210603 Verslag Parallelsessie B&A Werken in het stadhuis van de toekomst.docx

Parallelsessie Beraad en Advies, 3 juni 2021 Werken in het stadhuis van de toekomst Samenvattend verslag Aanwezigen Voorzitter: Raadsgriffie: Fracties: Portefeuillehouder: Ambtelijk: Notulen:

de heer H. van Mourik mevrouw E. van Bekhoven Stadsbelang-Democraten Gorinchem-CDA-PvdA-SGP/ChristenUnie VVD-D66-SP-GroenLinks-Gorcum Actief de heer R. van Doesburg de heer Verhagen, mevrouw Fillekens notulistenbureau Leeuwenburgh-Vendrig

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Hij licht het programma voor deze sessie toe. Vanavond gaat het om een combinatie van een I&O en een B&A sessie. Werken in het stadhuis van de toekomst Stadhuis van de toekomst (Korte termijn na Covid). Middels een presentatie wordt een doorkijk gegeven wat er voor voorzieningen getroffen moeten worden bij terugkeer naar kantoor in het hybride werken (50% thuis 50% kantoor) en welke kosten daaraan zouden zijn verbonden. Verzoek om financiële dekking in de vorm van begrotingswijziging maakt onderdeel uit van het voor te leggen voorstel. Wethouder Van Doesburg geeft aan dat om bij het stadhuis van de toekomst te komen enkele tussenstappen nodig zijn. Er zijn onderzoeken gedaan en er moeten investeringen gedaan worden. De achtergrond daarvan zal worden toegelicht met een presentatie. De heer Verhagen verzorgt een presentatie (beschikbaar op iBabs). Hij vervangt de heer Oostrum die vanwege familieomstandigheden niet aanwezig kan zijn. Het gaat om de noodzakelijke aanpassingen voor de korte termijn na covid. Hij duidt de uitgangspunten. Hij vervolgt met de behoeftes (dienstverlening, verduurzaming, invulling leegstand). Er is een stappenplan opgezet om in 6 stappen terug te keren naar het veilige hybride werken (50/50).

Het gaat om een geleidelijke terugkeer naar kantoor met een stapsgewijze toename van het aantal medewerkers, rekening houdend met de verhouding tussen thuiswerken en op kantoor. Conform de maatregelen die gelden wordt teruggekeerd. Hij duidt de werkvormen die vanuit huis gedaan kunnen worden (dienstverlening, ondersteuning, advisering, overleg, beleidstukken schrijven, contacten). Hij vervolgt met de werksoorten die op het stadhuis plaatsvinden (balieactiviteiten, receptie, ondersteuning, analoge documentatiestromen, brainstormen, creatieve sessies, kennis delen, trainingen volgen). Het stadhuis wordt tevens landingsplek voor kortstondige werkzaamheden. Hij duidt de voorzieningen die hiervoor nodig zijn (een inspirerende omgeving, vaste ruimtes voor specifieke clusters, aandacht voor werk en communiceren, stilteruimtes, integratie fysiek en digitaal). Hij toont vervolgens enige beelden ter inspiratie hoe één en ander eruit zou kunnen zien. Een deel van de investering is bedoeld voor de inrichting, een ander deel voor docking stations, schermen, camera’s, krachtige wifi, uptodate devices, noisecanceling headphones. De voorzitter biedt gelegenheid om vragen te stellen naar aanleiding van de presentatie.

Parallelsessie B&A Werken in het stadhuis van de toekomst, 3 juni 2021

De heer Van der Meijden vraagt of het advies van de projectgroep op draagvlak kan rekenen onder de ambtenaren. Hij wijst op de balans tussen thuiswerken en op kantoor en informeert of dit altijd op vrijwillige basis gebeurt en of er van de norm van 50/50 afgeweken kan worden afgestemd op de persoonlijke situatie. Voorts verzoekt hij om een specificatie te verstrekken van de besteding van de benodigde € 150.000. De heer Verhagen reageert dat het voorstel ook is voorgelegd aan de OR en overlegd via Teams met medewerkers en van daaruit heeft het voorstel nader vorm gekregen. Het managementteam werd eerder geënquêteerd over de werksoorten die zouden moeten plaatsvinden. De verhouding tussen thuiswerken en op kantoor is een getal dat niet afgedwongen wordt, maar er moet wel rekening gehouden worden met de bezetting. In overleg met de teammanagers wordt de juiste verhouding gevonden. Een specificatie van de besteding heeft hij niet voor handen. De aanpassingen op inrichtingsniveau zijn vrij kostbaar en dat bepaalt mede de hoogte van het bedrag. Wethouder Van Doesburg spreekt zijn dank uit dat de heer Verhagen bereid was om deze presentatie te verzorgen. Hij zegt een nadere schriftelijke specificatie ten aanzien van de kosten toe. Mevrouw Molengraaf informeert wat wordt bedoeld met toekomstbestendig maken.

