20241010 Verslag Parallelsessie I&O en B&A Controleplan 2024

Parallelsessie Informatie en Ontmoeting en Beraad en Advies 10 oktober 2024 Controleplan 2024 Samenvattend verslag Aanwezigen Voorzitter: Griffie: Notulist:

de heer N. van Santen mevrouw E. van Bekhoven mevrouw R. Leeuwenburgh Vendrig

Raadsleden/ fractieassistenten: Stadsbelang: Democraten Gorinchem: PvdA: VVD: ChristenUnie/SGP: Gorcum Actief: D66: CDA: SP:

de heer D. van Veen --mevrouw P. de Groot mevrouw T. van ‘t Westende de heer M. de Pagter --de heer R. Le Noble de heer P. Kuijten ---

Portefeuillehouder: Ambtelijke ondersteuning:

mevrouw M. Molengraaf de heer T. van Zessen en de heer R. Lozekoot-ETL accountant

Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Controleplan 2024 Jaarlijks stelt de raad het controleplan van de accountant vast. De raad krijgt van de accountant de gelegenheid speerpunten voor de accountantscontrole 2024 aan te leveren. Daarnaast stelt de raad het normenkader rechtmatigheid vast. Hiermee voldoen wij aan de financiële verordening 2024. De heer Lozekoot geeft een presentatie (beschikbaar op iBabs). Hij licht het controleplan 2024 toe. Het is een formele aftrap voor de controle. De raad heeft de accountant aangesteld; de accountant controleert de jaarrekening. Met betrekking tot de programma’s wordt alleen gekeken of er iets strijdig is met de jaarrekening. De programma’s worden niet gecontroleerd. Sinds vorig jaar wordt ook de getrouwheid van de jaarrekening gecontroleerd. De rechtmatigheid wordt door de eigen organisatie gecontroleerd en het college legt hierover verantwoording af aan de gemeenteraad. Er is een verantwoordingsgrens van 3% vastgesteld. De tolerantie is vastgesteld op 1% van de totale lasten. Dat is wettelijk geregeld. Als er een fout in de jaarrekening zit boven de 1%, nu ingeschat op 1,4 miljoen euro, komt de accountant tot een ander oordeel. De heer Le Noble vraagt of de tolerantie op onderdeel bekeken wordt of over een totaal van fouten. De heer Lozekoot antwoordt dat fouten niet gesaldeerd mogen worden.

Bij de rechtmatigheid kan er sprake zijn van kostenoverschrijdingen en tegelijkertijd daarmee samenhangende baten en lasten. Hij verwijst naar de bedragen voor opvang van Oekraïners

Parallelsessie I&O B&A Controleplan 2024, 10 oktober 2024

die gedekt werden door het rijk. Formeel is het onrechtmatig maar de raad kan wegen of dit acceptabel gevonden kan worden of niet. De heer Van Veen merkt met betrekking tot de uitvoeringstolerantie op dat het naar zijn mening € 1.440.000 is. De heer Lozekoot antwoordt dat het altijd afgerond wordt. De heer Van Veen noemt de frauderisico’s en zegt dat er vorig jaar vier genoemd werden waarbij stond Europese aanbestedingen aan bevriende partijen gunnen. Waarom is dit nu niet genoemd. De heer Lozekoot licht toe dat risico’s genoemd zijn die voor alle gemeenten geïdentificeerd zijn. Het is niet zo dat vermoed wordt dat die zich hier voordoen. Er zijn geen aanwijzingen dat er in Gorinchem een hoger risico is. Van de Europese aanbesteding is gezegd dat er een risico in kan zitten, maar de Europese aanbestedingen zijn zo strak geregeld dat het geen significant risico is. De heer Kuijten vraagt hoeveel projecten er in Gorinchem Europees aanbesteed worden binnen dit veilige kader. Misschien worden er wel meer projecten aanbesteed zonder dat veilige kader. Waarom is dat niet meegenomen? Met betrekking tot de 1% goedkeuringstolerantie vraagt hij of dat per product is of per totaal van de begroting. De heer Lozekoot antwoordt dat het gaat om het totaal. Als er op 10 producten € 200.000 afwijking zit, dan is dat € 2 mln. en kan hij geen goedkeurende verklaring geven.

