221013 Verslag Parallelsessie Afstemming accountantscontroleplan 2022.docx

Parallelsessie Informatie en Ontmoeting, 13 oktober 2022 Afstemming accountantscontroleplan 2022 en kaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 Samenvattend verslag Aanwezigen Voorzitter: Griffie: Fracties: Portefeuillehouder: Ambtelijk: Notulen:

de heer N. van Santen de heer S. Vink Stadsbelang-Democraten Gorinchem-CDA-PvdA-SGP/ChristenUnie VVD-SP-Gorcum Actief mevrouw M. Molengraaf de heer T. van Zessen en de heer W. Kalkman, accountant notulistenbureau Leeuwenburgh-Vendrig

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Hij licht het programma voor deze sessie toe. Afstemming accountantscontroleplan 2022 en kaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 Jaarlijks wordt het controleplan aan de raad gepresenteerd. De raad krijgt de gelegenheid eventuele speerpunten aan te dragen voor de controle 2022. Wethouder Molengraaf verwijst naar de wet die inmiddels is aangenomen met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Zij nodigt de raadsleden uit aandachtspunten mee te geven voor de controle. De heer Kalkman geeft een presentatie (beschikbaar op iBabs). Desgevraagd zegt hij dat er ten opzichte van de controle 2021 niet veel is veranderd in de aanpak van de accountant. Hij schetst het controleproces in drie stappen. De heer Den Hartog vraagt waarom er een samenvatting van de managementletter naar de raad gestuurd wordt en niet de gehele managementletter. De heer Kalkman antwoordt dat dit een goed gebruik is bij de gemeente Gorinchem. Er zijn ook gemeenten die een auditcommissie hebben die de integrale managementletter behandelt. De heer Foppen informeert op basis waarvan de interne controles plaatsvinden. De heer Kalkman licht toe dat bij de interne controle geïnventariseerd wordt hoe de bedrijfsprocessen functioneren. Er zijn geen indicatoren van. Het is een kwalitatieve toetsing.

Gecontroleerd wordt of er waarborgen zijn zodat de baten en lasten getrouw worden verwerkt in de administratie en jaarrekening. De heer Kalkman licht de planning nader toe. De heer Den Hartog vraagt of de raad nog een advies kan meegeven en of er in de raad nog een debat kan plaatsvinden. De voorzitter zegt dat aan het eind van de sessie geïnventariseerd zal worden of nadere bespreking nodig is. De heer Kalkman licht de jaarrekeningcontrole nader toe waarbij fouten en onzekerheden gewogen worden. In de afgelopen drie jaar is een verklaring met een beperking afgegeven

Parallelsessie I&O Afstemming accountantscontroleplan 2022 en kaders rechtmatigheidsverantwoording 2023, 13 oktober 2022

vanwege de Europese aanbestedingen. Er wordt een rapporteringstolerantie gehanteerd van € 0,1 miljoen. De heer Foppen vraagt of dat een politieke keuze is. De heer Kalkman bevestigt dit. Hij vindt € 100.000 een bedrag dat bij de gemeente Gorinchem past. De heer Van Veen vraagt hoelang het bedrag van € 100.000 al gehanteerd is. Het zou ook verhoogd of verlaagd kunnen worden. € 100.000 van vijf jaar geleden is niet € 100.000 van nu. De heer Kalkman merkt op dat het altijd goed is om hierover na te denken. Hij ziet geen aanleiding om het bedrag nu te verhogen of te verlagen. De heer Den Hartog vraagt naar de visie van de heer Kalkman op het feit dat het een vast bedrag is en niet bijvoorbeeld een percentage van de totale lasten. De heer Kalkman vindt het een passend bedrag voor de gemeente Gorinchem. Er kan ook een keuze gemaakt worden voor een percentage van de totale lasten. De heer Den Hartog vraagt aan de wethouder hoe zij aankijkt tegen het bedrag van € 100.000. Wethouder Molengraaf ziet geen aanleiding om het te veranderen maar zij staat open voor suggesties. De heer Kalkman vervolgt zijn presentatie en legt de vraag voor of de raad suggesties heeft voor aandachtspunten. Hij geeft hiervan enkele voorbeelden. De voorzitter geeft hiervoor gelegenheid. De heer De Jong neemt aan dat waarborgen voor het voldoen aan aanbestedingsregels wel opgenomen zijn.

Hij vraagt ook wat er nieuw is aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De heer Kalkman licht toe dat de accountant geïnteresseerd is de nieuwe aanbestedingen en of daar nog fouten in worden gemaakt. Dat bleek niet het geval te zijn. De fouten namen ten opzichte van 2020 wel iets toe; dat werd duidelijk door de verscherpte controle. De invoering van de rechtmatigheidscontrole; de minister wil dat ook gemeenten zelf hun rechtmatigheid controleren. Wat er verandert is dat het college moet aangeven welke rechtmatigheidsfouten er zijn vastgesteld en de accountant moet hier dan ook over verklaren. Het raakt ook de rol van de raad en het college. De heer Maslic merkt op dat als het college iets anders heeft vastgesteld dan de accountant, de raad wel moet kunnen beoordelen wat er goed is en wat er fout is. De heer Kalkman antwoordt dat als er sprake is van een verschil van inzicht, de accountant dit overlegt met de afdeling en het college in het kader van hoor en wederhoor. Vervolgens wordt het college geadviseerd de rechtmatigheidsverklaring aan te passen. Het college moet hiervan dan ook een verantwoording geven. Het accountantsverslag biedt de raad dan inzicht in hoe dit is gegaan. De heer Maslic vraagt de accountant de raad dan mee te nemen in de bevindingen. De voorzitter geeft aan dat de accountant een extra paragraaf opneemt in het accountantsverslag.

