Accountantsverslag 2022 gemeente Gorinchem - Definitief.pdf

Accountantsverslag 2022 Gemeente Gorinchem

Aan de gemeenteraad van gemeente Gorinchem Postbus 108 4200 AC GORINCHEM

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Accountantsverslag 2022

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Gorinchem is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 11 mei 2023 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met uw concerncontroller en uw teammanager Financiën. Op 22 mei 2023 zijn de controlebevindingen besproken met uw directie en met de wethouder met de portefeuille Financiën en op 22 juni 2023 zullen wij onze bevindingen toelichten aan uw gemeenteraad

Datum 21 juni 2023

Bij de jaarrekening 2022 zijn wij voornemens om op 21 juni 2023 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor het aspect getrouwheid en een verklaring met beperking voor het aspect rechtmatigheid.

Kenmerk 312019010.23.188

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. ValidSigned door W. Kalkman RA op 21-06-2023

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ............ 1

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat .......................................6

Wouter Kalkman

3. Bevindingen eindejaarscontrole .................................. 11

06 – 2127 2977

4. Interne beheersing ...................................................... 21

wkalkman@psa-ra.nl

5. Overige aangelegenheden ........................................... 26

Amar Iqbal 06 – 4003 1051 aiqbal@psa-ra.nl

6. Bijlage: Verplichte tabel SiSa ....................................... 37

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 21 oktober 2022 (kenmerk 312019010.22.268) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Gorinchem. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de beleidsregels toepassing Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 20 oktober 2022 vastgestelde ”Controleprotocol, normenkader rechtmatigheid gemeente Gorinchem 2022”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). De bij onze controle van de jaarrekening 2022 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2022 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 1.599.000

€ 4.797.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.

312019010.23.188 - 1

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s voor deze jaarrekening  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018.  De verantwoording en waardering van voorzieningen in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en/ of andere onderbouwingen.  “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces.

De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor Gorinchem.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wmo.  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb). Risico’s voor de komende jaarrekeningen  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (vanaf 2023).  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen.

Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘belangrijke bevindingen’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

312019010.23.188 - 2

De baten en lasten, alsmede balansmutaties, zijn niet volledig rechtmatig

Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Op het programma Economie en VROSV is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Tevens is sprake van overschrijdingen op 13 investeringskredieten die op 2 kredieten na ook niet meewegen in ons oordeel. Het totaal aan kredietoverschrijdingen bedraagt € 326.000, hiervan weegt € 209.000 mee in ons oordeel. Voorts hebben wij onrechtmatigheden geïdentificeerd bij de naleving van de aanbestedingswet. Deze onrechtmatigheden zijn grotendeels ook intern gesignaleerd. Wij gaan hier elders in dit verslag nader op in. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2022, met uitzondering van rechtmatigheidsfouten bij het onderdeel Europese aanbesteding voor een bedrag van € 2.177.000, onjuist verantwoorde lasten voor een bedrag van € 255.000, de onzekerheden rondom PGB Wmo 2.0 voor een bedrag van € 169.000 en kredietoverschrijdingen voor een bedrag van € 209.000. De totale rechtmatigheidsfout bedraagt derhalve € 2.641.000 en is daarmee hoger dan de goedkeuringsmaterialiteit van € 1.580.000.

De totale onzekerheid bedraagt €169.000.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Gorinchem. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Gorinchem zijn uiteengezet in de jaarstukken 2022 in het onderdeel 4.1 ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen met uitzondering van Europese aanbesteding

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren enkele ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (en hebben dus geen invloed op de strekking getrouwheid van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312019010.23.188 - 3

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een controleverklaring met beperking voor rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2022 van gemeente Gorinchem een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2022 en het resultaat over 2022. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 20 oktober 2022, gezien de rechtmatigheidsfouten bij het onderdeel Europese aanbesteding voor een bedrag van € 2.177.000, onjuist verantwoorde lasten voor een bedrag van € 255.000 en kredietoverschrijdingen voor een bedrag van € 209.000. Dit betekent dat wij vinden dat uw jaarrekening voldoet aan de rechtmatigheidscriteria, met uitzondering van de fouten bij de onderdelen Europese aanbesteding, onjuist verantwoorde lasten en kredietoverschrijdingen. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken.

Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312019010.23.188 - 4

2.

