Document · PDF

Controleplan 2024 gemeente Gorinchem

Raadsvergadering 17 oktober 2024, gemeente GorinchemBij agendapunt: HAMERSTUK Controleplan 20247.554 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Controleplan 2024 Gemeente Gorinchem

Samenvatting

Aan de raad van Gemeente Gorinchem Postbus 108 4200 AC GORINCHEM 12 oktober 2024

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Geachte leden van de raad, Hierbij delen wij graag ons controleplan voor de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2024 met u. Dit controleplan geeft u onder andere een overzicht van de manier waarop wij met u willen samenwerken, hoe wij de controle zullen uitvoeren, welke processen en posten onze hoogste aandacht hebben en met welke tolerantie wij de controle zullen uitvoeren. Het controleplan begint met een samenvatting waarin u op twee pagina’s ziet wat de belangrijkste uitgangspunten zijn van onze samenwerking en controleaanpak. Daarna gaan wij met meer diepgang in op de reikwijdte, scope en randvoorwaarden van onze controle. Vervolgens geven wij u meer inzicht in onze controlefilosofie, onze controleaanpak en de significante risico’s die wij onderkennen bij onze controle. In het laatste deel van het controleplan stellen wij ons controleteam aan u voor. Daarnaast leggen wij uit hoe wij met u samenwerken en communiceren. Ook de controleplanning komt hierbij aan de orde.

Dit controleplan is opgezet als interactief document waar u eenvoudig doorheen kunt navigeren door op de menuopties aan de linkerzijde of de onderstreepte woorden te klikken. Tevens kunt u met de pijltjes rechtsonder een pagina terug of vooruit. Wij vragen u uit duurzaamheidsoverweging terughoudend te zijn met het printen van het controleplan. Indien wij de gebruikersvriendelijkheid van het plan kunnen verbeteren, dan horen wij dat graag van u. Wij hebben de inhoud van ons controleplan besproken in de I&O vergadering van 10 oktober 2024. Mocht u naar aanleiding van het lezen van dit controleplan nog vragen hebben, dan zijn wij graag bereid om deze, via de griffie, te beantwoorden. Wij kijken uit naar een prettige samenwerking. Met vriendelijke groet, ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.

J.G. Schuijt MSc RA

Samenvatting

Samenvatting van ons controleplan De reikwijdte van onze controleopdracht Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening. Van het jaarverslag stellen wij vast of dit niet strijdig is met de jaarrekening.

De toleranties op basis van de primaire begroting zijn als volgt:

Wij geven een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening Wij geven een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt.

Tolerantie

Bedrag

Goedkeuringstolerantie

€ 1.800.000

Uitvoeringstolerantie

€ 1.450.000

Rapporteringstolerantie

€ 125.000

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Het college geeft een oordeel over de rechtmatigheid In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. De verantwoordingsgrens wordt door de raad bepaald, maar bedraagt maximaal 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. U heeft de verantwoordingsgrens in de Financiële verordening gemeente Gorinchem 2024 vastgesteld op 3%. Wij gebruiken toleranties in onze controle Als raad bepaalt u met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie. U heeft gekozen om deze tolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Wij zijn verplicht om een deel van de goedkeuringstolerantie te ‘reserveren’ voor onontdekte fouten. Om die reden doen wij een afslag van 20% om te komen tot onze uitvoeringstolerantie. Deze wordt door ons gebruikt in de uitvoering van de controle. Wij rapporteren op uw verzoek alle bevindingen boven een rapporteringsgrens.

De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie kunnen nog wijzigen omdat deze gebaseerd zijn op de (werkelijke) totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves. Wij hebben significante risico’s geïdentificeerd Uit onze risicoanalyse en onze kennis van de sector blijkt het volgende significante risico op fouten in de getrouwheid van de jaarrekening. Vanuit de rechtmatigheidsverantwoording kan het college tot andere risico’s komen dan hier opgenomen. • Risico dat de gehanteerde schattingen bij de waardering van de grondexploitatie Groote Haar onjuist zijn Wij hebben enkele algemene frauderisico’s geïdentificeerd Ten aanzien van fraude blijkt uit onze risicoanalyse en de kennis van de sector de volgende inherente frauderisico’s: • Risico dat investeringsbudgetten gerelateerd aan projecten met een belangrijke politieke invloed worden verschoven; • Risico dat meerwerk op investeringsprojecten betaald wordt zonder dat hier een zakelijke prestatie tegenover staat; • Risico dat grondverkopen niet gebaseerd zijn op zakelijke transacties

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Samenvatting van ons controleplan Uw raad heeft ons speerpunten meegegeven Voor 2024 heeft de commissie I&O ons de volgende speerpunten meegegeven: • Interne beheersing van grote projecten, waaronder theater De Nieuwe Doelen en Banneweg • Interne beheersing met betrekking tot de rechtmatigheid van de SISA-regelingen • Financiële beheersing van het Integraal Huisvestingsplan, inclusief de spaarcomponent Wij geven onze verklaring af op de datum dat de jaarstukken worden vastgesteld Uitgangspunt voor onze planning is dat wij onze controleverklaring en definitieve accountantsverslag verstrekken op de dag van de vergadering van de gemeenteraad waarin de jaarstukken 2024 worden vastgesteld. De met de ambtelijke organisatie en het college afgestemde concepten van de controleverklaring en het accountantsverslag verstrekken wij uiterlijk 4 weken voor de betreffende raadsvergadering.

5 Samenvatting

Samenvatting

De reikwijdte van onze controle pagina

Onze controleopdracht

U heeft ons verzocht de jaarrekening 2024 van uw gemeente te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.

