Samenvatting en nadere verkenning Conclusies en aanbevelingen Doe Mee Wob

NVVR DoeMee-onderzoek 2021

De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij decentrale overheden Samenvatting en nadere verkenning, conclusies en aanbevelingen 29 november 2022

REKENKAMERCOMMISSIE Gorinchem

Inhoudsopgave 1.

SAMENVATTING EN NADERE VERKENNING ............................................................................................3 De opzet van het DoeMee-onderzoek 2021.......................................................................................................3 Aanleiding en vraagstelling ..........................................................................................................................3 Het verloop van het onderzoek .....................................................................................................................3 De onderzoeksrapportage.............................................................................................................................4 De resultaten van het DoeMee-onderzoek 2021 van Pro Facto .......................................................................5 Algemeen voor alle onderzochte overheden ................................................................................................5 Resultaten Gorinchem vergeleken ................................................................................................................5 Verwerking: ambtelijke reactie, aanvullingen en kanttekeningen ..................................................................7 Gesprek met ambtelijke organisatie (februari 2022)

...................................................................................7 Kanttekening vanuit de ambtelijke organisatie ...........................................................................................8 Ambtelijk wederhoor (juni 2022) ..................................................................................................................9

2.

CONCLUSIES .........................................................................................................................................10 Kanttekeningen: ...............................................................................................................................................10 Conclusies voor de gemeente Gorinchem........................................................................................................10

3.

AANBEVELINGEN..................................................................................................................................12

BIJLAGEN: 1. 2. 3. 4. 5.

Eindrapportage Pro Facto (Bijlage 1a. en 1b.); Factsheet Pro Facto met de resultaten van alle deelnemers; Factsheet Pro Facto met de resultaten van alle deelnemende gemeenten; Factsheet Pro Facto voor de gemeente Gorinchem; Mini-evaluatie Wob 2020-2021, gemeente Gorinchem.

2

1. SAMENVATTING EN NADERE VERKENNING De opzet van het DoeMee-onderzoek 2021 Aanleiding en vraagstelling

De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) organiseert jaarlijks een onderzoek dat voor de lokale rekenkamer(commissie)s gezamenlijk wordt uitgevoerd, het zogenaamde Doe Mee-onderzoek. In 2021 heeft de rekenkamercommissie Gorinchem (rkc) deelgenomen aan het Doe Mee Onderzoek naar de praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit onderzoek naar de toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij decentrale overheden is uitgevoerd door Pro Facto. Aan het onderzoek namen 93 rekenkamer(commissie)s deel, acht provinciale rekenkamers, de rekenkamercommissies van twee waterschappen en 83 gemeentelijke rekenkamer(commissie)s. Het onderzoek van Pro Facto vond plaats van medio april tot 1 december 2021. De centrale vraag van het onderzoek luidt: Hoe geven de overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt hierover verantwoording afgelegd, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid (Woo) straks gaat stellen? Deze centrale vraag leidt tot de volgende deelvragen: 1. Hoe hebben de decentrale overheden de afhandeling van Wob-verzoeken beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? 2. Tot welke resultaten heeft dit geleid? 3. In hoeverre gebeurt afhandeling van Wob-verzoeken rechtmatig? 4.

Hoe wordt informatie openbaar gemaakt over de uitkomsten van besluiten op afzonderlijke Wob-verzoeken? 5. Hoe worden volksvertegenwoordigers geïnformeerd over Wob-verzoeken? 6. Hoe is actieve openbaarmaking van informatie beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? 7. Hoe verhouden de antwoorden op vraag 1 t/m 6 zich tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? Het onderzoek besteedt aandacht aan een vijftal thema’s: • Het voor de behandeling van Wob-verzoeken vastgestelde beleid en de organisatie-inrichting; • De behandeling van Wob-verzoeken; • De rechtsbescherming; • De verantwoording aan de volksvertegenwoordiging over Wob-verzoeken, en • De actieve openbaarheid (uit eigen beweging openbaar maken van informatie), mede in het licht van de komst van de Wet open overheid per 1 mei 2022.

