebeurt er als deze termijnbepaling ontbreekt of niet voldoende specifiek is geformuleerd? In de tekst wordt aangegeven dat in dat geval gemotiveerd moet worden waarom de geheimhouding voor onbepaalde tijd geldt. Wordt deze motivering juridisch als even sterk geacht als een concrete termijn? Volgens artikel 2:4 lid 2 wordt een openbare lijst van geheime raadsinformatie gepubliceerd. 4.

Hoe wordt gewaarborgd dat deze lijst voldoende informatief is zonder dat de vertrouwelijkheid van de onderliggende stukken wordt geschonden? Met name wanneer de titel of context van een document al gevoelige informatie kan prijsgeven. Artikel 3:1 lid 2 stelt dat geheimhouding die aan de raad is opgelegd, alleen door de raad zelf kan worden opgeheven. 5. Wat is de procedure als er verschil van mening is tussen het college en de raad over het opheffen van de geheimhouding? De tekst beschrijft een procedure voor initiatiefvoorstellen (artikel 3:1 lid 3), maar is er ook een

voorziening voor conflictoplossing of bemiddeling indien hierover geen overeenstemming wordt bereikt? 6. Hoe vaak wordt het document met geheime documenten van een update voorzien waarbij geheimhouding wordt opgeheven?

Antwoorden: 1. Alleen als er sprake is van de dagelijkse bestuurstaak van het college mag het college deze geheime informatie delen met anderen. Met de term dagelijks bestuur wordt gedoeld op de taak van het college zoals omschreven in art. 160 Gemeentewet: dit omvat een plicht van het college om te zorgen dat adequaat wordt gereageerd op alle aangelegenheden die typisch tot de dagelijkse bestuurs- en beheerstaak behoren. De wetgever heeft hierbij bewust geen limitatieve opsomming gegeven, omdat een dergelijke opsomming per definitie niet sluitend is. Er kan bijvoorbeeld worden gedacht aan geheime informatie die de gemeentelijke accountant nodig heeft of een door de gemeente ingeschakelde advocaat. De term ‘noodzakelijk’ is opgenomen zodat van art. 3:4 terughoudend gebruik wordt gemaakt. Het is in eerste instantie aan het college om een inschatting te maken of de verstrekking aan anderen noodzakelijk is maar moet dit uiteraard bestuurlijk kunnen verantwoorden aan de raad. 2. De juridische grondslag van de geheimhouding en de motivering van het geheimhoudingsbesluit moeten juridisch zorgvuldig zijn. In de eerste plaats omdat de gemeente rechtmatige besluiten moet nemen en in de tweede plaats om dit besluit bij een eventuele rechterlijke toetsing in stand te kunnen houden.

Aan een persoon die de geheime informatie opvraagt dient te worden aangegeven op grond waarvan en met welke reden de geheimhouding is opgelegd. Als dit juridisch ondeugdelijk is dan kan het geheimhoudingsbesluit in een bezwaar- of beroepsprocedure onderuit gaan en zo de gemeentelijke belangen of de belangen van derden schaden. 3. De termijnbepaling is opgenomen om te bevorderen dat er, indien mogelijk, tijdelijk en niet permanent geheimhouding wordt opgelegd. Er moet ofwel een concrete termijnbepaling worden opgenomen: die bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd in het voorgestelde besluit dat de geheimhouding voor onbepaalde tijd is. Deze motivering moet voldoende overtuigend zijn en dwingt om goed na te denken of een termijnbepaling echt niet mogelijk is. Het is aan het betreffende bestuursorgaan om te beslissen of met deze motivering kan worden ingestemd.

4. De inhoud van deze openbare lijst zal vergelijkbaar zijn met de bijlage 3 bij het raadsvoorstel: ‘Lijst geheime stukken in kluis van de griffie’. Hieruit kan wel het onderwerp van de geheimhouding, de datum etc. worden afgeleid maar wordt geen inhoudelijke geheime informatie prijsgegeven. 5. In art. 3:1 wordt de procedure beschreven van het opheffen van geheime raadsinformatie. Hierbij zijn er twee smaken: ofwel het college doet een voorstel aan de raad, ofwel de raad doet een initiatiefvoorstel waarbij hij het college eerst om zijn opvatting vraagt. In beide opties is het wettelijk een bevoegdheid van de raad om te besluiten of de geheimhouding wordt opgeheven. Een vorm van conflictoplossing of bemiddeling is niet nodig, omdat de raad een besluit kan nemen dat indruist tegen het voorstel/de wens van het college. 6. Er zal jaarlijks in december een voorstel aan college en raad worden voorgelegd om de geheimhouding op te heffen van informatie waarbij geheimhouding niet langer opportuun is.