Op de volgende pagina hebben wij samengevat welke processen wel en welke processen niet in onze controle worden betrokken, bijvoorbeeld omdat de financiële omvang van die processen beneden onze uitvoeringstolerantie is. uitvoeringstolerantie

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Jaarstukken gemeente Gorinchem

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Onafhankelijkheid

Jaarverslag

Risicoanalyse controleaanpak

Jaarrekening

Risicoanalyse controleaanpak Programmaverantwoording

Paragrafen

Samenwerking

Balans, overzicht van baten en lasten en toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Samenwerking Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij vast dat deze niet strijdig zijn met de jaarrekening

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

6 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze controleopdracht Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Onafhankelijkheid

Risicoanalyse controleaanpak

De toleranties die wij bij onze controle zullen hanteren Toleranties De jaarrekening hoeft niet helemaal vrij te zijn van fouten en onzekerheden voordat wij een goedkeurend oordeel mogen afgeven bij de jaarrekening. Wij mogen op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) rekening houden met goedkeuringstoleranties. U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstoleranties wij hanteren. Op grond van het BADO bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. Wij geven pas een niet-goedkeurende verklaring af als wij afwijkingen in de jaarrekening constateren boven deze grenzen. U heeft als raad in de Verordening accountantscontrole gemeente Gorinchem 2024 de hiervoor genoemde toleranties vastgesteld op 1% en 3%. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel kan als volgt worden samengevat:.

Fouten Samenwerking

Samenwerking

Onzekerheden

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie Omdat wij in de controle gebruik maken van deelwaarnemingen en steekproeven zijn wij volgens onze beroepsregels verplicht om een deel van de goedkeuringstolerantie te ‘reserveren’ voor onontdekte fouten. Om die reden doen wij een afslag van 20% op de goedkeuringstolerantie om te komen tot onze uitvoeringstolerantie. De uitvoeringstolerantie wordt door ons gebruikt in de uitvoering van de controle. Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij gevonden afwijkingen aan u rapporteren. Deze grens bepaalt u zelf en is afhankelijk van de mate van detail waarmee u geïnformeerd wilt worden. De hoogte van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de nauwkeurigheid of diepgang van onze aanpak. In de Verordening accountantscontrole gemeente Gorinchem 2024 heeft u de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 125.000. Uitvoeringstolerantie Voor dit controlejaar hanteren wij, op basis van de primaire begroting, de volgende toleranties (afgerond). De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie kunnen nog wijzigen omdat deze gebaseerd zijn op de (werkelijke) totale lasten en dotaties aan de reserves.

Tolerantie

Bedrag

Goedkeuringstolerantie

€ 1.800.000

Uitvoeringstolerantie

€ 1.450.000

Rapporteringstolerantie

€ 125.000

7 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze controleopdracht Reikwijdte van de controle

De toleranties die wij bij onze controle zullen hanteren Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De hiervoor toegepaste uitvoeringstolerantie wijkt niet af van de jaarrekening. In het BADO zijn specifieke rapporterings-toleranties gegeven waaraan wij ons moeten houden. Hiervoor verwijzen we graag naar artikel 5 van het BADO.

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Onafhankelijkheid

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

WNT Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het controleprotocol WNT. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.

8 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

De processen die onze aandacht hebben tijdens de controle In de tabel hiernaast hebben wij de processen opgenomen die wij met verhoogde aandacht zullen betrekken bij onze controlewerkzaamheden. Hierbij hebben wij ook aangegeven hoe wij het risico inschatten dat de baten, lasten en/of balansmutaties die uit deze processen voortkomen, kunnen leiden tot een fout die hoger is dan onze uitvoeringstolerantie. uitvoeringstolerantie

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

De uitvoeringstolerantie wordt door ons gebruikt in de uitvoering van de controle. Het bepaalt mede welke processen onze verhoogde aandacht hebben en hoeveel testwerkzaamheden wij moeten uitvoeren om voldoende en geschikte controlebewijs te verkrijgen.

Onafhankelijkheid

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Wij besteden ook specifieke aandacht aan de processen die: • leiden tot balansmutaties, zoals investeringen; • ondersteunend zijn aan de getrouwheid van de jaarrekening, zoals risicomanagement; • een handmatig karakter hebben, zoals memoriaalboekingen.

Proces / post

Risico

Rechtmatigheidsverantwoording

Hoog

Memoriaalboekingen

Hoog

Betalingsorganisatie

Hoog

Grondexploitatie - verkoop gronden

Hoog

Prestatielevering (inkopen, subsidies, wmo)

Hoog

Investeringen en kredietbeheer

Normaal

Risicomanagement

Normaal

Analyse tussenrekeningen

Normaal

Budgetbeheer

Normaal

Planning & Control cyclus

Normaal

9 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze controleopdracht Reikwijdte van de controle

De achtergrond en inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording Achtergrond Net als vorig jaar moet het college verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. Daarom valt deze verantwoording binnen de reikwijdte van de controle van de jaarrekening. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven.

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Bij rechtmatigheid in dit kader bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Baten, lasten en balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de financiële beheershandelingen.

Onafhankelijkheid

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Rechtmatigheidscriteria In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten. • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen? Alle andere criteria worden afgedekt door het oordeel van de accountant over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze hoeven niet vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Afwijkingen In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college over geconstateerde afwijkingen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten en onduidelijkheden over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling. De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording worden opgenomen (de verantwoordingsgrens) wordt door de raad bepaald maar bedraagt maximaal 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Hieronder hebben wij voor enkele gebeurtenissen aangegeven of ze in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen. Rechtmatigheidsverantwoording Afwijkingen van wet- en regelgeving

Niet opnemen

Voorwaarden worden niet nageleefd; geen directe financiële consequenties.

Opnemen

Voorwaarden worden niet nageleefd; wel directe financiële consequenties.

Geen effectieve M&O-maatregelen, waardoor rechtmatigheidsafwijkingen ontstaan die geen effect hebben op de getrouwheid.

Geen effectieve M&O-maatregelen, maar geen rechtmatigheidsafwijkingen. Alle afwijkingen ten opzichte van de begroting (exploitatie en investeringen), ook indien deze binnen het door de raad uitgezette beleid blijven.

