A D66 GHR Ecopark

Technische vragen Van Datum vraag Onderwerp Commissiegriffier Datum antwoord

Vragen:

: D66 Gouda – Jitske Flietstra : 9 september 2024 : GHR onderzoek Ecopark : Jacoline Holdijk : 10 september 2024

1. Op 22 november 2016 wordt de raad geïnformeerd over het voornemen een Ecopark te ontwikkelen. In dat memo wordt de raad kort ingelicht over een drietal varianten te weten een doelmatige, een duurzame en een circulaire en innovatieve variant. Bij het vaststellen van het voorbereidingskrediet en ook bij de latere raadsvoorstellen ontbreken de drie varianten of andere scenario’s. De raad heeft daartussen in deze fase dus geen afweging kunnen maken. Waarom zijn eerder genoemde varianten niet voorgelegd aan de raad maar alleen intern besproken? 2. P. 6 “Rond de zomer van 2022 – nadat de juridische afdeling had meegekeken en de gemeente de claims had afgewezen – was volgens een aantal geïnterviewden het beeld dat het project binnen het budget uitgevoerd kon worden. Omdat in die periode geen aantekeningen of notulen van portefeuillehoudersoverleggen gemaakt werden, is niet met documenten te staven dat deze conclusie is getrokken.” A. Wat was de reden dat er in die periode geen notulen werden gemaakt? B. Hoe wordt er op dit moment genotuleerd bij portefeuillehoudersoverleggen? C. Bij aanbeveling 4 wordt vermeld dat een gedegen en navolgbare schriftelijke vastlegging van (voorbereiding) van alle relevante besluiten binnen een groot project nodig is.

Zou het niet beter zijn dat er over het algemeen beter genotuleerd moeten worden? Soms kan vooraf iets irrelevant lijken, maar is het achteraf wel relevant. Hoe wordt daar mee omgegaan? 3. P.10 in de ontwerpfase is er een risicoreservering van 10% opgenomen, uit interviews blijkt dat dit laag is. Waarom is hier toen dan toch voor gekozen? 4. Op dit moment is het Ecopark nog geen Ecopark, maar alleen nog een afvalbrengstation. Hoe gaat het college naar een circulair Ecopark toe werken? 5. Bij conclusie 3 wordt vermeld dat pas in december 2022 de financiën in kaart werden gebracht. Waarom is dit nooit eerder gebeurd? 6. In conclusie 6 wordt er geconcludeerd dat de gemeente inmiddels stappen heeft gezet in het verbeteren van risicomanagement, financiële beheersing en projectmanagement. Wat is hiervan de voortgang? 7. Hoe gaat het college om met de aanbevelingen uit het onderzoek?

Antwoorden: 1.Antwoord Groene Hart Rekenkamer: Zie de nota van bevindingen (paragraaf 2.1). Uit het haalbaarheidsonderzoek kwamen vier scenario’s naar voren. Ambtelijk is voorgesteld om het tweede scenario (doelmatig) en het derde scenario (duurzaam en innovatief) nader uit te werken. In de interne projectopdracht (januari 2018) zijn deze twee scenario’s ook opgenomen. Witteveen+Bos heeft vervolgens verschillende ontwerpvarianten uitgewerkt. Deze varianten komen niet één op één overeen met de twee eerdergenoemde scenario’s. Deze scenario’s komen ook niet in latere (ambtelijke) stukken terug. 2A. Antwoord Groene Hart Rekenkamer: De rekenkamer heeft geconstateerd dat er in deze periode geen notulen zijn gemaakt. In de gevoerde gesprekken is geen duidelijke reden naar voren gekomen waarom dit het geval was. 2B. Aan portefeuillehoudersoverleggen wordt een vaste secretariële ondersteuning toegevoegd ter voorbereiding en notulering. 2C. Doel van het traject opdracht gericht samenwerken is o.a. een meer uniforme werkwijze voor projectmatig werken en verbeterde vastlegging. Voor elke aanbeveling en elk verbetertraject is inzichtelijk gemaakt wat er al aan is gedaan en wat het college nog voornemens is om te gaan doen, zie hiervoor bijlage 1 en bijlage 2. 3. De risicoreservering was blijkens de gevoerde interviews relatief laag, dus in vergelijking met andere projecten.

De risicoreservering wordt aan de hand van de RISMAN-methodiek per project bepaald welk risicopercentage noodzakelijk is. 4. Het Ecopark is momenteel deels geopend. Komende periode worden hier nog onderdelen aan toegevoegd zoals een kringloop innamepunt, ruimte voor educatie en bedrijvigheid. De ruimtes voor bedrijvigheid zijn tijdelijk on hold gezet om prioriteit te geven aan de wettelijke vereisten voor het realiseren van het Ecopark. De inzet blijft om de bedrijfsruimtes binnen het budget te realiseren. 5. Het is niet zo dat de financiën niet eerder in kaart zijn gebracht. Er was een overzicht in de vorm van een verplichtingenadministratie. Het gaat er hier om dat eind december 2022 bleek dat de verplichtingen niet volledig in de administratie zijn vastgelegd, waardoor er tot dan toe dus geen goed financieel totaaloverzicht van het project beschikbaar was. 6. Voor elke aanbeveling en elk verbetertraject is inzichtelijk gemaakt wat er al aan is gedaan en wat het college nog voornemens is om te gaan doen, zie hiervoor bijlage 1 en bijlage 2. 7. Voor elke aanbeveling en elk verbetertraject is inzichtelijk gemaakt wat er al aan is gedaan en wat het college nog voornemens is om te gaan doen, zie hiervoor bijlage 1 en bijlage 2.