2025-961604 Bijlage Protocol geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025 De RAAD van de gemeente Gorinchem; gelet op de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur en Hoofdstuk Va van de Gemeentewet; BESLUIT: het volgende protocol vast te stellen: Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025 Hoofdstuk 1 Algemeen Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester, raad en binnen de parallelsessies1 is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie, 'openbaar tenzij'. 3. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, voor zover dat kan in een openbaar stuk of een openbare vergadering. Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie Artikel 2:1 Geheim hanteren 1. Informatie van het college, de burgemeester, de raad en sessies is openbaar óf geheim. De term ‘vertrouwelijk’ wordt niet gehanteerd. 2. Informatie waarop geen geheimhouding is gelegd is openbaar. 3. Het is mogelijk om informatie voor een korte duur onder embargo te verstrekken, daarbij wordt aangegeven tot welk moment het embargo geldt. Informatie onder embargo heeft geen wettelijke grondslag en daarmee geen juridische bescherming.

1 Parallelsessie is een commissie als bedoeld in artikel 82, 83 of 84 van de Gemeentewet

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

1

Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, sessie of raad 1. Het college, de burgemeester, de raad of een sessie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid (Woo) van toepassing is. 2. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende stuk vermeld. 3. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar is ook openbaar kan zijn. 4. Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de sessie of de raad overlegt, wordt daarbij vermeld: a. motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid; b. de consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd; c. verwijzing naar artikel 87, 88 en 89 Gemeentewet; d. de horizonbepaling (termijn); e. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn. 5. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding kan worden opgeheven.

Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen ‘voor onbepaalde tijd.’ Artikel 2:3 Publicatie geheime informatie Geheime informatie wordt bij de griffie ter inzage gelegd, waarbij de toegang is beperkt tot collegeleden en betrokken ambtenaren, de gemeentesecretaris en zijn eerste adviseurs, medewerkers van de griffie, raadsleden en fractieassistenten, mits de geheimhoudingsplicht voor deze fractieassistenten juridisch is geborgd. De geheime informatie wordt voor zover mogelijk afgedrukt op blauw papier en van gevraagde inzage wordt aantekening gehouden. Artikel 2:4 Delen geheime informatie met anderen 1. Geheime schriftelijke informatie wordt met alle raadsleden en fractieassistenten gedeeld. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt binnen een sessie waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over, zoals vastgelegd in artikel 88 lid 5 Gemeentewet. 2. Uitgangspunt is dat raadsleden en fractieassistenten geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling ontvangen met andere raadsleden en fractieassistenten die niet aanwezig waren mogen delen. 3. Raadsleden en fractieassistenten mogen geheime schriftelijke en mondelinge informatie met fractieassistenten delen mits de geheimhoudingsplicht voor deze fractieassistenten juridisch is geborgd. 4.

De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet ook aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

2

Rekenkamer, de accountantsdienst of een -op grond van 155a Gemeentewet- door de raad ingestelde onderzoekscommissie). 5. Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt. Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening 1. Raadsvergaderingen en sessies zijn in beginsel openbaar, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Alle raadsvergaderingen en sessies worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend. 2. Op de openbare agenda kan een agendapunt dat met gesloten deuren moet worden besproken in algemene termen worden benoemd. Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren 1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten. 2.

Als de deuren worden gesloten besluit de sessie of de raad of er naast de raadsleden en fractieassistenten zelf, de (sessie)griffier, de betrokken leden van het college en de direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn. 3. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de livestream via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in nevenruimtes is te volgen. Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren 1. Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad of de sessie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd. 2. Bij aanvang van de besloten vergadering worden, ten behoeve van het vastleggen van de aanwezigen in het verslag, de namen van alle aanwezige raadsleden, fractieassistenten en collegeleden, alsook eventuele overige aanwezigen genoemd. 3. Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid nog een keer kort toe. 4. Besluiten de raad of sessiedeelnemers tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad de geheimhouding opheft.