10 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze controleopdracht Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Onafhankelijkheid

Risicoanalyse controleaanpak

Het effect van de rechtmatigheidsverantwoording op uw en onze rol Rol van de raad De rechtmatigheidsverantwoording betekent voor u een versteviging van de kaderstellende en controlerende rol. Het is van belang dat u hier zelf actief op in blijft spelen. Kaderstellen U heeft op verschillende momenten een kaderstellende rol: 1. Bij de vaststelling van de financiële verordening. Daarin staan de (financiële) spelregels waaraan de gemeente zich moet houden. Omdat alle gemeenten verschillend zijn is het belangrijk dat hier maatwerk wordt geleverd. 2. Bij de vaststelling van de verantwoordingsgrens. Voor iedere gemeente geldt dat de raad een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat nodig zijn. U heeft de verantwoordingsgrens in de Financiële verordening gemeente Gorinchem 2024 vastgesteld op 3% van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. 3. Bij de vaststelling van het normenkader. Het normenkader is de set aan regelgeving waaraan in het kader van de rechtmatigheid moet worden voldaan.

Samenwerking

Controleren De controlerende rol komt met name aan de orde bij het vaststellen van de jaarstukken, maar heeft ook betrekking op andere documenten die aan u ter beoordeling worden voorgelegd. Bij de bespreking van de stukken wordt de rechtmatigheidsverantwoording van het college en het accountantsrapport besproken.

U kunt het college bevragen op de oorzaak van de geconstateerde fouten en onduidelijkheden, maar ook over de maatregelen die het college gaat treffen om de oorzaken hiervan weg te nemen. Rol van de accountant De verantwoording van rechtmatigheid door het college maakt deel uit van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid minimaal op het huidige kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. Wij geven een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De beoordeling van de getrouwheid geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Wij stellen vast dat wat er in staat, feitelijk juist en volledig is, maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van het college. Omdat wij geen apart oordeel meer geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening, hebben rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, voor zover deze niet van invloed zijn op het getrouwe beeld, geen invloed op de controleverklaring. Hierdoor kan het voorkomen dat er omvangrijke rechtmatigheidsfouten opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring goedkeurend is.

Dit is het geval als de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit laatste moet voor de raad uiteraard geen belemmering zijn om met het college een kritisch gesprek te voeren over de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden.

11 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze controleopdracht Reikwijdte van de controle

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Onafhankelijkheid

Risicoanalyse controleaanpak

Begrotingsrechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording Het college legt met in achtneming van de verantwoordinggrens zelf verantwoording af over het feit of het college binnen de financiële ruimte is gebleven die het van de gemeenteraad heeft gekregen. Binnen de kaders die in de wetgeving zijn gesteld, is het mogelijk om afspraken te maken met het college hoe groot deze ruimte is. In ieder geval is het altijd onrechtmatig als: 1. de door de gemeenteraad vastgestelde exploitatie- of investeringsbudgetten worden overschreden; 2. toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door de gemeenteraad zijn besloten; 3. onderschrijdingen van exploitatie- of investeringsbudgetten niet tijdig worden gemeld; 4. onderschrijdingen en overschrijdingen van baten niet tijdig worden gemeld. Wat bij het derde en vierde punt concreet bedoeld wordt met niet tijdig wordt bepaald door de ‘spelregels’ die tussen de gemeenteraad en het college zijn afgesproken. Bij het bepalen van deze spelregels heeft u als raad veel vrijheid. De commissie BBV beveelt aan om de spelregels vast te leggen in de financiële verordening. Dit heeft u gedaan in de Financiële verordening gemeente Gorinchem 2024.

Samenwerking

Een belangrijk uitgangspunt is dat het college bij haar oordeel over de begrotingsrechtmatigheid moet uitgaan van de bruto onrechtmatigheid. Dit houdt in dat zij geen rekening mag houden met de oorzaak van de budgetoverschrijding, zoals hogere opbrengsten of uitgaven in een open-eind regeling. Dergelijke budgetoverschrijdingen kunnen wel acceptabel zijn.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het toelichten en verantwoorden meer centraal staat, is het namelijk mogelijk om vooraf afspraken te maken met het college welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). Ook deze afspraken zijn in uw financiële verordening opgenomen. Alleen de begrotingsonrechtmatigheden die niet acceptabel zijn, worden in de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht, mits ze hoger zijn dan de verantwoordingsgrens. Niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden die onder de verantwoordingsgrens blijven, worden toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering.

12 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze onafhankelijkheid waarborgen we samen Een belangrijke kernwaarde van onze beroepsgroep is dat wij onafhankelijk zijn van het orgaan dat de jaarrekening opstelt. Bij uw gemeente is dit gewaarborgd omdat de gemeenteraad onze opdrachtgever is en het college verantwoordelijk is voor het opstellen van de jaarrekening.

Reikwijdte van de controle

Goedkeuringstolerantie

Belangrijkste processen

Belangrijkste processen Rechtmatigheid

Rechtmatigheid

Onafhankelijkheid

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Om onze onafhankelijkheid nog meer te garanderen zorgen we ervoor dat we bij elk verzoek dat wij ontvangen om andere (controle) werkzaamheden te verrichten, vooraf kritisch beoordelen of dit past binnen de overeenkomst die wij met u hebben. Een heel belangrijk criterium hierbij is of onze onafhankelijkheid niet in gevaar komt als wij aan het verzoek tegemoet komen.

Als wij twijfelen of we andere (controle)werkzaamheden kunnen uitvoeren, dan nemen wij contact op met de griffie om te overleggen wat de risico’s zijn voor onze onafhankelijkheid. Indien de gemeenteraad het niet wenselijk acht dat wij andere (controle) werkzaamheden uitvoeren, dan zullen wij hier naar handelen. Zo waarborgen wij onze onafhankelijkheid samen. Overigens hebben wij tot op heden geen verzoeken ontvangen om andere (controle)werkzaamheden uit te voeren. Een andere maatregel die wij nemen is dat alle teamleden die betrokken zijn bij de controle van uw gemeente, persoonlijk moeten verklaren onafhankelijk te zijn van de gemeente. Deze verklaring wordt in ons controledossier opgenomen.