Financiële positie en resultaat

312019010.23.188 - 5

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten in 2022 bedraagt € 12,8 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 1,3 miljoen gestort in de reserves, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2022 € 11,5 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000)

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

95.164

86.054

52.460

52.469

60.000

Tussentijdse resultaatbestemming

1.266

-/- 442

26.098

-/- 200

-/- 12.204

Gerealiseerd resultaat

11.494

9.551

7.496

191

4.673

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

12.760

9.110

33.594

-/- 9

-/- 7.531

Eigen vermogen per 31 december

107.924

95.164

86.054

52.460

52.469

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 44% van het balanstotaal (op 1 januari 2022: 40% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2022. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312019010.23.188 - 6

Het verloop van het eigen vermogen over de afgelopen jaren ziet er als volgt uit:

Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2022 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 29%. De solvabiliteit in de jaarrekening 2022 komt uit op 44% en is derhalve 15 procentpunten hoger dan begroot. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2021 (40%) boven het gemiddelde van Nederland ligt. In 2022 is de solvabiliteit met 4 procentpunten gestegen. Ter vergelijking over 2021: Gemeente Nederland Zuid-Holland 25.000 tot 50.000 inwoners (gemiddeld) Molenlanden Hardinxveld-Giessendam Papendrecht Alblasserdam Krimpenerwaard

Solvabiliteit 2021 38% 44% 37% 64% 48% 44% 38% 33%

Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

312019010.23.188 - 7

Resultaat 2022 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

164.285

Totale lasten

151.525

Gerealiseerde saldo van baten en lasten voordelig

12.760

Af: stortingen in reserves

8.470

Bij: onttrekkingen aan reserves

7.204

Saldo mutaties reserves, per saldo storting

1.266

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

11.494

Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2022 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 12,8 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 0,3 miljoen. Dit is een voordeel van € 13,1 miljoen. Tussentijds is voor circa € 1,3 miljoen toegevoegd aan de reserves wat per saldo leidt tot een gerealiseerd resultaat van circa € 11,5 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 11,5 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2022 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten,

312019010.23.188 - 8

overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Deze bedragen circa € 6 miljoen nadeel, waarmee het resultaat op structurele posten circa € 18 miljoen voordeel bedraagt. Dat betekent dat er veel zaken op reguliere budgetten niet tot uitvoering zijn gekomen (onder andere Integraal Sociaal Beleid en de corona-gerelateerde budgetten). Ook is sprake van extra inkomsten op reguliere begrotingsonderdelen zoals de bouwleges en het gemeentefonds (decembercirculaire). Kortheidshalve verwijzen wij u naar de uiteenzetting van de incidentele baten en lasten in de jaarrekening.

Het college van burgemeester en wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als goed

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 46,7 miljoen. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2022 tot een bedrag van € 21,3 miljoen. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit in de jaarrekening is 2,19. Dit is hoger dan de gestelde bandbreedte voor “ruim voldoende” (van 1,4 tot 2,0). Conform het jaarverslag blijkt dat de beschikbare weerstandscapaciteit van € 46,7 miljoen wordt voor een groter deel dan voorheen bepaald door de meerjarige begrotingssaldi (€ 14,3 miljoen). Wanneer deze begrotingssaldi volledig worden gebruikt komt het weerstandsvermogen uit op 1,52. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312019010.23.188 - 9

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312019010.23.188 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering is beter dan voorgaand jaar

Bij de start van de controle zijn de jaarstukken 2022 volledig aangeleverd en is de oplevering in verder verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Wij hebben bij de controle van de jaarrekening de volledige en constructieve medewerking van uw organisatie gehad. De controle van de jaarrekening 2022 betekent voor ons het einde voor de samenwerking met uw gemeente. Wij bedanken de gemeenteraad, het college en de organisatie voor het in ons gestelde vertrouwen.

