Concept liquidatieplan GR-AV

BIJLAGE CONCEPT LIQUIDATIEPLAN Samenvatting concept-liquidatieplan Juridisch is de GR-AV een collegeregeling. Dit betekent dat de colleges besluiten over de instandhouding en opheffing. Dat ingeval van opheffing de colleges handelen op verzoek van het algemeen bestuur en toestemming bij de raden ophalen, is overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling Deze bijlage, het concept-liquidatieplan, is onderdeel van het bestuurlijk voorstel inzake het herijken van de bestuurlijke samenwerking in de regio Alblasserwaard-Vijfheerenlanden. Een van de gevolgen van de bestuurlijke herijking is het opheffen van de gemeenschappelijke regeling AlblasserwaardVijfheerenlanden. Het concept-liquidatieplan volgt met het bestuurlijk voorstel betreffende het herijken van de regionale samenwerking, een traject via colleges en raden nadat het algemeen bestuur het bestuurlijk voorstel (inclusief concept-liquidatieplan) voorlopig heeft vastgesteld. Het opheffen vereist unanieme besluitvorming van colleges en toestemming van Raden (artikel 24 lid 2 GR). Vanaf het moment waarop de GR-AV in liquidatie treedt, heeft zij geen bevoegdheden meer als openbaar lichaam. Het bestuur van de GR AV is nog wel verplicht om alle zaken volgens het conceptliquidatieplan tot het moment van de ontbinding af te wikkelen.

Het opheffen van de gemeenschappelijke regeling Inleiding De Gemeenschappelijke Regeling Alblasserwaard-Vijfheerenlanden is opgericht op 1 december 2007 door 6 gemeenten in de Alblasserwaard-Vijfheerenlanden. In verband met vermindering van het aantal gemeenten binnen het samenwerkingsverband en een provinciale grensverschuiving, is vanuit het programma ‘Grenzeloos Samenwerken’ een nieuwe vorm van samenwerking opgezet. Hiervoor is per 1 januari 2019 de Gemeenschappelijke Regeling aangepast. Sindsdien is de Gemeenschappelijke Regeling (afgekort GR-AV) niet meer gewijzigd. Thans is het opheffen van de GR aan de orde. In artikel 24 van deze GR staan de volgende bepalingen met betrekking tot het opheffen van de GR: Artikel 24 Opheffing 1. Het algemeen bestuur kan een voorstel tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling voorleggen aan de deelnemers. Het voorstel tot opheffing is voorzien van een conceptliquidatieplan. 2. Opheffing van de gemeenschappelijke regeling vindt plaats door een daartoe strekkend besluit van alle deelnemende bestuursorganen, voorzien van toestemming van de raden. 3. Het algemeen bestuur stelt het liquidatieplan vast. Alvorens tot vaststelling over te gaan stelt het algemeen bestuur de raden in de gelegenheid hun zienswijze over het concept naar voren te brengen. 4.

Het liquidatieplan regelt in ieder geval: a.de wijze waarop de deelnemers verplicht zijn bij te dragen in de financiële gevolgen van opheffing; b.de wijze waarop de rechten en plichten van het openbaar lichaam worden verdeeld over de deelnemers; c.de gevolgen van de opheffing voor het personeel. 5. Bij de ontbinding van het openbaar lichaam in verband met de opheffing van de regeling of anderszins, blijft het lichaam voortbestaan voor zover dat voor de vereffening van het vermogen noodzakelijk is. 1 Concept liquidatieplan GR-AV

Financiële gevolgen voor de deelnemers bij opheffing De verwachte vermogenspositie onder aftrek van de verplichtingen die het gevolg zijn van de liquidatie, resulteert voor de deelnemers in een voordelige financiële uitkomst. Het eerste voorschot aan de deelnemers vindt plaats binnen 3 maanden na de balansdatum van de liquidatie. Uitkering vindt plaats op basis van het inwonertal per 1 januari 2023. Qua overdracht van rechten en plichten is de zorg voor het archief van de GR-AV een verplicht aandachtspunt voor de gemeenten. Afbakening Het concept liquidatieplan gaat in op de juridische, bedrijfseconomische/financiële en personele aspecten bij de opheffing en de vereffening van de gemeenschappelijke regeling AlblasserwaardVijfheerenlanden. Vanuit genoemde aspecten wordt in dit plan een weergave gegeven van de “stand van zaken” die van belang is voor het voltooien van het liquidatieproces en de te ondernemen stappen daarin. Hiertoe is de huidige situatie in beeld gebracht (contracten, afspraken, besluiten e.d.) en wordt geadviseerd over de wijze van overdracht. Volledigheidshalve wordt hier nogmaals opgemerkt dat dit plan niet ingaat op organisatorische aspecten van de bedrijfsvoering in de nieuwe werkwijze van regionaal samenwerken.