13 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze controlefilosofie: controle op basis van het aangepaste 3-lines model Onze controlefilosofie is, naast het controleren van de jaarrekening, gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. Dit doen wij door middel van het aangepaste 3-lines model. Hierin zijn de traditionele drie lijnen vervangen door zes principes, die hieronder zijn samengevat.

Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. Hierbij nemen wij het zogenaamde push-left principe als uitgangspunt. Het push-left principe is erop gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn ondervangen worden.

Risicoanalyse controleaanpak

Risicoanalyse controleaanpak Controlefilosofie

Controlefilosofie

Controlemethode

Data-analyse en innovatie

Maar belangrijker is dat in dit model meer dat voorheen de nadruk gelegd wordt op de zachte controlemaatregelen in de organisatie. Deze soft controls zijn van grote waarde voor de interne beheersing van uw gemeente en voor onze risicoanalyse in de controleaanpak. Zonder soft controls kunnen we niet controleren. Ze zijn randvoorwaardelijk voor de werking van harde beheersmaatregelen.

Fraude

Significante risico’s

Significante risico’s Speerpunten van de raad

Speerpunten van de raad

Samenwerking

Tijdens onze controle brengen wij daarom met behulp van het aangepaste 3-lines model de totale controleomgeving van de gemeente in beeld. De kwaliteit van de soft controls bepalen mede de hoeveelheid werkzaamheden die we gaan verrichten voor het vaststellen van de werking van de “harde” interne beheersmaatregelen en de omvang van onze gegevensgerichte werkzaamheden. Waar wij op basis van onze ervaring verbetermogelijkheden zien, zullen wij dit opnemen in ons rapport van bevindingen.

14 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Onze controlemethode: risicogericht, data-gedreven en pragmatisch Bij onze controlemethodiek plannen en voeren we ons werk uit op basis van een top-down risicobenadering. Hiermee streven we naar een zo pragmatisch mogelijke controle waarbij continu de kwaliteit wordt gewaarborgd. Hieronder is dit grafisch weergegeven. Als basis voor de controleaanpak zal in overleg met de 3de lijn een risicoanalyse opgesteld worden. De 3de lijn gebruikt dit bij haar werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording, wij voor de controle van de jaarrekening. Deze risicoanalyse is gebaseerd op de processen en posten in de jaarrekening die op basis van de begroting naar verwachting materieel zijn voor de jaarrekening. Onze risicoinschatting bepaalt ook de manier, timing en diepgang van het uit te voeren testwerk, alsmede de speerpunten van onze controle. Wij verrichten pas eigen (gegevensgerichte) werkzaamheden als u dit zelf niet doet en als er sprake is van concrete risico’s.

risicoanalyse

3de lijn

rechtmatigheidsverantwoording

Risicoanalyse controleaanpak

Risicoanalyse controleaanpak Controlefilosofie

processen

speerpunten

Controlefilosofie

Controlemethode

Data-analyse en innovatie

Data-analyse en innovatie Fraude

Fraude

Significante risico’s

Significante risico’s Speerpunten van de raad

Speerpunten van de raad

Samenwerking

In onze controle maken wij zoveel als mogelijk gebruik van uw ITomgeving voor zover relevant voor onze controle. Wij gaan daarom samen met de organisatie kijken hoe er gesteund kan worden op de beheersprocessen binnen de IT-omgeving. Deze werkzaamheden richten zich vooral op de algemene IT-beheersingsmaatregelen rondom de belangrijkste financiële applicaties. data-analyse

Wij maken daarnaast gebruik van diverse data-analyse oplossingen. Hierdoor wordt de kwaliteit van onze werkzaamheden verhoogd, omdat we niet uitsluitend gebruik maken van deelwaarnemingen, maar gericht zoeken naar afwijkingen in uw totale datapopulatie. Wij stellen deze oplossingen ook graag beschikbaar aan uw 3de lijn. Tegelijkertijd adviseren wij de organisatie hoe zij uw IT-omgeving kunnen inrichten om een meer data-gedreven audit nog beter mogelijk te maken.

15 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Risicoanalyse controleaanpak Controlefilosofie

Controlefilosofie

Controlemethode

Data-analyse en innovatie

Data-analyse en innovatie Fraude

Fraude

Significante risico’s

Significante risico’s Speerpunten van de raad

Speerpunten van de raad

Samenwerking

Onze controlemethode: IT-audit neemt een belangrijke plaats in IT-audit In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij een IT-audit naar de opzet en het bestaan van de algemene IT-beheers-maatregelen uitvoeren. Dit zijn de beheersmaatregelen die uw organisatie heeft getroffen om ervoor te zorgen dat de IT-systemen betrouwbaar en integer zijn. Ze leveren een belangrijke bijdrage aan het mitigeren van de risico’s op onbeheerste wijzigingen, het optreden van verstoringen met impact op de gegevensverwerking en ongeautoriseerde handelingen. Hierbij richten wij ons op de voor de jaarrekening belangrijkste applicaties, waaronder: • Decade (financiële administratie); • Suite voor Sociaal Domein (Wmo) • AFAS (salarisadministratie) • Gouw (belastingen) • Spendcloud (inkopen en factuurbeheer) • Powerbrowser (vergunningen en bouwleges)

Onze IT-auditwerkzaamheden hebben niet als doel om te komen tot een beoordeling van de IT-organisatie of IT-omgeving als geheel, maar zijn uitsluitend gericht geweest op het verkrijgen van voldoende zekerheid ten aanzien van de continue, betrouwbare werking van de IT-omgeving en beheersing van de betreffende processen met behulp van uw systemen en data voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening.

