A GL deel 1 GHR Ecopark

Technische vragen Van Datum vraag Onderwerp Commissiegriffier Datum antwoord

: GroenLinks : 19 augustus 2024 : Ecopark : : 10 september 2024

Vragen: De gemeente hanteert “geen uniforme methodiek voor risicomanagement”. 1. Hoeveel projecten lopen er nu of zijn in 2024 reeds afgerond? 2. Wat zijn de budgetten per project? 3. Hoe is het projectbeheer inclusief risicomanagement ingericht? 4. Welke richtlijnen worden gehanteerd en op welke manier vindt de verantwoording en monitoring plaats? 5. Hoe gaat de gemeente het risicomanagement ten aanzien van deze projecten verbeteren? 6. Bij het investeringskrediet in 2020 is de raming uit 2019 gebruikt. Waarom is de raming niet geactualiseerd? 7. De kostenraming uit 2018, 2019 en 2020 zijn relatief laag ten opzichte van andere projecten. Wat wordt meestal gehanteerd bij andere projecten en waarom is bij het Ecopark hiervoor gekozen? Graag een overzicht van de risicoreserveringen bij andere projecten. 8. Zijn bij andere projecten specifieke technische risico’s gekoppeld? 9. Wat is de huidige stand van zaken betreffende de claim die door de gemeente bij de aannemer is neergelegd vanwege de vertraging van opening? 10. Welke rol heeft het adviesbureau gespeeld die de gemeente de ‘’poeren-methodiek’’ heeft geadviseerd? 11.

Heeft de gemeente contact opgenomen met dit adviesbureau? Zo nee, waarom niet en wanneer wordt dit gedaan? Zo ja, kan dit teruggekoppeld worden aan de raad? In het Groene Hart Rapport wordt beschreven dat de gemeenteraad in de planvormingsfase geen afweging heeft kunnen maken. Tegelijkertijd zijn er in het proces juist verschillende afwegingen gemaakt door de uitgewerkte scenario’s van doelmatig tot circulair. Daarnaast heeft de gemeenteraad via een motie een signaal afgegeven om te kiezen voor een circulair Ecopark. 12. Kan hier een nadere toelichting over gegeven worden?

In het Groene Hart Rapport wordt uitgegaan van meer verantwoordelijke portefeuillehouders. In het rapport wordt uitgegaan van twee personen die vanaf planvorming samen bestuurlijk verantwoordelijk zijn. Deze samenstelling is vanaf de planvorming in 2016 gewijzigd. 13. Welke portefeuillehouders (duurzaamheid en bedrijfsvoering) zijn dit geweest? Graag een overzicht van planvorming tot aan uitvoering. In het rapport wordt beschreven dat het college in brede zin zich hebben gericht op de gemeentesecretaris. 14. Waarom hebben de portefeuillehouders Duurzaamheid en Bedrijfsvoering en het college in brede zin zich gericht op de gemeentesecretaris? Wanneer heeft dit plaatsgevonden en wat is hier uitgekomen? 15. Wie heeft het besluit genomen om het project van afdeling CVO naar POR over te dragen en wat is daar de reden voor geweest? 16. Waarom werd dit gedaan op het moment dat er een nieuwe projectleider aantrad, het project van afdeling wisselde en een nieuwe wethouder aantrad? 17. Wanneer is onduidelijkheid over de rollen ontstaan? 18. Op welke manier is toezicht gehouden op de financiën van dit project? 19. Op basis van welke (financiële) informatie is het Ecopark de voorgaande jaren (2016 t/m 2022) door de P&C cyclus gekomen? 20. Waarom heeft de gemeentelijke accountant de afgelopen jaren niets geconstateerd? 21.

Bij wie heeft de nieuwe aangetreden financieel adviseur in september 2022 een melding gemaakt betreft de kwaliteit van administratieve grip op het project? 22. Zijn er ook meldingen gedaan over andere projecten die een soortgelijke strekking hebben? Graag een overzicht van deze projecten. 23. Wat is de aanleiding geweest dat de periodieke overlegstructuur in de uitvoeringsfase minder aanwezig was en komt dit voor bij andere projecten? 24. Op welke wijze is de continuïteit van de personele bezetting geborgd binnen het project Ecopark en welke impact heeft corona gehad in het proces? 25. Wie is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering op gemeentelijke projecten? 26. Welke mate van invloed kan de gemeente uitoefenen na een aanbesteding? 27. Op welke wijze worden de verbetertrajecten toegepast en geldt dit alleen voor het project Ecopark of geldt dit voor de gehele gemeentelijke organisatie? 28. Kunnen er andere projecten benoemd worden waarbij aanpassingen zijn gedaan naar aanleiding van lessen die reeds getrokken waren n.a.v. de interne evaluatie?