Zij informeert in hoeverre dit modieus is en of het zo zou kunnen zijn dat na de corona periode één en ander weer teruggedraaid wordt als blijkt dat het toch niet helemaal werkt. Allerlei werkplekken zijn recent van internet en dergelijke voorzien. Zij vraagt of deze werkplekken verdwijnen. Zij vindt het lastig om te bepalen wat wordt verstaan onder de korte termijn en vreest dat de nu gevraagde € 150.000 een opmaat is naar landingsplekken en een inspirerende omgeving. Het is voor haar nog onduidelijk wat er allemaal gedaan gaat worden. De heer Verhagen antwoordt dat er onderscheid is gemaakt tussen de taken op het stadhuis en thuis. Die taken vragen om voorzieningen die zijn gebaseerd op het nieuwe werken, het samenzijn en samenkomen en het op een creatieve manier vorm geven aan plannen. Het lijkt er naar uit te zien dat thuiswerken een onderdeel gaat zijn van het nieuwe werken. Het is niet modieus, maar vooral toekomstbestendig. Het is niet de bedoeling om dit na een aantal maanden weer op te ruimen. De heer Van Santen vraagt hoe bepaald kan worden of er overlap is met het budget dat recent beschikbaar is gesteld. Hij vraagt waarom uitgegaan wordt van een gelijk aantal werknemers. Afsluitend informeert hij waarom de verouderde zaken die devices worden genoemd niet vanuit het ICT budget worden gefinancierd.

De heer Verhagen antwoordt dat deze devices niet geschikt zijn voor hybride werken, zij schieten tekort in de infrastructuur. Veel mensen werken nu op een vaste plek. Als de mogelijkheid wordt geboden om hybride te kunnen werken moet bekeken worden of deze werkplekken voorzien moeten worden van een device. Het nieuwe kantoorconcept wordt hiermee gecompleteerd. Wethouder Van Doesburg vult aan dat in de laatste jaren het aantal fte’s is gegroeid. De gemeente is nu op formatie en op basis daarvan kan de verwachting uitgesproken worden dat dit zo blijft. Hij kan zich niet zo zeer een eerder ICT project herinneren. De verdeling van 50/50 is een streven. Op de vraag of dit een hippe trend is antwoordt hij dat het meer is dan een hippe trend of een modegril. De gemeente heeft een bepaalde verantwoordelijkheid ten aanzien van de dienstverlening en in het kader van duurzaamheid en mobiliteit heeft het ook voordelen als mensen vaker thuis werken. Mevrouw Stevens neemt aan dat met het werkcafé de kantine bedoeld wordt. Zij vraagt hoeveel geld van de genoemde € 150.000 daar al aan uitgegeven is.

Parallelsessie B&A Werken in het stadhuis van de toekomst, 3 juni 2021

De heer Verhagen antwoordt dat het werkcafé is ontstaan uit een vervangingsbudget uit 2019. De voorzitter bedankt de heer Verhangen voor zijn inzet en het beantwoorden van de vragen en gaat over naar het onderdeel Beraad & Advies. De heer Koçak acht het noodzakelijk met de kennis van nu en in vergelijking met andere gemeenten om dit zo te doen. Het werkcafé is een uitnodigende ruimte. Hij roept op door te gaan met de verdere inrichting. In het kader van noodzakelijkheid moet de raad de benodigde middelen beschikbaar stellen. Hij wil graag drie aandachtspunten meegeven aan het college. De positionering moet niet ten koste gaan van de dienstverlening. Het is wenselijk dat de online dienstverlening wordt uitgebreid. Hij begrijpt dat het stadhuis ook de huiskamer van de stad moet zijn. Hij stelt voor dat het mogelijk gemaakt wordt dat inwoners binnen kunnen lopen en even op de bank kunnen zitten met een kopje koffie of thee dat wordt verzorgd door een gastvrouw. De heer Onvlee vindt het een goede ontwikkeling dat ook de gemeente Gorinchem toewerkt naar werkplekken van de toekomst. Hij hoopt dat werk en privé hiermee beter in balans komen. Zijn fractie wijst op een spanningsveld dat kan ontstaan; wordt het beleid of wordt het aan de werknemers overgelaten.

Om het te laten slagen moet het ook beleid worden door te stimuleren dat dit ook daadwerkelijk zo gaat gebeuren met goede ondersteuning. Zijn fractie steunt het dat hier geld voor vrijgemaakt wordt. Hij wijst op de werktijden. Veel gemeenten, overheidsinstanties en bedrijven kijken of de spits gemeden kan worden door het spreiden van de werktijden. Dit is ook belangrijk voor de doorstroming in Gorinchem. De gemeente zou hier het goede voorbeeld kunnen geven. Buiten de spits reizen is het nieuwe normaal. Hij ziet voor zich dat er pas na de spits naar kantoor gegaan wordt, daarvoor wordt eerst nog even thuisgewerkt. De heer Van Breemen geeft aan dat zijn fractie op zich positief tegenover dit voorstel staat. De raad gaat niet over de bedrijfsvoering, de werkethos en de werktijden. Zijn fractie gaat in principe akkoord met het beschikbaar stellen van het bedrag, maar is wel benieuwd naar de nadere financiële onderbouwing die is toegezegd. Inhoudelijk kan hij zich vinden in het voorstel, maar als gesteld wordt dat 50% van de dienstverlening ook thuis kan maakt hij zich daar toch zorgen over. Het gaat ook om het gezicht van de stad. Het is fijn als mensen iemand op fatsoenlijke tijden kunnen treffen op het stadhuis en niet te horen krijgen die persoon werkt deze week thuis. De heer Van der Meijden vindt het een goede ontwikkeling dat de gemeente meebeweegt in hybride werken.