16 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Data-analyse en audit innovatie zijn onderdeel van onze aanpak In de controle zetten wij diverse vormen van data-analyse in. Deze data-analyses hebben tot doel met een grotere effectiviteit de controle uit te voeren. Zo worden in de plaats van deelwaarnemingen alle items in een populatie gecontroleerd. De vormen van data-analyse die wij gaan inzetten bij de controle van de jaarrekening 2024 hebben wij hieronder samengevat.

Daarnaast gaan we met u een ontwikkeling in naar een data-gedreven organisatie waarin de interne controle niet meer plaatsvindt op basis van omvangrijke steekproeven, maar op basis van een continue risicogerichte (data)-analyse op de hele populatie. Dit willen we realiseren door een verregaande mate van robotisering van de IC en de 3de lijn.

Met uw organisatie maken wij afspraken over de manier en timing van de aanlevering van de data. Tevens zullen wij samen met de organisatie de eerste stappen zetten om het gebruik van data-analyse in de komende jaren verder uit te breiden.

Dit jaar gaan wij samen met de organisatie de eerste robots ontwikkelen, waaronder op het inkoopproces en het sociaal domein.

Controlefilosofie

Data-analyse tool

Inzet in de controle

Controlemethode

Datasnipper

Deze oplossing ondersteunt bij de controle van standaardprocessen, zoals inkomende facturen. Tevens ondersteunt deze applicatie bij het vaststellen van de rekenkundige juistheid en interne consistentie van uw jaarstukken.

Betalingsanalyse (CAMT.053)

Via een door ons ontwikkelde algoritme in Power BI maken wij een integrale vergelijking tussen uw volledige betalingsgegevens, uw leveranciersbestanden, uw uitkeringsadministratie en uw personeelsgegevens. Tevens maken wij diverse dwarsdoorsneden van uw inkomende en uitgaande betalingen. Deze oplossing zetten we onder andere in als onderdeel van de werkzaamheden om fraude te detecteren.

Power BI

Met behulp van de Power BI identificeren wij, door zelf de patronen in uw boekingen en werkwijzen te herkennen, ongebruikelijke transacties. Ook deze oplossing zetten we vooral in als onderdeel van de werkzaamheden om fraude te detecteren.

Controlemethode

Data-analyse en innovatie

Data-analyse en innovatie Fraude

Fraude

Significante risico’s

Significante risico’s Speerpunten van de raad

Speerpunten van de raad

Samenwerking

17 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Risicoanalyse controleaanpak Controlefilosofie

Controlefilosofie

Frauderisico’s hebben een belangrijke invloed op onze aanpak Verantwoordelijkheid voor fraude ligt bij u en het college De primaire verantwoordelijkheid voor de preventie en detectie van fraude ligt bij het college van burgemeester en wethouders. Het is onze verantwoordelijkheid als accountants om door planning en uitvoering van de controle een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen over de vraag of de financiële overzichten als geheel vrij zijn van een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude (of van fouten). Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt.

Controlemethode

Data-analyse en innovatie

Data-analyse en innovatie Fraude

Fraude

Significante risico’s

Significante risico’s Speerpunten van de raad

Speerpunten van de raad

Samenwerking

Uw organisatie beschikt over een interne frauderisicoanalyse, die nog in ontwikkeling is. Tijdens onze controle beoordelen wij de actualiteit van de frauderisicoanalyse en de integratie van frauderisico’s in de bedrijfsvoering. Tevens zullen wij samen met de 3de lijn beoordelen op welke wijze wij de risico’s in de frauderisicoanalyse volledig kunnen betrekken in de werkzaamheden van de 3de lijn en onze werkzaamheden Controlewerkzaamheden in het kader van fraude Naast het betrekken van de inventarisatie van de interne frauderisico’s, zullen wij op basis van onze beroepsregels de volgende aanvullende werkzaamheden uitvoeren in het kader van fraude. Waar mogelijk maken we gebruik van de werkzaamheden die de derde lijn al heeft uitgevoerd.

• Het uitvoeren van een aanvullende sector-brede eigen risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid worden afgezet tegen de kans en de impact. Voor de gemeentespecifieke risico’s maken wij gebruik van de interne frauderisicoanalyse. Op de volgende sheet hebben wij de door ons gesignaleerde frauderisico’s specifiek benoemd; • Het onderwerp fraude bespreken met de gemeenteraad, het college, de gemeentesecretaris en de concerncontroller; • Beoordelen of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding geven tot een verhoogd risico; • Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Integrale analyse van de financiële administratie op ongebruikelijke boekingen, zoals onverwachte verschuivingen tussen budgetten en/of kredieten; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere werkzaamheden uitvoeren op een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. frauderisico’s

Fraude in de controleverklaring Wij zijn verplicht om in onze controleverklaring een aparte sectie op te nemen over fraude. Hierin staat welke werkzaamheden wij hebben uitgevoerd om frauderisico’s te onderkennen die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang en om deze risico’s te mitigeren. In de verklaring zullen wij ook opnemen wat de belangrijkste waarnemingen en uitkomsten zijn van deze werkzaamheden.

18 Samenvatting

Samenvatting

De significante risico’s die wij voor dit controlejaar onderkennen controlefilosofie

Zoals wij hebben uitgelegd bij onze controlefilosofie en controlemethode, verrichten wij bij de start van onze controle een (uitvoerige) analyse van de controleomgeving binnen uw totale organisatie. Hierbij beoordelen we elementen zoals: • De organisatiestructuur en organisatiecultuur van de gemeente; • De wijze waarop leiderschap is ingericht en wordt uitgevoerd; • De doelstellingen en ambities van de coalitie, het college van B&W en de directie; • De wijze waarop de gemeenteraad de realisatie van deze doelstellingen en ambities bewaakt; • De wijze waarop er binnen de gemeente wordt gecommuniceerd, gedelegeerd, gerapporteerd en toezicht wordt gehouden.

controlemethode

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Risicoanalyse controleaanpak Controlefilosofie

Controlefilosofie

Controlemethode

Samen met externe ontwikkelingen en onze ervaringen met andere gemeenten, gebruiken we deze informatie als input voor onze risicoanalyse. De risicoanalyse bespreken we vervolgens met verschillende medewerkers van de gemeente om deze aan te vullen met uw kennis en ervaring. Op dit moment heeft dat geleid tot de onderstaande significante risico’s. Wij zijn verplicht om specifieke werkzaamheden uit te voeren op het algemene frauderisico dat het college en de directie haar positie kan misbruiken om de interne beheersing te doorbreken. Dit hebben wij vertaald in concrete frauderisico’s die voor al onze gemeenten gelden. Wij hebben geen aanleiding te veronderstellen dat er specifiek voor uw gemeente een aanvullend risico is dat het college en de directie misbruik maakt van haar positie.