Het totale project is €4,6 miljoen duurder uitgevallen dan in 2020 voorzien was toen het investeringsbudget door de raad is vastgesteld. Een nieuwe fundering heeft €2 miljoen gekost, problemen met de grond hebben €1 miljoen gekost, een paar ton aan meerwerk, en de inflatiekosten waren €1 miljoen. 29. Welke van deze bovengenoemde kosten hadden voorkomen kunnen worden als de administratieve grip en projectaansturing beter was geweest?

Antwoorden: 1. In het ruimtelijk domein zijn jaarlijks meer dan 100 projecten onderhanden. Deze bevinden zich in verschillende fasen van voortgang variërend van ontwerp of aanbesteding, tot in uitvoering en afrondend. 2. Ontwikkel/bouwprojecten en projecten openbare ruimte varieeren qua projectbudget van ca. 0,5 miljoen. tot ca. 14 miljoen per project. 3. Voor het projectbeheersing wordt de GROTICK-methodiek (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De methodiek voor risicomanagement is hierbij RISMAN. RISMAN is een methode voor risicomanagement. Deze methodiek voor projectbeheersing en dit risicomanagementsysteem uniform toepassen zijn onderdeel van de verbetertrajecten. 4. Vanuit de GROTICK- systematiek vindt periodiek voortgangsoverleg plaats tussen opdrachtgever en projectleider. Vastlegging van de financiele voortgang wordt gedaan in het systeem Pepperflow. 5. Voor elke aanbeveling en elk verbetertraject is inzichtelijk gemaakt wat er al aan is gedaan en wat het college nog voornemens is om te gaan doen, zie hiervoor bijlage 1 en bijlage 2. 6. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: De rekenkamer kent niet de overwegingen om al of niet te actualiseren. Wel merkt zij op dat het raadsvoorstel gedateerd is in december 2019 en dat de raming toen nog van recentere aard was dan ten tijde van het raadsbesluit investeringskrediet in juli 2020.

Overigens is na het investeringskrediet een nieuwe raming op basis van het Definitief Ontwerp met een nieuw prijspeil gemaakt. Deze raming is als uitgangspunt genomen bij de voorbereiding van de aanbesteding. 7. Er is geen uniform of één risicopercentage te benoemen. Dit is afhankelijk van het project en de daarbij verwachte risico's. Het verbeteren en volgens een gestructureerde methodiek inzichtelijk maken en bepalen van risico's (en daarmee gemoeide kosten) is onderdeel van het verbeterproces bij opdracht gericht en projectmatig werken.

8. Bij projecten wordt rekening gehouden met risico's waaronder technische risico's, echter de binnen de gemeente vastgelegde methodiek wordt niet door iedereen eenduidig toegepast. 9. Er loopt op dit moment overleg met de aannemer over de claim van de meerkosten. Het is nog onduidelijk of leidt tot een juridische procedure. 10. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Witteveen Bos heeft verschillende onderzoeken gedaan naar de mogelijkheid om op poeren te funderen. De conclusie van deze onderzoeken luidde dat een fundering op poeren mogelijk was, maar dat een verzakking niet volledig uitgesloten zou kunnen worden. De keuze is gemaakt om geen verder onderzoek te doen naar de mogelijkheid om op poeren te funderen, maar in de uitvoeringsfase de draagkracht van de grond te testen middels monitoring van het zakken van de poeren. Uit gesprekken blijkt dat het adviesbureau in deze fase nauw betrokken was bij alle te maken keuzes ten aanzien van de benodigde onderzoeken. 11. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Het adviesbureau heeft ook in de fase na de verzakkingen nog advieswerk aan de gemeente geleverd. Het plan van aanpak voor de fundering van het bordes is bijvoorbeeld door dit bureau opgesteld in 2023. In 2023 is dit ter informatie aan de raad gezonden. Of het bureau momenteel nog advieswerk voor de gemeente uitvoert is de Rekenkamer niet bekend.

De Rekenkamer is niet op de hoogte van verder contact door de gemeente met het adviesbureau. Vragen hierover kan het college beantwoorden. 12. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: De Rekenkamer is van mening dat het college de raad beter in staat had kunnen stellen om zijn kaderstellende rol uit te oefenen door in de voorbereidingsfase (dus in 2017 en/of in 2020) de raad een keuze tussen scenario’s voor te leggen waarbij per scenario de bijdrage aan duurzaamheids- en circulariteitsdoelstellingen, de risico’s en de financiële consequenties in kaart hadden kunnen worden gebracht. Dit laat onverlet dat de raad zich heeft uitgesproken in haar voorkeur voor een circulair Ecopark. 13. 2014 – 2018: H. Niezen: duurzaamheid J.M. de Laat: financiën, personeel en bedrijfsvoering 2018 – 2021: H. Niezen: duurzaamheid M. Bunnik: financiën, personeel en bedrijfsvoering 2021 - 2024: M. Klijmij-van der Laan: duurzaamheid M. Bunnik: financiën, personeel en bedrijfsvoering

14. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: De zin waaraan de vraagsteller refereert beschrijft niet de praktische stand van zaken, maar een beschrijving van de Rekenkamer over de rollen van wethouders en gemeentesecretaris. De Rekenkamer is van mening dat de portefeuillehouders duurzaamheid en financiën hun verantwoordelijkheid voor het systeem en de organisatie in eerste instantie kunnen nemen door aandachtspunten dan wel aanwijzingen te richten aan de gemeentesecretaris en in mindere mate door direct aanwijzingen te geven aan andere ambtenaren. 15. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: De afdeling CVO heeft meer ervaring met het ontwikkelen van dergelijke projecten terwijl de afdeling POR meer ervaring heeft met het uitvoeren van projecten. Een andere meer praktische reden is dat bij de afdeling POR een projectleider beschikbaar was. Wie dit besluit in feite heeft genomen is de Rekenkamer onbekend. 16. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: De reden hiervoor was de overgang van de ontwikkelfase naar de uitvoeringsfase (zie ook vraag 15). 17. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Gedurende het hele project was de rolverdeling niet duidelijk en schriftelijk vastgelegd. Voorafgaand aan de overgang van CVO naar POR levert deze rolonduidelijkheid geen praktische problemen op. Dit gebeurt wel na deze overgang. 18.

Antwoord Groene Hart Rekenkamer: De financieel adviseur adviseert het afdelingshoofd van de afdeling die het project uitvoert, dan wel de budgethouder over de voortgang van de budgetten gedurende het boekjaar. Dit betekent dat er periodiek wordt geïnformeerd over projecten waar zich overschrijdingen plaatsvinden. De financieel adviseur kan namelijk een overzicht van overschrijdingen uit het financieel systeem halen. De reden dat bij het project Ecopark aanvankelijk geen overschrijding werd gemeld, is dat de verplichtingenadministratie niet compleet was. Uit de feitenverificatie is gebleken dat de financieel adviseur niet als onderdeel van zijn functie bij alle projecten van een afdeling betrokken was. Ook bij dit project is er een wisselend beeld van de mate waarin de financieel adviseur actief bij het project betrokken is. 19. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Voor 2022 hebben zich geen overschrijdingen op de budgetten voorgedaan. 20. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: In het jaar dat de budgetoverschrijdingen zich voordeden heeft de accountant voor zover de Rekenkamer bekend is geen verdiepend onderzoek gedaan naar ruimtelijke projecten.

21. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Het initiatief om het project nader te onderzoeken kwam niet vanuit de financieel adviseur, maar vanuit de voor het project werkzame ambtenaren. 22. Er is vanuit deze financieel adviseur geen signaal bekend van soortgelijke strekking over andere projecten. 23. Vanaf december 2021 is het projectleiderschap overgedragen en de uitvoering opgestart. Er was een beperkt aantal voortgangsoverleggen van januari tot april. In deze fase waren de voortgangs- en overlegmomenten informeel/mondeling. Het vastleggen van deze periodieke voortgangsgesprekken is onderdeel van het verbetertraject. 24. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Hoewel in algemene zin de samenwerking en projectbeheersing ongetwijfeld complexer werden door de coronacrisis, heeft de Rekenkamer geen negatieve impact van de coronacrisis op bepaalde onderdelen van het project vastgesteld. Niet is gebleken dat het borgen van personele continuïteit een specifiek doel was. Gedurende de volledige duur van het project is wel dezelfde functionaris ambtelijk opdrachtgever geweest. 25. Integraal management is een van de organisatiepricipes. Dit betekent dat een afdelingshoofd verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering binnen zijn afdeling en daarmee ook voor de projecten die binnen deze afdeling uitgevoerd worden. 26. Na een aanbesteding ontstaat een contractrelatie met de aannemer.

De gemeente, in de rol van projectteam stuurt en controleert de aannemer op de uitvoering van het contract binnen de afgesproken kaders en rapporteert over de voortgang van de GROTICK aspecten. Bij meerwerk kan het projectteam instemmen of afwijzen/verzoeken om alternatieven aan te reiken. 27. Voor elke aanbeveling en elk verbetertraject is inzichtelijk gemaakt wat er al aan is gedaan en wat het college nog voornemens is om te gaan doen, zie hiervoor bijlage 1 en bijlage 2. 28. Voor alle projecten binnen het ruimtelijk domein zijn de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer/projectleider aangescherpt. Voorbeeld hiervan is het scholencluster Westergouwe. 29. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Het rapport geeft geen antwoord op de vraag welke van deze kosten voorkomen hadden kunnen worden. Dit is ook geen onderdeel van de onderzoeksvragen. Wel kan gesteld worden dat door een betere administratieve grip en projectaansturing de raad eerder op de hoogte gebracht had kunnen worden en had kunnen weten van genoemde problemen. Daarbij had het beter in kaart brengen van risico’s de raad in staat gesteld om aan de voorkant te bepalen welk risicoprofiel voor haar acceptabel was binnen dit project.