Daarom wordt ook een afslag genomen. Kleine posten worden niet gecontroleerd. Het risico van andere aanbestedingen is er inderdaad. Als een budgethouder tot € 10.000 zelfstandig mag bestellen, dan wordt dat wel gecontroleerd. De kans dat het tot een fout van € 1,4 mln. leidt is klein maar er wordt scherp op gecontroleerd. Hij vervolgt zijn presentatie. Er wordt ook gekeken naar investeringsprojecten en overschrijdingen. Onderzocht wordt of daar een goede controle op is. Vorig jaar heeft de raad speerpunten meegegeven en dat kan ook dit jaar weer gedaan worden. De heer Le Noble vraagt of ook als speerpunt de controle op een project waarover nog niet is besloten meegegeven kan worden, bijvoorbeeld De Nieuwe Doelen. De heer Lozekoot zegt dat dit prima meegenomen kan worden; de raad kan dan aangeven op welke onderdelen men controle verlangt. De heer Le Noble noemt als voorbeeld controle op de totstandkoming van de technische financiële planning. Mevrouw De Groot geeft als speerpunt het IHP mee; niet alleen de plannen die nu uitgevoerd worden maar ook de spaaropgave. De heer Kuijten is benieuwd hoeveel subsidies er binnengekomen zijn met betrekking tot de opvang van Oekraïners. Hij noemt de Sisa subsidie en vraagt na te gaan of daar goed mee omgegaan wordt. De vraag of de gemeente op tijd de juiste investeringen doet.

Met betrekking tot De Nieuwe Doelen en het Caribabad zegt hij dat dit voorbereid wordt. Er worden processen gepland en calculaties gemaakt. Hij vraagt of hier ook een toets op wordt toegepast. Mevrouw De Groot begrijpt de behoefte inzake De Nieuwe Doelen wel maar daarover wordt pas in november 2024 besloten. Het kan dan ook niet in de jaarstukken 2024 meegenomen worden.

Parallelsessie I&O B&A Controleplan 2024, 10 oktober 2024

De voorzitter zegt aan de accountant te laten wat hij kan meenemen als speerpunten. De heer Lozekoot reageert op de speerpunten. De spaarcomponent en het IHP is een speerpunt waar hij zeker iets mee kan. Met betrekking tot de Sisaregelingen zegt hij dat het rijk al verplicht om daar veel werkzaamheden op te doen. Dat gebeurt dus al. Vorig jaar zijn daar geen onregelmatigheden in ontdekt. Met betrekking tot De Nieuwe Doelen denkt hij dat hij daar wel iets mee kan. Hij kijkt graag naar de interne beheersing en naar de vraag of risico’s goed beheerst worden. De voorzitter stelt vast dat deze speerpunten dan ook meegenomen kunnen worden. De heer Kuijten zegt met betrekking tot de Sisaregelingen dat in het kader van de rechtmatigheid hier ook naar gekeken moet worden. Hij krijgt hier graag inzicht in. De voorzitter zegt dit aan de accountant te laten. De heer Le Noble onderschrijft de vraag inzake het IHP. Hij noemt ook het project Banneweg als aandachtspunt. De heer Lozekoot vat samen dat als grote projecten de Banneweg en De Nieuwe Doelen meegenomen worden, IHP en de rechtmatigheid van de Sisa. De voorzitter merkt op dat er al in de sfeer van B&A opmerkingen gemaakt zijn en vraagt of er nog behoefte is aan aanvullingen. De heer Van Veen zegt dat hij geen speerpunten heeft om toe te voegen. Hij kan zich vinden in het controleplan en ziet het als hamerstuk.

Gevraagd wordt of er volgend jaar weer een benen op tafel gesprek kan plaatsvinden met de accountant. De voorzitter zegt dat het vanavond niet is doorgegaan, maar het zal in de agendacommissie bekeken worden of het volgend jaar weer gepland kan worden. De heer Lozekoot geeft aan dat de accountant ieder jaar een workshop aanbiedt aan de raad. Als de raad hieraan behoefte heeft dan is dat zeker mogelijk. De voorzitter stelt vast dat de speerpunten meegenomen worden in het normenkader. Het normenkader komt volgende week al in de raadsvergadering aan de orde. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

Parallelsessie I&O B&A Controleplan 2024, 10 oktober 2024