Reactie informatieverzoek.pdf

MEMO Aan

: De heer Collee, fractie VVD

Van

: Het college

Betreft

: Reactie informatieverzoek fractie VVD

Datum

: 9 oktober 2020

Tijdens de I&O sessie van 17 september 2020 heeft u een informatiebehoefte uitgesproken namens de fractie VVD. U verzoekt om onderstaande informatie: • Graag krijgen we inzicht in de agenda’s, zowel ambtelijk als bestuurlijk, met betrekking tot afspraken met het COA; • Graag ontvangen we telefoonnotities, zowel ambtelijk als bestuurlijk, met betrekking tot telefonisch contact met medewerkers van het COA; • Graag lezen we de (inhoudelijke) e-mail-wisselingen, zowel ambtelijk als bestuurlijk, met medewerkers van het COA of met als onderwerp ‘COA’; • Graag zien we de ambtelijke en bestuurlijke voorbereidende gespreksnotities, die gemaakt zijn ter voorbereiding van de gesprekken met medewerkers van het COA. • Bij gebrek aan gespreksverslagen (RIB) zien we graag de -informele- gespreksnotities, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Met dit memo (en bijlagen) verstrekken wij u de gevraagde informatie. Uw verzoek heeft raakvlakken met de Wet openbaarheid bestuur (Wob) en AVG, wat betekent dat wij in de informatie die wij u verstrekken persoonlijke informatie hebben geanonimiseerd.1 Toelichting informatie 27 november 2019 Op 27 november 2019 om 9.00 uur heeft de burgemeester gesproken met de heer Meertens (unitmanager COA) en de heer Blije (vastgoedadviseur COA). Bij dit gesprek was beleidsmedewerker mevrouw Springer, ambtelijk aanwezig.

Het gesprek is op verzoek van het COA georganiseerd en had het karakter van een oriënterend kennismakingsgesprek. Voor het gesprek is de brief van het Ministerie van Justitie en Veiligheid geagendeerd. Die brief vindt u in de bijlage. Van het gesprek is geen verslag gemaakt. 3 december 2019 Op 3 december 2019 heeft de burgemeester in het college gedeeld dat ze een afspraak met het COA heeft gehad. College is in beginsel welwillend om komst te onderzoeken, maar heeft daarbij altijd en consequent voorbehoud gemaakt dat het pas na participatie standpunt zou bepalen. In het college is toen afgesproken dat Ro van Doesburg het aanspreekpunt zal worden voor het COA. Vanuit de portefeuille Wonen, omdat in het dossier door het college ook raakvlakken werden gezien met huisvesting van jongeren en/of spoedzoekers. De burgemeester heeft het COA doorverwezen naar wethouder Van Doesburg.

1

Het uitgangspunt is dat persoonlijke gegevens niet mogen worden verstrekt/openbaar hoeven te worden gemaakt en dus geanonimiseerd dienen te worden. Niet van ambtenaren en niet van bestuursleden.

27 januari 2020 Op 27 januari 2020 om 12.00 uur is er nogmaals een gesprek gevoerd met dezelfde personen vanuit het COA en wethouder Van Doesburg. Ook hierbij was de beleidsmedewerker ambtelijk aanwezig namens de gemeente Gorinchem. Dit gesprek is nogmaals gevoerd omdat het college in de tussentijd had bepaald dat wethouder Van Doesburg voor het COA aanspreekpunt zou worden. Net als het vorige gesprek was dit een oriënterend kennismakingsgesprek waarvan geen verslag is gemaakt. De gesprekken zijn op verzoek van COA ingepland om aan te geven hoe het vraagstuk opvang er op landelijk en regionaal niveau uitziet en wat Gorinchem daarin zou kunnen betekenen. We verwijzen daartoe naar de brief van het Ministerie van Justitie en Veiligheid die voor de beide oriënterende gesprekken is geagendeerd. Die brief vindt u in de bijlage. 10-21 februari 2020 Naar aanleiding van het laatste gesprek is er ambtelijk door de beleidsmedewerker op 10 februari 2020 een e-mail gestuurd naar het COA. In de e-mail is aangegeven dat er ambtelijk een positieve grondhouding is om een onderzoek op te zetten voor een mogelijke komst van een AZC. Bestuurlijk was er nog geen standpunt ingenomen t.a.v. de komst van een AZC. Waar in de mail wordt gesproken over ‘opening’, wordt bedoeld een mogelijke komst van een AZC na een participatieproces en bestuurlijke standpuntbepaling.

