A GBG risicovolle projecten

Technische vragen Van Datum vraag Onderwerp Commissiegriffier

: Gemeentebelangen Gouda – Rüstem Çetin : 27-09-2025 : Regeling Risicovolle projecten : Jacoline Holdijk

Datum antwoord

: 30-09-2025

Vragen: Vragen over Bijlage 2 (Beoordelingskader risicovolle projecten Gemeente Gouda) 1. Hoe is bepaald dat de grenswaarde van 30 punten leidend is voor de aanwijzing van een risicovol project? 2. Zijn alle tien criteria (impact, bestuurlijke gevoeligheid, complexiteit, budget, doorlooptijd etc.) gelijk gewogen, en is overwogen om voor sommige criteria een zwaardere weging toe te passen? 3. Bij de eerste beoordeling zijn circa 60 projecten doorgelicht. Hoe wordt geborgd dat projecten die net onder de grenswaarde scoren, maar maatschappelijk of politiek zeer gevoelig zijn, toch voldoende aandacht krijgen? 4. Wordt er een “grensgevallenlijst” bijgehouden van projecten die nét niet als risicovol zijn aangemerkt, en hoe wordt de raad daarover geïnformeerd? 5. Hoe wordt gewaarborgd dat bij de start van een nieuw project het beoordelingsformulier objectief en consistent wordt ingevuld door verschillende projectleiders? 6. Wie voert de eindcontrole uit op de juistheid en volledigheid van de beoordeling voordat het college het project formeel aanwijst als risicovol? 7. De jaarlijkse herbeoordeling vindt plaats voorafgaand aan de eerste bestuursrapportage. Hoe wordt omgegaan met projecten waarvan de risico’s tussentijds significant toenemen, bijvoorbeeld door juridische procedures of onverwachte bouwcomplicaties? 8.

Wordt overwogen om de raad vaker dan één keer per jaar te informeren over de resultaten van een herbeoordeling? 9. Hoeveel detailinformatie over de scores per criterium ontvangt de raad bij de voortgangsrapportage? 10. Worden de onderliggende beoordelingsformulieren (met de motivatie per score) beschikbaar gesteld aan de raad of alleen de eindscore Vragen over Bijlage 3 (Voortgangsrapportage risicovolle projecten Gemeente Gouda) 11. Hoe wordt de risicoscore van 40 periodiek geactualiseerd en welke systematiek ligt daaraan ten grondslag? 12. Op welke wijze wordt de raad geïnformeerd over tussentijdse wijzigingen in de top 5 risico’s, zoals archeologische vondsten of aanvullende vergunningstrajecten? 13. In de rapportage wordt gesproken over een risicobuffer binnen het investeringskrediet (o.a. DUMAVA-subsidie en provinciale restauratiesubsidie). Hoe groot is deze buffer in absolute bedragen en onder welke voorwaarden mag deze worden aangesproken? 14. Voor de toekomstige exploitatie is eerder een structurele jaarlijkse gemeentelijke subsidie van circa € 700.000 genoemd. Wanneer wordt dit voorstel ter besluitvorming aan de raad voorgelegd, en welke scenario’s worden daarbij uitgewerkt? 15. De planning voorziet in oplevering in 2027. Welke marges of reserveringen zijn ingebouwd voor mogelijke vertraging door archeologische vondsten of vergunningstrajecten?

16. Hoe wordt de samenloop van bouwactiviteiten met evenementen en marktdagen concreet afgestemd en gemonitord? 17. Welke onafhankelijke toetsmomenten zijn ingebouwd om te controleren of de aannemer conform de ERM-richtlijnen (BRL/URL) werkt? 18. Hoe wordt de raad geïnformeerd indien tijdens uitvoering blijkt dat aanvullende maatregelen nodig zijn die buiten de huidige aanbestedingsomvang vallen? 19. Op welk moment in 2025–2026 ontvangt de raad het uitgewerkte exploitatieplan en businesscase van de stichting “eigenzinnig samenleven”? b. Welke waarborgen zijn er ingebouwd om te voorkomen dat exploitatieverliezen volledig bij de gemeente terechtkomen? 20. Hoe wordt de samenwerking op de zogeheten cultuurhistorische as concreet vormgegeven en wie draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid voor dit traject? 21. Welke meetbare indicatoren worden gebruikt om te bepalen of de doelstellingen “ontmoeten, inspireren en vieren” daadwerkelijk worden gerealiseerd? Antwoorden over bijlage 2 (beoordelingskader): 1. Grenswaarde van 30 punten De grenswaarde van 30 punten is gekozen als richtlijn op basis van de beoordelingssystematiek: elk criterium kent 0, 3 of 5 punten en bij een totaal van 30 of hoger (gemiddeld 3 punten per criterium) is sprake van een duidelijk verhoogd risicoprofiel. Deze norm is vastgesteld op basis van ervaringen bij andere gemeenten en op basis van input van de raad. 2.