Het verloop van het onderzoek

Voor het onderzoek zijn door Pro Facto bij elke deelnemende overheid 10 Wob-dossiers opgevraagd. Daarnaast is aan de ambtelijke organisatie een uitgebreide vragenlijst voorgelegd. Pro Facto heeft de conceptresultaten in oktober 2021 aan de ambtelijke organisatie ter controle voorgelegd. Op 30 november 2021 heeft Pro Facto de definitieve onderzoeksrapportage uitgebracht.

3

De rkc heeft deze onderzoeksrapportage als onvoldoende beoordeeld om voor de situatie in Gorinchem conclusies te trekken. De rkc heeft de bevindingen uit het onderzoek daarom voorgelegd aan de ambtelijke organisatie en op 10 februari 2022 met betrokken ambtenaren besproken. In vervolg daarop heeft de ambtelijke organisatie nog schriftelijk enkele aanvullende vragen van de rkc beantwoord. Intussen had de NVRR geconstateerd dat in de onderzoeksrapportage van Pro Facto niet alle informatie goed was verwerkt. Door Pro Facto is daarop de onderzoeksrapportage herzien. De herziene versie is op 23 februari 2022 uitgebracht (dus na bovenvermeld gesprek). De herziene versie heeft voor Gorinchem niet geleid tot essentiële wijzigingen van de bevindingen. Op grond van de herziene onderzoeksrapportage en de nadere informatie van de ambtelijke organisatie heeft de rkc deze notitie opgesteld, waarin een samenvatting van de meest relevante onderzoeksresultaten van Pro Facto en de bevindingen uit de nadere verkenning van de rkc. Dit geheel is op 7 juni 2022 voor wederhoor aan de ambtelijke organisatie voorgelegd.

De onderzoeksrapportage

De (herziene) onderzoeksrapportage van Pro Facto bestaat uit: - een eindrapportage, waarin op basis van alle resultaten algemene conclusies worden getrokken en aanbevelingen worden gedaan inclusief factsheet met begrippen (Bijlage 1a. en 1b.); - een factsheet met de resultaten van alle deelnemers (Bijlage 2); - een factsheet met de resultaten van alle deelnemende gemeenten (Bijlage 3) en tot slot; - een factsheet voor de gemeente Gorinchem (Bijlage 4). Deze documenten zijn als bijlagen 1 tot en met 4 bij deze notitie ‘Samenvatting en nadere verkenning’ gevoegd.

4

De resultaten van het DoeMee-onderzoek 2021 van Pro Facto Algemeen voor alle onderzochte overheden

De eindrapportage van Pro Facto laat voor alle onderzochte overheden in Nederland het volgende beeld zien: De behandeling van Wob-verzoeken is voor decentrale overheden geen gemakkelijke opgave. De termijnen van behandeling worden regelmatig overschreden en overheden rapporteren capaciteitsproblemen. Dat neemt niet weg dat veel goed gaat. De informatie op de websites is over het algemeen toegankelijk en leesbaar en dat geldt ook voor de beslissingen op verzoeken. De uitzonderingsgronden van de Wob worden veelal goed toegepast, ook al is de motivering van de besluiten vaak nog wel wat algemeen. Wat beter moet is aandacht voor de actieve openbaarheid, die met de komende Wet open overheid ook meer accent krijgt. Dat noopt overheden te investeren in hun informatiehuishouding. Tot slot: Het zou goed zijn als er meer aandacht gegeven zou worden aan de uitvoeringspraktijk van de openbaarheid van overheidsinformatie. Er is in veel gevallen te weinig menskracht en te weinig expertise om deze taken goed uit te voeren. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie. Het is een belangrijke taak van de volksvertegenwoordiging om te controleren of daarvan voldoende sprake is en daarvoor de nodige kaders te stellen