Op 11, 17, 18 en 21 februari is er aanvullende informatie ontvangen van het COA. Maart 2020 Na deze mailwisseling is de voorbereiding van een collegevoorstel in gang gezet om een eerste standpunt van het college te bepalen. Dit voorstel is niet in besluitvorming gebracht omdat tussentijds de coronacrisis intrad. Het college achtte het in deze omstandigheden, mede gezien de kosten en ambtelijke en bestuurlijke capaciteit niet logisch en haalbaar om op korte termijn een onderzoek naar de komst van een AZC te doen. Het college heeft aangegeven pas vlak voor de zomer het onderwerp te willen agenderen, afhankelijk van de COVID-19 ontwikkelingen. 26 maart 2020 Op 26 maart 2020 is er tussen de beleidsmedewerker en de heer Meertens telefonisch contact geweest om aan te geven dat de gemeente Gorinchem op dit moment geen onderzoek wil starten naar een eventuele komst van een AZC. Er is aangegeven dat de gemeente vlak voor de zomer mogelijk weer in gesprek wil. 1 april 2020 Op 1 april is er op initiatief van het COA telefonisch contact geweest van de bestuursvoorzitter van het COA, de heer Schoenmaker en burgemeester Melissant. Dit gesprek ging over de opvang van asielzoekers in Nederland en eventueel Gorinchem. Het COA gaf aan in de nieuwe locaties statushouders of kansrijke asielzoekers te willen plaatsen.

En ook dat er aparte opvanglocaties in het land komen met een soberder regime voor asielzoekers uit ‘veilige landen’. Er is door de burgemeester aangegeven dat Gorinchem pas vlak voor de zomer weer in gesprek wilde over een mogelijke opvang. Ook is aangegeven dat wethouder Van Doesburg portefeuillehouder en het bestuurlijk aanspreekpunt is. Door de heer Schoenmaker is vervolgens gemeld dat het COA in het bestuur zou afwegen het voormalig belastingkantoor in Gorinchem al of niet aan te kopen. Door burgemeester Melissant is gemeld dat dit dan geheel op eigen risico zou zijn, omdat het college nog geen standpunt had bepaald. 7 april 2020 Op 7 april heeft de burgemeester het college tijdens het deelmoment mondeling geïnformeerd over haar telefonisch contact met het COA op 1 april 2020.

21-24 april 2020 Op 21 april ontvangt burgemeester Melissant een appje van de heer Schoenmaker waarin hij meldt dat het bestuur van het COA heeft besloten het voormalig belastingkantoor te kopen. Daarop verwijst de burgemeester naar wethouder Van Doesburg en meldt zij aan de heer Schoenmaker te hechten aan tijdige informatievoorziening aan de raad. Op dezelfde dag stuurt de burgemeester dit bericht ook door aan portefeuillehouder Van Doesburg. Op 23 april ontvangt wethouder Van Doesburg een appje van de heer Schoenmaker om telefonisch af te spreken. Vervolgens vindt op 24 april telefonisch contact plaats tussen wethouder Van Doesburg en de heer Schoenmaker waarin het COA de aankoop van het voormalig belastingkantoor meldt en toelicht. Naar aanleiding van dit gesprek is er direct op 24 april een RIB opgesteld en dezelfde dag verstuurd over de aankoop van het belastingkantoor door het COA. De RIB vindt u in de bijlage. 29 april 2020 en 1 mei 2020 Op 29 april en 1 mei zijn er door de gemeente ter kennisgeving mails verstuurd naar het COA over de artikelen in de krant. 4 en 9 juni 2020 Op 4 juni is er informatie ontvangen over de opvang van asielzoekers. Op 9 juni was het COA kort digitaal aanwezig tijdens een collegevergadering.

