221013 I&O Accountantscontroleplan 2022 Aanbiedingsbrief ABB Controleplan 2022.pdf

Aan de raad van de gemeente Gorinchem T.a.v. de heer H. Sepers, raadsgriffier Postbus 108 4200 AC GORINCHEM

Datum

9 september 2022

Behandeld door

W. Kalkman RA (06 - 2127 2977)

Ons kenmerk

312019010.22.339

Onderwerp

Aanbiedingsbrief controleplan 2022 Geachte leden van de gemeenteraad van de gemeente Gorinchem, In het kader van de periodieke communicatie van de accountant aan de raad informeren wij u door middel van deze brief over onze voorgestelde controleaanpak voor het boekjaar 2022. Als controlerend accountant van de raad hebben wij samen met u, het college en de ambtelijke organisatie een gezamenlijk belang dat de controle van de jaarrekening over 2022 binnen de bestuurlijke planning kan worden uitgevoerd en dat wij als uw accountant tijdig met een oordeel en met onze bevindingen komen over de jaarrekening 2022. Dat betekent dat de door ons uit te voeren accountantscontrole gebaseerd is op een goede risicoanalyse, waarbij alle significante risico’s toereikend worden geadresseerd en alle materiële afwijkingen worden gesignaleerd. Tijdige en vooraf samen overeengekomen werkafspraken met het college en de ambtelijke organisatie zijn daarbij belangrijk. Opdracht en controleplan Wij zullen fungeren als accountant van de gemeente met het doel de jaarrekening te onderzoeken op: 



De getrouwe weergave van de baten en de lasten over 2022 (boekjaar) en de activa en passiva per 31 december 2022 (boekjaar) en het in overeenstemming zijn met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (Bbv). De rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties; dat wil zeggen dat deze in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. Het door ons te hanteren kader betreft het normatief kader dat door uw raad moet worden vastgesteld.

Controleplan Met dit controleplan geven wij u inzicht in onze controleaanpak, geven wij aan wat u van ons en wij van u mogen verwachten. Uiteraard is het van belang dat de controleopdracht aansluit bij de doelstellingen en prioriteiten van uw gemeente, die door de snelle ontwikkelingen in de omgeving continu aan verandering onderhevig is. In de volgende paragraaf gaan wij in op het controleproces. De accountantscontrole bestaat uit een interimcontrole en een jaarrekeningcontrole. De interim-controle richt zich op de financiële processen in de organisatie en de jaarrekeningcontrole richt zich op de posten in de jaarrekening en op waardering daarvan. Het voldoen aan wet- en regelgeving (zoals het Bbv) krijgt bij de jaarrekeningcontrole onze aandacht. Bij iedere stap in het controleproces hebben wij de aanpak voor 2022 aangegeven. Hiermee krijgt u in hoofdlijnen inzicht

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

9 september 2022 312019010.22.339 - 2

in de verschillende stappen van het controleproces. In paragraaf twee gaan wij in op onze planning en wijze van rapporteren. 1. Interim- en jaarrekeningcontrole Onze controleaanpak bestaat uit de volgende fasen: Fasen Afspraken met de gemeenteraad Inventariseren controleomgeving Risicoanalyse Systeemgerichte werkzaamheden Gegevensgerichte werkzaamheden Wegen van fouten en onzekerheden Rapportages Controleverklaring

Interim-controle √ √ √ √

Jaarrekeningcontrole √ √ √

√

√ √ √ √

Daarnaast spreken wij circa vier keer per jaar gemeenteraadsleden in ons zogenoemde spreekuur of vragenuurtje. Deze afspraak wordt in overleg met de griffie één keer per kwartaal geagendeerd. In de volgende paragrafen werken wij deze fasen verder uit. Afspraken met de gemeenteraad (interim- en jaarrekeningcontrole) De Wet dualisering gemeentebestuur versterkt de controlerende rol van de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (verordening ex. Artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet). Voor uw opdracht aan ons om de jaarrekening te controleren is het van belang dat uw gemeenteraad een controleprotocol en een normenkader vaststelt. Tevens bespreken wij met u voorafgaand aan de controle van de jaarrekening de aandachtspunten die vanuit uw controlerende rol belangrijk voor u zijn. Onze communicatie met uw gemeenteraad bestaat voornamelijk uit:   

Het bespreken op 13 oktober 2022 van het controleplan. Het aanbieden van de bestuurssamenvatting naar aanleiding van onze interim-controle 2022 in november 2022. Het aanbieden van ons accountantsverslag in mei 2023 en het bespreken daarvan in juni 2023.