Resultaten Gorinchem vergeleken

De rkc heeft de resultaten uit de factsheet gemeenten vergeleken met de factsheet over Gorinchem. De waardering van de situatie in Gorinchem moet gezien worden tegen de achtergrond van het gemiddelde van de overige onderzochte gemeenten. Beleid, werkinstructies en communicatie Op veel punten komt de situatie in Gorinchem overeen met het landelijke beeld. Gorinchem heeft bijvoorbeeld geen beleid geformuleerd op afhandeling van Wob-verzoeken, maar wel werkinstructies rond passieve openbaarheid. Die zijn in Gorinchem wel bovengemiddeld goed georganiseerd. Beleid, werkinstructies en verantwoordelijkheidsverdeling rond actieve openbaarheid zijn in Gorinchem net als in de rest van Nederland beperkt aanwezig. Beslissingen worden conform de Wob genomen, maar ook hier is geen beleid, maar zijn wel werkinstructies aanwezig. De toegankelijkheid en leesbaarheid van de informatie is in Gorinchem voldoende tot goed georganiseerd. Het indienen van een Wob verzoek is relatief eenvoudig. De gemeente is ook behulpzaamheid bij het preciseren van een algemeen verzoek (dit komt 3 x jaar voor). Doorzending van Wob-verzoeken of doorverwijzing van de verzoeker gebeurt conform de regels van de Wob. Bij de afhandeling van de verzoeken houdt Gorinchem zich goed aan de Awb en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Relevante whatsapp-, sms- of andere berichten waar het verzoek misschien betrekking op heeft worden ook bij de verstrekking van informatie betrokken. Echter, op de website staat niet of nauwelijks (juiste) informatie over uitzonderingsgronden en beperkingen. Gorinchem heeft geen beleid, maar wel werkinstructies over afhandel- en beslistermijnen, waarbij de termijnen van de Wob geëerbiedigd worden (gemiddeld beeld). Hierover staat niets op de website. Rechtsbescherming (bezwaarprocedure) zijn goed geregeld, maar daarover wordt ook matig gecommuniceerd. Informatie over Wob-bezwaren worden verwerkt in het jaarverslag over bezwaarprocedures. De bezwarencommissie heeft toegang tot de volledige informatie waarover het

5

Wob-verzoek gaat, m.u.v. de inhoud van weggelakte passages – die wordt alleen verstrekt op verzoek. De informatievoorziening naar de raad is relatief goed geregeld. Via jaarstukken en bestuursrapportages krijgt de raad inzicht in de afhandeling van Wob verzoeken. Aantallen en afhandeling In totaal zijn er in die periode 2018 – 2020 65 Wob-verzoeken ingediend in Gorinchem (zie tabel hieronder). Gorinchem heeft meer dan gemiddeld verzoeken geheel ingewilligd Totaal aantal ingediende Wobverzoeken 2018 2020 2018 2019 2020 Totaal

16 18 31 65

Totaal aantal geheel ingewilligde Wob-verzoeken 2018 – 2020 10 10 19 39

Totaal aantal geheel afgewezen Wob-verzoeken 2018 – 2020 3 3 7 13

Buiten behandeling gesteld

Overig (w.o. gedeeltelijk afgewezen)

3 3 0 6

0 2 5 7

Pro Facto heeft in Gorinchem (net als in de andere deelnemende gemeenten) 10 dossiers geanalyseerd. Op de onderzochte dossiers is 9 van de 10 is in Gorinchem tijdig beslist. Uit de gemeentelijke factsheet blijkt dat Gorinchem minder dan gemiddeld beslist binnen de wettelijke beslistermijn van vier weken na ontvangst van het verzoek. Er zijn geen gegevens over gemiddelde overschrijdingstijden.

6

Verwerking: ambtelijke reactie, aanvullingen en kanttekeningen De ambtelijk reactie heeft in de tijd op verschillende momenten plaatsgehad: • De rkc heeft de bevindingen uit het onderzoek in een vroeg stadium voorgelegd aan de ambtelijke organisatie en op 10 februari 2022 met betrokken ambtenaren besproken. De reden hiervoor was dat de onderzoeksrapportage van Pro Facto aan de rkc onvoldoende informatie bood om voor de situatie in Gorinchem conclusies te kunnen trekken. • In vervolg daarop heeft de ambtelijke organisatie nog schriftelijk enkele aanvullende vragen van de rkc beantwoord. • Vervolgens heeft de rkc de samenvatting en verkenning (zonder conclusies en aanbevelingen) op 7 juni 2022 voor wederhoor aan de ambtelijke organisatie voorgelegd.