Het COA heeft hier gesproken over de aankoop van het pand en de wensen van het COA en ook bevestigd dat het de aankoop van het voormalig belastingkantoor geheel voor eigen risico heeft gedaan. Het COA heeft vooraf algemene informatie gestuurd over opvanglocatie en financiering hiervan. Het college heeft tijdens de vergadering geen besluit genomen, maar wel verzocht een formele brief aan het COA en een RIB voor te bereiden. 10 juni 2020 Op 10 juni zijn de ontvangen schriftelijke vragen van 4 mei naar aanleiding van de RIB (24 april 2020) doorgestuurd naar het COA. Op dezelfde dag hebben we van het COA een concept bestuursovereenkomst ontvangen en een bevestiging van de soort opvang dat het COA wil in Gorinchem. 1 juli 2020 Op 1 juli is er door het college een formele brief verzonden naar het COA. In deze brief bevestigt het college dat de aankoop van het pand geheel op eigen risico is aangekocht. In de brief wordt de intentie van het COA herhaald. Het college geeft ook aan dat ze een goed participatieproces wil doorlopen en in gesprek wil met de gemeenteraad. Daarnaast is er verzocht om een financiële bijdrage voor de voorbereidingskosten. Deze brief is ook per mail verzonden naar het COA. In de mail wordt ook gerefereerd aan het gesprek met de gemeenteraad na het zomerreces.

17 - 20 juli 2020 Op 17 juli 2020 ontvangt de gemeente per mail de namen van de aanwezigen (ambtelijk/bestuurlijk) namens het COA voor 3 september. Op 20 juli is er ambtelijk contact geweest tussen gemeente en COA. Er is kort gesproken over de bijeenkomst van 3 september. 5 - 6 augustus 2020 Op 5 augustus wordt door de gemeente bij het COA ambtelijk navraag gedaan naar de reactie van het COA op de brief van 1 juli. De gemeente heeft op dat moment namelijk nog geen reactie ontvangen. Het verzoek uit de brief is daarbij nogmaals in de mail gezet. Op 6 augustus heeft de gemeente hier van het COA per mail een ambtelijke reactie op ontvangen.

26 augustus 2020 Vervolgens is er op 26 augustus een fysiek overleg geweest in de raadzaal in het gemeentehuis om de bewonersavond voor te bereiden. Hierbij waren enkele ambtenaren van de gemeente en medewerkers van het COA aanwezig. 2 en 3 september 2020 Op 2 en 3 september heeft de gemeente de PowerPoint ontvangen van het COA voor de bewonersavond. Op 3 september was de bewonersavond in het Camphusianum. Een half uur voor aanvang van de bewonersavond hebben de heer Schoenmaker en Wethouder Van Doesburg elkaar ontmoet om kennis te maken. 9, 15 en 17 september 2020 Op 9, 15 en 17 september is er een mailwisseling geweest over de raadsvergadering van 17 september 2020. 17 september 2020 Op 17 september 2020 was de I&O sessie in het gemeentehuis met een presentatie door het COA. Vanwege quarantaine van de heer Schoenmaker is deze presentatie gegeven door de heer Kapteijns, bestuurder van het COA. 22 – 23 september 2020 Op 22 september heeft de gemeente van het COA de informatie ontvangen die ook op hun website is gezet. Tot slot hebben gemeente en COA op 23 september contact gehad over het onafhankelijk onderzoek.

De mailwisselingen, app-contacten en afspraken vindt u in de bijlage.

Bijlagen: - Brief van het Ministerie van Justitie en Veiligheid - Mails ambtelijk - Overzicht afspraken - Printscreen appjes wethouder Van Doesburg en burgemeester Melissant - COA: Een opvanglocatie in de gemeente Van idee naar opvang - Factsheet uitkeringen faciliteitenbesluit - RIB Verkoop belastingkantoor Vroedschapsstraat (24 april 2020) - RIB asielzoekerscentrum in Gorinchem (30 juni 2020) - Brief aan het COA ‘Verzoek AZC Gorinchem’ (1 juli 2020)