Europese aanbestedingen: rechtmatigheidsfouten van € 2.177.000 en daarmee lager dan 2021

In het kader van de verbijzonderde interne controle heeft uw organisatie een grondige analyse van de opdrachtverleningen uitgevoerd, met als doel om vast te stellen of uw gemeente aan de richtlijnen rondom Europese aanbesteding heeft voldaan. Wij hebben vooraf met uw medewerkers afspraken gemaakt op welke wijze de spendanalyse dient te worden geanalyseerd. De commissie BBV beveelt aan om meerjarige inkoopcontracten, die zouden moeten voldoen aan Europese aanbestedingsregels maar dat niet doen, in de toelichting op de jaarrekening op te nemen bij de ‘niet in de balans opgenomen verplichtingen’ voor het volledige bedrag waarover het contract is afgesloten. Uw gemeente heeft ervoor gekozen om dit niet te doen. Wij hebben de verplichtingen dan ook niet meegewogen in ons oordeel. Het nadeel hiervan is dat de bedragen van de betreffende overeenkomsten gedurende de looptijd nog meetellen in de beoordeling van latere jaarrekeningen. Het totaal aan onrechtmatigheden bedraagt € 2.177.000 en komen grotendeels voort uit financiële beheershandelingen van voor 2022 (24 dossiers). Voor 1 dossier is sprake van ontoereikend contractbeheer, waardoor een Europees aanbesteed contract niet tijdig is verlengd. Sinds de jaarrekening 2019 is er bij de gemeente Gorinchem sprake van rechtmatigheidsfouten die hoger zijn dan de goedkeuringsmaterialiteit.

De omvang van deze fouten is sindsdien gedaald, maar blijft boven de goedkeuringsgrens en heeft daarom invloed op de strekking van de controleverklaring. Over 2021 ging het over 44 dossiers met een opdrachtwaarde in 2021 van € 3.156.000. Het betreft de volgende inkopen:

Soort

Overige dienstverlening Vastgoed, waaronder schoonmaak ICT Riolering Inhuur TOTAAL

Rechtmatigheidsfout

1.089.000 595.000 395.000 89.000 9.000 2.177.000

Aantal dossiers en bijzonderheden

8 10 4; waarvan 1 dossier ontoereikend contractbeheer 1 1 24

312019010.23.188 - 11

Wij hebben uw college in onze managementletter geadviseerd over de stappen die u kunt zetten in het proces rondom de rechtmatigheid van aanbestedingen. Zie ook het onderdeel aandachtspunten van de raad in dit accountantsverslag. Op basis van onze werkzaamheden bij de jaarrekening en eerdere accountantsverslagen hebben wij nog enkele adviezen ter verbetering van de huidige analyse en gebruiksvriendelijkheid ten behoeve van de controle.   

Grondexploitaties: een aantal aandachtspunten bij de onderbouwing van uw schattingen

De bestedingen per contract over de relevante periode (4 jaar) zijn niet standaard onderdeel van de analyse die het college laat uitvoeren. Deze zijn echter wel noodzakelijk voor het inzicht in de uitnutting van uw contracten. Wij adviseren u om het college te verzoeken om ook na het uitvoeren van Europese aanbestedingen de raamcontracten te blijven monitoren en voldoende aandacht te hebben voor contractbeheer. Om uw huidige analyse verder te verbeteren adviseren wij u om het college een spendanalyse op te laten stellen die in overeenstemming is met de SDO-notitie inzake aanbestedingsrechtmatigheid. Via het expertisecentrum aanbesteden PIANOo van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat is inmiddels een voorbeeldbestand beschikbaar gesteld. In dit voorbeeld is vervat hoe het college handen en voeten geeft aan hetgeen is opgenomen in de SDO-notitie, waaronder de opdeling naar opdrachten en het onderbouwen van subsidies en bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen.

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Gorinchem is de voorraad grondexploitaties. Door de invloed van parameters (o.a. indexering, fasering, rente, prijs), die bepalend zijn voor toekomstige kosten en opbrengsten, hebben wij tijdens de controle bijzondere aandacht besteed aan de grondexploitaties. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s:  Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.  Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerrein. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerrein en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?  Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel enorm hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn, bijvoorbeeld door ontwikkelingen in de hypotheekrente(aftrek) en de COVID-19 crisis.  Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch.

U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten.  Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV. De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen. De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en 312019010.23.188 - 12

kosten is hier een belangrijk factor in. Gedurende de controle hebben wij deze risico’s met uw medewerkers besproken. Tijdens deze gesprekken hebben wij uw medewerkers kritisch bevraagd over de uitgangspunten. De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2022 met deze uitgangspunten opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door uw college de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Hieronder onze belangrijkste bevindingen hierbij. 