Dergelijke zaken staan in het bestuurlijk voorstel over het invullen van regionale samenwerking vanaf het moment waarop de huidige GR in liquidatie is. De procedure om te komen tot het vaststellen van het definitieve liquidatieplan De te nemen stappen in tijdsvolgorde  Het algemeen bestuur stelt het concept liquidatieplan vast en verzoekt de colleges om tot het opheffen van de GR-AV te besluiten.  De colleges vragen toestemming van de raden om de GR-AV op te heffen  De colleges informeren het algemeen bestuur over het genomen besluit om de GR-AV op te heffen.  Het algemeen bestuur zet de GR-AV in de status van “in liquidatie”, stelt het liquidatieplan vast en start met het uitvoeren van het liquidatieplan.  Nadat alle werkzaamheden zijn uitgevoerd besluit het algemeen bestuur het besluit om de GRAV in liquidatie te ontbinden. Hierbij kan voor zover noodzakelijk een notariële akte van levering van eigendommen, rechten en plichten worden opgesteld. De doorlooptijd tot het moment waarop de GR in liquidatie treedt hangt mede af van tempo van besluitvorming bij colleges (en raden) en of tijdens het liquidatieproces snel overeenstemming met debiteuren en crediteuren kan worden bereikt. De verwachte termijn tot het moment van ontbinding bedraagt maximaal 1 ½ jaar.

Bestuurlijk-juridische gevolgen tijdens het proces Na het besluit tot opheffing door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten, is de GRAV nog niet verdwenen. Zij zal nog enige tijd blijven voortbestaan. Tot en met het moment waarop het Algemeen Bestuur na het traject van zienswijze haar definitieve besluit over het opheffen van de GR neemt en gelijktijdig het liquidatieplan vaststelt verandert er niets. Vanzelfsprekend heeft het dagelijks bestuur en de netwerkmanager vanaf heden een zorgplicht voor de huidige en toekomstige belangen van de deelnemers. Het betekent dat nieuwe verplichtingen, tenzij in verband staande met de liquidatie, niet meer worden aangegaan. Door de opheffing en de overdracht van de voormalige taken en bevoegdheden kan zij haar voormalige taken en bevoegdheden op grond van de gemeenschappelijke regeling ook niet meer uitoefenen. Pas na het afronden van de liquidatie en de vereffening zal de GR-AV ook feitelijk pas verdwijnen. Tot die tijd blijven ook de huidige bestuurders lid van het algemeen respectievelijk het dagelijks bestuur van de GR-AV en blijven de overige bepalingen van de GR-AV van kracht. 2 Concept liquidatieplan GR-AV

Vanaf de datum waarop het algemeen bestuur tot opheffing besluit, geraakt de GR AV in staat van liquidatie en gaat onder de naam GR-AV in liquidatie verder door het leven. Dit is dan een zogeheten “romp” gemeenschappelijke regeling, die belast zal zijn met de liquidatie en de vereffening van de gemeenschappelijke regeling. Er resteert voor de GR-AV in liquidatie dan een aantal taken die moeten worden afgewikkeld. Het gaat hierbij onder meer om: Het voeren van een volledige administratie, waaronder het verwerken van facturen die binnenkomen, het verwerken van loonafdrachten, het doen van Btw-aangifte en overige informatievoorziening voor derden (bijvoorbeeld C.B.S.) Het opstellen van de jaarrekening 2024 en eventuele volgende jaren Het afrekenen van de uiteindelijk resterende middelen; Het afwikkelen van contracten die over de jaargrens heenlopen; Verzoeken beoordelen op basis van de Wet Open Overheid (WOO); Het behandelen van klachten en het behandelen van overige verzoeken; Het organiseren en faciliteren van bestuurlijke vergaderingen en de daarbij behorende besluitvormingsprocedure; Het completeren van het archief met documenten naar aanleiding van bovenstaande activiteiten; Archiefbeheer en archiefoverdracht. Bovenstaande beheersmatige activiteiten moeten door de GR-AV in liquidatie worden uitgevoerd.