Voor een nadere uitwerking verwijzen wij naar het bijgaande controleplan 2022.

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

9 september 2022 312019010.22.339 - 3

Inventariseren controleomgeving (interim- en jaarrekeningcontrole) De werkzaamheden in deze fase van de controle richten zich op het verkrijgen van relevante informatie om de risicoanalyse uit te kunnen voeren. Onze werkzaamheden bestaan uit: 





Pre-auditgesprek: In dit gesprek (met alle stakeholders) kan nader vorm worden gegeven aan de uit te voeren controle. Hiermee wordt jaarlijks aan het controleprotocol en het programma van eisen (= controleplan) inhoud gegeven. Beoordeling opvolging aanbevelingen managementletter en accountantsverslag: na iedere controle beoordelen wij de opvolging van de aanbevelingen. Wij gaan er daarbij vanuit dat namens het college de opvolging aan de gemeenteraad is gerapporteerd op basis van de bestuurssamenvatting in de managementletter en op basis van het accountantsverslag. Kennisnemen van tussentijdse rapportages, begroting, besluiten van de gemeenteraad en besluiten van het college.

Toepassing en evaluatie specifieke wet- en regelgeving Bij de uitvoering van onze controle vormt wet- en regelgeving een belangrijk kader. Daarnaast evalueren wij de wijze waarop binnen uw gemeente met diverse wet- en regelgeving wordt omgegaan en welke gevolgen dit heeft voor onze controle. Overigens moeten accountants zich ook houden aan een uitgebreid stelsel van wet- en regelgeving om onder andere de deskundigheid en onafhankelijkheid van de accountant te waarborgen. Risicoanalyse (interim- en jaarrekeningcontrole) Op basis van de uitkomsten van de inventarisatie van de controleomgeving actualiseren wij onze risicoinschatting per proces en jaarrekeningpost van uw organisatie. De uitkomsten van de risicoanalyse zijn bepalend voor de aard en omvang van de systeemgerichte en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Op basis van onze risicoanalyse richten wij onze controleaanpak in. Hierbij houden wij rekening met de aandachtspunten die door uw gemeenteraad op 13 oktober 2022 zijn aangegeven en in een raadsbesluit zijn vastgelegd. Wanneer de uitkomsten van de nadere risicoanalyse reden geven tot tussentijdse aanpassing van de controleaanpak, dan zullen wij hierover contact met uw concerncontroller, uw wethouder Financiën en/of een vertegenwoordiging van uw gemeenteraad opnemen.

Systeemgerichte werkzaamheden (interim-controle) Om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel testen wij jaarlijks alle belangrijke financiële processen. Jaarlijks beoordelen wij de opzet van de interne beheersmaatregelen voor financieel relevante processen (opzet van de processen). Rechtmatigheid is daarbij onderdeel van alle processen. Als uit deze beoordeling geen belangrijke wijzigingen in de opzet naar voren komen en als uit de risicoanalyse geen specifieke risico's naar voren komen, kunnen wij volstaan met deze normale aandacht. Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening wordt een interim-controle uitgevoerd. Bij een interimcontrole wordt de interne financiële beheersing van processen en activiteiten van uw gemeente beoordeeld (verlopen de processen zoals beschreven (opzet); dit noemen wij het bestaan van de processen). De kwaliteit van de interne beheersing vindt immers weerslag in de kwaliteit van de jaarrekening. Wij vragen ook aan het Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

9 september 2022 312019010.22.339 - 4

college, via de organisatie, om met documentatie aan te tonen dat het proces bestaat, zoals in opzet vastgelegd. (Deels) niet effectieve financiële processen leiden tot een opmerking in onze rapportage(s) en aanvullende werkzaamheden. De aard en omvang hiervan wordt vooraf met uw organisatie besproken. Met deze aanvullende controlewerkzaamheden wordt onderzocht of het ontbreken van effectieve maatregelen heeft geleid tot feitelijke tekortkomingen. Bij het beoordelen en toetsen van de kwaliteit van de financiële processen krijgt de kwaliteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking specifiek aandacht. In dit verband zijn met name de IT General Controls en Application Controls van belang. Gegevensgerichte werkzaamheden (interim- en jaarrekeningcontrole) Naast de hiervoor beschreven systeemgerichte controles verrichten wij gegevensgerichte controles. Voor de financiële processen die wij in enig jaar met normale aandacht beoordelen betekent dit een intensievere gegevensgerichte controle om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid van de financiële informatievoorziening. De omvang van deze gegevensgerichte werkzaamheden is mede afhankelijk van het risicoprofiel van uw gemeente, de uitkomst van de systeemgerichte werkzaamheden en van de door uw organisatie uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden.