Ten aanzien van de renteberekening voor de actualisatie grondexploitaties per 1-1-2023 kiest de gemeente Gorinchem ervoor om deze berekening te baseren op de perspectiefnota 2022. Dit past dan ook binnen de gestelde kaders van de Commissie BBV. Echter is er sprake van een lange looptijd van het project Groote Haar en is het eindresultaat van dit project gevoelig voor schommelingen in het rentepercentage. Wij verzoeken uw college om voor de komende jaren blijvend de renteberekening bij de perspectiefnota te onderbouwen en ter toetsing aan te bieden aan Concerncontrol. Op basis van een gevoeligheidsanalyse bij project Grote Haar blijkt dat 0,5 procentpunt rentestijging leidt tot een toename van het verlies met € 3,3 miljoen. Wij adviseren u om in de komende jaren dergelijke analyses te blijven uitvoeren en bij de waardering van de grondexploitaties hiermee rekening te houden en dit mee te nemen in de risicoanalyse van de betreffende post.

Grondslagen waardering voorziening verliesgevende grondexploitaties De commissie BBV beveelt aan om de keuze om de voorziening voor verliesgevende grondexploitaties of tegen nominale waarde of tegen contante waarde te waarderen vast te leggen in de financiële verordening. Wij constateren dat dit nog niet is opgenomen in de huidige financiële verordening. Wij adviseren u om dit op te nemen bij de volgende actualisatie van uw financiële verordening.

U bent bezig met het verder op orde brengen en het verbeteren van de informatiebeveiliging – u heeft nog stappen te zetten

Op basis van onze gesprekken met uw medewerkers blijkt dat u nog niet geheel voldoet aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), maar dat u wel in beeld heeft welke stappen u dient te zetten om naar niveau 3,0 van het volwassenheidsmodel te kunnen doorgroeien. Op basis van de Informatiebeveiligingsdienst wordt gesteld dat een organisatie in control is op het gebied van informatiebeveiliging bij beveiligingsniveau BBN2. Dit staat gelijk aan niveau 3,0 volgens het volwassenheidsmodel. Collegeonderzoek Informatieveiligheid In het kader van de verdere verbetering van uw informatiebeveiliging is er een collegeonderzoek Informatieveiligheid uitgevoerd eind 2021. Het onderzoek was gericht op de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het strategisch informatiebeveiligingsbeleid. Naar aanleiding van het onderzoek is een adviesrapport opgesteld door een externe partij (mei 2022). Op basis van het onderzoek blijken diverse aandachtspunten en adviezen ten aanzien van informatiebeveiliging. Zo zijn er adviezen gegeven in het kader van bewustwording, eenduidige werkwijze, inrichting managementsysteem informatiebeveiliging en opzetten van een controleframework inclusief PDCA- cyclus (Plan Do Check Act). De opvolging van deze adviezen vinden wij tevens relevant voor de jaarrekeningcontrole.

Het college heeft naar aanleiding van dit advies een besluit genomen en zorggedragen dat de stand 312019010.23.188 - 13

van zaken van deze adviespunten worden gevolgd via de AO/IC-lijst. Wij adviseren u om de adviespunten adequaat op te laten pakken door het college. Logging van accounts met hogere rechten Op basis van onze gesprekken met uw medewerkers blijkt dat uw college niet in alle gevallen logging heeft aan staan in de systemen en een toetsing hierop doet. Wij adviseren u om het college te verzoeken om beleid op te stellen zorg te dragen voor de juiste tooling om logging te kunnen uitlezen. Autorisatiebeheer Verder vragen wij aandacht voor het autorisatiebeheer in de diverse applicaties. Op basis van gesprekken met uw medewerkers blijkt dat dit beheer qua verantwoordelijkheid bij de diverse teammanagers ligt. Om die reden en gezien de technische aard achten wij het noodzakelijk om periodiek controles uit te laten voeren door een onafhankelijke medewerker in de 2e lijn op de juistheid en volledigheid van bevoegdheden in de applicaties. Privacy Uit het plan van aanpak privacy van de gemeente Gorinchem blijkt dat uw gemeente aantoonbaar wil voldoen aan de AVG. De gemeente heeft de ambitie om aan volwassenheidsniveau 3 te voldoen. Uit de rapportage van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) blijkt dat het huidige volwassenheidsniveau nog niet voldoende is. Uw gemeente is bezig met het opstellen van een privacyplan om te voldoen aan de privacynormen.