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

3

5. De raad of sessiedeelnemers leggen bij aanvang van een besloten vergadering, onder vermelding van de grondslag uit de Wet open overheid, geheimhouding op op eventuele documenten die als stuk aan de besloten vergadering zijn toegevoegd en waarop door het college of de burgemeester nog geen geheimhouding is gelegd (zoals presentaties en beantwoording van technische vragen). 6. Raadsleden en fractieassistenten die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, hebben zonder enige belemmering toegang. Ook kunnen zij tussentijds de vergaderzaal verlaten. Voor het verslag maakt de voorzitter melding van raadsleden en fractieassistenten die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken en attendeert hen op de beslotenheid van de vergadering. 7. Als de raad de geheimhouding op hetgeen is besproken heeft opgeheven wordt het verslag ook openbaar gemaakt. Artikel 3:4 Verslaglegging 1. In de openbare besluitenlijst wordt opgenomen wie wel en niet hebben ingestemd met het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen. 2. Van de besloten raads- of sessievergadering wordt altijd een verslag gemaakt. Deze verslagen worden niet openbaar gemaakt tenzij de raad anders beslist. 3. Concepten van verslagen van besloten raads- en sessievergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende raadsvergadering.

Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken of in een besloten vergadering, als om bespreking van het verslag is verzocht. Tijdens deze vergadering neemt de raad ook een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag. 4. Het vastgestelde geheime verslag wordt door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend. 5. Verslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie door alle raadsleden en fractieassistenten en andere aanwezigen bij de desbetreffende besloten vergadering. Hoofdstuk 4 Opheffen en schending geheimhouding Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding 1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt (college, burgemeester of raad) is bevoegd de geheimhouding op te heffen. 2. Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding. 3. Op basis van een initiatiefvoorstel2 van één of meer raadsleden kan de raad besluiten om de geheimhouding die op grond van artikel 87 of artikel 89 lid 4 Gemeentewet is opgelegd of die krachtens artikel 23, lid 4 Gemeentewet van rechtswege geldt (gedeeltelijk) op te heffen. Een dergelijk besluit wordt bij voorkeur in een openbare

2 Zie Bijlage Ic

ARTIKEL 48 RvO

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

4

raadsvergadering genomen. Het voorstel tot opheffing van geheimhouding is openbaar. 4. Voordat wordt overgegaan tot opheffing van geheimhouding zoals genoemd in lid 3, overlegt de griffier met het college of de burgemeester over het voornemen. Mocht na het overleg blijken dat er behoefte is aan overleg hierover, dan overlegt de griffier over de te volgende route. 5. De griffie en het college zorgen ervoor dat de registers, zoals bedoeld in artikel 6.1, minimaal eenmaal per jaar ter kennisname aan de raad worden aangeboden, eventueel met een voorstel voor opheffing van de geheimhouding op de documenten en verslagen waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven. Artikel 4:2 Schending geheimhouding 1. Schending van de geheimhouding is strafbaar op grond van artikel 272 Wetboek van Strafrecht. 2. Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester of hij namens de gemeente aangifte doet. 3. Bij schending van de geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende raadslid of fractieassistent voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust.

Artikel 4:3 Opheffing op initiatief van college of burgemeester In aanvulling op artikel 4:1, tweede lid, kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie. Het is aan de raad om hier over te besluiten. Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie Nadat de geheimhouding is opgeheven wordt de desbetreffende informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst. Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen Artikel 5:1 Andere bijeenkomsten en vergaderingen De agendacommissie besluit over de beslotenheid van bijeenkomsten en vergaderingen wanneer dit niet per wet, verordening of raadsbesluit is geregeld. Artikel 5.2 Overige commissies De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