Voor sommigen is dit een uitkomst, voor anderen niets meer dan bittere noodzaak. Hij vraagt of er nog aanvullende kosten verwacht worden in verband met thuiswerken. Hij geeft mee dat de veranderingen in het gebouw los staan van de ambtenaren, sociale cohesie, arbeidsvreugde, informatiebeveiliging, hij zou graag een wat integralere blik toegevoegd zien hoewel dit nu wellicht buiten de scoop van het voorstel valt. Mevrouw Molengraaf sluit zich aan bij het verzoek om nadere specificatie van de kosten om dat het onduidelijk is wat er voor de korte termijn voor dit bedrag wordt gedaan. De wethouder noemt het een ingrijpend project. Zij is benieuwd wat er verder nog gedaan wordt, maar begrijpt dat daar vanavond nog niet op ingegaan wordt. Zij roept het college op om kritisch te blijven kijken naar alle verleidingen. Zij zag een aantal gadgets in de presentatie die niet coronaproof lijken. Het is leuk dat je een kopje koffie kunt krijgen in het stadhuis, maar mensen willen vooral goed geholpen worden op een vriendelijke manier. Het is goed dat er wordt ingespeeld op thuiswerken, maar zijn daar ook kosten aan verbonden. Het is voor haar fractie een onduidelijk voorstel.

Parallelsessie B&A Werken in het stadhuis van de toekomst, 3 juni 2021

De heer Van der Lee vindt het belangrijk om mee te gaan met de tijd. Vooral voor ouderen is het belangrijk dat zij op de hoogte blijven en duidelijkheid hebben. De juiste personen moeten bereikbaar blijven. Wethouder Van Doesburg begrijpt dat de dienstverlening er niet onder mag leiden. De ambitie is juist dat de dienstverlening beter wordt. Hij wijst op mogelijkheden en opties om de dienstverlening uit te breiden of samenwerking te zoeken met dienstverleners die aansluiten op de dienstverlening van de gemeente. Dit hangt samen met de ontwikkeling van gebouw B en C. De huiskamer van de stad is een ambitie. Er wordt een stap gezet richting de toekomst die noodzakelijk is om de werksfeer te verbeteren en hybride werken mogelijk te maken, maar het gaat niet om de opmaat naar een gigantische verbouwing. Deze aanpassingen zijn nuttig en doelmatig. Er komt nog een aantal andere zaken aan, maar die hebben niet zo zeer te maken met het hybride werken. Hij herhaalt dat toezegging dat het bedrag nader gespecificeerd wordt. Er wordt gewezen op de balans tussen thuis en op kantoor werken; deze investering houdt ook verband met de gewenste werksfeer. De suggestie over gespreid werken wordt meegenomen. Aanvullende kosten voor thuiswerken zijn er inderdaad. De bureaustoelen die niet gebruikt werden zijn naar mensen thuis gegaan. Dit is geborgd in de CAO.

Met betrekking tot informatiebeveiliging geeft hij dat het risico op datalekken groter wordt, maar in de achterliggende periode van reisbewegingen is het effect van datalekken niet toegenomen. De bereikbaarheid voor ouderen merkt hij aan als belangrijk omdat dit een doelgroep is die groter wordt en meer behoefte heeft aan fysieke contacten. Dit wordt geborgd. De voorzitter inventariseert de standpunten. Mevrouw Molengraaf waardeert de toezegging over het specificeren van het bedrag, maar zij heeft ook gevraagd hoe dit past in het grotere plaatje omdat er een visie achter zit op nog meer. Aanmerken als hamerstuk zonder deze specificatie gaat voor haar nu nog wat te snel. Wethouder Van Doesburg begrijpt deze vraag. Het grotere plaatje is er niet. Het is wel zeker dat deze investering gedaan kan worden zonder er spijt van te krijgen. In de toekomst kan ook besloten worden om het hier bij te laten en dat is het dan. De voorzitter geeft aan dat wanneer de onderbouwing en het kostenoverzicht niet duidelijk genoeg zijn dit aangegeven kan worden in de raadsvergadering. De heer Onvlee herhaalt dat het niet duidelijk is wat er precies wordt voorgesteld. Als de toegezegde specificatie leidt tot vragen, moet er ruimte zijn voor debat. De voorzitter concludeert dat het stuk wordt aangemerkt als hamerstuk, tenzij.

Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Parallelsessie B&A Werken in het stadhuis van de toekomst, 3 juni 2021