Wij adviseren u om adequate maatregelen te treffen om de risico’s naar een acceptabel niveau te brengen, gedurende het jaar dit periodiek te monitoren en hier tijdig op bij te sturen (plan, do, check, act).

Belastingopbrengsten: nadere analyse nodig om constateringen interne controle verder te kunnen duiden

Op basis van de bevindingen bij uw interne controlewerkzaamheden op de belastingopbrengsten constateren wij dat er meerdere malen een onjuiste hantering van het type huishouden (één- en meerpersoonshuishoudens) is gehanteerd. Wij hebben het college bij de interim-controle 2022 verzocht om een aanvullende data-analyse uit te laten voeren. Op basis van deze aanvullende analyse op de lokale belastingen en heffingen is gebleken dat er adressen zijn waar de gehanteerde huishoudsamenstelling in de belastingadministratie afwijkt van de huishoudsamenstelling in de Basisregistratie Personen (BRP). De huishoudsamenstelling is de grondslag voor de afvalstoffenheffing en het rioolrecht. Daarnaast waren er adressen waar de gehanteerde grondslag voor de afvalstoffenheffing anders bleek dan de gehanteerde grondslag voor het rioolrecht. Beide constateringen kunnen duiden op fouten in de gehanteerde grondslagen, en daarmee fouten in de opgelegde heffingen. Er zijn echter bijzondere situaties mogelijk waarin de gedane constateringen wel een juiste weergave van de praktijk blijken, en dus de gehanteerde grondslagen wel juist zijn. Dit is niet eenvoudig op totaalniveau te analyseren, maar dit dient op dossierniveau te worden beoordeeld. Een nadere analyse is daarom nodig voordat conclusies kunnen worden getrokken.

312019010.23.188 - 14

De gemeente heeft aangegeven deze vervolganalyse momenteel uit te voeren en dat uiterlijk 1 september 2023 de uitkomsten bekend zullen zijn. Dan zal ook duidelijk zijn of er inderdaad foute grondslagen zijn gehanteerd, en of ze doorwerken naar 2023 en verder. De nader te onderzoeken onzekerheden raken in totaal ongeveer 2% van de aanslagen afvalstoffenheffing en rioolrecht.

SiSa: nog geen inhoudelijke 3e-lijnscontrole

De SiSa-bijlage is een verplicht onderdeel van de jaarrekening (artikel 24 lid 3c) en betreft een format voor de verantwoording van meerdere specifieke uitkeringen tegelijk. De afgelopen jaren is een trend te zien dat er steeds meer (incidentele) specifieke uitkeringen worden verstrekt aan gemeenten vanuit het Rijk. U heeft daarom net als meerdere gemeenten moeite om een volledig dossier aan te leveren bij de verantwoording van al deze regelingen. Om de verantwoording en de onderbouwing hiervan in betere banen te leiden hebben wij de volgende aandachtspunten voor u:  Draag zorg voor voldoende inzicht in de stand van zaken per specifieke uitkering. Idealiter zijn de vakinhoudelijke teams op de hoogte van de subsidievereisten en sturen zij bij gedurende het jaar.  Draag zorg voor voldoende kennis omtrent de werkwijze en verwachtingen vanuit het Rijk en uw accountant inzake de SiSabijlage, bij uw SiSa-coördinator en betrokken financieel consulenten. Betrek hierbij ook de 2e en 3e lijn die een zichtbare inhoudelijke controle gaan uitvoeren, voordat de gegevens aan de accountant worden overgedragen.

PGB 2.0: bestedingen ad € 169.000 zijn onzeker door afkeurend oordeel ISAE 3402 type 2 accountant SVB