5

Hoofdstuk 6 Registratie geheime informatie Artikel 6:1 Register 1. De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar de sessie of raad zelf geheimhouding op heeft gelegd. 2. De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle raadsvergaderingen en sessies of delen van raadsvergaderingen en sessies die in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust. 3. De registers bevatten de datum van de vergadering, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding kan worden opgeheven. Hoofdstuk 7 Slotbepalingen Artikel 7:1 Slotbepalingen 1. Dit protocol treedt in werking nadat deze door de gemeenteraad is vastgesteld. 2. Dit protocol kan worden aangehaald als ‘Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025’. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 20 maart ’25. De griffier,

De voorzitter,

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

6

Bijlage Ia • •

• • • • •

•

De Wet open overheid (Woo) geeft in artikel 5.1, eerste en tweede lid, de gevallen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd. De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in lid 4 en 5 genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van geheimhouding en vertrouwelijkheid. De Gemeentewet bepaalt in artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen. De Gemeentewet bepaalt in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad. De Gemeentewet bepaalt in artikel 87 dat een orgaan van de gemeente bevoegd is om een verplichting tot geheimhouding op te leggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust, in artikel 88 dat dit orgaan deze informatie kan verstrekken aan een ander orgaan en in artikel 89 dat op de informatie vermeld wordt dat er geheimhouding op rust.

De raad kan op grond van artikel 88 lid 6 Gemeentewet nadere regels stellen rondom het verstrekken van informatie waarop geheimhouding rust.

Bijlage Ib • • • • • •

Wettelijke kaders voor geheimhouding

In dit protocol wordt verstaan onder:

Awb: Algemene wet bestuursrecht Commissie: een commissie als bedoeld in artikel 82, 83 of 84 van de Gemeentewet Gemw: Gemeentewet Niet openbaar: niet geheim maar wordt niet actief openbaar gemaakt RvO: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Gorinchem 2023 Woo: Wet open overheid

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

7

Bijlage Ic

ARTIKEL 48 RvO

INITIATIEFVOORSTEL 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college. 2. Het college kan binnen 30 dagen nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. 3. Indien het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Als de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is, wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst 4. Indien meerdere raadsleden gezamenlijk het initiatiefvoorstel hebben ingediend, wordt uitsluitend het lid dat als eerste indiener moet worden beschouwd, de gelegenheid gegeven als eerste het woord te voeren. De indieners geven aan de voorzitter aan wie als eerste indiener moet worden beschouwd.

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

8

Bijlage II

Inhoud

Hoofdstuk 1 Algemeen...........................................................................................................1 Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering ......................................................................1 Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie ........................................................................1 Artikel 2:1 Geheim hanteren ..............................................................................................1 Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, sessie of raad...........2 Artikel 2:3 Publicatie geheime informatie..........................................................................2 Artikel 2:4 Delen geheime informatie met anderen ..........................................................2 Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid..............................................................................3 Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening ................................................................3 Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren .................................................................................3 Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren .................................................................3 Artikel 3:4 Verslaglegging ...................................................................................................4 Hoofdstuk

4 Opheffen en schending geheimhouding...........................................................4 Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding .................................................................................4 Artikel 4:2 Schending geheimhouding ................................................................................5 Artikel 4:3 Opheffing op initiatief van college of burgemeester .......................................5 Artikel 4:4 Publicatie openbaar geworden informatie ......................................................5 Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten in andere gevallen .......................................................5 Artikel 5:1 Andere bijeenkomsten en vergaderingen ........................................................5 Artikel 5.2 Overige commissies...........................................................................................5 Hoofdstuk 6 Registratie geheime informatie ........................................................................6 Artikel 6:1 Register ..............................................................................................................6 Hoofdstuk 7 Slotbepalingen...................................................................................................6 Artikel 7:1 Slotbepalingen...................................................................................................6 Bijlage

Ia Wettelijke kaders voor geheimhouding ...............................................................7 Bijlage Ib In dit protocol wordt verstaan onder: ..................................................................7 Bijlage Ic ARTIKEL 48 RvO .....................................................................................................8 Bijlage II Inhoud ....................................................................................................................9 Bijlage III Toelichting op het protocol, bedoeld als achtergrondinformatie .....................10