Pas na de laatste handeling in dit kader, namelijk het vaststellen van de jaarrekening over het laatste jaar waarin taken zijn verricht, is de GR-AV in liquidatie geëindigd. Er wordt naar gestreefd om de liquidatieperiode zo kort mogelijk te doen zijn. Bij het vaststellen van de (liquidatie)jaarrekening wordt bekeken of en hoe de liquidatie kan worden afgesloten, om te beginnen bij de jaarrekening 20241. Zoals hierboven reeds is aangegeven is het dagelijks bestuur van de GR-AV belast met de liquidatie. De secretaris van de GR-AV in liquidatie zal feitelijk optreden/fungeren als vereffenaar.

De invulling van artikel 24 lid 4 van het concept-liquidatieplan inhoudende: 1. De wijze waarop de deelnemers verplicht zijn bij te dragen in de financiële gevolgen van opheffing; 2. De wijze waarop de rechten en plichten van het openbaar lichaam worden verdeeld over de deelnemers; 3. De gevolgen van de opheffing voor het personeel.

Ad 1 De verplichte financiële gevolgen voor de deelnemers bij opheffing Hierbij kunnen twee aspecten worden onderscheiden: In de eerste plaats: Op grond van welke criteria worden de financiële gevolgen vereffend? En is de tweede plaats over welke financiële gevolgen gaat het en om hoeveel? Het eerste aspect – het toe te passen criterium bij het vereffenen Bij het opheffen van de GR zijn de financiële gevolgen voor rekening van de deelnemers. Het ligt voor de hand om te vereffenen overeenkomstig de financieringswijze van de GR-AV zoals is bepaald in

1 Opgemerkt wordt dat indien een wederpartij zich in zijn belangen geschaad acht, deze wederpartij bij de rechter

een heropening van de vereffening kan verzoeken. Als de rechter daarin toestemt, dan herleefd de GR voor zover dat nodig is voor de alsdan nog te vereffenen zaken die bij de rechter zijn aangebracht.

3 Concept liquidatieplan GR-AV

artikel 18, lid 8 van de GR. De jaarlijkse bijdrage van de deelnemers wordt op basis van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar berekend. Het resterende vermogen na liquidatie zal op basis van de inwonertallen per 1 januari 2023 worden verdeeld. Het voorgenomen besluit tot het opheffen van de GR valt namelijk in 2024. In de volgende tabel staan de verdeelpercentages van het resterende vermogen. Gemeentelijke bijdragen 2024

Aantal inwoners per 1 januari 2023

Totaal

Molenlanden

Gorinchem

Vijfheerenlanden

143712

38500

45162

60050

100,0%

26,8%

31,4%

41,8%

De feitelijke effectuering van het vereffenen vindt op drie momenten plaats. Een en ander is afhankelijk van de aard en omvang van de financiële rechten en plichten per de datum van opheffing. Het doel is om de GR zo spoedig als mogelijk te ontbinden. Het tweede aspect – over welke financiële gevolgen gaat het en om hoeveel? 1. De verwachte omvang en samenstelling van het vermogen per de datum van opheffing Uit de ontwerp-begroting 2025 blijkt de volgende vermogenspositie: bedragen * € 1.000

Uitzettingen met een rentetypische looptijd> 1 jaar Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overlopende activa Omvang activa Eigen vermogen Voorzieningen Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar Omvang passiva

ultimo 2023 ultimo 2024

realisatie

raming

3

2

1.021

439

0 1.024

5 444

613 0

434

411 1.024

10 444

In de balansposten per ultimo 2023 zitten enkele verrekeningen van het subsidie project Groen Verbindt. Omdat deze laatste verrekeningen in het eerste halfjaar 2024 worden verwacht, geeft de prognose van de balanscijfers per ultimo 2024 een goede indruk van het te vereffenen vermogen. Ter nadere toelichting: Uitzettingen met een rentetypische looptijd vanaf> 1jaar. Betreft de aflossing die per 1 maart 2025 op een lening die verstrekt is door de voormalige stichting Revolverend Fonds AV. Op deze lening is tot nog toe volgens de afspraken afgelost. Uitzettingen met een rentetypische looptijd tot 1 jaar Deze verwachte balanspositie betreft voornamelijk het financiële uitstaande tegoed via Schatkistbankieren en staat in verband met de omvang van het eigen vermogen. Onder de verwachte balanspositie valt ook de uitstaande vordering op de Leaderorganisatie. De leaderorganisatie stelt niet in staat te zijn om het verleende voorschot van € 25.000 terug te betalen. Kwestie is in onderzoek. Vanwege de kans op oninbaarheid is € 20.000 ten laste van het jaarresultaat afgeschreven. Zie voorts de toelichting op pagina 16 van de jaarstukken 2023. 4 Concept liquidatieplan GR-AV