In Nederland zijn een zestal gemeenten onderdeel van een pilot van het nieuwe systeem voor de persoonsgebondenbudgetten: PGB 2.0. Dit systeem betreft een verdere verbetering van het huidige systeem PGB 1.0. en heeft als doel dat de budgethouder voortaan sneller, gemakkelijker, overzichtelijker en veiliger zijn PGB-administratie kan regelen. Sinds 14 juni 2022 kunnen budgethouders, vertegenwoordigers en zorgverleners van de gemeenten Westland, Drimmelen, Gorinchem, Nederweert, Opmeer en Veere het PGBPortaal gebruiken. Op basis van de jaarlijkse verantwoording van de accountant van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) blijkt dat de bestedingen ten aanzien van PGB 2.0 niet zijn betrokken bij het oordeel. Ten aanzien van het systeem PGB 2.0 heeft een IT-auditor wel werkzaamheden uitgevoerd. Op basis van de rapportage (ISAE 3402 type 2) blijkt voor verschillende maatregelen in het systeem een afkeurend oordeel. De lasten in de jaarrekening 2022 van de gemeente Gorinchem zijn derhalve onzeker. De totale lasten bedragen € 169.000. Wij nemen dit mee in onze foutenevaluatie.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

312019010.23.188 - 15

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.

Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring, met uitzondering van enkele kredietoverschrijdingen In totaal heeft uw gemeente € 157 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 152 miljoen aan werkelijke lasten in 2022. Dit is in totaal een onderschrijding van € 5 miljoen (3%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van eveneens € 157 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 164 miljoen aan werkelijke baten in 2022. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 12,8 miljoen voordelig.

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op het programma Economie ad € 187.000 en het programma VROSV ad €795.000. Deze begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring, omdat tegenover de hoger lasten ook direct gerelateerde hoger baten staan. Naast overschrijdingen van lasten op dit programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De overschrijdingen op de lasten zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel van de accountant.

312019010.23.188 - 16

De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2022 voorgedaan bij zes investeringen ad € 326.000, hiervan tellen voor € 209.000 aan kredietoverschrijding mee voor het oordeel. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in paragraaf Bedrijfsvoering, waarin een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2022 is opgenomen.

Te betalen vennootschapsbelasting: uw extern deskundige adviseert om de Vpbpositie af te stemmen met de belastingdienst

Wet normering topinkomens (WNT)

In het kader van de vennootschapsbelasting wordt uw gemeente bijgestaan door een extern deskundige. Wij hebben van het college vernomen dat op basis van de inventarisatie van de externe deskundige blijkt dat er geen sprake is van een fiscaal winststreven. De activiteiten grondexploitaties en CV Hoogdalem kwalificeren zich niet als fiscale onderneming. Op basis van de ingediende aangifte 2020 blijkt dat ook een resultaat van nihil. Uw deskundige adviseert om de Vpb-positie van de grondexploitaties af te stemmen met de Belastingdienst. Wij adviseren u om dit adequaat op te pakken. Verder wijst uw deskundige nog op het risico rondom het betalen van belastingrente indien “reclame uitingen” definitief als ondernemingsactiviteit kwalificeert. Op dit moment is door diverse gemeente hoger beroep aangetekend op uitspraken van de Rechtbank Denk Haag en Rechtbank Gelderland. De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen.

Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2022 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

312019010.23.188 - 17

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 onder SiSa vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in de bijlage opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de nota verwachtingen accountantscontrole (en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol).

M&O-beleid inzake TOZO en Wet Inburgering 2021: geen formeel vastgesteld M&O-beleid, maar wel intern controleplan Avres 2022

De uitvoering van de regeling Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO) is belegd bij de gemeenschappelijke regeling Avres middels delegatie. Bij de uitvoering in delegatie geldt in principe dat het M&O-beleid van de gemeenschappelijke regeling van toepassing is. Op basis van gesprekken met uw medewerkers en het accountantsverslag van de accountant van de gemeenschappelijke regeling stellen wij vast dat geen sprake is van specifiek en vastgesteld beleid op het gebied van M&O. De accountant van Avres heeft vastgesteld dat de gemeenschappelijk regeling maatregelen heeft getroffen op het gebied van M&O en dat de gemeenschappelijke regeling beschikt over een ‘intern controleplan Avres 2022’. Onderdeel hiervan is het werkprogramma interne controle sociaal domein (W&I). De gemeenschappelijke regeling Avres verwerkt maandelijks de IB-signalen van het inlichtingenbureau. Ook de uitvoering van de Wet Inburgering 2021 is belegd bij de gemeenschappelijke regeling Avres middels delegatie. Uit navraag blijkt dat er geen sprake is van specifiek en vastgesteld beleid inzake M&O. Echter worden in de diverse processen rondom toelating en uitvoering werkzaamheden uitgevoerd in het kader van M&O.

