Beantwoording technische vragen raadsvoorstel budget landelijke Sinterklaasintocht.pdf

Beantwoording technische vragen raadsvoorstel budget landelijke Sinterklaasintocht 22 juni 2023 D66: Vraag Hoe verloopt het vergunningsproces tot nu toe en wanneer verwacht het college een vergunning te kunnen afgeven?

Wijkt dit vergunningsproces af van de reguliere procedure qua doorlooptijd of beoordelingscriteria? Hoeveel kosten zijn indicatief gemoeid met de inzet van politie en wat is de verwachte inzet qua omvang?

Welke indirecte kosten verwacht u en hoe hoog bedragen deze kosten? Denk bijvoorbeeld aan kosten voor externe inhuur ivm vervanging van ambtelijke capaciteit die tijdelijk worden ingezet voor de intocht.

Welke ruimte binnen bestaande budgetten (specifiek binnen programma Economie en het deelbudget Recreatie binnen programma Sport, Cultuur en Recreatie) kan nog herbestemd worden als dekking voor dit voorstel, zodat we het vrije begrotingssaldo zo beperkt mogelijk aanspreken? Het gaat daarbij om middelen die nog niet besteed zijn. VVD: Vraag

Antwoord Op dit moment zitten we in de voorfase van de vergunningsaanvraag en worden voorbereidingen getroffen voor de aanvraag van de vergunning. De vergunning wordt naar verwachting 3-4 weken voor het evenement verleend. Dat is een gebruikelijke termijn bij dit soort evenementen. Nee, de vergunning volgt de reguliere procedure.

De inzet van politie is op dit moment nog niet bekend. Er wordt op eenheidsniveau (eenheid Rotterdam) een speciaal team vormgegeven (een zogeheten Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden) waarin de uiteindelijke capaciteit wordt bepaald door de politie. Op dit moment is nog geen compleet beeld te geven van de indirecte kosten voor de intocht. Dat zijn zaken die de komende tijd nog verder uitgewerkt moeten worden. Zoals aangegeven in het raadsvoorstel wordt de ambtelijke inzet niet in rekening gebracht, maar opgevangen binnen de teams, met uitzondering van de werkzaamheden van de medewerker die de rol van projectleider vervult. Dat betekent dat sommige geplande zaken wat langer zullen duren, omdat voorrang wordt gegeven aan de voorbereidingen voor de intocht. Wij zien op dit moment geen ruimte binnen bestaande budgetten voor economie en recreatie die we in kunnen zetten om het voorgestelde bedrag van € 500.000 te verminderen. Deze budgetten zijn nodig voor andere verplichtingen. We voorzien op dit moment geen onderbestedingen in deze budgetten.

Antwoord

(we verwachten in Gorinchem ca. 30.000 bezoekers) Waar is dit aantal op gebaseerd? Dit vraagt om inzet van diverse organisaties en dus ook van de gemeente. VVD Gorinchem hecht waarde aan professionele organisatie. Hoe is de organisatie momenteel vanuit de gemeente verzorgd? Is er een overzicht beschikbaar van andere organisaties die hiervoor ingezet worden?

Naast de duizenden bezoekers op de dag zelf, leert de ervaring van voorgaande gemeenten dat zowel de aanloop als nasleep van het evenement veel positiefs kan brengen. Door vanuit het oogpunt van marketing een aantrekkelijk beeld van de stad, regio en provincie neer te zetten, zal (herhaal) bezoek worden bevorderd en indirect levert dit de lokale economie een veelvoud op van de kosten. U schrijft dat de opbrengsten een veelvoud zullen zijn van de kosten. Waar is dit op gebaseerd?

Deze verwachting is gebaseerd op bezoekersaantallen bij eerdere landelijke intochten in de afgelopen jaren. Binnen de gemeente hebben we een projectgroep ingesteld, waarin collega’s van de verschillende disciplines die te maken hebben met de intocht zijn vertegenwoordigd. Denk daarbij aan collega’s van economische zaken, veiligheid, vergunningverlening en communicatie. Voor ondersteuning bij de organisatie van de intocht maken we gebruik van de diensten van een evenementenbureau dat vaker deze rol heeft vervuld bij de landelijke intocht. Er is op dit moment geen compleet beeld te geven van organisaties die een rol vervullen bij de intocht. Er zijn veel organisaties, verenigingen en andere betrokkenen die een rol willen vervullen bij de intocht. We hebben contact met de stichting Sint & Piet, die normaal de intocht van Sinterklaas in Gorinchem organiseert en nu haar medewerking verleent aan het werven van Pieten voor de intocht. Verder kunnen initiatieven die een bijdrage willen leveren aan de intocht zich melden bij de gemeente via een speciaal mailadres. Bij het verder uitwerken van de plannen voor de intocht maken we een selectie wat wel en geen plek kan krijgen in het programma, passend bij de eisen van de NTR. Dit is een verwachting, op basis van de ervaringen bij landelijke Sinterklaasintochten en andere evenementen die veel aandacht voor een stad opleveren.

Niet alleen de intocht, maar ook het Sinterklaasjournaal in de dagen voor de intocht zorgt tenslotte voor mooie promotie en naamsbekendheid van onze stad. In Gorinchem bestaat nog geen digitaal passantensysteem. In de stichting binnenstadsmanagement, waarin gemeente, vastgoedeigenaren en ondernemers zijn vertegenwoordigd, is eerder dit jaar wel gesproken over een digitaal passantensysteem. In verband met andere prioriteiten en beschikbare middelen is toen gekozen om dit niet in te zetten, maar een

In steden waar een vergelijkbaar groot evenement heeft plaatsgevonden, zoals Dordrecht (Koningsdag 2023) is de binnenstad bijvoorbeeld ingericht met een digitaal passantensysteem. Bestaat dit in Gorinchem ook al of zijn hier intenties toe? Zo ontvingen Dokkum, Zaanstad en Hellevoetsluis een provinciale bijdrage van € 50.000. Het is aan ons om die mogelijkheid te gebruiken en een verzoek in te dienen voor een provinciale bijdrage.

passantentelling te doen. Deze telling staat voor het najaar van 2023 gepland.

In andere steden is de subsidie hoger uitgevallen.

Wij hebben op dit moment niet in beeld welke voorwaarden in de afgelopen jaren bij andere gemeenten waren verbonden aan subsidies vanuit een provincie voor de landelijke intocht. Bij het aanvragen van een subsidie zullen wij uiteraard in overleg gaan met de provincie Zuid-Holland over eventuele voorwaarden die door de provincie aan een subsidie worden verbonden.

Zet gemeente Gorinchem in op een specifiek bedrag of streeft het naar maximaal resultaat? Wat waren de voorwaarden verbonden aan de subsidies bij deze voorbeeldsteden?

Wij zetten in op een maximaal resultaat. Het genoemde bedrag is bedoeld om een voorbeeld te geven van subsidies die gemeenten in de afgelopen jaren hebben gekregen voor de organisatie van de landelijke Sinterklaasintocht.