De controlewerkzaamheden zijn onder andere gericht op:       

De naleving van in- en externe verslaggevingsvoorschriften (rechtmatigheid). De waardering van balansposten. Juiste waardering van de schattingsposten. Juiste en volledige verwerking van besluiten (gemeenteraad/college). Juiste en volledige verwerking en toelichting van risico's. Kwaliteit van de toelichtingen. Consistentie tussen de jaarrekening en de informatie die opgenomen is in het jaarverslag.

De gegevensgerichte controle bij de jaarrekeningcontrole richt zich vooral op de presentatie en waardering van de posten in de jaarrekening.

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

9 september 2022 312019010.22.339 - 5

Wegen van fouten en onzekerheden (jaarrekeningcontrole) Wij passen, tenzij de gemeenteraad anders besluit, de volgende goedkeuringstoleranties toe:

Bron: Besluit accountantscontrole decentrale overheden

Deze percentages komen overeen met het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado). De gemeenteraad kan boven het minimumniveau aanvullende eisen stellen aan de accountantscontrole. In de “Verordening accountantscontrole gemeente Gorinchem 2017” gebaseerd op artikel 213 van de Gemeentewet (Verordening ex art 213) zijn geen aanvullende eisen opgenomen. Rapportages (interim- en jaarrekeningcontrole) De communicatie met uw gemeente over de uitkomsten van de controle vinden in hoofdlijnen als volgt plaats: De raad is opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening. Wij zullen de raad en het college op de volgende momenten over de voortgang en de bevindingen van de controle informeren: • Na de interim-controle brengen wij een managementletter uit, gericht aan het college van burgemeester en wethouders. Bestuurlijk relevante zaken worden ook via het accountantsverslag bij de jaarrekeningcontrole aan de gemeenteraad gerapporteerd. • Bij controlebevindingen van de interim-controle waarvan wij het van belang achten dat de raad daar direct over wordt geïnformeerd, zullen wij het college adviseren eerst zelf de informatie aan de raad te verstrekken. Als het college de raad niet informeert, dan zullen wij zelfstandig de raad informeren. • Na afronding van onze jaarrekeningcontrole ontvangt de raad het verslag van bevindingen (accountantsverslag).

Wij leggen het concept van dit accountantsverslag eerst ter afstemming van de feiten voor aan het college. • Ter opname in de jaarrekening verstrekken wij aan uw gemeente de controleverklaring bij de gecontroleerde jaarrekening. Rapporteringstolerantie In het accountantsverslag kan de accountant onder meer fouten en onzekerheden in de jaarrekening opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring van de accountant, maar die wel belangrijk zijn voor de gemeenteraad om de toezichthoudende rol goed te kunnen uitvoeren. De marge van fouten en onzekerheden die de accountant rapporteert aan de gemeenteraad betreft de rapporteringstolerantie.

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

9 september 2022 312019010.22.339 - 6

De accountantscontrole is dan niet gericht op het vinden van een fout of onzekerheid met een dergelijke omvang, maar geconstateerde fouten of onzekerheden van deze omvang of hoger moeten wel aan de gemeenteraad bekend worden gemaakt. De hoogte van de rapporteringstolerantie is door de gemeenteraad vastgesteld en bepaald op € 100.000. Als wij van mening zijn dat het voor de gemeenteraad belangrijk is om ook fouten en onzekerheden onder de rapporteringstolerantie te melden dan zullen wij dat zeker doen. Voor de specifieke uitkeringen die onder de SiSa-regeling vallen, gelden de wettelijke rapporteringstoleranties. 2. Planning en rapportage Onze interim-controle 2022 voeren wij uit in het najaar van 2022. Na de interim-controle brengen wij een managementletter uit gericht aan het college van burgemeester en wethouders. De jaarrekening 2022 controleren wij, na gereed melding door het college, in het voorjaar van 2023. Na afronding van onze controle ontvangt de raad ons verslag van bevindingen en de controleverklaring ter opname in de jaarrekening. De specifieke detailplanning van de rapportering stemmen wij vroegtijdig in overleg met de concerncontroller en de teammanager Financiën af op uw P&C-cyclus. Ten slotte Middels deze brief hopen wij u te hebben geïnformeerd over onze controleaanpak.

Mocht u toch nog vragen over de controleaanpak hebben dan bespreken wij dit graag met u op 13 oktober 2022. Hoogachtend, Publieke Sector Accountants B.V.

W. Kalkman RA Bijlage: Controleplan 2022

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.