Vierogen-principe bij het goedkeuren van uw facturen verbeterd na actie in januari 2023

In onze managementletter 2023 hebben wij het college verzocht om een aantal controle uit te voeren en ons te informeren over de resultaten hiervan. De uit te voeren controles waren:  Testen of het mogelijk is dat twee dezelfde medewerkers zowel als budgetbeheerder (prestatieverklaarder) en als budgethouder de factuur goed keuren. Leg de uitkomsten van deze test zichtbaar vast.  Beoordeel de instellingen in Spendcloud qua ongewenste vermenging bij budgetbeheerders, vervangers en budgethouders. Leg deze controle zichtbaar vast.  Onderzoek de door ons voorgelegde facturen en leg dit zichtbaar vast. Wij hebben vastgesteld dat bovenstaande controles zijn uitgevoerd. In het systeem zaten mogelijkheden dat er geen vierogenprincipe was tussen budgetbeheer en budgethouder. Uiteindelijk zijn alle facturen alsnog voorgelegd voor akkoord en is door de

312019010.23.188 - 18

gemeente vastgesteld dat de facturen op het juiste rekeningnummer zijn betaald en er voldoende onderbouwende prestatieverklaringen aanwezig zijn. Wij hebben vernomen dat uw gemeente inmiddels mitigerende maatregelen heeft getroffen.

312019010.23.188 - 19

4.

Interne beheersing

312019010.23.188 - 20

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij een managementletter uitgebracht. Deze managementletter is besproken met uw algemeen directeur, uw controller en met het college. Hieronder treft u de bestuurssamenvatting aan, waar u als gemeenteraad controle reeds kennis van heeft kunnen nemen.

312019010.23.188 - 21

Op weg naar de rechtmatigheidsverantwoording 2023

In de meicirculaire 2018 (en de daarna verschenen informatie en besluiten) heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK) aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Inmiddels is duidelijk dat dit ook het definitieve invoeringsjaar is. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven.

In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: 

Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld.



In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.



Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.



De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat de

312019010.23.188 - 22

gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o o

De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.



De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.



De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2022. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023.



Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed.

Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het college om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de raad. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het moment is om het gehele systeem van interne beheersing (de 'checks and balances') naar een hoger niveau te tillen. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de inrichting van de organisatie en de inzet van medewerkers.

312019010.23.188 - 23

Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Uw accountant is dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college. Wij adviseren dan ook om samen optrekken met uw accountant om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt en dat door goede afspraken aan de voorkant de accountant zou kunnen volstaan met een marginale review achteraf. De manier waarop u nu de interne controle uitvoert, biedt hiervoor een goede basis. U bent bezig met het zetten van de noodzakelijke vervolgstappen. In dit kader hebben wij in de managementletter de volgende tabel opgenomen.

Stappen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2023

Gereed

Onderhanden

Voorbereiden besluitvorming gemeenteraad (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens en normenkader) Uitwerking rechtmatigheidscriteria en het opstellen van een intern controleplan In kaart brengen relevante wet- en regelgeving en het doorvertalen naar een zichtbaar uitgewerkt toetsingskader Uitvoeren (fraude)risicoanalyse inclusief risico’s ten aanzien van de financiële verslaggeving en rechtmatigheid (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan). Aanpassen van de verordeningen 212 en 213 Relevante beheersmaatregelen identificeren en kritisch beoordelen van de processen Bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en actualiseren van werkprogramma’s.

312019010.23.188 - 24

5.

Overige aangelegenheden

312019010.23.188 - 25

5. Overige aangelegenheden Aandachtspunten gemeenteraad

In de vergadering I&O van uw gemeenteraad op 28 oktober 2022 stonden de algemene aandachtspunten vanuit de gemeenteraad bij de controle 2022 op de agenda. In dit overleg zijn tevens specifieke aandachtspunten meegegeven voor de controle van de jaarrekening. Deze specifieke aandachtspunten zijn tevens opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst 2022. De onderwerpen betreffen: rechtmatigheidsverantwoording, EU-aanbestedingsregels bij nieuwe contracten en de IT-omgeving. Status invoering rechtmatigheidsverantwoording in 2023 Zie onderstaand overzicht omtrent de voortgang van de status invoering rechtmatigheidsverantwoording bij de controle van de jaarrekening.