Gelijke weging van criteria Alle tien criteria zijn gelijk gewogen. Er is nagedacht over alternatieve weging, maar daarvan is afgezien om de systematiek eenvoudig, transparant en goed uitlegbaar te houden. Andere gemeenten die als voorbeeld zijn gebruikt hanteren eveneens een ongewogen set criteria. 3. Projecten net onder de grenswaarde maar maatschappelijk of politiek gevoelig Het beoordelingskader schrijft voor dat naast de score ook bestuurlijke en maatschappelijke gevoeligheid wordt meegewogen. Het college kan dus, ook bij een score onder 30 punten, besluiten een project als risicovol aan te merken en dit melden aan de raad. 4. Grensgevallenlijst Er wordt geen aparte “grensgevallenlijst” bijgehouden of gedeeld. Alleen de projecten die boven de grenswaarde scoren en door het college als risicovol zijn aangewezen worden gerapporteerd. Er is wel een overzicht van de projecten waarvan het risicoprofiel is beoordeeld aan de hand van het beoordelingskader. Dit betreft in totaal circa 60 projecten met een risico score. 5. Objectiviteit en consistentie bij nieuwe projecten Het beoordelingsformulier wordt ingevuld door de projectleider/opdrachtnemer in samenspraak met de ambtelijk opdrachtgever. Vervolgens vindt een overleg plaats met meerdere betrokkenen (opdrachtgever, projectleider, lijnmanager, procesbegeleider en projectsecretaris).

Dit collegiale proces borgt consistentie en objectiviteit. Dit proces is grotendeels objectief; indien er meer mensen bij betrokken wordt dit nog beter geborgd. Het is daarnaast van belang om tegenspraak goed te organiseren. Dit is onderdeel van de implementatie en borging van de systematiek (na besluitvorming), waarbij mogelijk een staffunctie of risicomanager kan worden aangesteld die verantwoordelijk is voor het begeleiden van het proces en de inhoudelijke onafhankelijke toetsing. 6. Eindcontrole op de beoordeling Het collegelid in wiens portefeuille het project valt geeft schriftelijk akkoord op de beoordeling en de aanwijzing als risicovol project. De portefeuillehouder Financiën houdt toezicht op de werking van de regeling en bewaakt de consistentie.

7. Significant toenemende risico’s tussentijds Naast de jaarlijkse herbeoordeling is er de mogelijkheid van een tussenrapportage (artikel 8 van de regeling). Als risico’s significant toenemen, bijvoorbeeld door juridische procedures of bouwcomplicaties, kan het college tussentijds een herbeoordeling uitvoeren en de raad informeren. Dit in het kader van de actieve informatieplicht van het college. 8. Vaker informeren over resultaten herbeoordeling De regeling voorziet in jaarlijkse herbeoordeling en halfjaarlijkse voortgangsrapportages. Tussentijdse rapportages zijn mogelijk bij zwaarwegende gebeurtenissen. Hierbij is de afweging gemaakt tussen informeren wanneer dit nodig is en het beperken van de administratieve lasten. 9. Detailinformatie in voortgangsrapportage De raad ontvangt per project een voortgangsrapportage met informatie over de voortgang, afwijkingen en actuele ontwikkelingen. In de voortgangsrapportage wordt per risicovol project als bijlage een beoordelingsformulier toegevoegd met de risico score. De regeling schrijft geen nadere detailinformatie voor. 10. Beschikbaarheid van beoordelingsformulieren De regeling schrijft voor dat het beoordelingsformulier als instrument door het college wordt gebruikt. In de voortgangsrapportage wordt per risicovol project als bijlage een beoordelingsformulier toegevoegd met de risico score.