Om de ontbinding van de GR niet te laten vertragen zal een van de deelnemende gemeenten deze vordering met een vergoeding voor de incassokosten overnemen. Overlopende activa Onder overlopende activa staan meestal vooruitbetaalde bedragen. Hiervan zal bij de opheffing geen sprake zijn. Contracten zullen zo spoedig als mogelijk worden opgezegd. Eigen vermogen: Het eigenvermogen bestaat uit de algemene reserve, bestemmingsreserves en een eventueel voordelig jaarresultaat. De ontwerpbegroting verwacht de volgende ontwikkeling tot en met 31 december 2024:

Algemene reserve en bestemmingsreserves

Verwachte stand reserves ultimo 2023

Algemene reserve

78.671

- verwacht jaarresultaat 2023

61.329

Algemene reserve (weerstandsvermogen)

€

140.000

Mutaties 2024

Verwachte stand reserves ultimo 2024

-40.000

38.671 61.329

€

40.000- €

100.000

Bestemmingsreserves: - bestemmingsreserve Regiofonds

370.207

-36.000

334.207

- bestemmingsreserve rotonde Goudriaan

25.000

-25.000

0

Totaal

€ 535.207

€ 101.000- €

434.207

De bestemmingsreserve regiofonds daalt vanwege een subsidieaanvraag van de gemeente Gorinchem met € 50.000. Gelet op de historische toedracht van deze subsidieaanvraag zal het algemeen bestuur hierover welwillend beschikken. Rekening houdend met de subsidieaanvraag van het college van Gorinchem bedraagt het uitkeerbare vermogen € 384.207. Verwachtingen lopend jaarresultaat 2024 De transitie naar een andere vorm en organisatie van regionaal samenwerken groeit. En dientengevolge lopen de activiteiten en kosten vanuit de bestaande setting terug. Het jaarresultaat is afhankelijk van doorlopende personele verplichtingen en de verwachte liquidatiekosten. Omdat de deelnemers de overeengekomen bijdrage volgens de begroting 2024 hebben voldaan en de kosten vanwege teruglopende activiteiten teruglopen is een positief jaarresultaat tussen € 75.000 en € 125.000 te verwachten. Hierop komen in mindering de verwachte verplichtingen in verband met het afwikkelen van alle liquidatiekosten vanaf de datum van de liquidatiebalans. In volgorde opgesomd: Vaststelling jaarresultaat tot het moment GR AV in liquidatie bandbreedte

€ 75.000- € 125.000

Af: liquidatiekosten:  Accountantskosten jaarrekening 2024  Financiële advisering / begeleiding tot einde  Ondersteuning gemeente Gorinchem administratie  Archiefbeheer door de gemeente Gorinchem  ICT kosten, KPN abonnement  Communicatie (via open houden website AV tot ultimo 2025)  Afwikkeling personele verplichtingen tot en met 28 februari 2025

€ 10.000 €15.000 € 5.000 PM € 1.000 €1.000 PM 5

Concept liquidatieplan GR-AV

 Onvoorzien

€ 10.000

Alle verplichtingen die het gevolg zijn het opheffen van de GR staan in de liquidatiebalans. De liquidatiebalans en het jaarresultaat 2024 worden door de accountant gecontroleerd. Het algemeen bestuur stelt op basis van de controleverklaring het jaarresultaat 2024 en de definitieve liquidatiebalans binnen 3 maanden vast. Direct daarna vindt een eerste uitkering van het resterende vermogen plaats. Drie maanden daarna volgt een tweede uitkering. De slotuitkering volgt na het afwikkelen van alle verplichtingen. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd tot 1 jaar. In de jaarrekeningen van tot nu toe vallen onder deze post de verplichtingen in verband met geleverde prestaties en diensten tot en met 31 december. Naast deze verplichtingen staan in de liquidatiebalans alle verplichtingen die zien op de periode tot en met het moment van ontbinding. Deze verplichtingen worden geïnventariseerd en waar mogelijk per direct door middel van opzegging verminderd. De GR heeft geen langlopende verplichtingen. De huur- service en dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Gorinchem is op korte termijn opzegbaar. Voor de zorgplicht omtrent het archief zijn nadere afspraken met de gemeente Gorinchem noodzakelijk. Vanaf 2016 is sprake van een digitaal archief (sharepoint).

Voor de goede orde, van meet af aan was de zorg voor archiefbeheer op basis van de wettelijke richtlijnen minimaal.