De heer Kalkman licht toe dat het niet heel anders zal gaan dan op dit moment. Als de accountant fouten constateert dan meldt de accountant dit ook. Dat krijgt nu al een plek in het verslag. De heer Kuijten merkt op dat er in 2023 gescheiden processen komen. Wie voert welke controle uit? Wethouder Molengraaf zegt dat het controleren van de rechtmatigheid ook verschuift naar het college en dat wordt ook weer door de accountant gecontroleerd. Parallelsessie I&O Afstemming accountantscontroleplan 2022 en kaders rechtmatigheidsverantwoording 2023, 13 oktober 2022

De heer Kuijten vraagt hierover helderheid. De heer Kalkman licht toe dat wat gecontroleerd wordt al eerst in de organisatie is gecontroleerd. Dat is nu ook al zo en bij de rechtmatigheid gaat dat in principe op dezelfde manier. Op dit moment wordt de rechtmatigheid ook al getoetst. De heer Den Hartog geeft een aandachtspunt mee: hij hoopt dat extra naar de IT-omgeving gekeken wordt. Er gaat steeds meer digitaal en dat is ook gevoelig voor criminaliteit. Veiligheid op dit gebied is belangrijk. Een ander advies betreft de rapporteringstolerantie; hij stelt voor 5% van de materialiteit als rapporteringstolerantie te hanteren. De heer Kalkman zegt dat het dan een bedrag van ongeveer € 700.000 wordt. Dan zullen er minder fouten gerapporteerd worden. Hij suggereert 1% van de totale lasten te hanteren, maar het is aan de raad om hierin een keuze te maken. . De heer De Jong zegt er geen behoefte aan te hebben om het bedrag van € 100.000 los te laten. Hij wil graag alle fouten boven dit bedrag gerapporteerd zien. De heer Foppen sluit zich hierbij aan. De heer Kuijten vraagt extra controle op risicobeheer uit te voeren gezien de omvang van de begroting. De heer Kalkman zegt dat dan gevraagd kan worden hoe dat georganiseerd is in de gemeente. Het is een prima aandachtspunt.

De heer Van Veen vraagt aandacht voor budgetbeheer en –bewaking; hoe ziet de accountant dat? De heer Kalkman zegt dat het onderdeel is van de turap. Hij ziet het niet vanuit zijn rol als aandachtspunt, maar als er veel overschrijdingen zijn, kan dit een aandachtspunt zijn. Hij zou risicobeheer in combinatie met IT en rechtmatigheidscontrole willen overnemen. De heer Maslic vraagt met betrekking tot het bedrag van € 100.000 als rapporteringstolerantie hoe dit in vergelijkbare gemeenten wordt gehanteerd. De heer Kalkman antwoordt dat bij vergelijkbare gemeenten ook een dergelijk bedrag wordt gehanteerd. De heer Maslic zegt dat hij dit bedrag zou willen handhaven. De heer Den Hartog naar de uitvoeringsmaterialiteit. De heer Kalkman antwoordt dat daar intern spelregels voor zijn; het is 75% van de goedkeuringsmaterialiteit. Het is geen getal wat actief verantwoord wordt. De heer De Jong vraagt of de aanbeveling van vorig jaar inzake interne beheersomgeving is opgepakt. De heer Kalkman noemt het model van drie verdedigingslinies, drie vormen van controle: het primaire proces, de tweede lijn is de controle bij financiën en inkoop enz., de derde lijn is de verbijzonderde controle onder leiding van de concerncontroller. Dat moet ervoor zorgen dat alles goed gaat. De aanbeveling was de kwaliteit in de eerste en tweede lijn verder te verbeteren, vast te leggen en te documenteren.

Wethouder Molengraaf licht toe dat er in de afgelopen jaren al veel is verbeterd aan de interne controle. De voorzitter bedankt de heer Kalkman voor zijn toelichting en sluit de beraadslagingen af. Hij peilt de opvattingen van de aanwezigen voor de agendering van het voorstel voor de raadsvergadering van 20 oktober en concludeert dat het voorstel geagendeerd kan worden als hamerstuk. De heer Kalkman zegt toe dat hij de door de raad aangedragen punten zal uitwerken en dat dit document via het college mee gaat naar de raad. Parallelsessie I&O Afstemming accountantscontroleplan 2022 en kaders rechtmatigheidsverantwoording 2023, 13 oktober 2022

Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Parallelsessie I&O Afstemming accountantscontroleplan 2022 en kaders rechtmatigheidsverantwoording 2023, 13 oktober 2022