Gesprek met ambtelijke organisatie (februari 2022)

Uit dit gesprek kwam het volgende naar voren: • Het onderzoek heeft voor de ambtelijke organisatie niet geleid tot bruikbare inzichten: o Het was een beperkte steekproef van 10 dossiers. Dit heeft ook maar beperkte representativiteit; Er heeft geen specifieke selectie plaatsgevonden bij de keuze van de 10 dossiers. Op de schaal van Gorinchem was dit een relatief arbeidsintensieve vraag. Daarom is gekozen voor minder grote dossiers, die relatief eenvoudig te verzamelen waren. Uit elk jaartal (2018, 2019, 2020) is geprobeerd 3 dossiers te verzamelen. Aangezien er over 2020 meer beschikbare gegevens waren, zijn er 4 dossiers verzameld uit 2020 en uit de overige jaren 3 geselecteerd. o Het onderzoek betreft dossiers uit de periode 2018-2020. Inmiddels is de praktijk al verder doorontwikkeld (zie ook de mini-evaluatie, hieronder); o De Woo treedt per 1 mei 2022 in werking. Daarmee verandert het kader voor actieve openbaarmaking. • De ambtelijke organisatie heeft een mini-evaluatie opgesteld over de periode 2020-2021, waarin gekeken is naar de uitvoeringspraktijk van de Wob (Bijlage 5). Deze evaluatie is in februari 2022 voor de eerste maal opgesteld. De evaluatie is een gemiddelde van de behaalde resultaten met betrekking tot doorlooptijden.

De evaluatie heeft geen ‘formele’ status en is bedoeld om het bestuur jaarlijks te informeren en als signalering om indien nodig te kunnen bijsturen. Het resultaat gaf geen aanleiding tot bijsturing. Wel is het werkproces geoptimaliseerd voor de behandeling van Wob/Woo-verzoeken. De rol van JZ is adviserend en controlerend richting de behandelende vakteams. Uit deze evaluatie blijkt dat de uitvoering in Gorinchem binnen de gestelde normen plaatsvindt (zie paragraaf hieronder); • Op een aantal punten had de organisatie de vragenlijst van Pro Facto niet ingevuld: deels omdat er herhaling in de vraagstelling zat en deels omdat het uitzoeken van die vragen disproportioneel veel tijd zou vergen; • De ambtelijke organisatie signaleert een aantal knelpunten: o het aantal Wob-verzoeken, de omvang en de (juridische) complexiteit ervan nemen toe; o het organiseren van voldoende menskracht met benodigde kennis voor de afhandeling van Wob-verzoeken. Er is weinig menskracht. o de kennis over de Wob / Woo ligt nu vooral bij enkelen in de organisatie; opgedane kennis verdwijnt weer met het verloop van medewerkers. • Er is een nieuw werkproces opgesteld, inclusief modelbrieven, dat mogelijk behulpzaam is bij de behandeling van verzoeken;

7

•

De ambtelijke organisatie brengt in kaart wat de consequenties zijn van de invoering van de Woo voor (verandering van) de werkwijze (stappenplan). Dit heeft geresulteerd in een raadsinformatiebrief (Z/22/732704 D-803174 ) d.d. 11 april 2022 waarin het college de raad geïnformeerd heeft over de Woo, die op 1 mei 2022 in werking is getreden. Invoering van deze wet heeft grote impact op de manier waarop overheden zoals gemeenten moeten omgaan met de publicatie van documenten.