Eigendommen en bezittingen die niet op de liquidatiebalans staan Het betreft de kantoorinventaris, de twee laptops en het archief. De kantoorinventaris is volledig afgeschreven en heeft vanwege de huidige arbo-eisen geen marktwaarde meer. Over de eindbestemming zal onder andere met de verhuurder van het stadshuisplein overleg plaatsvinden. De twee laptops zijn bij aanschaf direct ten laste van het jaarresultaat gebracht. De laptop die in 2023 is aangeschaft blijft vanwege functie van archief- en correspondentie eigendom van de GR-AV in liquidatie. De andere laptop is twee jaar geleden aangeschaft, wordt “schoongemaakt” en tegen marktwaarde verkocht. Het archief. Het archief is sinds 2016 volledig digitaal (Sharepoint). Daarvoor staan veel stukken in het voormalige zaaksysteem van de gemeente Gorinchem. Het ligt voor de hand om het volledige, digitale) archief aan de gemeente Gorinchem over te dragen. Bij het schonen en rubriceren volgens de eisen van de Archiefwet is achterstand. De GR-AV in liquidatie houdt toegang tot de archieven en de administraties met het oog op het voltooien van het liquidatieproces. Zo snel als mogelijk wordt onder de verantwoordelijkheid van bestuur van GR-AV in liquidatie het archief volgens de regels van de Archiefwet en algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in orde gemaakt.

Per de datum van ontbinding vindt overdracht aan de instantie (waarschijnlijk de gemeente Gorinchem) die het archief verder beheert. Overeenkomsten Alle contracten en overeenkomsten (inventarisatie volgt z.s.m.) zijn geïnventariseerd. Uitgangspunt is alle contracten zo spoedig als mogelijk op te zeggen. De volgende overeenkomsten zullen vrijwel tot de datum van ontbinding blijven doorlopen: 1. 2. 3. 4. 5.

Bank Nederlandse Gemeenten KPN telefonie en toegang tot office faciliteiten Website (voor communicatie) Van der Heiden financiële diensten (opstellen jaarrekening e.d.) Magna cura (ondersteuning ICT)

6 Concept liquidatieplan GR-AV

Extra kosten zijn bij het contractueel beëindigen van de overeenkomsten niet te verwachten. De overeenkomst met de huidige accountant Verstegen eindigde bij de controle van de jaarrekening 2023. Het ligt voor de hand om voor de controle van de jaarrekening 2024 (inclusief liquidatiebalans) alleen van Verstegen Accountants een offerte te vragen.

2. De wijze waarop de rechten en plichten worden verdeeld over de deelnemers De GR-AV behartigt in mandaat en/of op basis van delegatie vanaf 1 januari 2019 geen wettelijke taken. De niet-wettelijke taken eindigen terstond op het moment waarop de GR AV in liquidatie treedt. Voor wat betreft het archiefbeheer zal de zorgplicht op basis van de eisen van de Archiefwet en de AVG bij één van de deelnemers worden gelegd.

3. De gevolgen van de opheffing voor het personeel. De GR-AV heeft per 1 april twee medewerkers in dienst. Met de netwerkmanager is arbeidsovereenkomst tot 1 maart 2025 afgesloten. Over de afwikkeling van de overeenkomst treedt het dagelijks bestuur in overleg met de netwerkmanager. De andere medewerker heeft een tijdelijke overeenkomst tot 1 september 2024. Recent heeft deze medewerker een functie bij een andere gemeente aanvaard. De vacature wordt niet opengesteld.

Communicatie Het besluit tot opheffing van de GR-AV, de liquidatiestaat waarin zij op een bepaald moment verkeerd, en de overgang van de enkele rechten en plichten naar de deelnemers moet op de juist wijze richting de verschillende (betrokken) actoren, partners en cliënten worden gecommuniceerd. Een formeel aspect is dat de gemeente Gorinchem als aangewezen gemeente, c.q. de gemeente van vestiging, zorg dient te dragen voor het verzenden van het opheffingsbesluit naar de colleges van GS van de provincies Zuid-Holland en Utrecht. Bovendien draagt zij zorg voor de kennisgeving van de inhoud daarvan in de Staatscourant. Ook de debiteuren, contractpartners, belastingdienst en overige actoren van de GR-AV zullen (per brief) over de wijziging van GR-AV naar GR-AV in liquidatie worden geïnformeerd. Daarnaast zal de website van de GR-AV ter zake als communicatie-instrument worden ingezet.

7 Concept liquidatieplan GR-AV