Stappen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2023

Gereed

Onderhanden

Voorbereiden besluitvorming gemeenteraad (verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens en normenkader) Uitwerking rechtmatigheidscriteria en het opstellen van een intern controleplan In kaart brengen relevante wet- en regelgeving en het doorvertalen naar een zichtbaar uitgewerkt toetsingskader Uitvoeren (fraude)risicoanalyse inclusief risico’s ten aanzien van de financiële verslaggeving en rechtmatigheid (wat kan er misgaan en wat is de impact hiervan). Aanpassen van de verordeningen 212 en 213 Relevante beheersmaatregelen identificeren en kritisch beoordelen van de processen Bepalen van gegevensgerichte detailcontroles (afdekken restrisico) en actualiseren van werkprogramma’s.

312019010.23.188 - 26

Waarborgen voldoen aan EU-aanbestedingsregels bij nieuwe contracten Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen nieuwe contracten aangetroffen die in 2022 zijn aanbesteed en niet voldoen aan de EU-aanbestedingsregels. De onrechtmatig aanbestede dossiers (24) betreffen bestaande contracten uit eerdere jaren. Over 2021 was nog spraken van 44 dossiers. Voor 1 dossier is sprake van ontoereikend contractbeheer, waardoor een Europees aanbesteed contract niet tijdig is verlengd. Welke stappen onderneemt het college om aan te tonen dat sprake is van een betrouwbare IT-omgeving? Zie hiervoor onze bevinding op pagina 12 van dit accountantsverslag “U bent bezig met het verder op orde brengen en het verbeteren van de informatiebeveiliging – u heeft nog stappen te zetten”. Hoe waarborgt het college de kwaliteit van het risicobeheer? Op basis van navraag bij het college blijkt dat de gemeente Gorinchem niet werkt met één integraal en structureel proces / systeem voor risicomanagement. De gemeente heeft in diverse processen, projecten, systemen beheersmaatregelen genomen voor het beheersen van risico’s en daarmee het borgen van de kwaliteit van het risicobeheer. Hieronder een aantal voorbeelden.

Paragraaf weerstandsvermogen In het kader van de risicoanalyse die opgenomen is in de paragraaf weerstandsvermogen voert team Financiën gesprekken met de teams en wordt de paragraaf beoordeeld door de financieel adviseurs, de teammanager Financiën en de concerncontroller. Deze paragraaf geeft een overzicht van financiële risico’s van materieel belang en vormt daarmee ook de input voor het gesprek over beheersmaatregelen. Bestuursvoorstellen In het format voor de bestuursvoorstellen is een verplichte paragraaf opgenomen over risico’s. Bestuursvoorstellen worden: a) integraal opgesteld door de verschillende disciplines in de organisatie; b) beoordeeld en van advies voorzien door een breed samengestelde adviesgroep (hiervan zijn onder andere lid de directeur en een senior adviseur Financiën); c) beoordeeld door de betreffende teammanager; d) beoordeeld door de teammanager Financiën en de concerncontroller voor de portefeuillehouder Financiën en gemeentesecretaris. Frauderisico-analyse In 2023 wordt een nieuwe frauderisico-analyse afgerond met als doel zicht te hebben op de risico’s en het vervolgens hiervoor treffen van beheersmaatregelen. Hierin is tevens aandacht voor het onderwerp misbruik en oneigenlijk gebruik.

312019010.23.188 - 27

Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. 21 juni 2023.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Er is intern aandacht bij uw gemeente om de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT-omgeving verder te verbeteren. Belangrijke onderdelen hierbij zijn de opvolging van de bevindingen vanuit de BIO-analyse. Vanwege de snel veranderde IT-omgeving en de ontwikkelingen zoals de BIO is het belangrijk om voldoende aandacht voor de IT-omgeving te hebben. Wij hebben onze concrete bevindingen opgenomen in de managementletter en hebben vernomen dat u als gemeente aan de slag bent om onze aanbevelingen op te volgen. Bij SaaS-oplossingen bent u in belangrijke mate afhankelijk van de juiste en tijdige service van de softwareleverancier. Wij achten het daarom van belang dat u SLA’s (serviceniveau overeenkomst) sluit met uw softwareleveranciers. Op basis van de gesprekken die wij met u voeren blijkt dat deze overeenkomsten heeft afgesloten met uw leveranciers, maar dat u nog niet periodiek op de naleving ervan controleert.