Mini-evaluatie 2020-2021

De rkc heeft van de ambtelijke organisatie in aanvulling op de eindrapportage een werkdocument (een mini-evaluatie) ontvangen over het Wob-proces in de gemeente Gorinchem (zie bijlage 5). Het onderzoek van Pro Facto betreft de jaren 2018 - 2020. Deze mini-evaluatie geeft een gemiddelde van alle behandelde verzoeken in 2020 en 2021. De mini-evaluatie is samengesteld op basis van het werkregister “Voortgangsoverzicht Wobverzoeken jaartal”. In het register worden verschillende onderwerpen genoteerd, zoals datum ontvangst verzoek, datum verzending ontvangstbevestiging, is sprake van een formeel gebrek, termijn wel/niet opgeschort, termijn wel/niet verdaagd, is er sprake van derde belanghebbenden, worden zienswijzen opgevraagd en zo ja, de termijn en data, datum verzending besluit. Aan de hand van dit register wordt de status van een verzoek bijgehouden en wordt de uiterste behandeldatum in de gaten gehouden. Het is tegelijkertijd een manier om de duur van de afhandeling van een verzoek bij te houden, daarbij rekening houdende met de termijn zonder verdaging of opschorting en mét deze gegevens. Dit biedt de organisatie de mogelijkheid om op onderdelen van de procedure bij te sturen. Het bestuur krijgt met het werkregister te veel informatie, daarom staan in de mini-evaluatie alleen de relevante onderdelen uit het werkregister vermeld.

De mini-evaluatie van de gemeente bevat geen gegevens over al dan niet tijdig beslissen. Over het jaar 2021 zijn meer specifieke gegevens beschikbaar dan voorafgaande jaren. De ambtelijke organisatie geeft aan dat er in 2021 steeds sprake is geweest van tijdige besluitvorming. De doorlooptijd in 2021 bedroeg totaal 122 weken zónder verdaging. De behandeling van een verzoek bedroeg gemiddeld: 3,9 weken. Mét verdaging bedroeg de doorlooptijd in 2021 156 weken. De behandeling van een verzoek bedroeg gemiddeld 5,0 weken. Sommige verzoeken kunnen binnen 1 week kunnen afgerond, maar er zijn ook verzoeken die 3 maanden in beslag nemen. Dat heeft te maken met de hoeveelheid documenten die gemoeid zijn met verzoeken. Zo waren er bijvoorbeeld in 2021 2 grote verzoeken die meer dan 420 resp. 100 documenten betroffen. Het verzamelen, het beoordelen van uitzonderingsgronden en onderdelen onleesbaar maken, het AVG-proof maken, de uitvraag van zienswijzen en het inventariseren en digitaliseren kosten erg veel tijd. Dit is van invloed op het totaal van de doorlooptijd en op het gemiddelde ervan.

Kanttekening vanuit de ambtelijke organisatie

Op basis van het bovenstaande plaatst de ambtelijke organisatie dan ook een kanttekening bij de bevindingen van het onderzoeksbureau. Niet alle antwoorden op de specifieke vragen over de afhandeling van de dossiers uit 2018-2020 zijn compleet voorhanden en in een aantal gevallen kon slechts een schatting worden gegeven. Het onderzoeksbureau formuleert op basis van die aangeleverde gegevens (soms dus een schatting) alsmede op basis van de steekproef van 10 aangeleverde dossiers uit 2018 – 2020 wel generieke bevindingen. De ambtelijke organisatie is van mening dat dit onderzoek daardoor een oppervlakkig en beperkt inzicht in de behandeling en afhandeling van Wob-verzoeken geeft.

8

Ambtelijk wederhoor (juni 2022) •

•

•

Uit het onderzoek blijkt dat op de website van Gorinchem niet of nauwelijks (juiste) informatie staat over uitzonderingsgronden en beperkingen en tevens dat werkinstructies over afhandel- en beslistermijnen ontbreken (zie p.3). Vanuit ambtelijk wederhoor wordt opgemerkt dat het vermelden van deze informatie op de website vanwege de complexiteit van de materie mogelijk drempelverhogend werkt waardoor men minder snel een verzoek indient. Daarbij wordt toegelicht dat het vermelden van uitzonderingsgronden op het uitgangsprincipe ‘openbaarheid’ niet dienstverlenend zijn, dat het vermelden op de website geen wettelijke verplichting is en dat de werkinstructie een document is dat is bedoeld voor de interne organisatie. Uit het onderzoek blijkt dat de rechtsbescherming (bezwaarprocedure) weliswaar goed is geregeld, maar dat daarover matig wordt gecommuniceerd (zie p. 3). Ambtelijk wordt hier tegenover gesteld dat op de website wordt vermeld dat tegen elk besluit een rechtsmiddel openstaat en dat dit ook geldt voor het Woo-besluit. Het opnieuw vermelden zou niets toevoegen. Daarbij wordt toegelicht dat mocht er onduidelijkheid zijn of dat een bezwaarschrift is bedoeld, dat een bezwaarschrift dan ruim opgevat wordt en er zo nodig contact plaatsvindt.