Data-analyse en innovatie

Data-analyse en innovatie Fraude

Risico

Fraude

Fouten

Schattingen

Fraude

Significante risico’s

Significante risico’s Speerpunten van de raad

Risico dat investeringsbudgetten gerelateerd aan projecten met een belangrijke politieke invloed worden verschoven





Risico dat meerwerk op investeringsprojecten betaald wordt zonder dat hier een zakelijke prestatie tegenover staat.





Risico dat grondverkopen niet gebaseerd zijn op zakelijke transacties





Risico dat de gehanteerde schattingen bij de waardering van de grondexploitatie Groote Haar onjuist zijn





Speerpunten van de raad

Samenwerking

19 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Risicoanalyse controleaanpak Controlefilosofie

Controlefilosofie

Controlemethode

Data-analyse en innovatie

Data-analyse en innovatie Fraude

Fraude

Significante risico’s

Significante risico’s Speerpunten van de raad

Speerpunten van de raad

Samenwerking

Wij geven extra aandacht aan de speerpunten die u ons meegeeft Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zijn aspecten van de organisatie, bedrijfsvoering of jaarrekening die in het verlengde van onze reguliere controle liggen, maar waarover wij met meer aandacht en diepgang zullen rapporteren in ons rapport van bevindingen. Voor 2024 heeft de commissie I&O ons de volgende specifieke speerpunten meegeven: • Interne beheersing van grote projecten, waaronder theater De Nieuwe Doelen en Banneweg • Interne beheersing met betrekking tot de rechtmatigheid van de SISA-regelingen • Financiële beheersing van het Integraal Huisvestingsplan, inclusief de spaarcomponent

20 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Samenwerking Controleteam

Controle is mensenwerk; graag stellen wij onze teamleden aan u voor Onze visie op de opbouw van ons controleteam Het uitvoeren van een controle is mensenwerk. In onze visie begint een goede kwalitatieve controle bij de kennis, ervaring en toewijding van onze medewerkers. Daarom hebben wij ons gespecialiseerd in de controle van lokale overheden. Hiermee waarborgen we dat de medewerkers in ons team over de specifieke kennis beschikken ten aanzien van relevante wet- en regelgeving, zoals het BBV, BADO, WNT en alle SiSa-regelingen. Zonder deze kennis hebben wij als Overheidsaccountants immers geen bestaansrecht. Daarnaast zijn onze teams klein en overzichtelijk om focus te blijven houden op uw controle en een persoonlijke aanpak te kunnen garanderen. Alle medewerkers van ons team werken een groot deel van het jaar aan de controle van gemeenten. Het voordeel voor u is dat u een controleteam krijgt dat goed op elkaar is ingespeeld, dat gewend is om onderling tijdig en volledig te communiceren en het leuk vindt om samen aan de controle van de gemeente te werken.

Controleteam

Samenwerking 3de lijn

Rapportages

Rapportages Communicatie

Escalatie

Communicatie Escalatie

Planning van de controle

Afhankelijkheid van derden

De medewerkers van het controleteam dat wij voor u beschikbaar hebben, stellen zich op de volgende pagina aan u voor. Mocht u vragen hebben aan één van hen, neem dan gerust contact men hen op. volgende pagina

Onze verwachte urenbesteding De controle van de jaarrekening vereist voldoende tijd en aandacht van het controleteam. Hierbij beogen we een passende verdeling binnen het team ten aanzien van de onderwerpen, kennis en betrokkenheid. Ingevolge de maatregelen “In het Publiek belang” binnen de accountancysector rapporteren wij over onze urenbesteding ten aanzien van de jaarrekeningcontrole. Teamlid

Begrote uren

Partner

Manager

Controleleider

128

Beginnend controleleider

128

Assistent accountant

256

Totaal uren

680

21 Samenvatting

Samenvatting

Controle is mensenwerk; graag stellen wij onze teamleden aan u voor

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Ronny Schuijt

Raymond Lozekoot

Roy Biswane

Partner

Manager

Controleleider



Haarlem



Haarlem



Haarlem



06-15428098



06-81366753



06-38707370



r.schuijt@etl-ao.nl



r.lozekoot@etl-ao.nl



r.biswane@etl-ao.nl

Samenwerking

Samenwerking Controleteam

Controleteam

Samenwerking 3de lijn

Rapportages

Rapportages Communicatie

Escalatie

Communicatie Escalatie

Planning van de controle

Bart Wegman

Michelle Boersma

Cas Bonnema

Flip van Ooij

Controleleider

Assistent Accountant

IT-auditor



Haarlem



Haarlem



Haarlem



Haarlem



06-50450353



06-37320795



06-22245749



06-44219514



b.wegman@etl-ao.nl



m.boersma@etl-ao.nl

 c.bonnema@etl-ao.nl

Afhankelijkheid van derden

 f.vanooij@etl-ao.nl

22 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

De samenwerking met uw 3de lijn is erg belangrijk in onze controle Onze visie op de samenwerking met uw 3de lijn Wij zien de controle van uw jaarrekening en de werkzaamheden ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording als gezamenlijk project. Graag werken wij daarom nauw samen met de medewerkers van uw gemeente, in het bijzonder met de 3de lijn. Wij gebruiken uw 3de lijn, net als bij de controle van de jaarrekening 2023, als onderdeel van het interne beheersingskader van de gemeente.