Het formulier biedt de mogelijkheid om per criterium een toelichting te geven voor interne dossiervorming en ook als basis voor de gezamenlijke beoordeling. Echter, maakt deze toelichting geen onderdeel uit van de voortgangsrapportage. Antwoorden over bijlage 3 (voortgangsrapportage) 11. Actualisatie risicoscore De regeling voorziet in jaarlijkse herbeoordeling van de risicoscore en halfjaarlijkse voortgangsrapportages; dit gebeurt aan de hand van de systematiek zoals beschreven in de regeling (bijlage 1) en het beoordelingskader (bijlage 2). Daarnaast wordt voor dit project ieder kwartaal of indien nodig het risicodossier geüpdatet, hetgeen de basis is voor het onderdeel risico's in de voortgangsrapportage. Dit doen we aan de hand van de Risman methodiek. 12. Informeren raad over tussentijdse wijzigingen in de top 5 risico’s Indien er risico’s optreden of er zich situaties voordoen die invloed hebben op de door de raad gestelde kaders, wordt de raad hierover geïnformeerd zoals regulier gebruikelijk. 13. Risicobuffer binnen het investeringskrediet De subsidies die zijn verkregen worden toegekend aan de daarbij behorende activiteiten, dit zorgt ervoor dat er vanuit het investeringskrediet budget een reserve ontstaat die na oplevering van het project terugvloeit naar de gemeentebegroting.

Gezien de complexiteit en omvang van het project worden deze gelden zo lang het project loopt toegekend aan de risicobeheersing van diverse risico’s die mogelijk kunnen optreden tijdens de uitvoering, zoals bijvoorbeeld de asbestsanering. De buffer bedraagt naar huidige inzichten circa 2 miljoen. De buffer wordt uitsluitend aangesproken indien zich onvoorziene zaken voordoen, maar wel een nadrukkelijke relatie hebben met het project. 14. Structurele jaarlijkse gemeentelijke subsidie In Q4 vindt de werving van een directeur-bestuurder plaats. Het streven is om de directeur-bestuurder uiterlijk in Q1 van 2026 te benoemen. Daarna wordt de stichting formeel opgericht. De Stichting krijgt de opdracht om een businesscase uit te werken.

Op basis van de businesscase wordt de benodigde exploitatiebijdrage vastgesteld. Het streven is om de politieke bestuurlijke besluitvorming eind 2026 te laten plaatsvinden. 15. Ingebouwde marges in de planning In de planning zijn momenten ingebouwd voor onvoorziene zaken met een relatief kleine impact op de doorlooptijd. In de risicoanalyse is dit punt ook als risico opgenomen. Tegelijkertijd kan niet worden uitgesloten dat de planning uitloopt vanwege onvoorziene omstandigheden. Ten aanzien van eventuele archeologische vondsten wordt opgemerkt dat deze bewust in de eerste fase van het project worden uitgevoerd. Eventuele vertraging als gevolg van vondsten van geringe betekenis kan worden opgevangen in de planning, zonder dat deze uitloopt. 16. Samenloop van bouwactiviteiten met evenementen en marktdagen Er heeft afstemming plaatsgevonden met de warenmarktcommissie, evenementenorganisatoren en de omgeving van het Stadhuis. Uitgangspunt is dat de activiteiten op de markt zo veel als mogelijk kunnen doorgaan en waar nodig in aangepaste vorm. Door de aannemer is een optimalisatieslag gemaakt waardoor er naar verwachting nog minder impact op de Markt is dan eerder voorzien. 17. Onafhankelijke toetsmomenten Er is iedere dag een onafhankelijke directievoerder op het werk aanwezig die deze richtlijnen toetst. 18.

Informeren raad over mogelijke aanvullende maatregelen Indien er aanvullende maatregelen nodig zijn die vallen buiten de eerder genoemde kaders van de raad en de benodigde risicoreservering zoals beschreven worden deze op reguliere wijze aan de raad voorgelegd. 19. Uitgewerkte exploitatieplan en businesscase van de stichting Zie antwoord op vraag 14. 19.b. De richtlijn is om de toekomstige exploitatie op basis van de verhouding 50% maatschappelijk en 50% commercieel vorm te geven. 20. Samenwerking op de zogeheten cultuurhistorische as In de komende maanden wordt het verhaal rondom de betekenis van de cultuurhistorische as samen met de relevante spelers verkend. Het resultaat hiervan vormt de basis voor (verder) samenwerking met en tussen de partners. Dit onderwerp valt onder de verantwoordelijkheid van het college, in samenwerking met partners in de stad vorm te geven. 21. Meetbare indicatoren doelstellingen “ontmoeten, inspireren en vieren” Er wordt een duidelijke opdracht opgesteld waarin de doelstelling staat beschreven die het concept eigenzinnig samenleven beoogt. Hierbij wordt de uitwerking gevraagd van deze onderdelen in activiteiten en resultaten. Dit vormen de indicatoren van de doelstelling.