Uit het onderzoek blijkt dat Gorinchem minder dan gemiddeld beslist binnen de wettelijke beslistermijn van vier weken na ontvangst van het verzoek.’ (zie p. 5 over gemeentelijke factsheet). Ambtelijk wordt hier tegenover gesteld dat de behandeltermijn in de ontvangstbevestiging in veel gevallen wordt verdaagd, in verband met de beperkt beschikbare ambtelijke capaciteit voor de behandeling van de verzoeken. Hoewel niet binnen vier weken wordt besloten, heeft er – zoals de rkc ook constateert - vrijwel geen termijnoverschrijding plaatsgevonden.

9

2. CONCLUSIES Kanttekeningen:

Mede naar aanleiding van de bespreking met de ambtelijke organisatie, plaatst de rkc enkele kanttekeningen bij de bevindingen van het onderzoeksbureau: • Het onderzoek betreft een beperkte steekproef met een beperkte representativiteit; Wob-verzoeken zijn zeer uiteenlopend van aard en zwaarte. Met verdaging is de organisatie in 2021 bijvoorbeeld altijd binnen de gestelde wettelijke termijn gebleven. Niet alle gegevens over die periode 2018-2020 waren voorhanden en soms is slechts een schatting gegeven. Op basis daarvan zijn door het onderzoeksbureau wel generieke conclusies (voor alle overheden) getrokken. Deze stemmen niet (altijd) overeen met de praktijk in Gorinchem, zoals die blijkt uit de gegevens van de mini-evaluatie van de gemeente over 2020-2021; • De onderzoeksrapportage constateert dat delen van het werkproces niet in beleid is vastgelegd, maar wel in werkinstructies. Daarmee wordt de suggestie gewekt dat vastlegging in beleid de norm zou moeten zijn. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid kan de vraag gesteld worden in hoeverre het noodzakelijk is om op alle onderdelen van de Wob beleid geformuleerd te hebben. Op onderdelen kunnen werkinstructies volstaan als daarmee de doeltreffendheid en doelmatigheid gediend is en de rechtmatigheid niet in het geding komt.

Conclusies voor de gemeente Gorinchem

De 6 deelvragen van het onderzoek, zijn voor de gemeente Gorinchem als volgt te beantwoorden: 1. Hoe hebben de gemeente Gorinchem de afhandeling van Wob-verzoeken beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? De uitvoeringspraktijk Wob is voor Gorinchem – net als voor alle gemeenten in Nederland - geen eenvoudige opgave: Het aantal Wob-verzoeken, de omvang en de (juridische) complexiteit ervan zijn de afgelopen jaren toegenomen. Dit vergt veel tijd en specifieke expertise van de ambtelijke organisatie. Niet alle onderdelen van het proces zijn vastgelegd in beleid. Dit is naar de mening van de rkc ook niet noodzakelijk zolang de rechtmatigheid daarmee niet in het geding komt. De werkinstructies zijn over het algemeen goed op orde. De bezwarencommissie heeft toegang tot de volledige informatie waarover het Wob-verzoek gaat, m.u.v. de inhoud van weggelakte passages – die worden alleen verstrekt op verzoek. 2. Tot welke resultaten heeft dit geleid? De resultaten komen voor Gorinchem overeen met het landelijke beeld: de uitvoering van de Wob is bij afwezigheid van beleid met name een kwestie van uitvoering door de ambtelijke organisaties. De passieve openbaarmaking krijgt hierbij aanmerkelijk meer aandacht dan de actieve openbaarmaking. De dienstverlening richting aanvragers is goed georganiseerd en steekt boven het landelijke gemiddelde uit. 3.