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Samenwerking Controleteam

Controleteam

Samenwerking 3de lijn

Rapportages

Rapportages Communicatie

Escalatie

Communicatie Escalatie

Planning van de controle

Afhankelijkheid van derden

Hoe wij de samenwerking met de 3de lijn vormgeven Binnen de kaders van onze opdracht en vaktechnische eisen maken wij dus zoveel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de 3de lijn om dubbele controles te voorkomen. Hierbij streven wij ernaar om het gezamenlijke controleproces zoals wij die hebben uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening 2023, op dezelfde wijze te continueren.

Deze samenwerking gaat uit van de volgende uitgangspunten: • Jaarlijks maakt de 3de lijn per proces een opzet van de uit te voeren werkzaamheden. Wij stemmen voorafgaand aan de uitvoering van deze werkzaamheden af wat de gewenste omvang van de werkzaamheden is en met welke diepgang de 3de lijn haar werkzaamheden uitvoert. • De lijnorganisatie en de 3de lijn verrichten de controlewerkzaamheden zoals in het controleplan zijn opgenomen en leggen de genomen stappen en geconstateerde bevindingen zichtbaar vast. Hierdoor zijn de werkzaamheden voor ons controleerbaar; • De 3de lijn trekt op basis van alle uitgevoerde werkzaamheden conclusies over de betrouwbaarheid van de processen en de cijfers in de jaarrekening van de gemeente. Deze conclusies vormen de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college; • Wij toetsen deze conclusies en onderliggende werkzaamheden. We zullen deze werkzaamheden reproduceren om te beoordelen of wij tot dezelfde bevindingen en conclusies komen. Als dit het geval is, zullen wij deze bevindingen en conclusies van de 3de lijn overnemen. Dit betekent niet dat wij dubbel werk verrichten, maar dat wij kritisch kijken op welke wijze de 3de lijn tot haar oordeelsvorming is gekomen.

23 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Wij rapporteren op verschillende manieren met u en uw organisatie Wij brengen verschillende formele rapportages uit. In de tabel hieronder hebben wij opgenomen welke formele rapportages wij zullen uitbrengen per doelgroep. Tevens hebben wij aangegeven wanneer wij verwachten te zullen gaan rapporteren. De startnotitie bevat de belangrijkste afspraken over onze samenwerking, zodat het einddoel voor ons, de organisatie, de 3de lijn en het college helder is. Het geeft een samenvatting van hetgeen we van elkaar mogen verwachten en biedt houvast om gedurende het proces de actuele status te bepalen en te evalueren waar bijsturing wenselijk is. Het bevat alle voor de controle relevante processen, risico’s en IT-systemen, alsmede de uitgebreide controleaanpak. Hiermee vormt de startnotitie het kennisdocument voor uw organisatie en onze medewerkers. Gemeenteraad

Samenwerking

B&W

In de managementletter gaan wij dieper in op ontwikkelingen en risico's in de bedrijfsvoering. Wij rapporteren over de bevindingen en geven verbeterpunten en aandachtspunten aan. In de boardletter rapporten wij de bevindingen naar aanleiding van de interim-controle meer op hoofdlijnen aan de gemeenteraad. Het accountantsverslag geeft een samenvatting van de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole, inclusief de belangrijkste bevindingen uit de interim-controle. In dit verslag nemen wij benchmarkgegevens op over de financiële positie van uw gemeente en analyseren deze.

3de lijn

Organisatie

Samenwerking Controleplan

Controleteam



Verwachte maand rapportage oktober 2024

Controleteam

Samenwerking 3de lijn

Startnotitie



oktober 2024

Rapportages

Managementletter



november 2024

IT-audit rapport



december 2024

Rapportages

Communicatie

Escalatie

Communicatie Escalatie

Planning van de controle

Boardletter



Afhankelijkheid van derden

Accountantsverslag en controleverklaring



juni 2025

Evaluatie samenwerking



juli 2025

december 2024

Afhankelijkheid van derden

24 Samenvatting

Samenvatting

Belangrijke onderwerpen en aandachtspunten worden specifiek met u gecommuniceerd Als ETL Assurance & Overheidsaccountants vinden wij het belangrijk om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste onderwerpen en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel.

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Controleplan

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant.



Bevestiging van onze onafhankelijkheid



Controleteam

Boardletter

Accountantsverslag



Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle



Eventuele ontdekte of vermoede fraude



Niet-naleven van wet- en regelgeving



 

Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring.

Controleteam



Ons standpunt over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Communicatie

Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces

Escalatie

Niet gecorrigeerde afwijkingen



Samenwerking 3de lijn

Rapportages

Rapportages Communicatie

Escalatie

Vereiste communicatie grond van controlestandaarden

Planning van de controle

Afhankelijkheid van derden

Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente

Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s.



25 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Wij hopen dat het niet nodig is, maar er is sprake van een duidelijke escalatieprocedure We hopen dat het niet gebeurd, maar het kan voorkomen dat er een verschil van inzicht ontstaat tussen het controleteam en de organisatie. Om dat zoveel mogelijk te voorkomen is het van belang dat mogelijke bijzonderheden of vertragingen bij het afsluiten van de administratie, het opstellen van de jaarstukken en het uitvoeren van de 3de lijn direct worden gemeld bij de manager van ons controleteam. We kunnen dan in overleg bijsturen en waar nodig opschalen zodat direct maatregelen genomen kunnen worden om te voorkomen dat de doorlooptijd van de controle en/of de aard van de verklaring in het geding komen.

In situaties waarin een verschil van inzicht bestaat tussen ons en de organisatie, zullen achtereenvolgens de onderstaande escalatielijnen doorlopen worden. Hierbij is het van belang dat altijd onderin deze escalatieladder wordt begonnen met de afstemming.

controleteam

Uiteraard vindt escalatie pas plaats na een hoor- en wederhoorfase. In geval van een (mogelijke) escalatie wordt de directie geïnformeerd en desgewenst om advies gevraagd. De escalatielijn kan ingeroepen worden door zowel de gemeente als ons.