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

9

Bijlage III

Toelichting op het protocol, bedoeld als achtergrondinformatie

Hoofdstuk 1: Algemeen deel en bijlage I Hierin leggen we vast dat het uitgangspunt openbaarheid is en geheimhouding de uitzondering. Verder staat opgenomen welke wettelijke kaders er zijn voor geheimhouding. Ook leggen we vast op welke manieren informatie die niet openbaar is, tussen het college, commissies en raad gedeeld kan worden. Hoofdstuk 2: Opleggen van verplichting tot geheimhouding In dit hoofdstuk leggen we uit wie geheimhouding kunnen opleggen, maar regelen we bijvoorbeeld ook dat inzichtelijk wordt op grond waarvan geheimhouding wordt opgelegd (welke belangen zijn in het geding), waarom geheimhouding noodzakelijk is en voor hoe lang de geheimhouding duurt. Dit doen we om dat de bekrachtiging door de gemeenteraad met de nieuwe Wetgeving is komen te vervallen. Hierdoor is bijvoorbeeld niet meer inzichtelijk op grond waarvan geheimhouding is opgelegd en voor welke periode. Voorheen stond dit in het besluit tot bekrachtiging opgenomen, maar dat is vervallen. Door het ontbreken van deze informatie is het voor raadsleden lastiger om het waarom (nut en noodzaak) van de geheimhouding te doorgronden. Ook maken we in dit hoofdstuk afspraken met elkaar op welke wijze en voor wie geheime informatie wordt gepubliceerd. In dit hoofdstuk beschrijven tevens wie geheime informatie mag delen.

In Gorinchem zijn we gewend dat geheime schriftelijke informatie gedeeld wordt met de raads- en fractieassistenten. Dit ligt vast in de verordening op de fractieassistenten en Reglement van Orde van de gemeenteraad (RvO). In het protocol wordt dit bevestigd. Ook leggen we vast dat geheime ondelinge informatie gedeeld mag worden met raads- en fractieassistenten die niet bij een besloten vergadering aanwezig waren. Maar met wie mag geheime informatie nog meer worden gedeeld? Zodra het college of de burgemeester geheime informatie met de raad heeft gedeeld, mag zij deze niet meer delen met derden, tenzij de raad daarover nadere regels heeft gesteld. Op dit moment heeft de raad geen nadere regels vastgesteld waardoor het college de informatie, ook al is dat noodzakelijk- niet meer mag delen. Om dit mogelijk te maken moet de raad hier expliciet een besluit over nemen, hetgeen u gaat doen met het vaststellen van dit geheimhoudingsprotocoll. In het protocol nemen we daarom ook op dat het college diegene wel verteld dat de informatie geheim is en dat het college de raad informeert met wie zij de geheime informatie heeft gedeeld. Ook is in het protocol opgenomen met wie de raad informatie kan delen en ook welke voorwaarden.

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

10

Hoofdstuk 3: Besloten vergaderen Dit hoofdstuk ziet op besloten vergaderen door de raad. Dit zijn geen nieuwe regels, deze staan ook opgenomen in het RvO. Het leek goed om dit ook hier op te nemen zodat alles rondom geheimhouding in één document vastligt. Hoofdstuk 4: Opheffen van geheimhouding In dit hoofdstuk regelen op welke wijze de geheimhouding kan worden opgeheven. Wie kan dat doen en op welke manier? Hoofdstuk 5: Openbaar en besloten in andere gevallen Hier leggen we de rol van de agendacommissie vast voor bijeenkomsten die besloten zijn maar waarbij die beslotenheid niet voortkomt uit wettelijke bepalingen. U kunt hierbij denken aan een beeldvormende sessie achter gesloten deuren. Hoofdstuk 6: Register geheimhouding Op dit moment houdt de griffie een overzicht bij van geheime informatie die met de raad wordt gedeeld en van de besloten vergaderingen die zijn geweest. Deze wordt elke raadsvergadering vastgesteld.

Protocol Geheimhouding gemeenteraad Gorinchem 2025

11