In hoeverre gebeurt afhandeling van Wob-verzoeken rechtmatig? De wijze van aanvragen en afhandelen is voldoende tot goed en in overeenstemming met Awb en Wob.

10

Uit het onderzoek is geen beeld te vormen over beleid en werkwijze op het gebied van uitzonderingsgronden en beperkingen. Dit aspect is – net als bij de andere onderzochte gemeenten – niet te beoordelen. Dit is ook van toepassing op het aspect van de doorlooptijden. Uit de door de organisatie aanvullend beschikbaar gestelde informatie blijkt echter dat doorlooptijden wel binnen de wettelijk gestelde termijnen liggen. 4. Hoe wordt informatie openbaar gemaakt over de uitkomsten van besluiten op afzonderlijke Wob-verzoeken? Het indienen van een Wob verzoek in Gorinchem verloopt relatief eenvoudig. De communicatie via de website over (afhandeling van) Wob-verzoeken is echter beperkt. 5. Hoe worden volksvertegenwoordigers geïnformeerd over Wob-verzoeken? De informatievoorziening naar de raad is ten opzichte van andere gemeenten in Gorinchem goed geregeld: via jaarstukken en bestuursrapportages krijgt de raad inzicht in de afhandeling van Wob-verzoeken. 6. Hoe is actieve openbaarmaking van informatie beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? Beleid, werkinstructies en verantwoordelijkheidsverdeling rond actieve openbaarheid ontbreken. Dit strookt met het landelijke beeld dat aan de actieve openbaarheid slechts beperkt invulling wordt gegeven. 7.

Hoe verhouden de antwoorden op vraag 1 t/m 6 zich tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? De gemeente Gorinchem is zich bewust van de organisatorische opgave die er ligt met de invoering van de nieuwe Woo. De organisatie heeft de raad geïnformeerd over de consequenties van de invoering van de Woo voor (verandering van) de werkwijze. Veel werkprocessen zijn al geactualiseerd, maar met name op het punt van actieve openbaarmaking en communicatie van de eigen werkwijze vergt dit extra aandacht. Tegelijkertijd is het belangrijk om te benadrukken dat dit een specialistisch en kwetsbaar werkproces is dat erg arbeidsintensief is.

11

3. AANBEVELINGEN Op basis van bovenstaande conclusies voor Gorinchem doet de rkc de volgende aanbevelingen. Aangezien het hier vooral om uitvoering gaat, zijn deze gericht aan het college: 1. Zorg voor een kwalitatief en kwantitatief afdoende inrichting van de ambtelijke organisatie die adequaat uitvoering kan geven aan de Woo (zie 1e en 7e conclusie); De uitvoeringspraktijk van de Wob was arbeidsintensief, complex en vroeg grote zorgvuldigheid. De nieuwe Woo vereist daarin nog meer van de hele organisatie, zeker als het gaat om de actieve openbaarheid. 2. Zorg ervoor dat de informatievoorziening over de aanvraagprocedure, afhandeling en uitzonderingsgronden van de Woo via de website compleet en inzichtelijk is (zie 4e conclusie); Hoewel het indienen van een Wob verzoek in Gorinchem relatief eenvoudig verloopt, blijkt uit het Doe Mee onderzoek, dat de informatievoorziening via de website voor verbetering vatbaar is. 3. Zorg ervoor dat de bezwarencommissie standaard toegang krijgt tot de volledige

informatie waarover het Wob-verzoek gaat, inclusief de inhoud van weggelakte passages (zie 1e conclusie); Uit het Doe Mee onderzoek blijkt dat de bezwarencommissie nu weliswaar toegang heeft tot de volledige informatie waarover het Wob-verzoek gaat, maar dat de inhoud van weggelakte passages alleen worden verstrekt op verzoek.

4. Zorg ervoor dat er voor de Woo t.b.v. de actieve openbaarheid kaders beleid en werkinstructies zijn opgesteld (zie 6e en 7e conclusie). Door gemeenten wordt aan de actieve openbaarheid slechts beperkt invulling wordt gegeven. Dit aspect van de Wob krijgt in de Woo juist meer aandacht.

12