Mocht blijken dat het niet mogelijk is om de afgesproken planning te realiseren, dan wel dat er een realistisch risico is dat wij geen goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven, dan zullen wij dit samen met de organisatie direct communiceren met de wethouder Financiën en de griffie. 1

Controleteam

Samenwerking 3de lijn

Rapportages

Onafhankelijk partner ETL

Situatie waarin sprake is van een persoonlijk geschil tussen ETL en directie/college

Griffier

Rapportages

Ronny Schuijt

Communicatie

Escalatie

Communicatie

Situatie waarin de planning of het oordeel van de controleverklaring in gevaar zijn

Griffier

Escalatie Planning van de controle

Planning van de controle

Afhankelijkheid van derden

Ronny Schuijt Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de directie

Gemeentesecretaris & eventueel wethouder Raymond Lozekoot

Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de organisatie

Concerncontroller

26 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

De planning van onze controle in één overzicht Uitgangspunt voor de planning van de jaarrekeningcontrole is dat wij onze controleverklaring en definitieve accountantsverslag kunnen verstrekken op de dag van de vergadering van de gemeenteraad waarin de jaarstukken 2024 worden besproken. De met de ambtelijke organisatie en het college afgestemde concepten van de controleverklaring en het accountantsverslag verstrekken wij uiterlijk 4 weken voor de betreffende raadsvergadering.

Dit uitgangspunt is haalbaar indien zowel de organisatie als wij alle gemaakte afspraken onverkort nakomen. Daarbij is het tevens van belang dat de controle-informatie juist, volledig en tijdig beschikbaar is, in het bijzonder voor de controle van de significante risico’s. Hieronder is de planning op hoofdlijnen weergegeven.

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Sep-Okt

Okt-Nov

Dec-Feb

Jul - Apr

Feb-Mei

Jun - Jul

Planningsfase

Controle opzet processen

Voorbereiding jaarrekeningcontrole

Uitvoering 3de lijn

Jaarrekeningcontrole

Bespreking en evaluatie

• Bespreken controleplan • Kennis nemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Bespreken samenwerking met 3de lijn • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering • Opzet algemene ITbeheersing beoordelen Opdrachtbevestiging Opdrachtbevestiging raad raad

• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn

• Bespreken 3de lijn-plan en werkprogramma • Gegevensgerichte controles op de processen

• Controle grondexploitaties • Controle WNT • Controle SiSa regelingen • Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Bespreken uitkomsten controle

• Bespreking accountantsverslag met organisatie, college en raad. • Evaluatie

Managementletter Managementletter college college

Boardletter gemeenteraad

3de lijn-rapportage organisatie

Overzicht bevindingen organisatie

Accountantsverslag raad

Controleplan Controleplan raad raad

Managementmeeting Managementmeeting organisatie organisatie

LOTS organisatie

Managementmeeting organisatie

Controleverklaring raad

Samenwerking Controleteam

Controleteam

Samenwerking 3de lijn

Rapportages

Rapportages Communicatie

Escalatie

Communicatie Escalatie

Planning van de controle

Afhankelijkheid van derden

• Bespreken risicovolle dossiers met organisatie ter voorbereiding op jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken • Pre-controle van makkelijk op te leveren posten en onderwerpen

Startnotitie organisatie

27 Samenvatting

Samenvatting

Onze controleopdracht

U en wij zijn afhankelijk van derden om de controle tijdig af te ronden Een deel van de taken van de gemeente heeft u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat u afhankelijk bent van derden voor de verantwoording van de baten en lasten in de jaarrekening die voortkomen uit deze taken. In een aantal gevallen ontvangt u van de derde partij een financiële verantwoording inclusief controleverklaring. Soms moet u echter zelf een beeld vormen van de juistheid en volledigheid van de baten en lasten die voortkomen uit de uitbestede taken.

Risicoanalyse controleaanpak

Samenwerking

Onderwerp

1 PGB

Controleteam

Partij waaraan is uitbesteed

SVB

Controleteam

Samenwerking 3de lijn

Rapportages

Rapportages Communicatie

Escalatie

2 Participatiewet Avres

Communicatie Escalatie

Planning van de controle

Afhankelijkheid van derden

3 Jeugdwet

Dienst Gezondheid & Jeugd

Onderstaand hebben wij een overzicht opgenomen waarin voor de uitbestede taken die naar verwachting materieel zijn voor de jaarrekening, opgenomen is: • welke gemeentelijke taken het betreft; • wie de uitvoerende partij is; • op welke wijze de uitvoerende partij verantwoording aflegt; • of de organisatie al concrete afspraken gemaakt heeft wanneer de derde de verantwoording aanlevert; • op welke wijze wij deze verantwoording controleren in het kader van onze verantwoordelijkheid om een verklaring af te geven bij de jaarrekening van uw gemeente.

Wijze van verantwoording

Afspraken gemaakt ja

Verantwoording over trekkingsrechten met controleverklaring en verslag van bevindingen door Audit Dienst SVB Specifieke verantwoording van de uitkeringen en nog openstaande vorderingen met controleverklaring Specifieke verantwoording van de zorgkosten met controleverklaring





Aanpak ETL

nee 

Beoordelen van de verantwoording van het SVB, inclusief analyseren van de bevindingen voor de jaarrekening van de gemeente.



Beoordelen van de aansluiting tussen financiële administratie en verantwoording, alsmede review op werkzaamheden accountant van derde.



Beoordelen van de aansluiting tussen financiële administratie en verantwoording, alsmede review op werkzaamheden accountant van derde.

Wij kijken uit naar een mooie samenwerking

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Gorinchem&id=96fb2bbe-9d3c-4bdf-b3b3-8376662610d0